Simbolet në fletën e kohës. Si të plotësoni një fletë kohore (shembull)

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Koha e punës dhe llogaritja e saj janë komponentë të rëndësishëm të çdo organizate, duke ju lejuar të kontrolloni aktivitetet e kompanisë dhe të disiplinoni punonjësit. Për të thjeshtuar këtë procedurë, u zhvillua një formë e veçantë - një fletë kohore. Ekziston si në versione letre ashtu edhe në ato elektronike. Dhe secila prej specieve ka nuancat e veta në mbushje.

Kush e plotëson fletën kohore

Çdo organizatë cakton një person përgjegjës për mbajtjen e fletës kohore, duke u fokusuar në specifikat e aktivitetit dhe numrin e stafit. Nëse organizata është e vogël dhe e gjithë puna kryhet në zyrë, atëherë inspektori i personelit, llogaritari ose personi tjetër i autorizuar do të planifikojë punonjësit.

Në rast se një ndërmarrje ka disa objekte, është shumë më e lehtë që punonjësit të regjistrohen drejtpërdrejt në vendet e tyre të punës. Në këtë rast, këtë përgjegjësi e ka kryepunëtori ose shefinënndarje me një urdhër të veçantë ose të parashikuar në kontratën e punës.

Algoritmi për të punuar me fletën e kohës

Para së gjithash, duhet të dini se çdo ndërmarrje duhet të ketë një fletë kohore të rregullt (d.m.th., në versionin në letër). Formulari mund të printohet vetë ose të porositet nga një shtypshkronjë.

Ekzistojnë dy forma të miratuara: T-12 dhe T-13. Dallimi i tyre është se i pari jo vetëm që merr parasysh orarin e punës, por ka edhe kolona për llogaritjen e pagës mujore. Ato plotësohen sipas të njëjtës skemë, domethënë, çdo muaj në ditën e parë hapet një fletë e re kohore. Është e nevojshme të plotësohen kolonat:

• Emri i kompanisë (sipas dokumenteve përbërës), numri serial dhe data e përfundimit.
• Periudha për të cilën hapet fleta kohore.
• Numrat rendorë të personelit dhe të dhënat e tyre nga kartat personale.

Të dhënat e mbetura futen brenda një muaji dhe plotësimi i pjesës që ka të bëjë me pagat i mbetet punonjësit të kontabilitetit.

Simbolet në fletën e kohës

Për plotësimin më të shpejtë dhe më të përshtatshëm të fletës kohore, u zhvillua dhe miratua një sistem shënimesh. Ato pasqyrojnë mënyrën e punës dhe pushimit dhe nuanca të tjera. Janë dhënë 36 emërtime. Por ndonjëherë ky numër nuk mjafton për të shfaqur me saktësi të gjithë informacionin rreth një punonjësi.

Simbolet në fletën e kohës

	Emri	Përcaktimi i shkronjës	Përcaktimi numerik
1	Orët e ditës dhe të mbrëmjes	I	01
2	Ora e hapjes së natës	N	02
3	Puna në fundjavë dhe pushime	RP	03
4	jashtë orarit	c	05
5	Udhëtim biznesi	K	10
6	Pushimet kryesore	nga	14
7	Leje ekstra	një	15
8	Pushime studimore	U	16
9	Orë të shkurtra pune për studentët	UV	17
10	Leje studimi shtesë pa pagesë	UD	18
11	Leje lehonie	r	19
12	Leja e atësisë (pjesërisht e paguar)	veh	20
13	Leja e atësisë (pa pagesë)	oj	21
14	Leje pa pagesë	deri	22
15	Leje pa pagesë për arsye ligjore	OZ	24
16	Leje mjekësore	B	25
17	Pa pagesëpaaftësi	t	26
18	Orë të punës së reduktuar	ch	27
19	Pushtet (për arsye jo punonjës)	vp	28
20	Mungesa për arsye ligjore (me pagesë)	g	29
21	Mungesë e pajustifikuar	OL	31
22	Orë të papunuara (nëse punëdhënësi ka caktuar një punë me kohë të pjesshme)	NS	32
23	fundjavë	deri	33
24	Strikes	ZB	34
25	Mungesa për arsye të paqarta	NN	35

Tabela tregon simbolet më të përdorura në fletën e kohës. Një përshkrim më i detajuar dhe një listë e plotë zakonisht gjenden në faqen e parë të formularit. Kjo e bën më të lehtë lundrimin e simboleve dhe përcaktimin se në çfarë situate duhet të vendoset në një qelizë.

Plotësimi i formularit të rregullt

Plotësimi i fletës së kohës është punë e mundimshme që kërkon vëmendje. Mund të bëhet duke përdorur, për shembull, metodën e pjesëmarrjes dhe mungesës së vazhdueshme.

Në këtë rast, të dhënat futen në secilën kolonë. Simbolet tregojnë praninë e punonjësve në vendin e punës dhe mungesën e tyre, duke treguar arsyet. Ai gjithashtu tregon numrin e orëveshpenzuar në vendin e punës.

Në vetë fletën e kohës, do të duket kështu: në një ditë pushimi, vendosni shkronjën "B", nën të 0, në një ditë pune, përkatësisht, "I" dhe numrin e orëve, për shembull. 8. Ngjashëm me fundjavat, vërehen arsye të ndryshme për mungesë, nga udhëtimet e punës deri tek mungesat për arsye të paqarta.

