Departamenti i Planifikimit dhe Ekonomisë: funksionet dhe detyrat e tij. Rregullore për departamentin e planifikimit dhe ekonomisë

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Departamentet e planifikimit dhe ekonomisë (në tekstin e mëtejmë PEO) krijohen për organizimin efektiv të ekonomisë së organizatave dhe ndërmarrjeve. Edhe pse shpesh puna e departamenteve të tilla nuk është e rregulluar qartë. Si duhet të organizohen, çfarë strukture duhet të kenë dhe çfarë funksionesh duhet të kryejnë?

Hyrje

Në çdo tekst shkollor të ekonomisë thuhet se PEO mbledh treguesit ekonomikë të detajeve të kompanisë, i analizon dhe harton plane zhvillimi bazuar në përfundimet e nxjerra gjatë analizës.

Nëse po flasim për një biznes të vogël, atëherë ky funksion mund të kryhet nga drejtuesi i kompanisë (ose sipërmarrësi individual), ndërsa shkalla e aktivitetit rritet, këto kompetenca mund t'i transferohen një personi tjetër ose edhe një grup njerëzish. Sa më e madhe të jetë organizata, aq më shumë njerëz në të janë përgjegjës për planifikimin ekonomik. Për lehtësinë e punës, këta njerëz janë të bashkuar në PEO.

Struktura PEO

PEO ka një strukturë standarde. Ky departament drejtohet nga një person i ciliraporton drejtpërdrejt te menaxheri financiar, drejtori i reklamave dhe promovimit, apo edhe CEO. Gjithçka varet nga struktura e organizimit të kompanisë në tërësi.

Ekzistojnë dy lloje të organizimeve strukturore të PEO:

1. Një organizatë në të cilën punët e punonjësve të PEO ndodhen brenda departamentit.
2. Një organizatë në të cilën disa nga punonjësit punojnë jashtë departamentit (mbledhin informacione për punën e kompanisë), dhe disa punojnë brenda (ata analizojnë informacionin e marrë dhe hartojnë plane).

Lloji i fundit i organizimit është tipik për kompanitë prodhuese.

Përparësia e llojit të parë të organizimit është se puna e një njësie të tillë strukturore të kompanisë është e lehtë për t'u kontrolluar. Disavantazhi është se informacioni nuk merret gjithmonë nga stafi i PEO në kohën e duhur.

Nëse përdorni opsionin e parë për organizimin e departamentit të planifikimit dhe ekonomisë dhe funksioneve të tij, atëherë punonjësve të tij duhet t'u caktohen funksionet e mëposhtme:

• marrja e të dhënave parësore nga burimet financiare dhe njësitë strukturore;
• krijimi i metodave të planifikimit dhe raportimit të menaxhimit;
• krijimi i drejtpërdrejtë i raportimit të menaxhimit;
• kontroll dhe analizë e kompanisë në tërësi.

Metoda e dytë e organizimit të PEO përdoret jo më rrallë. Në këtë rast, punonjësve të departamentit duhet t'u besohen funksionet e mëposhtme:

• monitorimi i zbatimit të planeve të zhvilluara;
• monitorimi i zbatimit të buxhetit të një njësie të caktuar;
• analizë e performancësnjësi specifike.

Është e rëndësishme që PEO-të që punojnë jashtë njësisë së tyre të pajisen me gjithçka që u nevojitet për të analizuar dhe planifikuar më tej ekonominë e organizatave dhe ndërmarrjeve.

Punonjësit e PEO mund të raportojnë drejtpërdrejt te drejtuesi i departamentit dhe shefi i çdo njësie prodhimi. Në rastin e parë, vartësia quhet funksionale, në të dytën - administrative. Kështu duket një paraqitje e dyfishtë.

Funksionet e mëposhtme duhet t'i caktohen ekonomistit të departamentit të planifikimit dhe ekonomisë:

1. Zhvillimi i linjës së metodologjive të biznesit (si në të gjithë firmën ashtu edhe brenda departamenteve individuale të organizatës).
2. Zhvillimi i drejtorive bazë që përmbajnë tregues të performancës së divizioneve të kompanisë.
3. Zhvillimi i një politike të menaxhimit të kompanisë.
4. Zhvillimi i formularëve të planifikimit dhe raportimit.
5. Zhvillimi i metodave për analizimin dhe vlerësimin e performancës së firmës.

Përparësia e këtij lloji organizimi të departamentit të planifikimit dhe ekonomisë dhe funksioneve të tij është se i gjithë informacioni i nevojshëm shkon tek analistët e njësisë pa vonesë. Disavantazhi është kontrolli i dobët mbi punën e ekonomistëve që punojnë jashtë departamentit, si dhe fakti i vartësisë së dyfishtë të punonjësve.

