Si të qepni një libër (para ose të ardhura) me duart tuaja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Organizimi i duhur i ruajtjes së dokumentacionit kontabël është garanci e mungesës së gjobave për shkelje të disiplinës. Fletët e pakapura të dokumenteve të rëndësishme lejojnë manipulime me letra, pra falsifikime dhe zëvendësime. Prandaj, punëdhënësi është i detyruar t'i rregullojë dokumentet në fund të periudhës raportuese, domethënë të mendojë se si të kapet libri.

Rregullat e rrjedhës së dokumentit

Përveç udhëzimeve të përgjithshme të përshkruara në udhëzimet e dokumenteve, nuk ka udhëzime të caktuara për kapjen e dokumenteve. Zyrtarët tatimorë kërkojnë që dokumentet financiare të mbrohen nga mundësia e humbjes dhe falsifikimit. Nuk ka kërkesa të tilla për dokumente të tilla si bilancet dhe ditarët e porosive, pasi ato janë në fakt dytësore.

Por dokumentacioni parësor duhet të jetë i lidhur. Sigurohuni që të ndezni librin e parave të gatshme dhe librin e të ardhurave. Por si të lidhni një libër nëse ligji nuk përcakton rregullat?

Libri i parave të gatshme konsiderohet një mjet i rëndësishëm në fushën e kontabilitetit të fluksit të parasë, ndaj duhet mbajtur brenda disiplinës strikte. Libri i arkës përpilohet në një kopje të vetme dhe duhet të jetë në të gjitha ndërmarrjet si dhe individualesipërmarrësit nëse punojnë me para.

Pyetje të përgjithshme për mbajtjen e një libri të parave

Nëse kompania ka disa divizione, atëherë librat origjinalë të parave të gatshme ruhen në vendin e punës me para. Zyrës qendrore i jepen vetëm kopjet e dokumenteve parësore. Ju mund të mbani një libër parash:

• në programin e kontabilitetit;
• në një formular të unifikuar në mënyrë elektronike ose me dorë.

Sipas rregullave të disiplinës së parave të gatshme, libri mbahet në mënyrë graduale gjatë gjithë vitit. Numrat e porosive fillojnë me një çdo vit. Përdoret numërim i vazhdueshëm. Personi përgjegjës duhet të printojë fletët në dy kopje - për raportin e arkës dhe librin e arkës. Çdo fletë duhet të jetë e numëruar.

Nëse arka mbahet në një program kontabiliteti, atëherë këto veprime nuk janë të vështira. Programi vendos automatikisht numërimin e faqeve, cakton numra dokumenteve sipas renditjes dhe printon një fletë të gatshme sipas një forme të unifikuar. Në program formohet faqja e titullit të librit, e cila duhet të përmbajë atributet e kërkuara:

• Kompania OKPO;
• emri i kompanisë ose emri i plotë IP;
• periudhë kohore;
• emri i nënndarjes, nëse disponohet.

Për çfarë periudhe të qep librin e parave

Duke menduar se si të qepni librin e parave të gatshme për vitin, së pari duhet të vendosni nëse ka nevojë të caktoni një periudhë të tillë kohore. Në varësi të madhësisë së xhiros, libri i parave mund të kapet me kapëseperiudha të ndryshme:

1. Mujore.
2. Çmujore.
3. Një herë në vit.

Kjo është për shkak të komoditetit të punës, pasi nuk ka kuptim të vendosni gjithçka në një vëllim të rëndë nëse ka shumë operacione. Trashësia e madhe do ta kthejë veprimin "si të qepni një libër me duart tuaja" në punë të vështirë. Hollësitë e punës me dokumentacionin duhet të përcaktohen në politikën e kontabilitetit të organizatës dhe në urdhrat për vendosjen e disiplinës së parave.

Nëse organizata miratoi jo një vit, por një muaj ose një tremujor për një periudhë kohore, atëherë numërimi i faqeve në librin e parave duhet të fillojë që nga fillimi në datën e raportimit. Ky rregull nuk zbatohet për numërimin e porosive në para.

Si të qepni gjithçka vetë?

