Gantt grafiku është ndihmësi juaj i planifikimit. Çfarë është një tabelë Gantt dhe si të bëhet një?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Gantt Chart është një nga mjetet më të njohura për ilustrimin vizual të orarit në menaxhimin e projektit.

Çfarë është kjo?

Gantt grafiku është krijuar për të ilustruar fazat e ndryshme të punës në fushën e bizneseve të vogla dhe të mesme. Vizualisht, është një grup i thjeshtë shiritash i përbërë nga dy akse kryesore: rastet dhe koha. Çdo periudhë kohore i caktohet një detyrë specifike që duhet të plotësohet.

Në diagram, përveç blloqeve kryesore, mund të ketë një kolonë të veçantë shtesë që tregon përqindjen e punës së kryer. Shenjat speciale - piketat - përdoren për të nënvizuar dy ose më shumë detyra dhe për të demonstruar sekuencën e zbatimit të tyre.

Tagrami Gantt është një lloj standardi në fushën e menaxhimit të projektit, sepse me ndihmën e tij bëhet e mundur të tregohet qartë struktura e zbatimit të të gjitha fazave të projektit.

Për çfarë shërben grafiku Gantt?

Duke pasur parasysh se shumica e njerëzve janë vizualë, diagrami ofron një mundësi për të zgjidhur një nga detyrat kryesore dhe për t'i treguar stafit se çfarë të punojë, çfarë burimesh duhet të aplikojë në proces dhe mesa shpejt për të kryer detyra të caktuara. I gjithë informacioni paraqitet në një formë të ngjeshur, pa përdorimin e tabelave konfuze dhe një sasi të madhe teksti. Në të njëjtën kohë, thelbi është i qartë dhe i kuptueshëm për të gjithë, pa përjashtim, pjesëmarrësit e projektit.

Përdorimi i një grafiku thjeshton shumë menaxhimin e projekteve në shkallë të vogël dhe bën të mundur mbajtjen gjithmonë nën kontroll të aktiviteteve të punonjësve.

Historia e shfaqjes së grafikut të parë

Formati i parë i grafikut u zhvillua dhe u testua nga Henry L. Gant në fillim të shekullit të 20-të. Shkencëtari u punësua për të menaxhuar ndërtimin e anijeve për përdorim në Luftën e Parë Botërore. Një orar i veçantë i lejoi atij të koordinonte punën e disa inxhinierëve, duke kontrolluar përfundimin e detyrave në kohë. Gant filloi drejtpërdrejt duke renditur të gjitha detyrat e kërkuara dhe duke i planifikuar ato sipas burimeve të disponueshme.

Një fazë e rëndësishme ishte demonstrimi i varësisë së disa detyrave nga të tjerat. Përveç kësaj, Gant ndau për secilin person një periudhë kohe gjatë së cilës ai duhej të përfundonte një lloj aktiviteti të caktuar, duke treguar se kush dhe çfarë detyre do të kryhej, duke marrë parasysh kohën e caktuar për projektin.

Trafikimi Gantt bëhet duke përdorur një bosht vertikal që përfaqëson detyra të ndryshme dhe një bosht horizontal që përfaqëson kohën.

Tabela Gantt në botën moderne

Kjo metodë planifikimi nuk e humbet rëndësinë e saj sot, sepse ju lejon të ofroni një paraqitje grafike të planit të prodhimit, thjeshton monitorimin e progresit në zbatimdetyrat e caktuara. Grafiku Gantt është bërë një mjet kaq i fuqishëm analitik saqë për gati 100 vjet nuk ka pësuar asnjë ndryshim. Vetëm në vitet '90 të shekullit të kaluar, për të përshkruar më në detaje marrëdhëniet, linjat e komunikimit midis detyrave të ndryshme u futën në të:

• "mbarim-fillim" - aktiviteti B nuk mund të fillojë derisa aktiviteti A të përfundojë;
• "fillimi-mbarimi" - veprimi B nuk mund të fillojë derisa të fillojë veprimi A;
• "start-start" - veprimi B do të fillojë jo më herët se veprimi A;
• "përfundoj-përfundoj" - veprimi B duhet të përfundojë jo më herët se veprimi A të përfundojë.

Ka prova që grafiku Gantt është përdorur në ndërtimin e strukturave të tilla gjigante inxhinierike si Diga Hoover (Las Vegas, 1939) dhe sistemi i autostradave Eisenhower (lidh shumicën e qyteteve kryesore në Shtetet e Bashkuara).