Llogaritja e fletës së kohës në këtë rast është pak më e lehtë, sepse të gjithë numrat dhe emërtimet e nevojshme janë para syve tuaj. Kjo është veçanërisht e vërtetë për specialistët me pak përvojë pune - kështu që ata do të kenë më pak gjasa të ngatërrohen dhe të bëjnë një gabim.

Plotëso fletën e kohës me mençuri

Ekziston gjithashtu një metodë për regjistrimin e devijimeve. Zbatohet kur dita e punës ka të njëjtën kohëzgjatje gjatë gjithë periudhës. Në këtë rast vërehen vetëm situata jo standarde, pra mungesa, punë jashtë orarit, udhëtime pune etj. Kur përdoret kjo metodë harxhohet shumë më pak kohë dhe rezultati përfundimtar është i njëjtë në të dyja rastet.

Në fletë duket kështu: rreshti i sipërm përmban informacione për mungesën e punonjësit në vendin e punës - V, K, FROM, HH, PR, B dhe të tjerët. Rreshti i fundit është lënë bosh. Në të vërtetë, në llogaritjen përfundimtare të orëve të punës, zerat nuk kanë rëndësi, dhe me të njëjtën kohëzgjatje të ditës së punës, mbetet vetëm për të kryer veprimet më të thjeshta: numëroni numrin e qelizave boshe në rreshtin e sipërm (këto janë frekuentimet) dhe shumëzo me numrin e orëve.

Kjo metodë është më e përshtatshme për përvojëzyrtarët e personelit dhe kontabilistët. Është gjithashtu i përshtatshëm për organizata të vogla ku numri i punonjësve është i vogël. Nëse menaxhmenti juaj nuk di për një sistem më të thjeshtë të gjurmimit të kohës, atëherë është koha që t'ua sugjeroni atë.

Mbajtja e një fletë kohore në një kompjuter

Përveç versionit në letër, ka edhe disa elektronikë. Siç u përmend më lart, fletët kohore duhet të dublikohen pa dështuar. Kjo është e nevojshme në mënyrë që të dhënat për punën e punonjësve të mos humbasin dhe të konfirmohet besueshmëria e tyre (në fund të fundit, nuk është e mundur të përdoret një kompjuter kudo).

Një nga opsionet më të përballueshme është një fletë kohore e krijuar në programet e zyrës. Excel është i përsosur për këtë qëllim. Spreadsheets ju lejojnë të krijoni çdo lloj dhe madhësi të një dokumenti. Gjithashtu, falë aftësisë për të vendosur formula, përmbledhja dhe llogaritja e të dhënave të ndërmjetme është shumë më e lehtë.

Përdorimi i softuerit të dedikuar

Në rast të aftësive të pamjaftueshme të fletëllogaritjes, një punonjës ose drejtues mund të zgjedhë një program tjetër të ngjashëm. Fleta e kohës në këtë rast do të duket e ngjashme me versionin në letër. Kjo do të ndihmojë në reduktimin e kohës që duhet për të përpunuar dokumentin.

Duhet gjithashtu të kihet parasysh se çdo program përfshin përdorimin e versioneve të licencuara. Në furnitorë të ndryshëm, ata, natyrisht, kanë koston e tyre. Për shembull, programi i Fletës së Kohës do t'u kushtojë përdoruesve1000 rubla. dhe më lart - në varësi të numrit të personelit.

Një tjetër plus i shërbimeve të tilla është se nuk keni nevojë të plotësoni një fletë kohe letre. Formulari me të gjitha shenjat është i lehtë për t'u printuar në çdo kohë. Ky funksion është i sigurt në çdo program të ngjashëm.

Rreth ruajtjes së dokumenteve

Për çfarë përdoret fleta kohore? Kjo është baza për llogaritjen e listës së pagave në një shumë ose në një tjetër, si dhe provat kryesore që punonjësi ishte në vendin e punës dhe kryente detyrat e tij. Pa dyshim, ky dokument është shumë i rëndësishëm për çdo organizatë.

Atëherë sa kohë mbahet ky formular? Fleta e kohës duhet të mbahet për një vit. Kjo është e vendosur me ligj dhe këto norma duhet të respektohen.

Nëse humbisni një fletë kohore tashmë të mbyllur, mos u frikësoni. Mund të rikthehet gjithmonë duke përdorur dokumente të tjera. Për këtë përdoren pushime shpjeguese, mjekësore, informacione për udhëtimet e punës, oraret e pushimeve etj.. Çdo gjë që konfirmon dhe shpjegon mungesën e një personi në vendin e tij të punës mund të përdoret për të rikthyer të dhënat.

Kujt mund t'i duhet një kartë raporti?

Ky dokument kërkohet shpesh për kontrolle të ndryshme. Për shembull, shërbimi tatimor kontrollon praninë e tij në organizatë dhe korrektësinë e plotësimit.

Mungesa e një fletë kohore edhe në firmën më të vogël mund të jetë një arsye për një gjobë mjaft të madhe. Njësojndodh kur bëhen gabime në plotësimin e formularëve. Kjo vlen si për llogaritjet ashtu edhe për keqpërdorimin e simboleve.

Prania e fletëve kohore është e detyrueshme. Ato nevojiten si për vetë kompaninë (kontabiliteti, disiplinimi i punonjësve), ashtu edhe për organizatat audituese. Dhe më e rëndësishmja - zbatoni saktë simbolet në fletën e kohës. Atëherë mund të shmangni një sërë problemesh me punonjësit dhe autoritetet rregullatore.