Ndalohet fiksimi i librit me ngjitës, shirit ose kapëse, lejohen vetëm fijet. Si të qepni saktë një libër parash nëse mbahet në një program kontabiliteti? Është e nevojshme të printoni fletën e fletëve dhe raportin e arkëtarit çdo ditë. Fletët e futura përbëjnë librin e parave të gatshme, por ato duhet të qepen së bashku në fund të periudhës raportuese.

Është e nevojshme të palosni të gjitha fletët me radhë, të bashkëngjitni një titull të dizajnuar siç duhet sipër dhe të merrni:

• igloo;
• fletë;
• grusht.

Cili mjet do të përdoret varet nga trashësia e paketës që fiksohet. Fijet përdoren të rënda. Nëse nuk janë mjaftueshëm të fortë, libri mund të shpërbëhet.

Sa vrima ju duhen?

Ka mendime të ndryshme për sa vrima duhet bërë në një libër. Në thelb, nëse jobesimi se broshura do të jetë e besueshme, mund të shponi 5 vrima. Por nuk është e ndaluar të bëhen 3 vrima. Shumë organizata mjaftohen me dy vrima të bëra me vrima. Megjithatë, ky dizajn e bën të lehtë zëvendësimin e fletëve në libër, kështu që nuk ndeshet me entuziazëm nga recensuesit.

Pra, fletët duhet të palosen në një grumbull të barabartë në mënyrë që libri të ketë një pamje të rregullt. Vrimat bëhen në anën e majtë rreptësisht vertikalisht. Pastaj një fije ose spango tërhiqet në vrimat dy herë në mënyrë që majat të jenë në anën e gabuar. Një shembull se si të qepni një libër parash mund të shihet në foton e mësipërme. Skajet e fijeve lidhen disa herë me një nyjë të fortë në mënyrë që gjithçka të mbahet mirë.

Si të mbërthehet ajo që është e qepur

Në programin Word ose ndonjë ekuivalent tjetër, krijohet një ngjitëse në anën e gabuar të librit. Përmbajtja e afishes duhet të jetë si më poshtë: "në paketë fletë të numëruara, të lidhura, të nënshkruara dhe të stampuara _". Rreshti më poshtë përshkruan transkriptin e pozicionit dhe nënshkrimin e personit të autorizuar dhe llogaritarit kryesor.

Ngjitësja nuk duhet të jetë shumë e madhe apo e vogël. Madhësia e saj duhet të jetë e mjaftueshme për të mbyllur nyjet dhe një pjesë të fijeve. Skajet e fijeve dalin pak nga poshtë ngjitëses. Këshillohet të përdorni ngjitës të mirë shkrimi në mënyrë që të jetë e vështirë të ndërrohet etiketa. Pasi të vendoset numri i fletëve dhe nënshkrimi i një personi të autorizuar në afishe, sipër vendoset një vulë në mënyrë që një pjesë e printimit të jetë në libër dhe në afishe.

Si të qepni një libër me para nëse nuk ështëkryer në një program kontabiliteti? Procedura do të jetë e njëjtë, vetëm ju duhet të numëroni çdo fletë me dorë dhe të plotësoni titullin. Kur duhet të qepni raportin e arkëtarit, duhet të mbani mend se jo vetëm fleta me xhiro në arkë është e numëruar, por edhe të gjitha porositë me aplikacione.

Nëse libri mbahet me dorë

Nëse libri i parave të gatshme mbahet pa ndihmën e kompjuterit, atëherë blihet një ditar standard për këto qëllime. Pyetja se si të qepni një libër të mbushur me dorë nuk lind, pasi revista tashmë është e qepur. Të gjitha fletët janë të numëruara dhe të vulosura në fillim të librit. Brenda ditarit ka një fletë letre dhe një raport të arkëtarit horizontalisht. Përpara fillimit të regjistrimit, raporti i arkëtarit hiqet dhe shënimet në të dublikohen nga fleta e rrëshqitjes për kopje karbon. Sigurisht, raporti i arkëtarit do të duhet të fshihet vetë.

