PDCA - filozofia e përmirësimit të vazhdueshëm të biznesit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Cikli PDCA (cikli Deming) është një nga konceptet bazë në teorinë moderne të menaxhimit. Ai gjithashtu mbështet serinë e standardeve ISO 9000, të cilat përdoren në të gjithë botën për menaxhimin e cilësisë në ndërmarrje të të gjitha madhësive dhe llojeve.

Përkufizim

PDCA Cikli Deming është një teknologji për përmirësimin e vazhdueshëm të procesit në biznes dhe në çdo fushë tjetër aktiviteti. Emri i kësaj metode është një shkurtim i 4 fjalëve angleze, që do të thotë një sekuencë logjike e fazave të përmirësimit:

• P - Plan (plan);
• D - Bëj (bëj);
• C - Kontrollo (kontrollo, analizo);
• A - Vepro (akt).

Gjithçka është logjike dhe e thjeshtë: së pari duhet të mendoni për veprimet. Pastaj ato ekzekutohen sipas planit. Hapi i tretë është analiza e rezultateve të marra. Dhe së fundi, faza e fundit - Akti - përfshin futjen e ndryshimeve specifike për të përmirësuar procesin dhe / ose vendosjen e qëllimeve të reja. Pas kësaj, fillon përsëri faza e planifikimit, në të cilën duhet të merret parasysh gjithçka që është bërë më parë.

Skematikisht, cikli i kontrollit PDCA tregohet sirrota, e cila demonstron vazhdimësinë e këtij procesi.

Tani le të shohim çdo hap në detaje.

Plan (Plan)

Hapi i parë është planifikimi. Është e nevojshme të formulohet qartë problemi, pastaj të përcaktohen fushat kryesore për punë dhe të arrihet zgjidhja më e mirë.

Një gabim i zakonshëm është zhvillimi i një plani të bazuar në supozime subjektive dhe supozime menaxheriale. Pa ditur shkaqet themelore të problemit, është e mundur, në rastin më të mirë, të neutralizohen pasojat e tij, dhe pastaj vetëm përkohësisht. Çfarë mjetesh mund të përdoren për ta bërë këtë?

Metoda "5 Pse"

Ai u zhvillua në vitet '40, por fitoi popullaritet 30 vjet më vonë, kur Toyota filloi ta përdorte në mënyrë aktive. Si kryhet një analizë e tillë?

Së pari ju duhet të formuloni dhe shkruani problemin. Më pas bëni pyetjen: "Pse po ndodh kjo?" dhe shkruani të gjitha arsyet. Pas kësaj, duhet të bëni të njëjtën gjë për secilën përgjigje. Më pas ne ndjekim të njëjtin model, deri në pyetjen "Pse?" nuk do të pyetet 5 herë. Si rregull, është përgjigja e pestë që është arsyeja e vërtetë.

Diagrami Ishikawa

Kjo metodë ju lejon të përfaqësoni grafikisht marrëdhëniet shkak-pasojë të çdo fenomeni në biznes. Emërtuar sipas krijuesit të saj, kimiste Kaora Ishikawa, dhe përdoret gjerësisht në menaxhim.

Kur ndërtoni një diagram, ekzistojnë 5 burime të mundshme problemesh: njerëzit, materialet, mjedisi (mjedisi), pajisjet dhe metodat. Secila prej tyre, nga ana tjetër, mund të përmbajë arsye më të detajuara. Për shembull,puna e punonjësve varet nga niveli i aftësive, shëndeti, problemet personale, etj.

Sekuenca e ndërtimit të diagramit Ishikawa:

1. Vizatoni një shigjetë horizontale në të djathtë dhe shkruani një problem të mirëpërcaktuar pranë majës së saj.
2. Të pjerrët drejt shigjetës kryesore, përshkruani 5 ndikuesit kryesorë për të cilët folëm më lart.
3. Përdor shigjeta të vogla për të treguar arsyet e detajuara. Degët më të vogla mund të shtohen sipas nevojës. Kjo bëhet derisa të fshihen të gjitha shkaqet e mundshme.

