Strategjia e efikasitetit operacional: koncepti, qasja gjithëpërfshirëse, fazat e zhvillimit dhe rezultatet

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Mos harroni të famshmen "E shpejtë, me cilësi të lartë, të lira: zgjidhni dy." Përmbushja e tre dëshirave reciproke ekskluzive në të njëjtën kohë konsiderohej e pamundur në parim. Tani duhet të heqim qafe këtë stereotip.

Strategjia e efikasitetit operacional synon pikërisht përmirësimin e cilësisë së produktit pa humbje kohe dhe me kosto minimale të prodhimit. Ky është një largim nga punët e shpejta dhe forca madhore në një gjendje të re kompanish, emri i së cilës nuk është ende shumë i vendosur. Kjo nganjëherë quhet "zhdërvjelltësi" në biznes, duke iu referuar shpejtësisë, shkathtësisë dhe shkathtësisë.

Efikasiteti operacional i një ndërmarrje është përmirësimi i cilësisë së produktit duke ulur kostot. Kjo nuk është një detyrë e lehtë dhe arritja e qëllimeve të tilla ambicioze do të kërkojë strategji dhe ndryshime të mëdha në kompani.

Por loja ia vlen qiriun, sepse avantazhi kryesor i kompanive më të mira moderne është aftësia për t'iu përgjigjur shpejt dhe në mënyrë adekuate ndryshimeve të jashtme, duke mbajturkjo është kostoja optimale. Teknologjia për arritjen e një niveli të lartë të efikasitetit operacional duhet të kuptohet mirë.

Diçka shkoi keq. Gjithçka shkoi keq

Kompania operon prej disa vitesh me një fitim të mirë dhe një pjesë të qëndrueshme të tregut. Asgjë nuk ndryshon në sistemin e menaxhimit, sepse “më e mira është armiku i së mirës”, dhe pse, kur treguesit e korporatave shkojnë paralelisht me grafikët e inflacionit dhe statistikat e tregut rajonal. Gjithçka është mirë.

Mirë, por jo edhe aq mirë. Sepse në këtë situatë do të shfaqen patjetër simptoma alarmante:

• procedura shtesë dhe veprime rregullatore që janë të vjetruara, por askush nuk i ka eliminuar;
• dublikim i punës nga departamente të ndryshme;
• mungesa e informacionit aktual të besueshëm për gjendjen e burimeve, duke përfshirë ato financiare;
• mungesë e planeve të optimizimit të kostos dhe kostos;
• pajisje të vjetra, teknologji e vjetëruar;
• ulje në aktivitetin krijues të punonjësve: ata thjesht nuk kanë kohë.

Simptoma të tilla nuk mund të çojnë në asgjë të mirë. Ata nuk e bëjnë.

Këtu është rezultati:

• shteti është fryrë, lista e pagave po rritet në mënyrë katastrofike - artikulli për pagat;
• askush nuk i kontrollon kostot;
• shfaqen letra të tepërta - dokumente të raportimit të panevojshëm, pozicione jofitimprurëse në raporte, etj.;
• në magazina - mbingarkesa dhe në pasqyrat financiare - ngrirja e parave në stoqe;
• gjendja shpirtërore e punonjësve i ngjan sindromës së përgjithshme depresive të kompanisë,çdo motivim ka pushuar së funksionuari, mbetet vetëm metoda "nën shkop".

Diagnoza, siç mund ta shihni, nuk është e rëndësishme. Mjeti më i mirë modern i trajtimit është rritja e efikasitetit operacional. Le të kalojmë në mënyrën e përdorimit, dozimin dhe kundërindikacionet.

Koncepti, nuancat dhe dallimet

Cili është ndryshimi themelor midis metodave standarde të përmirësimit të efikasitetit të kompanisë dhe nismës së projektit "Efiçenca operacionale"?

Nuk ka asnjëherë gjëra të vogla në bllokun operacional të aktiviteteve të kompanisë. Një defekt në dukje i parëndësishëm në fillim ose në një degë anësore të zinxhirit të procesit mund të çojë në pasoja të rënda negative. Eliminimi i situatave të tilla zakonisht është shumë i kushtueshëm nga të gjitha pikëpamjet: psikologjike, financiare, komunikuese, etj.

Për shembull, ju filloni të veproni në një mënyrë tradicionale dhe filloni të zgjidhni problemin e mbingarkimit në depo - për të ulur nivelin e stoqeve të produkteve të gatshme. Ju po kërkoni një zgjidhje brenda kompanisë. Dhe në një situatë të tillë, ekziston rreziku për të marrë një efekt anësor negativ në formën e një konflikti me prodhuesit, të cilëve ju keni bërë kërkesa të pamundura për të rritur shpejtësinë e lëshimit të produktit.

