Orari i punës. Foto e kohës së punës: shembull, mostër

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Efiçenca i bën njerëzit të suksesshëm, konkurrues. Një mjet i shkëlqyeshëm për të hulumtuar se sa me efikasitet e përdorni kohën e punës është fotografia e kohës së punës, me fjalë të tjera quhet edhe përcaktimi i kohës. Çfarë është ky mjet, si ta përdorni dhe çfarë rezultatesh sjell - lexoni në artikull.

Çfarë është fotografia në kohën e punës?

Kjo është një metodë kërkimore në të cilën një ditë e tërë pune ose një periudhë e caktuar kohore i nënshtrohet matjes së vazhdueshme. Falë këtij vëzhgimi, ju mund të merrni informacion për atë që një punonjës, një grup punonjësish ose një ekip është duke bërë gjatë ditës së punës. Mbikëqyrja kryhet nga një specialist, dhe një studim i tillë mund të kryhet edhe në mënyrë të pavarur. Të gjitha veprimet, si me punën ashtu edhe me shpërqëndrimet, ndërprerjet e tymit, komunikimin joformal e kështu me radhë, janë krejtësisht të rregulluara.

Ndër punonjësit që janë të dhënë pas menaxhimit të kohësdhe kuptojnë rëndësinë e menaxhimit të kohës, ai është një mjet popullor. Për më tepër, nëse jeni të interesuar në pyetjen se si të optimizoni kohën e punës, fotografia e kohës së punës do të jetë hapi i parë. Ju mund të menaxhoni vetëm atë që matet. Shpesh, vetëm vëzhgimi, edhe pa bërë ndryshime në ditën e punës, tashmë çon në një rritje të efikasitetit.

Gola

Kjo metodë shërben për një sërë qëllimesh. Një nga më të rëndësishmet është identifikimi i humbjeve të kohës gjatë ditës së punës. Tjetra është të përcaktoni arsyet e humbjes së kohës dhe të zhvilloni një sistem masash që do t'ju lejojnë të punoni në mënyrë më efikase. Fotografia e kohës së punës ju lejon të zhvilloni standarde kohore për proceset e punës, të mësoni nga përvoja organizative e punonjësve më të suksesshëm dhe t'ua mësoni atë njerëzve të tjerë për të arritur rezultate të larta.

Ky lloj hulumtimi bëhet veçanërisht i vlefshëm kur vendoset çështja e zgjerimit ose reduktimit të stafit, rishpërndarjes së përgjegjësive.

Nëse doni të diskutoni me mbikëqyrësin tuaj një rritje të pagës tuaj ose kërkimin e një asistenti, një fotografi individuale e orarit të punës e krijuar nga vetë do të jetë një bazë e shkëlqyer dëshmie. Do të keni argumente të forta, lideri do t'i marrë më seriozisht propozimet tuaja nëse përgatiteni në këtë mënyrë.

Fotografimi i kohës së punës

Pavarësisht se emri i procedurës përmban fjalën "foto", asgjë nga pajisjet fotografike nuk kërkohet. Mjaft letër dhestilolapsa. Për të thjeshtuar detyrën, janë zhvilluar formularë të gatshëm me mostra plotësuese. Ato mund të gjenden në sistemet ligjore si "Konsulent". Ju mund ta zhvilloni vetë formularin ose t'ia dilni me një tabelë të zakonshme.

Një ditë nuk mjafton gjithmonë, kështu që mbikëqyrja mund të zgjasë disa ditë.

I gjithë procesi mund të ndahet me kusht në tre faza: përgatitore, procesi i vëzhgimit, përpunimi i rezultateve. Në fazën përgatitore, formularët përpilohen dhe plotësohen, në fazën e vëzhgimit, mbahen shënime, në fazën e përpunimit të rezultateve, ata llogaritin se sa kohë zgjat kjo ose ajo lloj pune, analizojnë efektivitetin dhe nxjerrin përfundime.

Rezultatet e numërimit

Për ta bërë më të përshtatshëm numërimin, operacionet e të njëjtit lloj kombinohen, të mbledhura në grupe. Grupet më të njohura janë:

• Punët e përgatitjes dhe përfundimit (fillimi i pajisjeve, përgatitja e mjeteve të nevojshme, fikja e pajisjeve, pastrimi i vendit të punës).
• Çështje organizative.
• Koha e përdorur për kryerjen e drejtpërdrejtë të detyrave.
• Pushime dhe drekë.

Grupet më të vogla mund të identifikohen nëse janë të përshtatshme për një studim të caktuar. Më pas llogaritet një koeficient që tregon efikasitetin ose joefikasitetin e ditës së punës së punonjësit.

Fleta e kohës

Formulari duhet të ketë një "header" ku futet informacioni për emrin e plotë dhe specialitetinpunonjësi, objekti ku po kryhet studimi, data dhe ora e analizës.

Atëherë duhet të ketë një tabelë. Kolona e parë është një numër serial, pastaj një kolonë për emrin e punës së kryer. Kolona e tretë tregon periudhën kohore nga kur dhe sa kohë është kryer puna. Kolona e katërt llogarit sasinë e kohës së shpenzuar në punë. Mund të shtoni një kolonë komentesh.

Llojet kryesore të kërkimit

Mund të vëzhgohet një punonjës, atëherë do të jetë një foto individuale. Ata mund të shikojnë një grup ose brigadë, pastaj do të jetë një foto grupi ose brigade.