Udhëzim: si të ndërtoni një grafik Gantt në 5 hapa?

Më pas, do të shikojmë rregullat për ndërtimin e një grafiku Gantt dhe do të përpiqemi ta krijojmë vetë në një spreadsheet të Microsoft Excel.

Hapi 1. Mbledhja e të dhënave

Për të ndërtuar një grafik, na duhen të dhënat e mëposhtme:

• koordinatat e të gjitha grupeve të të dhënave (ku secila prej kolonave duhet të fillojë);
• emri i çdo faze;
• kohëzgjatja e çdo faze.

Për lehtësi, ne i vendosim ato menjëherë në fushat përkatëse të tabelës. Pasi të kemi futur të gjithë informacionin e kërkuar, mund të vazhdojmë me krijimin e vetë grafikut.

E rëndësishme: sigurohuni që të gjitha formatet e të dhënave janëjanë të sakta: në veçanti, kjo vlen për datat.

Hapi 2. Formimi i paraqitjes

Pra, ne e dimë qëllimin e planifikimit dhe të dhënat kryesore mbi bazën e të cilave do të ndërtojmë një plan. Tani në dritaren e fletëllogaritjes, duhet të shkojmë te seksioni "Fut -> Grafiku" dhe më pas klikojmë në artikullin "Linja". Nuk kemi nevojë për të zakonshmen, por me akumulim, pasi vetëm ajo parashikon rreshtin e dytë të të dhënave, që në rastin tonë do të jetë kryesori.

Hapi 3. Fshi çdo gjë tjetër

Për ta bërë këtë, programi ofron mjete speciale. Në grafikun që shfaqet në ekran, duhet të lëvizni kursorin e miut mbi shiritin blu, klikoni me të djathtën mbi të dhe zgjidhni "Format seritë e të dhënave" nga menyja që shfaqet. Do të shfaqet një dritare në të cilën duhet të shkojmë te artikulli "Plotëso" dhe të zgjedhim artikullin "Pa mbushje". Pas kësaj, grafiku do të duket kështu:

Hapi 4. Përfundimi

Meqenëse si parazgjedhje të gjitha të dhënat në grafikun tonë janë të renditura nga poshtë lart, do të na duhet t'i modifikojmë pak. Për ta bërë këtë, ne klikojmë me të djathtën në boshtin e kategorisë (ai pranë të cilit kemi një listë detyrash), shkoni te dritarja "Format Axis". Skeda që na nevojitet hapet menjëherë - "Parametrat e boshtit". Kontrolloni kutinë pranë Rendit të kundërt të kategorisë. Në fakt, grafiku Gantt është tashmë gati, kanë mbetur vetëm disa gjëra të vogla të dobishme.

Hapi 5. Formatimi

Pra, ne vazhdojmë të punojmë në grafik. Siç mund ta shihni, ende duket e shëmtuar dhe tani do ta rregullojmë duke përdorur vetë tabelën:

1. Zgjate grafikun në madhësinë e dëshiruar duke përdorur shigjetën në këndin e sipërm djathtas.
2. Zgjidhni të gjitha datat në tabelë, klikoni në zonën e përzgjedhjes me butonin e djathtë të miut dhe shkoni te "Format Cells-> Number". Ky seksion prezanton formatet kryesore të numrave me të cilët punojmë. Në mënyrë që mbishkrimet të mos mbivendosen me njëra-tjetrën, ju këshillojmë të zgjidhni një version më të shkurtër të hyrjes. Më pas, përsëri, kliko me të djathtën mbi boshtin me datat në grafik, zgjidhni "Format Axis -> Number" dhe kontrolloni kutinë pranë "Lidhja me burimin".
3. Zgjidhni legjendën (simbolet "Data" dhe "Kohëzgjatja" në të djathtë) dhe shtypni butonin Fshi në tastierë.
4. Hapni "Format Axis -> Parameters" dhe vendosni vlerat minimale dhe maksimale (ne kemi vendosur 15 dhjetor, pasi është e hënë dhe 3 janar). Këtu mund të vendosim çmimin e ndarjeve kryesore (kjo është e përshtatshme në rastet kur, për shembull, puna në një projekt do të zgjasë disa javë ose muaj). Në rastin tonë, është më e përshtatshme të lini vlerën e paracaktuar (2.0).

Pak më shumë eksperimente me formatimin - dhe kjo është ajo bukuri që marrim në fund. Këtu është një tabelë e përfunduar Gantt. Shembulli që kemi dhënë është, natyrisht, shumë i thjeshtë - por mjafton të kuptojmë thelbin e kësaj metode planifikimi dhedemonstrim vizual i procesit të kryerjes së detyrave të caktuara.