Kjo mënyrë e organizimit të punës mund të rrisë ndjeshëm stafin e PEO në një masë të pajustifikuar.

Shembull i strukturës PEO në ndërmarrje të ndryshme

Kur bëhet fjalë për kompanitë e mesmemadhësia, atëherë më shpesh PEO në to ka strukturën e mëposhtme: kreu është kreu i departamentit, dhe tre specialistë të PEO janë në varësi të tij.

Nëse po flasim për një ndërmarrje të madhe, atëherë struktura e departamentit të planifikimit dhe ekonomisë në të është si më poshtë: drejtuesi i departamentit është në krye të departamentit, zëvendës departamenti është në varësi të tij, të cilëve si kryeekonomisti i departamentit ashtu edhe ekonomisti kryesor i departamentit janë në varësi të drejtpërdrejtë. Dy ekonomistë PEO i raportojnë Kryeekonomistit.

Problemet e IEE

Detyrat e këtij divizioni të kompanisë përfshijnë përgatitjen e dokumenteve dhe aplikacioneve të mëposhtme:

• planet dhe parashikimet e zhvillimit të kompanisë;
• dokumentacion raportues i natyrave të ndryshme (një herë dhe i rregullt);
• referencat dhe shpjegimet e nevojshme analitike;
• llogaritjet ekonomike;
• projekte investimi dhe plane biznesi.

PEO gjithashtu ka disa funksione që duhet të tregohen qartë në dokumentacionin rregullator të kompanisë.

Funksionet e PEO

Funksionet e PEO janë si më poshtë:

• analizë e performancës së firmës;
• parashikimi i performancës së kompanisë;
• vlerësimi i gjendjes financiare të organizatës;
• hartimi i standardeve për proceset e prodhimit;
• kontrolli i formimit dhe ndryshimet në koston e prodhimit;
• kontroll i çmimeve për produktet;
• raportimi i menaxhimit;
• pjesëmarrje në formacionbuxhetet e departamenteve.

Të gjitha funksionet e PEO janë të ndërlidhura me proceset e biznesit që ndodhin në kompani. Më poshtë përshkruan marrëdhënien midis këtyre koncepteve.

Marrëdhënia midis funksionit PEO dhe proceseve të biznesit në firmë

Proceset kryesore të biznesit që ndodhin në kompani janë:

• shitje;
• prodhim;
• blerje;
• hulumtim dhe zhvillim eksperimental.

Për secilën nga fazat e punës së kompanisë, PEO ka detyrën e vet.

Kur punoni me shitjet e produkteve, PEO kryen planifikimin e shitjeve, kontrollin dhe analizat e mëtejshme. Në prodhimin e produkteve, detyrat e PEO janë të ngjashme.

Kur procesi i prodhimit është në fazën e blerjes së burimeve të nevojshme, PEO merret edhe me planifikimin e blerjeve, kontrollin e tyre dhe analizën e vlerave dhe fondeve të fituara. Situata është e njëjtë me kërkimin dhe zhvillimin eksperimental.

Planifikimi, kontrolli dhe analiza janë tre përgjegjësitë e një ekonomisti në një ndërmarrje kur punon me proceset bazë të biznesit. Pse ta bëni këtë? Për të optimizuar të njëjtat procese në të ardhmen.

Proceset e biznesit mund të jenë gjithashtu ndihmëse. Ato janë:

• teknologjitë e prodhimit;
• cilësia e produktit;
• inxhinieri;
• ndërtimi kapital i objekteve;
• logjistikë.

Cilat janë detyrat e ZPP-së në këtë rast? E njëjta gjë: planifikimi, kontrolli dhe analiza. Në rastin e parë po punohet për teknologjinë e prodhimit të zhvillimeve eksperimentale, nëe dyta - mbi certifikimin, licencimin dhe metrologjinë, në të tretën - mbi mirëmbajtjen e pajisjeve dhe furnizimin me energji, në të katërtin - mbi ndërtimin e ndërtesave, në të pestën - mbi kostot e transportit.

Dalohen organizatat që i shërbejnë proceseve të biznesit, të cilat përfshijnë:

• punë me personelin;
• marketing;
• menaxhimi financiar;
• shërbimet ligjore;
• administratë e përgjithshme.

Në këtë rast, detyrat e një ekonomisti në ndërmarrje nuk ndryshojnë.

Rregullorja e punës së PEO

Disa kompani krijojnë PEO, por nuk kujdesen fare për rregullimin e punës së kësaj njësie strukturore. Asnjë parashikim nuk është bërë për departamentin e planifikimit dhe ekonomisë.