Në rast të punës me intensitet të lartë të procesit të lidhjes së librave, mund të përdorni shërbimet e printimit. Kapaku i kartonit dhe kopertina e fortë do t'i japin librit të parave siguri shtesë. Përveç kësaj, nuk do të jetë e mundur të pritet lidhja për të zëvendësuar fletët. Rreziku i zëvendësimit të fletës nuk mund të përjashtohet kur libri është i vetëlidhur. Në fund, fijet mund të tërhiqen dhe të palosen përsëri.

A më duhet të lidhem me menaxhimin elektronik të dokumenteve

Kohët e fundit, organizatat kanë filluar të kalojnë në mënyrë aktive në menaxhimin elektronik të dokumenteve për të reduktuar punën në letër. Ka një sërë avantazhesh në menaxhimin elektronik të dokumenteve:

• nuk ka nevojë të mbani letra për të nënshkruar;
• nrduhet të shpenzoni para për shumë letër dhe toner;
• nuk ka nevojë për dorëzim dokumenti.

Por kjo ngre çështjen e respektimit të disiplinës së parave të gatshme. Si të qepni një libër nëse përdoret një nënshkrim dixhital? Libri i arkës i prodhuar në sistemin elektronik të qarkullimit nuk printohet apo kapet me kapëse. Ka mjete teknike me të cilat libri mbrohet nga ndërhyrjet dhe nënshkruhet në mënyrë dixhitale.

Veçanërisht për personat e vetëpunësuar

Sipërmarrësit individualë që përdorin sistemin e thjeshtuar të taksave u kërkohet të mbajnë një libër të të ardhurave dhe shpenzimeve. Ky format kontabël përdoret për të llogaritur bazën tatimore. Me ligj, sipërmarrësit u ndalohet të ndryshojnë të dhënat në librin kryesor, pasi kjo mund të çojë në një shtrembërim të shumës së tatueshme.

Ligji rregullon qartë se si duhet të qepet libri i të ardhurave dhe shpenzimeve. Ekziston një urdhër i veçantë i Ministrisë së Financave, i cili miraton format e kontabilitetit dhe raportimit për sipërmarrësit individualë që punojnë në një sistem të thjeshtuar dhe një patentë. Urdhri thotë se libri i të ardhurave dhe shpenzimeve duhet të jetë i lidhur, i numëruar, i nënshkruar dhe i vulosur, nëse ka.

Libri mund të jetë i shkruar me dorë ose elektronik. Ekziston edhe mundësia e mbajtjes në programin e kontabilitetit. Nëse libri mbahet në mënyrë elektronike, atëherë në fund të vitit ai shtypet. Të gjitha fletët janë të numëruara dhe të grumbulluara mirë.dhe të qepura së bashku. Faqja e titullit duhet të shkojë së pari.

Vlen të përmendet se faqet e zbrazëta të librit duhet gjithashtu të shtypen dhe të kapen në një rresht të përbashkët. Edhe nëse një organizatë ose sipërmarrës individualë dorëzojnë bilancet zero dhe nuk kryejnë aktivitete, ata përsëri duhet të shtypin dhe kapin librin. Formulari duhet të jetë i vulosur dhe i nënshkruar nga titullari (sipërmarrësi) në fletën e fundit. Për ta bërë këtë, përdorni një ngjitëse që përmban të njëjtat të dhëna për numërimin e fletëve si në librin e parave.

Formulari i regjistrimit të patentës

Nëse sipërmarrësit përdorin sistemin e patentave, atëherë atij i duhet vetëm të mbajë një libër të ardhurash. Kjo formë kontabiliteti përdoret vetëm për të pasqyruar të ardhurat nga patentat në momentin e marrjes së tyre. Pyetja se si të qepni një libër të ardhurash mund të shmanget nëse njihni parimet e qepjes së dokumenteve të studiuara më parë. Rendi nuk është ndryshe. Libri gjithashtu mund të ruhet në formë elektronike ose të shkruar me dorë gjatë gjithë vitit. Ajo duhet:

• i numëruar;
• qep;
• nënshkruar dhe vulosur nga kreu.

Nëse një sipërmarrës individual, përveç aktiviteteve të patentave, ka fusha të tjera të punës, atëherë paralelisht ai duhet të mbajë një libër të ardhurash dhe shpenzimesh. Ai do të pasqyrojë të gjitha transaksionet, përveç të ardhurave nga patentat.