Programe të tjera grafiku

Sigurisht, ka shumë programe të tjera, më të mira që e bëjnë më të lehtë menaxhimin e projektit. Një grafik Gantt i çdo kompleksiteti mund të ndërtohet lehtësisht duke përdorur aplikacione të tilla si:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project dhe shumë të tjerë.

Përveç kësaj, ka një sërë shërbimesh në internet që u ofrojnë përdoruesve të tyre mundësinë jo vetëm të planifikojnë punët e tyre, por edhe të marrin raporte të rregullta, njoftime për statusin aktual të detyrave me postë elektronike. Megjithatë, nuk mund të mohohet fakti që konfidencialiteti i të dhënave të ruajtura në rrjet është në rrezik, dhe softueri i palëvizshëm që instalohet direkt në kompjuterin e përdoruesit, si rregull, ka funksionalitet shumë më të gjerë dhe është më i besueshëm në funksionim.

Përparësitë dhe disavantazhet e metodës

Më në fund, ia vlen të shqyrtohen në detaje avantazhet dhe disavantazhet kryesore të metodës së përshkruar të planifikimit dhe menaxhimit.

Përparësia kryesore, pa dyshim, është paraqitja grafike e materialit. Si rregull, është i përshtatshëm për biznesmenët të punojnë me grafikët Gantt - atyre u pëlqen aftësia për të identifikuar dhe përcaktuar qartë fazat e punës në një projekt. Duke paraqitur detyrat në formën e shiritave me ngjyra të ndryshme, të gjithë anëtarët e ekipit mund t'i identifikojnë fjalë për fjalë detyrat e tyre me një shikim.

Duhet të theksohet gjithashtu se tabelat Gantt janënjë mjet i shkëlqyer prezantimi që është në gjendje të demonstrojë prioritetet kryesore të projektit. Kjo do të thotë, sapo drejtuesit shpërndajnë dhe shpërndajnë secilin prej burimeve të disponueshme, ekipi mëson menjëherë për të dhe ndjek udhëzimet e mëtejshme. Kjo veçori e grafikut Gantt është jashtëzakonisht e dobishme për menaxherët e lartë - duke e përdorur atë, është shumë më e lehtë të përgatitësh një raport të detajuar dhe të gjerë mbi statusin e projekteve të ndryshme.

Megjithatë, si çdo metodë tjetër planifikimi, grafiku Gantt ka të metat e veta. Një prej tyre është varësia nga detyra. Shumë shpesh, në procesin e prezantimit të projekteve, menaxherët duhet të tregojnë se cilat nga këto detyra janë të lidhura me njëra-tjetrën. Por, për fat të keq, vetë formati i grafikut nuk e lejon këtë. Për të kapërcyer këtë kufizim, menaxherët përdorin truke të ndryshme: për shembull, ata shtojnë linja të veçanta vertikale në grafik që demonstrojnë varësitë kryesore. Megjithatë, kjo është vetëm një zgjidhje e përkohshme, e paaftë për të përcjellë informacionin e plotë.

Një tjetër disavantazh i grafikëve Gantt është jofleksibiliteti i tyre. Në ditët e sotme, projektet nuk janë statike - ato vazhdimisht pësojnë disa ndryshime, ndërrime, të cilat është thjesht e pamundur të merren parasysh në diagram. Para se të fillojnë të ndërtojnë një grafik, menaxherët duhet të llogarisin gjithçka deri në detajet më të vogla, sepse me ndryshimin më të vogël në vlerësim, i gjithë diagrami duhet të rivizatohet nga e para. Dhe kjo nuk do të thotë që të jesh në gjendje të ilustrosh disa mënyra të ndryshme planifikimi në të njëjtën kohëgjithashtu mungon.

Pavarësisht se pse ju nevojitet një grafik Gantt, një program (madje edhe më "i avancuar") nuk do të jetë në gjendje të shfaqë rëndësinë dhe intensitetin e burimeve të veprave të caktuara, thelbin e tyre. Prandaj, përdoret rrallë për projekte veçanërisht në shkallë të gjerë.

Megjithatë, është e pamundur të mohohet se kjo metodë është jashtëzakonisht e zakonshme në praktikën e menaxhimit të projektit - për më shumë se një shekull të përdorimit të saj, njerëzit kanë pasur mundësinë të verifikojnë efikasitetin dhe efikasitetin e saj të lartë.