Modeli është funksional. Ndërtesa model "siç është" dhe "siç do të jetë"

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Organizata si organizëm i gjallë është një sistem procesesh të organizuara informacioni që vijnë nga jashtë, që qarkullojnë brenda, të krijuara si rezultat. Në të njëjtën kohë, jo të gjithë janë formuar me vetëdije nga menaxhmenti dhe/ose punonjësit, realiteti objektiv luan rolin e tij të rëndësishëm.

Një model funksional është një sistem sistemesh të lidhura: përveç të planifikuarve, shumë elementë, procese dhe funksione strukturore lindin, ndër të tjera, si rezultat i gabimeve të menaxhimit, keqkuptimit të detyrës nga punonjësi ose një vlerësimi i njëanshëm i rezultatit të arritur nga menaxheri. Analiza joadekuate e ndikimeve të jashtme, dyfishimi i detyrave, diversiteti i vendimeve, psikologjia e vendimmarrjes dhe shumë rrethana të tjera janë baza për një studim që analizon modelet e menaxhimit të organizatës dhe propozon zgjidhje efektive.

Në çdo moment në kohë, ju mund të përcaktoni se siduket si një model i një organizate funksionale në gjendjen "siç është" (AS IS). Nga pikëpamja e metodave të vendosura, është e mundur të analizohen idetë e marra dhe të formulohen mënyra për punë më efikase dhe zhvillim të mëtejshëm të organizatës.

Përvoja dhe metodologjitë ekzistuese

Teknika kryesore e modelimit IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) përfaqësohet aktualisht nga variacione të ndryshme dhe përvoja reale të mira. Ai bazohet në idenë e një grimce të pandashme - një bllok që shfaq një funksion biznesi. Anët e bllokut janë rolet e tij. Majtas - hyrje, djathtas - dalje, sipër - kontroll, poshtë - mekanizëm.

Ky qëndrim formal ndaj organizatës na lejon ta paraqesim atë në formën e blloqeve të ndërlidhura (funksionet e biznesit). Rrjedhimisht, modeli strukturor i organizatës përfaqësohet nga një grup elementësh të thjeshtë. Parimi i zbërthimit funksional: një bllok - një funksion biznesi. Parimi i kufizimit të kompleksitetit kufizon numrin e elementeve në çdo diagram. Parimi i kontekstit - thelbi i funksionit të biznesit të vetë organizatës paraqitet si një kombinim i ideve për atë që ishte planifikuar të krijohej, çfarë është dhe si funksionon.

Për një ndërtim objektiv të një modeli të menaxhimit të organizatës, është gjithashtu e rëndësishme përvoja e fituar në zhvillimin dhe zbatimin e vendeve të automatizuara të punës, e cila u stimulua nga progresi në zhvillimin e teknologjisë kompjuterike, shfaqja e rrjeteve lokale dhe globale..

Rezultati i aplikimit të teknikës: "të jesh" (TO BE) zakonisht përfaqëson se siNjë ose një tjetër sistem informacioni po futet, dhe procesi i zhvillimit të kompanisë konsiderohet si një kalim nga gjendja aktuale në atë të paracaktuar. Në vetvete, aplikimi i teknikës nuk jep gjithmonë një rezultat domethënës. Jo çdo model menaxhimi funksional mund t'i përshtatet një sistemi të caktuar informacioni modern.

Themeli i fillimit të modelingut

Modeli i organizimit funksional është një detyrë shumë e vështirë. Për të thjeshtuar punën, së pari duhet të supozohet se përbërësi material është në një gjendje normale dhe funksionon pa të meta, dhe shërbimet teknike të organizatës i ofrojnë asaj gjithçka të nevojshme, kontrollojnë strukturat inxhinierike dhe furnizimin e llojeve të nevojshme të energjisë në sasi të mjaftueshme. sasi.

Me këtë supozim, ju mund të përcaktoni se si duket modeli funksional për një organizatë të caktuar në pozicionin "siç është" (AS IS) në formën e tij më të pastër. Nëse më vonë rezulton se komponenti material nuk funksionoi mirë, do të kërkohet një modelim tjetër.

Për të pasur sukses, duhet të supozohet se priza ka tensionin e duhur përpara se të ndizni pajisjen.

Objektivi fillestar i simulimit

Duke formuluar funksionin e biznesit të organizatës, pozicionin e saj në hapësirën socio-ekonomike përreth, është e mundur të përcaktohet gama e proceseve të informacionit hyrës dhe trafikut dalës. Materialet, mjetet, pajisjet, si dhe rezultati i funksionimit të organizatës: produktet, shërbimet, aktivitetet e dobishme shoqërore janë dytësore dheparaqiten gjatë simulimit si përshkrime, informacione rreth aktrimit të objekteve reale.