Fatkeqësisht, efekti i përpjekjes për të fituar në një fushë ndërsa pëson humbje në një tjetër është i kudondodhur: një strategji për të përmirësuar treguesit individualë shpesh çon në prezantimin e një programi tjetër IT, duke ndërlikuar proceset e biznesit ose thjesht duke rritur kostot.

Strategjia e sallës së operacionitefiçenca nënkupton një qasje të balancuar për gjetjen e mundësive për rezervat e brendshme dhe zbatimin e tyre. Është integrimi i të gjitha aktiviteteve në kompani.

Efiçenca e funksionimit të biznesit nuk është aspak një strategji, është shumë e rëndësishme ta kuptojmë këtë. Strategjia zhvillohet me përcaktimin e treguesve të synuar, mënyrat e arritjes së tyre, vektorët kryesorë të zhvillimit. Efikasiteti operacional është në thelb një mjet taktik, është gjendja e përditshme e kompanisë me performancë të qëndrueshme në të gjitha pozicionet.

Gjithçka, menjëherë dhe shpejt

Raporti më i mirë midis kostove dhe rezultateve përfundimtare të punës është kushti kryesor për zbatimin e konceptit. Kompanitë që operojnë në këtë format kryejnë të njëjtat veprime më shpejt, më mirë dhe me një numër minimal defektesh. Është ky kombinim i pronave që është një avantazh i fuqishëm konkurrues në treg. Sepse nuk do të jetë e mundur të arrihen shpejt treguesit e performancës së lartë. Është kaq e shtrenjtë. Për të zbatuar konceptin, ju duhet durim, vendosmëri, aftësi të larta komunikimi, vetë programi i efikasitetit operacional dhe shumë më tepër. Këta tregues nuk mund të "vidhen" - nuk do të funksionojë në asnjë mënyrë të përdorësh dikë tjetër. Prandaj, efikasiteti operacional ka dy veti më të vlefshme - qëndrueshmërinë dhe jetëgjatësinë.

Dy në një: një qasje e integruar për zbatimin e strategjisë

Nuk ka një klasifikim të qartë të qasjeve kryesore për menaxhimin e një organizate në ekonomi. Nuk ka dyshim se duhet të jetë sistematik. Por zgjedhjametodat e disponueshme të menaxhimit mund të shkaktojnë vështirësi të caktuara. Cila është qasja më e mirë për të rritur aktivitetin operacional: strukturore, funksionale, situative, procesi apo projekti?

Duket se një zgjidhje hibride do të ishte e përshtatshme dhe logjike: kombinoni të dy qasjet. Po flasim për integrimin e qasjeve të projektit dhe procesit. Për t'i harmonizuar ato, do të jetë e nevojshme të zhvillohet struktura e aktiviteteve operacionale, të krijohen dhe zbatohen procese duke përdorur ekzekutimin e unifikuar të projekteve të efikasitetit operacional. Të gjitha këto veprime nuk janë të reja dhe të tepërta, ato janë të nevojshme në çdo rast. Prandaj, zgjedhja e procesit dhe qasjeve të projektit duket mjaft e pranueshme.

Fazat e zhvillimit dhe zbatimit

Optimizimi i proceseve të biznesit të organizatës. Nëse qasja e procesit nuk zbatohet në kompani ose zbatohet zyrtarisht, kjo situatë do të duhet të ndryshohet. Do të jetë e nevojshme llogaritja dhe ndërtimi i zinxhirëve optimal të veprimeve që do të çojnë në rezultate të përmirësuara me kosto minimale në formën e burimeve materiale dhe njerëzore. Punonjësit përgjegjës për "filozofinë" e procesit në kompani duhet të caktohen në mënyrë specifike me një përshkrim të qartë të përgjegjësive funksionale. Varësia e drejtpërdrejtë duhet të jetë shumë e lartë - më e mira nga të gjitha kreu ose zëvendëskryetari i parë

