Menaxhimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave: si funksionon?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Menaxhimi elektronik i dokumenteve (EDM) është një mënyrë e shpejtë për të shkëmbyer informacione bazuar në përdorimin e dokumenteve elektronike me nënshkrime virtuale. Ajo ka fituar prej kohësh njohjen në vendet e zhvilluara të botës si një mjet efektiv për biznesin operacional.

Thelbi

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave është një grup procesesh për krijimin, përpunimin, dërgimin, transferimin, marrjen, ruajtjen, përdorimin dhe shkatërrimin e dokumenteve. Të gjitha këto procese kryhen pas kontrollit të integritetit dhe konfirmimit të marrjes së dokumenteve.

Rregullat për zbatimin e rrjedhës së dokumenteve ndërmjet personave juridikë kryhen me marrëveshje të palëve. Shkëmbimi i informacionit kryhet duke përdorur mjete telekomunikuese dhe dokumentet ruhen në media elektronike. Periudha e ruajtjes së informacionit të kontabilitetit nuk duhet të kalojë atë të përcaktuar me ligj.

Organizatatndërmjet tyre mund të shkëmbejnë dokumente formale dhe joformale me nënshkrimet e pjesëmarrësve. Në fushën e veprimtarisë sipërmarrëse këto mund të jenë: fatura, marrëveshje, fatura, kontrata, marrëveshje, urdhra, njoftime, prokura etj. Informacioni mund të transmetohet në formën e tekstit, skedarëve tabelare dhe grafike.

Qëllimi i zbatimit të EDI

Parakushtet për futjen e EDI mund të jenë:

• reduktimi i punës rutinë;
• zvogëloni humbjen e dokumentit;
• punë "transparente" me dokumente;
• përmirësimi i disiplinës së performancës - sigurimi i dokumenteve në kohë, etj.

Ndër synimet sasiore janë këto:

• Redukto kohën e përpunimit të dokumentit me 10 herë.
• Pulni përgjysmë shpenzimet e zyrës.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve midis organizatave: si funksionon

Në përputhje me legjislacionin vendas, menaxhimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave kryhet me marrëveshje të dy palëve. Për të shkëmbyer të dhëna, është e nevojshme që të gjithë pjesëmarrësit të jenë të lidhur me pajisjet e një operatori. Më pas, përdoruesi duhet të dërgojë një kërkesë për t'u shtuar në listën e palëve. Pas konfirmimit të kërkesës, pjesëmarrësit e sistemit mund të shkëmbejnë të dhëna.

Moduli EDI do të duhet të kryejë funksionet e mëposhtme:

• Ftoni palët për të shkëmbyer të dhëna.
• Krijoni një libër adresash.
• Integroni me softuerin e kontabilitetit,për shembull, 1С.
• Nënshkruani dhe kodoni dokumentacionin.
• Struktizoni korrespondencën.
• Gjurmoni statuset e emailit.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave kryhet me ndihmën e certifikatave. Lidhja me serverin dhe vërtetimi kryhet nëpërmjet një certifikate dixhitale personale. Një EDS lëshohet për çdo përdorues të sistemit, i ruajtur në një transportues elektronik Token dhe i mbrojtur nga një kod PIN. Përdoruesi duhet të vendosë hyrjen e tij, fjalëkalimin në llogarinë personale. Vetëm pas kësaj ai do të ketë akses në dokumentet e tij.

Çdo punonjës i organizatës i lidhur me sistemin mund të inicojë procesin e shkëmbimit. Para se të dërgoni dokumentin tek pala tjetër, ai duhet të nënshkruhet në nënshkrimin dixhital. Ky operacion kryhet duke përdorur programin Cryptopro. Dokumenti dërgohet përmes EDI. Një punonjës i palës tjetër merr një njoftim për marrjen e një dokumenti të ri. Nëse e pranon, atëherë vendos edhe një EDS. Nëse keni nevojë të bëni ndryshime në dokument, atëherë krijohet një version i ri elektronik. Pas përfundimit të redaktimit, duhet të ruani të gjitha ndryshimet duke përdorur EDS. Pastaj dokumenti me ndryshimin i dërgohet palës tjetër. Nëse është e nevojshme, kryhet koordinimi elektronik i informacionit.

