Çfarë është departamenti i personelit: funksionet dhe detyrat, struktura, detyrat e punonjësve

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Për të kuptuar se çfarë është një departament personeli, duhet të studioni tiparet e punës së tij, funksionet dhe strukturën e tij kryesore. Por në përgjithësi, njësi të tilla marrin pjesë në procesin e menaxhimit të personelit. Efikasiteti i ndërmarrjes në masë të madhe varet prej tyre.

Çfarë janë Burimet Njerëzore?

Kjo terminologji përdoret për të përcaktuar një strukturë brenda një kompanie, detyra kryesore e së cilës është të ndihmojë në arritjen e qëllimeve të organizatës përmes përzgjedhjes së specialistëve të nevojshëm. Gjithashtu, punonjësit e departamentit të personelit kontribuojnë në përdorimin më efektiv të përvojës, efikasitetit dhe kualifikimeve të punëtorëve të punësuar. Kështu, ata marrin pjesë në procesin e menaxhimit të personelit brenda ndërmarrjes.

Nëse flasim më hollësisht për punën e kësaj strukture, mund të veçojmë këto detyra me të cilat është angazhuar:

• Kërkimi, përzgjedhja dhe punësimi i personelit në masën e duhur dhe me kualifikimet e nevojshme. Bëhen intervista dhe të nevojshmedokumentacion.
• Zhvillimi i planeve të karrierës për punonjësit. Punonjësit caktohen në pozicione specifike: ata mund të promovohen, zbriten ose transferohen.
• Zhvillimi i teknologjive të personelit. Është planifikuar ndryshimi i specialistëve në pozicione drejtuese, përmirësimi i aftësive të punonjësve etj.
• Formimi i një sistemi efektiv të punonjësve me kohë të plotë. Po zhvillohet një skemë për avancimin e specialistëve në shkallët e karrierës.

Në të njëjtën kohë, të gjitha aktivitetet e departamentit duhet të jenë në përputhje me kërkesat e legjislacionit të punës.

Struktura

Një departament i plotë i burimeve njerëzore përbëhet nga disa njësi kryesore dhe mbështetëse. Po flasim për ndarjen funksionale të mëposhtme:

• rekrutim;
• organizata e punës;
• kërkim mbi klimën socio-psikologjike;
• trajnim dhe rikualifikim i personelit;
• shëndet dhe siguri në punë;
• promovimi dhe planifikimi i karrierës;
• motivim, duke përfshirë stimujt financiarë për punonjësit;
• vlerësimi i rezervave, vlerësimet dhe racionimi i punës.

Kompanitë e vogla mund të mos kenë disa nga departamentet.

Funksionet

Të kuptuarit se çfarë është një departament i burimeve njerëzore do të jetë më e lehtë nëse kuptoni veçoritë e punës së tij.

Ana funksionale e punës së strukturave të tilla reduktohet në menaxhimin e personelit të kompanisë, duke marrë parasysh strategjinë e formuar të kompanisë. Gjithashtu, departamenti i personelit përcakton nevojën e ndërmarrjes në personel në këtë moment dhe në të ardhmen. Bazuar në të dhënat e marra,po vlerësohen specialistë të rinj.

Kriteret e rekrutimit po zhvillohen për të përmirësuar efikasitetin e procesit. Raporti i rekrutimit të brendshëm dhe të jashtëm të personelit është gjithashtu duke u optimizuar.

Duke studiuar se çfarë është një departament i burimeve njerëzore dhe funksionet e tij, duhet t'i kushtoni vëmendje një drejtimi të tillë të punës së kësaj strukture si zhvillimi profesional i personelit të kompanisë. Kjo është një masë e nevojshme për të arritur qëllimet strategjike të ndërmarrjes. Kjo detyrë kryhet duke inicuar proceset e mëposhtme:

• zgjedhja e formës më të përshtatshme të trajnimit të punonjësve gjatë trajnimit të avancuar;
• përcaktimi i formave, kushteve dhe parimeve të certifikimit të personelit;
• organizimi i rikualifikimit dhe trajnimit të punonjësve të ndërmarrjes;
• planifikimi i masave të ndryshme të nevojshme për të përmirësuar aftësitë e të gjithë punonjësve.

Është e nevojshme të preket çështja e shkarkimit për të kuptuar plotësisht se çfarë është departamenti i personelit. Specialistët e kësaj strukture në ndërmarrje duhet të pushojnë periodikisht punonjësit.

Si pjesë e këtij procesi, veprime të tilla si:

• zgjedhja e opsioneve të përshtatshme për lirimin e punonjësve;
• ofrimi i garancive sociale për ata punonjës që largohen;
• analizë e arsyeve të lirimit të stafit.

Ndërtimi i punimeve dhe kostot

Departamenti i personelit është i detyruar të ndërtojë dhe organizojë punën që nevojitet për zbatimin e proceseve kryesore:përcaktimi i vendeve të punës, krijimi i lidhjeve teknologjike dhe funksionale ndërmjet tyre, sigurimi i kushteve të nevojshme të punës. Përfundimi i këtyre detyrave përfshin në mënyrë të pashmangshme aktivitete të tilla si:

• kryerja e kontrollit operacional mbi punën e stafit;
• krijimi i kushteve të favorshme të punës;
• zbatimi i planifikimit afatshkurtër të zhvillimit të personelit (kualifikim-profesional);
• përcaktimi i fushës së punës në çdo vendndodhje specifike.

Departamenti i Burimeve Njerëzore është përgjegjës për planifikimin e kostove të personelit dhe shërbimeve sociale që u ofrohen atyre.