• Përbërësi më i rëndësishëm dhe shumë premtues është përdorimi racional i burimeve njerëzore. Ky parim nuk është aspak i kufizuar në të kuptueshmenstrukturë organizative me përgjegjësi të mirëpërcaktuara funksionale të çdo punonjësi. Po flasim për teknologjitë e reja të rekrutimit, menaxhimin e talenteve, formate të reja për trajnimin dhe zhvillimin e punonjësve. Me fjalë të tjera, optimizimi i burimeve njerëzore nënkupton, para së gjithash, cilësinë e lartë të këtyre burimeve. Këta janë punonjës kompetentë dhe të arsimuar.
• Parimi "Burimi" - qëndrim i kujdesshëm ndaj burimeve. Në ditët e sotme, shpesh përdoret shprehja "prodhim i dobët", i cili nuk duket shumë profesional. Fakti është se sistemi japonez i "prodhimit të dobët" përfshin kërkesa mjaft specifike dhe të rrepta për të cilat shumë nuk janë në dijeni. Në një mënyrë apo tjetër, efikasiteti i sistemit operativ përfshin një çështje "burimi". Një pikë e rëndësishme që duhet mbajtur parasysh është se "qëndrimi i kujdesshëm" nuk do të thotë kursim parash, por përdorim optimal të burimeve të të gjitha llojeve.
• Monitorimi i ndryshimeve të çdo natyre - të brendshme dhe të jashtme. Kjo nuk është aq e thjeshtë sa mund të duket në shikim të parë. Informacioni në lidhje me konkurrentët, teknologjitë e reja, ndryshimet në legjislacion, grindjet midis drejtuesve të departamenteve, aksidentet në magazina të largëta - gjithçka duhet të përpunohet dhe transmetohet përmes kanaleve të vendosura. Komponenti i informacionit duhet të jetë i shkruar mirë në një proces biznesi të dedikuar.
• Sistemi i kontrollit dhe kontabilitetit. Rrjedha kompetente e raportimit në përputhje me rregullat e burokracisë klasike. Koncepti i burokracisë është diskredituar në mënyrë të pamerituar, do të thotë rrjedha e saktë e punës: "minimumi i nevojshëm për njerëzit e duhur". qasjen e procesit, si dhendryshimet e tjera duhet të dokumentohen për një arsye: për të gjurmuar rezultatet dhe ndryshimet në KPI për operacionet.

Detyrat për kompanitë ruse

Në një sfond të rregullimit të shtrënguar të tregut, konsumatorëve më të sofistikuar, një ngadalësimi të rritjes së PBB-së dhe shumë ngjarjeve të tjera që nuk e bëjnë më të lehtë për kompanitë të rriten, fushëveprimi duhet të përcaktohet qartë. Ato madje mund të quhen luftarake, dhe zbatimi i tyre urgjent - aktivitete të vijës së parë. Mund të bëni pa shaka, por specifikat duhet të jenë të hekurta:

• Sigurimi i transparencës me partnerët, optimizimi i kostove, rritja e mbulimit, strategjia e përditësuar e kanalit të shpërndarjes.
• Ndërtimi i aleancave strategjike me partnerët kryesorë të një lloji të ri: me integrim dhe ndryshim të kushteve kontraktuale.
• Shërbim i pakushtëzuar i klasit të lartë: mënyra e vetme për të mbajtur klientët dhe për të pasur një avantazh konkurrues.
• Zhvillimi dhe zbatimi i standardeve të reja për shitjet direkte dhe indirekte.

Kompanitë ruse kanë çdo mundësi për të përmirësuar funksionet e biznesit dhe për të përmirësuar efikasitetin operacional. Strategjia duhet të përfshijë të paktën katër fusha:

1. përmirësimi i produktivitetit të punës;
2. efektiviteti i menaxhimit të personelit;
3. menaxhimi racional i kapitalit;
4. marrëdhënie produktive me klientët.

Menaxhimi i efikasitetit operacional

Sigurisht, kjo është biznesi i liderit të parë. Ndër mjetet e kontrollitkryerja e detyrave të vendosura, përfshihet edhe kartela e balancuar e rezultateve, e cila bën një punë të shkëlqyer me analizën dhe llogaritjet e efikasitetit operacional.

Ka tre fusha për të mbajtur në fokus:

1. Ndërtimi dhe mirëmbajtja e një sistemi operativ të dobët dhe të qëndrueshëm.
2. Formimi i një strukture të re organizative.
3. Integroni kulturën e korporatës dhe angazhimin e punonjësve në të gjitha aktivitetet e përmirësimit.

Kur planifikoni ndonjë veprim efektiv, duhet t'i bëni vetes katër pyetje:

• Si të optimizoni kushtet dhe burimet e nevojshme për këtë veprim?
• Cili personel duhet të përfshihet? Si do të kontaktohen njerëzit?
• Cili është motivimi i tyre dhe çfarë duhet bërë për ta rritur atë?
• A janë njerëzit mjaftueshëm kompetentë apo duhet të trajnohen?

Të gjitha llojet e operacioneve dhe aktiviteteve përshtaten në mënyrë të përkryer në blloqet e proceseve të biznesit. Nëse ato nuk ekzistojnë tashmë, ato do të duhet të përshkruhen në mënyrë që më pas të optimizohen sipas të gjitha rregullave të shkencës moderne të menaxhimit të ndërmarrjeve. Qasja e procesit është thelbësisht e ndryshme nga ajo funksionale, dhe mbi të gjitha, në aftësinë e saj për të ndryshuar shpejt dhe për t'u fokusuar në rezultatin përfundimtar.