Nëse organizata nuk e rregullon punën e PEO në asnjë mënyrë, është urgjente të përgatitet një dokument që do ta zgjidhë këtë mangësi. Ky dokument do të bëhet baza për krijimin e përshkrimeve të punës për punonjësit që punojnë në WtE, të cilat do të zgjidhin problemet e përshkruara në fillim të artikullit.

Dokumenti standard rregullator i departamentit të planifikimit dhe ekonomisë dhe funksionet e tij përmban pikat e mëposhtme:

1. Dispozitat e përgjithshme.
2. Struktura e departamentit.
3. Detyrat kryesore të departamentit.
4. Funksionet e departamentit.
5. Rights.
6. Punoni me struktura të tjera të ndërmarrjes.
7. Përgjegjësi.
8. Kriteret për vlerësimin e aktiviteteve të departamentit.

Më pas, struktura e dokumentit që rregullon punën dhe detyrat e planifikimit dhe ekonomisëdepartament.

Struktura e dokumentit që rregullon punën e IEE

Seksioni Dispozitat e Përgjithshme përmban informacione të përgjithshme rreth kësaj njësie. Specifikuar:

• qëllimi i krijimit të një departamenti në përputhje me politikën ekonomike të ndërmarrjes;
• kushtet bazë;
• një person i emëruar nga kreu;
• dokumentet me të cilat udhëhiqet ky departament në kryerjen e detyrave të tij.

Seksioni "Struktura e Departamentit" përmban informacion mbi strukturën e PEO dhe përbërjen e tij sasiore.

Seksioni "Detyrat kryesore të departamentit" përshkruan detyrat kryesore të EEO-së, si dhe listat e raporteve dhe planeve që punonjësit e tij duhet t'i paraqesin menaxhmentit për shqyrtim.

Detyrat kryesore të PEO

Detyrat kryesore të departamentit të planifikimit dhe ekonomisë, të cilat duhet të tregohen në dokumentin rregullator, përfshijnë:

1. Punë për planifikimin ekonomik, racionalizimin e aktivitetit ekonomik.
2. Zhvillimi i një strategjie të zhvillimit të kompanisë për të përshtatur shpejt aktivitetet e biznesit me kushtet e tregut që ndryshojnë vazhdimisht.
3. Kryerja e një analize ekonomike gjithëpërfshirëse të aktiviteteve financiare dhe ekonomike të ndërmarrjes.
4. Kontabiliteti statistikor i të gjithë treguesve të funksionimit të shoqërisë.
5. Planifikimi teknik dhe ekonomik i aktiviteteve të departamenteve të tjera të kompanisë.

Funksionet kryesore të PEO

Funksionet kryesore të PEO, të cilat zakonisht tregohen në dokumentacionin rregullator, përfshijnë:

1. Ekonomikeplanifikimi i punës së kompanisë, që synon racionalizimin e aktiviteteve të biznesit.
2. Përgatitja e draft planeve për aktivitetet e departamenteve të tjera të kompanisë. Përgatitja përfshin gjithashtu justifikimin për lidhjen e kontratave të caktuara, të mbështetur nga llogaritjet.
3. Hartimi i planeve për aktivitetet prodhuese, financiare dhe tregtare të shoqërisë për periudha të ndryshme (afatshkurtër, afatmesëm dhe afatgjatë).
4. Informimi i departamenteve të kompanisë për planet aktuale.
5. Kryerja e një analize gjithëpërfshirëse të aktiviteteve të kompanisë në të gjitha fushat.
6. Monitorimi i zbatimit të planeve aktuale sipas departamenteve, si dhe raportimi në kohë.
7. Krijoni të dhëna racionale që rrisin pak barrën burokratike mbi punonjësit.

Kjo nuk është një listë e plotë e funksioneve kryesore që kërkohet të kryejë departamenti i planifikimit dhe ekonomisë.

Të drejtat PEO

Një specialist në departamentin e planifikimit dhe ekonomisë, në kuadër të përshkrimit të punës së tij, ka të drejtë të:

• kërkojnë nga përfaqësues të autorizuar të divizioneve të tjera të kompanisë të dhënat e nevojshme për të kontrolluar dhe analizuar aktivitetet e tyre;
• krijoni grupe pune ekspertësh, detyra e të cilëve është planifikimi ekonomik i organizatës;
• brenda kompetencave të tyre, marrin pjesë në negociata biznesi me përfaqësues të firmave dhe organizatave të tjera, nënshkruajnë kontrata;
• organizoni analizën e programeve të reja dhe projekteve shkencore të kompanisë për efektivitetin dhepërshtatshmëria e zhvillimit;
• bëni propozime për çështje që janë në kompetencën e IEE në formën e projekteve.