Nëse duhet të bëni ndryshime përsëri, atëherë e gjithë procedura përsëritet përsëri. Nëse nuk ka ankesa për versionin e ri, atëherë dokumenti respektohet. Mostra përfundimtare konsiderohet të jetë e nënshkruar nga dy nënshkrime dixhitale. Të gjitha versionet e dokumentit ruhen në server dhe janë të disponueshëm për t'u parë. Sapo mostrës t'i jepet statusi i vlefshëm, ndryshojenidokumenti nuk do të funksionojë. Kontratat e ndërprera u jepet statusi "Anuluar". Kështu kryhet menaxhimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave.

Pajisje

Çfarë nevojitet për menaxhimin elektronik të dokumenteve ndërmjet organizatave? Së pari, duhet të zgjidhni një operator telekomi dhe të instaloni softuer special për shkëmbimin e informacionit. Së dyti, me secilën palë tjetër me të cilën organizata synon të kryejë korrespondencë elektronike, është e nevojshme të lidhet një "Marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike".

Është gjithashtu e nevojshme të instaloni një server EDI ku do të ruhen të gjitha dokumentet. Kjo mund të jetë si pajisje klienti ashtu edhe ruajtje "cloud". Qasja në të dhënat e sistemit nga jashtë kryhet përmes një aplikacioni që është i instaluar në pajisjet e punonjësve të organizatës. Ndërveprimi i kompjuterëve me serverin kryhet nëpërmjet protokollit HTTP me enkriptim shtesë SSL 128. Qasja në dokumente kryhet vetëm nëpërmjet ndërfaqes së aplikacionit dhe pas kalimit të vërtetimit.

Projekti EDF

Një projekt automatizimi procesi mund të zgjasë diku nga disa muaj deri në disa vjet. Termi varet drejtpërdrejt nga numri i proceseve që duhet të automatizohen, burimet dhe aftësitë financiare të organizatës. Një skemë e shkurtër për prezantimin e EDI është si më poshtë:

• Krijimi i një grupi pune.
• Formimi i qëllimeve, afateve dhe buxhetit të projektit.
• Kërkoni proceset ekzistuese.
• Zhvilloni detyra.
• ZgjidhSistemet EDI.
• Nënshkrimi i një marrëveshjeje për zbatimin e EDS.
• Miratimi i rregullores së punës.
• Plotësimi i drejtorive të sistemit.
• Trajnim i stafit.
• Testimi paraprak.
• Lëshimi i një urdhri për futjen e EDS.
• Përpunim i softuerit dhe procedurave të funksionimit.
• Lansimi i një projekti pilot.
• Tranzicioni në shkallë të plotë në EDI.

Gabime në zbatimin EDI

Në procesin e automatizimit të dokumenteve, vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet proceseve në të cilat prezenca e letrës kërkohet me ligj. Ju nuk mund të kopjoni një dokument në letër në mënyrë elektronike. Kjo ngadalëson ndjeshëm procesin e punës dhe shkakton një qëndrim negativ ndaj procesit të automatizimit në tërësi. Askush nuk paguan ekstra për të bërë punë të dyfishtë.

Në procesin e zbatimit, është e nevojshme të zhvillohet një procedurë e re për të punuar me dokumente, të trajnohet stafi dhe vetëm pas kësaj të përfshihet në zbatimin e plotë. Kjo mund të arrihet vetëm nëse përfitimet e përdorimit të teknologjive të reja u komunikohen punonjësve.

Një gabim tjetër popullor është një studim i dobët i kërkesave për EDMS. Nëse përdoruesit duhet të punojnë në një sistem të pakonfiguruar, atëherë procesi EDI ndryshon nga ai i miratuar në organizatë.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave: pro dhe kundër

Përfitimet:

• Reduktimi i kostos së dërgimit të dokumenteve origjinale me postë.
• Kursohet hapësira ruajtëse për dokumentacionin. Gjithçka ruhet në mënyrë elektronike.
• E lehtë për t'u përdorur. Dokumenti dërgohet nga një vend pune. Një kërkim i shpejtë për një dokument kryhet sipas statusit (dërguar, marrë, pranuar, etj.).
• Dorëzimi i menjëhershëm. I gjithë informacioni i dërguar shkon te adresuesi brenda pak sekondash.
• Një dokument nuk mund të humbet derisa të skadojë periudha e ruajtjes në sistem.