Një funksion i zakonshëm biznesi si një sistem që kombinon shumë elementë dhe procese përfaqësohet si një grup blloqesh që zbatojnë funksione të thjeshta biznesi. Në këtë fazë, përcaktohen blloqe dublikate, formohet një sërë detyrash për t'u zgjidhur.

Të kuptuarit e modeleve të menaxhimit të organizatës është shumë e rëndësishme.

Menaxhimi në një organizatë

Organizata ofron menaxhim për pronarin, drejtorin, menaxherët, drejtuesit e niveleve të ndryshme. Por modeli funksional duhet të pasqyrojë gjendjen reale të punëve dhe të konsiderojë personelin e kompanisë si një burim specifik aktiv.

Nuk ka rëndësi kush e ndërton modelin. Kjo mund të jetë një organizatë e palës së tretë ose divizioni juaj. Dallimi është domethënës: menaxhimi i një organizate është një gjë, modelimi është një gjë tjetër.

Për të përcaktuar me saktësi gjendjen "siç është", nuk duhet të udhëhiqet nga mendimi i punonjësve - në këtë rast, personeli në të gjitha pozicionet e tij është kryesisht objekt i kërkimit. Ato përshkruhen nga modeli funksional i procesit, i cili në fund jep një pamje të plotë të të gjitha proceseve.

Udhëzues dhe regjisor…

Ndikimi i menaxhmentit dhe pronarëve ngadalëson ndjeshëm procesin e modelimit, gjë që përkeqëson funksionimin e organizatës. Kjo dëshmohet nga përvoja e përdorimit të teknikës. Ndërtimi i një modeli “siç është” në kontekstin e të kuptuarit të tijlidershipi është i një natyre specifike personale.

Zgjedhja e interpretuesit duhet pranuar si një fakt absolut: është ai që është përgjegjës për veprimet e tij dhe nuk është i detyruar të ndjekë këshillat, rekomandimet apo udhëzimet e drejtpërdrejta nga organizata.

Sistemet e informacionit: funksionaliteti që ju nevojitet

Duke konstatuar arritjet në zhvillimin e sistemeve të informacionit për menaxhimin e dokumenteve elektronike, kontabilitetin, logjistikën etj., duhet të pranojmë se ngurtësia e vendimeve është kthyer në traditë. Deri më tani, nuk ka sisteme të tilla që mund të shkojnë përtej kufijve të detyrave të formuluara në fillim. Detyrat evoluojnë, zgjidhjet softuerike nuk evoluojnë.

Duke marrë çdo sistem ekzistues (për shembull, "1C: Kontabiliteti", "1C: Menaxhimi i Dokumenteve", eDocLib), ju jo vetëm që mund të shihni nivelin e ideve të zhvilluesit për funksionalitetin e tij, por gjithashtu të hasni menjëherë kufizime në zbatimin e disa funksioneve të biznesit.

Por duhet të kemi parasysh faktin se, pa aplikuar të paktën një nga metodat ekzistuese, është e pamundur të merret një ide se çfarë funksioni nevojitet dhe çfarë është padyshim e tepërt.

Pasi të keni zbatuar këtë apo atë sistem informacioni, shpesh është e nevojshme të përsosni algoritmet dhe të zhvilloni softuer shtesë. Kjo është një pikë shumë e rëndësishme në modelimin e funksionit kryesor të biznesit të një organizate.

Serveri i informacionit të kompanisë

Për zbatimin efektiv të metodave të vendosura dhe formimin e një modeli funksional si idealstruktura (e dëshiruar) e funksioneve dhe proceseve, është e përshtatshme të merret parasysh kompania në formën e, për shembull, një faqe interneti. Kjo ju lejon të krijoni infrastrukturën tuaj të brendshme (zyra kryesore dhe divizionet e largëta), të implantoni programet e përdorura në të (kontabilitet, logjistikë, menaxhim dokumentesh) dhe të ofroni funksionalitet në përputhje me përgjegjësitë e punës së punonjësve.

Në këtë formë, është i përshtatshëm jo vetëm të zyrtarizohen funksionet e secilit element (personeli, pajisjet, programet e përdorura, tabelat e rëndësishme, etj.), por edhe të sigurohet zhvillimi i tyre në rrjedhën e punës së kompanisë.

"vinaigrette" aktuale elektronike

Është e vështirë të nënvlerësohet kontributi që tabelat dhe dokumentet Word kanë dhënë në organizimin e menaxhimit të dokumenteve elektronike. Nga pikëpamja e modelimit dhe ndërtimit të një modeli funksional të një organizate, analiza e proceseve të informacionit, tabelave dhe skedarëve të përdorur janë të rëndësishme.