Ndërveprim, përgjegjësi, vlerësim

Dokumentacioni rregullator që rregullon punën e PEO shpesh përmban seksione që specifikojnë ndërveprimin e PEO me strukturat e tjera të organizatës; përgjegjësia për të gjitha veprimet e kryera nga punonjësit e departamentit; Vlerësimi i aktiviteteve të IEE.

Në seksionin "Puna me strukturat e tjera të ndërmarrjes", bëhet vetëm një hyrje sipas shabllonit: "Gjatë veprimtarisë së tij, departamenti ndërvepron me sektorët strukturorë të mëposhtëm (këto ndarje janë renditur më poshtë)”. Gjatë transferimit, gjithçka varet nga sa kompetenca të gjera planifikohen t'u jepen punonjësve të PEO.

Në seksionin "Përgjegjësia" tregohet se drejtuesi i IEE merr përgjegjësinë e plotë për punën e departamentit; shkalla e përgjegjësisë së punonjësve përcaktohet në përputhje me përshkrimet e tyre të punës; të gjithë punonjësit dhe drejtuesi i PEO janë personalisht përgjegjës për dokumentet e hartuara prej tyre dhe operacionet e kryera në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse.

Në rubrikën "Kriteret për vlerësimin e aktiviteteve të departamentit" janë përcaktuar dy kritere:

1. Zbatim në kohë dhe me cilësi të lartë të detyrave.
2. Përmbushje cilësore e detyrave të menjëhershme.

Mund të specifikoni kritere të tjera vlerësimi.

Kjo përfundon hartimin e dokumentit rregullator. Natyrisht, ai duhet të formatohet në përputhje me rregullat e projektimit.letra të ngjashme: të gjitha të dhënat duhet të jenë të nënshkruara, të vulosura dhe të datuara.

Kontrolli i funksionimit PEO

Kontrollimi i punës së PEO një prej punonjësve të mëposhtëm:

• shefi financiar i një firme (në një kompani të madhe);
• CFO (në një kompani të vogël ose të mesme);
• kryekonomist (në prodhim).

Kontrolli i aktiviteteve të PEO kryhet për qëllimet e mëposhtme:

1. Ekzekutimi i menjëhershëm i detyrave një herë.
2. Pajtueshmëria me raportimin dhe rrjedhën e dokumenteve, në përputhje me rregulloret e brendshme të kompanisë.
3. Sigurimi i besueshmërisë së llogaritjeve të dhëna dhe dokumentacionit raportues.
4. Analizë e punës për të identifikuar efektivitetin e funksionimit të IEE.

Përfundim

Çdo libër shkollor i ekonomisë thotë se PEO është një njësi strukturore vërtet e nevojshme e një kompanie. Pa të, efikasiteti i shumë ndërmarrjeve dhe organizatave zvogëlohet ndjeshëm. Edhe pse jo të gjitha kompanitë kanë PEO-të të konfiguruara siç duhet.

Diku nuk janë të përcaktuara qartë funksionet e departamentit, diku detyrat e punonjësve. Në disa firma ka një situatë të vështirë me vartësinë e punonjësve të PEO. Megjithëse planifikimi në një ekonomi tregu është procesi më i rëndësishëm.

Për të zgjidhur problemin, është e nevojshme që drejtuesi i firmës të kuptojë qartë përgjigjet e pyetjeve të mëposhtme:

1. Çfarë është PEO?
2. Cila është struktura e tij?
3. A ka nevojë kjo kompani apo funksioni i saj mundetekzekutoni një person?

Nëse është marrë pa mëdyshje një vendim për krijimin e një PEO, atëherë ia vlen të vazhdohet menjëherë me ekzekutimin e dokumentacionit rregullator, ku përveç dispozitave të përgjithshme, do të shkruhet:

• struktura e departamentit;
• të drejtat dhe funksionet;
• përgjegjësi;
• punoni me struktura të tjera të firmës.

Nëse ndiqni këto rekomandime kur hartoni departamentin e planifikimit dhe ekonomisë dhe funksionet e tij, atëherë kompania do të ketë një njësi strukturore efektive.

Në të vërtetë, nëse puna e kësaj njësie përcaktohet qartë, atëherë specialistët e saj janë në gjendje të optimizojnë të gjitha proceset e prodhimit pa dëmtuar aktivitetin. E përkthyer në gjuhën e parave, kjo do të thotë se të kesh një PEO efikas të lejon të shpenzosh më pak burime dhe të fitosh më shumë.