Difekte:

• Për të përdorur pajisjen, duhet të blini një licencë, e cila kushton shumë para.
• Më shpesh, të dhënat mund të shkëmbehen vetëm ndërmjet anëtarëve të të njëjtit sistem.
• Menaxhimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave në 1C ose përdorimi i ndonjë softueri tjetër ndryshon nga skema e përdorur më parë. Me futjen e algoritmit të ri, të gjithë punonjësit do të kenë pyetje për mbarëvajtjen e punës.
• Pajisje teknike. Përpara prezantimit të EDI, organizata duhet të blejë pajisje dhe të trajnojë punonjësit për të menaxhuar sistemin e ri.
• EDI kryhet duke përdorur një EDS, vlefshmëria e të cilit është 1 vit. Certifikatat duhet të gjurmohen dhe përditësohen në kohën e duhur. Është gjithashtu e nevojshme të kontrollohet periudha e vlefshmërisë së certifikatave të palëve në mënyrë që të shmangen problemet me taksën.

Rregullorja ligjore

Cilat rregullore rregullojnë menaxhimin elektronik të dokumenteve ndërmjet organizatave? Legjislacioni i Federatës Ruse përfshin Ligjin Federal Nr. 63 "Për Nënshkrimin Elektronik", rregullat për paraqitjen e dokumenteve në Shërbimin Federal të Taksave janë të përcaktuara në urdhrin e Ministrisë së Financave Nr. MMV-7-2 / 168. EDOndërmjet organizatave kryhet në bazë të urdhrit të Ministrisë së Financave nr.50n. Rregullat për shkëmbimin e dokumenteve të kontabilitetit parësor në formë elektronike përcaktohen në urdhrin e Shërbimit Federal të Taksave Nr. ММВ-7-6/36@. Të gjithë operatorët EDI gjatë aktiviteteve të tyre duhet të udhëhiqen nga urdhri i Shërbimit Federal të Taksave Nr. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ndërmjet organizatave SBIS u jep klientëve përfitimet e mëposhtme:

• Ju mund të dërgoni dokumente në çdo organizatë që është e regjistruar në territorin e Federatës Ruse. Nëse pala tjetër nuk është anëtare e sistemit SBIS, atëherë një punonjës i kompanisë thjesht do të kontaktojë përfaqësuesin e organizatës dhe do të dërgojë ftesa për të marrë pjesë në sistem në postën e tij elektronike. Menjëherë pas konfirmimit të kërkesës, shkëmbimi i informacionit ndërmjet pjesëmarrësve do të kryhet pa ndërmjetës.
• Nuk keni nevojë të instaloni softuer në kompjuterin tuaj. Mjafton të keni një version të përditësuar të shfletuesit dhe akses në internet.
• Nuk keni nevojë për një program të veçantë për të punuar me të dhënat. Nëse raporti përgatitet fillimisht në softuer të palëve të treta, për shembull, 1C, atëherë mund të konfiguroni integrimin e të dhënave me sistemin VLIS.
• Formulari tipik i dokumentit nuk është i instaluar. Mund të dërgoni tekst, fletëllogaritëse, imazhe dhe më shumë.

SKB "Kontur"

Një nga zhvilluesit e parë të softuerit në Rusi furnizon gjithashtu pajisje për menaxhimin elektronik të dokumenteve midis organizatave. “Kontur” ka zhvilluar sistemin Diadoc, me ndihmën e të cilit bëhet shkëmbimi i dokumenteve elektronike. Një tipar i sistemit është se qasja në të dhëna mund të merret gjatë qëndrimit jashtë vendit. Kompania ka zhvilluar tarifa roaming posaçërisht për këtë qëllim. Nëse dëshironi, mund t'i qaseni të dhënave nëpërmjet API-së.

Çfarë ju nevojitet?

Për të lidhur EDI, një organizatë duhet të blejë:

• softuer i licencuar;
• server;
• kryer përmirësimin e pajisjeve;
• stafi i trenit;
• konfiguroni dhe integroni EDMS për të punuar me aplikacionet e brendshme.

Investime të tilla duhen bërë për të lidhur menaxhimin elektronik të dokumenteve ndërmjet organizatës? Përfshirja në kostot e konsultimeve të mbështetjes teknike, EDMS dhe përditësimeve të softuerit është faza e dytë e investimit. Këto kosto do të duhet të paguhen çdo muaj.

Përfundim

Rrjedha e punës e letrës po zëvendësohet nga ajo elektronike. Ai jo vetëm që redukton kostot e procesit të organizatës, por gjithashtu rrit efikasitetin e biznesit në tërësi. Që EDI të funksionojë me sukses, është e nevojshme të formulohen qartë qëllimet e zbatimit të sistemit dhe të konfigurohen siç duhet pajisjet.