Pas kësaj, të gjitha opsionet e marra shkruhen në një kolonë, nga më realistet tek ato më të paktat.

"Stuhi mendimesh"

Një diskutim në grup me ekspertë dhe personel kyç, në të cilin detyra e secilit pjesëmarrës është të përmendë sa më shumë shkaqe dhe zgjidhje të mundshme për problemin, duke përfshirë ato më fantastiket.

Pas analizave teorike, është e nevojshme të gjenden të dhëna reale faktike që konfirmojnë se shkaqet e problemit janë identifikuar saktë. Ju nuk mund të veproni sipas paragjykimeve ("ka shumë të ngjarë…").

Sa i përket vetë planifikimit, specifikat janë gjithashtu të rëndësishme këtu. Është e rëndësishme të vendosni afate, të përshkruani një sekuencë të qartë veprimesh dhe rezultate të matshme (përfshirë ato të ndërmjetme) në të cilat ato duhet të çojnë.

Bëj (Bëj)

Faza e dytë e ciklit të PDCA është zbatimi i planit, zbatimi i ndryshimeve. Më shpesh, është më e përshtatshme që fillimisht të zbatohen vendimet e marra nënë shkallë të vogël, bëni një "test në terren" dhe kontrolloni se si funksionon në një zonë ose objekt të vogël. Nëse ka vonesa, vonesa, është e rëndësishme të kuptohet se cila është arsyeja (planifikimi joreal ose mungesa e disiplinës nga ana e punonjësve). Gjithashtu, është duke u prezantuar një sistem kontrolli i ndërmjetëm, i cili lejon jo vetëm pritjen e rezultateve, por monitorimin e vazhdueshëm të asaj që është bërë tashmë.

Kontrollo

Me fjalë të thjeshta, tani duhet t'i përgjigjemi një pyetjeje të vetme: "Çfarë kemi mësuar?". Cikli PDCA nënkupton një vlerësim të vazhdueshëm të rezultateve të arritura. Është e nevojshme të vlerësohet progresi kundrejt qëllimeve të përcaktuara, të përcaktohet se çfarë funksionon mirë dhe çfarë duhet përmirësuar. Kryesisht kryhet duke kontrolluar raportet dhe dokumentacionin tjetër të ndërmarrjes.

Për zbatimin e suksesshëm të ciklit Shewhart-Deming (PDCA) në biznes, është e nevojshme të krijohet një raportim i rregullt për punën e bërë dhe të diskutohen rezultatet me punonjësit. Mjeti ideal për këtë është futja e treguesve kryesorë të performancës KPI, mbi bazën e të cilëve ndërtohet një sistem motivimi dhe shpërblimi për punonjësit më produktivë.

Act

Hapi i fundit është në fakt veprimi. Këtu mund të ketë disa opsione:

• zbatoni ndryshimin;
• refuzoni vendimin nëse doli të ishte joefektiv;
• përsëritni përsëri të gjitha fazat e ciklit PDCA, por prezantoni disarregullime.

Nëse diçka funksionon mirë dhe mund të përsëritet, zgjidhja duhet të standardizohet. Për ta bërë këtë, ndryshimet e duhura bëhen në dokumentacionin e ndërmarrjes: rregulloret e punës, udhëzimet, listat kontrolluese për kontrollin e performancës së punës, programet e trajnimit të punonjësve, etj. Paralelisht, duhet të vlerësohet mundësia e futjes së përmirësimeve në proceset e tjera të biznesit ku mund të shfaqen probleme të ngjashme..

Nëse plani i veprimit i zhvilluar nuk ka sjellë rezultatet e pritura, duhet të analizoni arsyet e dështimit dhe më pas të ktheheni në fazën e parë (Plani) dhe të provoni një strategji tjetër.