Nëse vëzhgimi kryhet gjatë gjithë ditës së punës, atëherë një fotografi e tillë quhet klasike. Ju mund të rregulloni jo të gjithë ditën, por vetëm momentet e saj individuale.

Një ndarje tjetër është përmendur tashmë më lart. Një specialist mund të vëzhgojë, ose ju mund të fotografoni vetë ditën e punës. Kur përdorni një vëzhgues të jashtëm, mund të hasni një reagim negativ nga punonjësit. Ata mund të refuzojnë të punojnë nën mbikëqyrje ose, përkundrazi, të fillojnë të punojnë më shpejt dhe më shumë se zakonisht, gjë që do të çojë në të dhëna të pasakta për kostot e kohës.

Kërkimi mund të kryhet me ndihmën e pajisjeve video. Nga njëra anë, kjo të lejon të marrësh informacion objektiv, nga ana tjetër, jo çdo veprim mund të dallohet qartë duke e vëzhguar atë vetëm nga ana, pa komente nga personi që bën punën.

Psikologjikpërgatitje

Kërkoni se si punonjësit e përdorin kohën e punës - fotografimi i kohës së punës, një mënyrë teknikisht e thjeshtë por psikologjikisht e vështirë. Punonjësit i perceptojnë studime të tilla si një përpjekje për t'i monitoruar ato, për të përkeqësuar kushtet e punës, për të identifikuar mangësitë dhe për të ndëshkuar.

Prandaj, është e rëndësishme t'i kushtohet vëmendje shpjegimeve paraprake të rëndësisë së një studimi të tillë. Klima psikologjike në ekip ka një ndikim serioz. Nëse njerëzit punojnë në një atmosferë besimi dhe vullneti të mirë, ata me dëshirë do të bëjnë gjithçka që do të ndihmojë në bërjen e organizatës më efikase dhe konkurruese. Nëse, përkundrazi, ekipi karakterizohet nga mosbesim, ndëshkim i vazhdueshëm, atëherë do të jetë jashtëzakonisht e vështirë të marrësh informacione të besueshme që do të japin vërtet rezultate.

Është e rëndësishme të ndërtohet një sistem motivimi në të cilin do të ishte e dobishme që punonjësit të punojnë në mënyrë më efikase.

Zbërthimi i një shembulli

Nuk është e mundur që çdo punonjës të bëjë një orar të saktë të ditës së punës. Gjëja më e vështirë për të bërë është ta kryeni atë me punonjësit në pozicione drejtuese, fotografia e kohës së punës së një llogaritari është veçanërisht e vështirë. Është më e lehtë me ata specialistë, operacionet e të cilëve kanë kufij të qartë dhe veçori dalluese. Si rregull, këto janë specialitete pune.

Le të shohim një shembull. Një punonjës është një menaxher në një departament të korporatës. Këtu është një foto e kohës së punës (shembull):

• Fillimi i ditës së punës - 9-00.
• Përgatitja e vendit të punës(fillimi i kompjuterit, përgatitja e dokumenteve) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Bisedë telefonike me një klient kyç - 9-30.
• Kontrollo email - 9-42.
• Përgatitja e një kontrate për një klient – 9-53.
• Pushim tymi - 10-37.
• Përgatitja e një prezantimi të një produkti të ri për një klient – 10-57.
• Drekë - 14-05.
• Prazhë për një punonjës të ri - 14-58.
• Pushim tymi - 16-15.
• Klientë që telefonojnë - 16-30.
• Fundi i ditës (pastrimi i desktopit, fikja e kompjuterit) - 17-55.
• Largimi nga shtëpia - 18-00.

Tani ju duhet të llogarisni sa kohë zgjati çdo veprim, të shpërndani llojet e punës në grupe, të llogarisni raportin e efikasitetit të menaxherit. Kjo foto e kohës së punës (shembull) do t'ju ndihmojë të bëni tuajën.

Kush ka nevojë për këtë informacion?

Para së gjithash, palët e interesuara janë menaxherët dhe pronarët e kompanisë që duan të kuptojnë se sa në mënyrë optimale është ngarkuar stafi, nëse burimet e punës së kompanisë përdoren në mënyrë efikase.

Punonjësit e departamentit të burimeve njerëzore, departamenteve të burimeve njerëzore gjithashtu kanë nevojë për studime të ngjashme me qëllim që të hartojnë përshkrime të mundshme të punës, të zgjedhin saktësisht numrin e punonjësve që i duhen organizatës dhe të kryejnë punë kërkimore.

Vetë punonjësit përgjegjës janë të interesuar që dita e punës të përdoret në mënyrë efikase, pa pushim dhe punë urgjente, nuk ka situata me punë jashtë orarit ose punë të kryer.shtëpi.

Tani jeni njohur me një teknikë që ju lejon të vlerësoni nëse koha e punës po përdoret në mënyrë efektive (foto e kohës së punës). Mundohuni ta zbatoni metodën në praktikë, do të gjeni një numër të madh rezervash, do të shihni se si të punoni në mënyrë optimale. Falë kësaj qasjeje, ju mund të ktheheni në një nga punonjësit më produktivë të kompanisë dhe kjo do të shihet dhe vlerësohet patjetër.