Duke sistematizuar informacionin për burimet e përdorura, është e lehtë të përcaktohet burimi i ndryshimeve të tyre, konsumatori dhe, mbi të gjitha, përmbajtja aktuale. Tradita e krijuar shpesh çon në faktin se dokumentet elektronike të plota në formatet e tyre përfshihen në sisteme të caktuara të menaxhimit të dokumenteve. Nga pikëpamja e zbatimit, kjo është e pranueshme, por nga pikëpamja e efikasitetit, nuk është.

Kohët e fundit, janë shfaqur dhe zhvilluar mjete për krijimin dhe përpunimin e fletëllogaritjeve dhe dokumenteve duke përdorur bibliotekat PhpOffice (PhpExcel dhe PhpWord). Përdorimi i këtyre mjeteve ju lejon të izoloheni nga dokumentet realevetëm informacionin e nevojshëm dhe gjeneron rezultatet e dëshiruara, të cilat tradicionalisht mund të hapen në MS Excel dhe MS Word.

Përmbledhje e pjesshme e rezultateve

Përdorimi i teknikave të njohura të modelimit funksional, sistemeve të zgjedhura të informacionit, programeve të kontabilitetit dhe logjistikës, të kombinuara në një sistem të vetëm informacioni (server), ju lejon të krijoni modelin e dëshiruar për menaxhimin e një organizate. Dhe me ndihmën e mjeteve si PhpOffice, ju mund t'i jepni fleksibilitet, mundësinë e zhvillimit.

Fatkeqësisht, është e rrallë e mundur të ndërtohet sistemi i dëshiruar i informacionit pa programim shtesë. Megjithatë, është shumë e rëndësishme të merret parasysh kuptimi i arritur i funksionalitetit në produktet softuerike të përdorura.

Në veçanti, një spreadsheet moderne është, para së gjithash, funksionaliteti i nevojshëm, dhe përmbajtja e tij reale është pasqyrimi aktual i një ose një blloku tjetër funksional në modelin strukturor. Nëse marrim si shembull "1C: Kontabiliteti", atëherë mund të shohim se struktura dhe funksionaliteti i tij pasqyrojnë plotësisht realitetin. Në të njëjtën kohë, mbështetja teknike e prodhuesit nivelon ngurtësinë e sistemit, duke i mundësuar konsumatorit të marrë funksionalitetin e nevojshëm, duke reflektuar ndryshime në hapësirën e biznesit të informacionit.

Forca madhore: Rrethana të paparashikuara

Duke iu referuar rrethanave të forcës madhore në marrëdhëniet e saj të brendshme dhe të jashtme, organizata dëshmon me besueshmëri për injorancën e saj se si do të dalë nga kjo apo ajo.situatave. Dhe kështu automatikisht firmos tërheqjen e garantuar të detyrimeve.

Aftësia e një organizate për të përmbushur detyrimet e saj është e një rëndësie të madhe për partnerët, për klientët dhe për punonjësit e saj, domethënë për mjedisin socio-ekonomik përreth.

Formula për kompaninë perfekte

Natyra është e përshtatshme, secili prej organizmave të saj është menduar deri në detajet më të vogla dhe është në gjendje jo vetëm t'i përgjigjet në mënyrë adekuate çdo ndryshimi në mjedis, por edhe të rikuperohet vetë, pa ndërhyrje të jashtme.

Organizata ideale është ajo që, në fakt, "nuk ekziston", por funksioni i saj kryhet. Kur një organizatë përshtatet organikisht në mjedisin socio-ekonomik që e rrethon, bëhet pjesë e pazëvendësueshme e saj dhe zhvillohet në mënyrë adekuate, vetëm atëherë ky mjedis do të sigurojë jetën e kompanisë dhe do të kujdeset për të si pjesë e trupit të saj.

Cikli i kundërt

Rezultati i çdo simulimi të çdo organizate është mbi të gjitha një arsye për të përsëritur procesin. Modelimi është një nivel më i lartë i realitetit programor, më pak formal dhe i ngurtë se ndërtimi i sistemeve të informacionit.

Çdo program (siç dëshmon përvoja) mund të përmirësohet sepse zgjidhet në vetvete. Kjo jep bazën për të rishikuar algoritmin e zgjidhjes, rezultatin e tij dhe për të vlerësuar më me kompetencë të dhënat hyrëse.

Modeli i ndërtuar është një program i rendit më të lartë. Kur zbatohet, ai ofron përvojë të paçmuar praktike, është një arsye e mirëkthehu në fillim.