Nëse, me qasjen tradicionale funksionale, një kompani është një grup departamentesh, atëherë me një qasje procesi, ajo është një grup operacionesh në formën e proceseve. Njësia kryesore e punës e të gjithë strategjisë së përmirësimit do të jetë operacioni - tulla kryesore e suksesit.

Njerëz

Tani e quajnë modëTermi HR "angazhimi i stafit", i cili në fakt është komponenti më i rëndësishëm i suksesit. Është e rëndësishme të mos zëvendësohet ky përfshirje me anketa të shumta të brendshme të punonjësve, siç ndodh shpesh për fat të keq. Një sondazh është një mjet i shkëlqyeshëm që do t'ju duhet patjetër gjatë gjithë punës. Por, përpara se të bëni një sondazh, duhet të punoni shumë në mënyrë që absolutisht çdo punonjës të kuptojë se ku dhe pse po lëviz e gjithë kompania në tërësi dhe ndarja e saj në veçanti. Dhe gjëja më e rëndësishme do të jetë kuptimi i rolit të tij në këtë lëvizje. Një motivim i tillë nuk i ka dështuar askujt, vlen shumë.

Përveç një kuptimi të thellë nga punonjësit për të gjitha ndryshimet në kompani, është e nevojshme të zbatohet seriozisht sistemi i treguesve kryesorë të KPI. Në fund të fundit, nëse e shikoni, atëherë treguesit kryesorë klasikë janë gjithashtu tregues të efikasitetit operacional.

Rezultatet: suksesi nevojitet sot

Me shumë mundësi, kompanitë sot duhet të rishqyrtojnë pikëpamjet e tyre për përmirësimin e teknologjisë: ato nuk mund të shmangin aktivitetet e projektit për të përmirësuar proceset dhe operacionet. Disa vite më parë, avantazhet konkurruese u formuan duke fokusuar përmirësimet në një drejtim - për shembull, duke ulur kostot e prodhimit ose duke rishikuar programin e besnikërisë së klientit. Efektet e ndryshimeve të bëra më shpesh nuk erdhën menjëherë, por gjatë disa muajve apo edhe viteve.

Sottarifa të tilla janë të papranueshme. Situata po ndryshon me shpejtësi kozmike në të gjitha frontet, tani instalimi "sukses sot" po funksionon. Por nuk ka të bëjë vetëm me shpejtësinë. Pasi të keni arritur një rritje të treguesve të cilësisë së prodhimit në sfondin e optimizimit të kostos, ndalimi në këtë është si vdekje. Tashmë në ciklin e dytë ose të tretë të procesit, duhet të filloni të arrini fitime më të larta. Mos prisni që simptomat negative të filloni një projekt të ri për t'i eliminuar ato - kjo qasje nuk funksionon më.

Sot, nuk ka dhe nuk mund të ketë sekrete apo sekrete korporative që lidhen me përfitime specifike. Zhvillimet e suksesshme dhe avantazhet e përkohshme të çdo drejtimi në veprimtarinë e kompanisë janë sasi me vlerë shumë të dyshimtë.

Mbajtja e avantazhit konkurrues do të jetë e mundur jo me produkte ose fusha specifike të aktivitetit, por me aftësinë e kompanisë për t'u përshtatur shpejt dhe në mënyrë efektive. Aftësia për të ndryshuar në të gjithë bordin menjëherë-burimet njerëzore, menaxhimin e inventarit, rrjedhën e punës, linjën e produkteve, klientët kryesorë, menaxhimin e rrezikut dhe më shumë-ja si duhet të jetë menaxhimi i performancës operative si një kompani e përhershme.

Në vend të një përfundimi: një mënyrë jetese e shëndetshme

Efikasiteti operacional i një ndërmarrje është një proces konstant dhe i vazhdueshëm që nuk duhet të ndalet kurrë. Ky format i punës duhet të bëhet një “mënyrë jetese e shëndetshme” për kompaninë – një mënyrë ekzistence. Duke folur në metafora, nuk ka nevojë të shkoni në një dietë të rreptë në mënyrë që të humbni peshë urgjentisht deri në verë. Ose qëllonirrit presionin e gjakut me pilula të forta.

T'u thuash punonjësve të hënën në mëngjes, "Që tani e tutje, ne do të jemi më efikas" nuk është një opsion, udhëheqësit me përvojë e kuptojnë mirë këtë. Përfshini të gjithë, shpjegoni sa më shumë dhe siguroni mjetet e nevojshme - kjo është detyra e udhëheqësve të parë, në mënyrë që njerëzit ta ndjekin atë.

Asnjë zjarr apo forcë madhore. Për të qenë në formë të mirë gjatë gjithë kohës, gjurmoni çdo ndryshim përreth, gjeni zgjidhje të bukura dhe inteligjente, veproni në mënyrë proaktive … Pikërisht kështu. Nuk ka rrugë tjetër.