Menaxhment

Funksioni kryesor i departamentit të personelit është menaxhimi i personelit. Për ta zbatuar atë, specialistët e kësaj strukture përdorin metodat e mëposhtme:

1. Administrative dhe ligjore. Me ndihmën e tyre, kryhen lloje të tilla ndikimi si administrative, organizative dhe disiplinore. Kjo mund të përfshijë edhe gjobat administrative.
2. Organizative. Thelbi i tyre zbret kryesisht në planifikimin e vendeve të punës.
3. Ekonomike. Këto metoda përfshijnë stimujt materiale, përcaktimin e madhësisë minimale të punës, llogaritjen e kostos, privilegjet dhe garancitë.
4. Socio-psikologjik. Bëhet fjalë për kërkime sociale dhe psikologjike si dhe planifikim.

Të gjitha metodat përdoren duke marrë parasysh specifikat e një ndërmarrje të caktuar.

Planifikimi

Çdo organizatë bën llogaritje në mënyrë periodikepër të përcaktuar nivelin e burimeve të nevojshme. Planifikimi i personelit në kuadrin e një analize të tillë është një nga elementët kryesorë të sistemit të përgjithshëm. Ajo, në fund, i mundëson kompanisë t'i sigurojë kompanisë të gjithë specialistët e nevojshëm në pozicione të caktuara dhe në kohën e duhur.

Planifikimi duhet të kryhet në fushat e mëposhtme:

• rekrutim;
• optimizimi i përbërjes së specialistëve;
• shpenzimet e stafit;
• zhvillimi i personelit;
• trajnim;
• zhvendosje dhe zvogëlim;
• përdorimi i specialistëve;
• mbajtja e stafit.

Planifikimi i tillë bëhet për të arritur qëllimet e mëposhtme:

• Maksimizim i potencialit të stafit;
• ofrimi i kompanisë me fuqinë punëtore të nevojshme;
• marrja dhe mbajtja e punonjësve të rinj në ekip;
• përcaktimi i kostos së mirëmbajtjes dhe punësimit të personelit;
• identifikimi i problemeve të mundshme që mund të lindin në sfondin e tepricës ose mungesës së stafit.

Gjëja e parë që HR përcakton si pjesë e procesit të planifikimit janë faktorët që ndikojnë në nevojat e organizatës për personel. Po flasim për vendet e punës, teknologjitë e përdorura, numrin e produkteve që prodhohen dhe strategjinë e zhvillimit të ndërmarrjes.

Vetë stafi mund të ndahet në 3 kategori kryesore:

• punonjës, duke përfshirë nivele të ndryshme drejtuesish;
• teknikstafi;
• punëtorë (profesione të aftë ndihmëse dhe bazë).

Detyrat e shefit

Drejtuesi i një njësie strukturore, për shembull, departamenti i personelit të një spitali, duhet të shpërndajë detyrat midis punonjësve dhe të monitorojë zbatimin e tyre. Një menaxher i tillë duhet të dijë të gjitha aspektet e punës së spitalit (apo institucionit tjetër) në mënyrë që të vërejë boshllëqet në organizimin e proceseve të punës në kohë. Është menaxheri ai që është përgjegjës për performancën e të gjithë departamentit.

Detyrat e tij përfshijnë edhe miratimin e dokumenteve dhe verifikimin e ligjshmërisë së plotësimit të tyre. Kështu, nëse specialisti gabon, gjobitet edhe drejtuesi i njësisë.

Gjithashtu, kreu po zhvillon një strategji për punën e personelit në kompani.

Dokumentet

Informacioni rreth punës me dokumente zyrtare do t'ju ndihmojë gjithashtu të kuptoni se çfarë është departamenti i burimeve njerëzore. Regjistrimi i punëtorëve të punësuar sipas kodit plotësohet nga nevoja për hartimin e tabelave të planifikimit. Këto të fundit përdoren shpesh në ndërmarrjet shtetërore për të futur informacione në lidhje me të dhënat e vjetërsisë, ndryshimet e gradave, etj. Çdo ndryshim i tillë duhet të shoqërohet me një urdhër.

Është e nevojshme të shkruhet dhe miratohet rregullorja për shërbimin e personelit. Përdoret për të rregulluar të drejtat, detyrat dhe funksionet e specialistëve të departamentit. Përveç kësaj, është duke u hartuar një plan pune.

Burimet Njerëzore

Për një pamje të qartëse çfarë është departamenti i personelit në një universitet apo institucion tjetër, duhet t'i kushtoni vëmendje veçorive të ndërveprimit të kësaj njësie me personelin e kompanisë.

Që komunikimi në ekipin e punës të jetë në nivel të lartë studiohen cilësitë personale dhe afariste të punonjësve. Bazuar në të dhënat e marra, përpilohen karakteristikat, pasuar nga transferimi i specialistëve të veçantë ose rishpërndarja e detyrave, nëse është e nevojshme.

Departamenti i Burimeve Njerëzore trajton gjithashtu masat disiplinore. Përpara se të marrin masa specifike, specialistët e departamentit studiojnë sjelljen e pahijshme të punonjësve, i dokumentojnë saktë dhe informojnë punonjësin për situatën.

Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme të merren parasysh të gjitha hollësitë ligjore në procesin e hartimit të dokumenteve të tilla.

Një qasje kompetente është gjithashtu e nevojshme në rastin e stimujve. Ka kufizime të caktuara për secilën prej tyre.

Përfundim

Funksioni kryesor i departamentit të personelit është të identifikojë nevojën për specialistë të veçantë, kërkimin e tyre dhe regjistrimin pasues. Kryerja e detyrave të tilla shoqërohet me një sasi të madhe pune, pasi është e nevojshme të vlerësohen siç duhet punonjësit e mundshëm dhe të shpërndahen saktë në pozicione të ndryshme.