Përshkrimi i punës: asistent i drejtuesit të organizatës

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Organizim i madh - punë të mëdha. Kreu i korporatës nuk do të ketë kohë kudo, edhe me ndihmën e deputetëve. Për të planifikuar siç duhet ditën, për të mos harruar asgjë, për të shpërndarë dhe kontrolluar punën, menaxheri ka nevojë për një asistent. Çfarë bën punonjësi në këtë pozicion, çfarë duhet të jetë në gjendje dhe të dijë?

Asistent ekzekutiv: roli i tij në organizatë

Në logjikën e klasifikuesit të profesioneve të miratuar në nivel shtetëror, asistent drejtuesi i përket kategorisë së drejtuesve, sepse mbikëqyr pothuajse të gjitha çështjet në kompetencë të personit të parë.

Në të njëjtën kohë, disa organizata interpretojnë pozicionin e një ndihmësi menaxheri si një administrator, menaxher ose sekretar: dy pozicionet e para nënkuptojnë funksione organizative dhe administrative, e treta - prezantim dhe mbështetje. Klasifikuesi i profesioneve i klasifikon këto lloj pune në kategori të ndryshme.- specialistë, punonjës teknikë, por vetëm një asistent klasifikohet si menaxher.

Si të përcaktoni shtrirjen e përgjegjësive të punës?

Kur punëson një ndihmës menaxher ose sekretar, një organizatë duhet të vendosë për statusin, të drejtat dhe përgjegjësitë e këtij punonjësi, sepse nga kjo varen kërkesat për nivelin arsimor, kualifikimet, përvojën e punës së kandidatit.

• Mjafton që recepsionisti të ketë një arsim të mesëm të plotë dhe etiketa dhe teknikat e punës me pajisjet e zyrës së aplikantit mësohen direkt në vendin e punës.
• Administratori duhet të ketë të paktën një diplomë bachelor, të ketë aftësi organizative dhe një karakter energjik dhe të ketë një përvojë pune, në varësi të kërkesave të korporatës.
• Një menaxher, si përfaqësues i profesionistëve, kërkon të paktën një arsim të lartë të plotë, përvoja e punës është fakultative, por kompania e vendos këtë standard sipas gjykimit të saj.
• Asistent i kokës. Ky pozicion nënkupton të njëjtat kërkesa kualifikimi si për një drejtues: arsim të lartë të plotë, përvojë pune në specialitet për të paktën 2 vjet. Ka të ngjarë që do të kërkohen gjithashtu karakteristika të veçanta personale të aplikantit, dhe ndoshta trajnim i avancuar.

Pse më duhet një përshkrim i punës?

Një ndihmës drejtues, duke qenë zyrtar, është i detyruar të veprojë në kuadrin e të drejtave të tij funksionale dhe të kryejë plotësisht funksionet e përcaktuara. Megjithatë, as edhesi menaxher, punonjësi është i detyruar t'i përmbushë detyrat e tij të punës me ndërgjegje dhe në kohë.

Urdhri i punësimit nuk përmban një deklaratë të detajuar të këtyre kompetencave, madje edhe në rastin e një kontrate, lista e funksioneve nuk është gjithmonë shteruese. Për të shmangur mospërputhjet në përcaktimin e termave të referencës së një punonjësi, përshkrimi i punës së një asistenti të drejtuesit të një organizate duhet të përmbajë detyra të hollësishme, të drejtat që ai ka, si dhe një masë përgjegjësie për shkeljen e një kontrate pune, të brendshme. rregulloret e punës, duke i shkaktuar dëm punëdhënësit, etj.

Asistent Personal i Ekzekutivit

Përshkrimi i punës së një asistenti është modeluar sipas një udhëzimi të ngjashëm për një menaxher ose zëvendës të tij, me përjashtim të disa funksioneve prioritare të planifikimit strategjik dhe menaxhimit. Ndoshta asistentit nuk do t'i besohet as punësimi dhe shkarkimi i punonjësve, e drejta për të menaxhuar burimet financiare të ndërmarrjes, dhënia e prokurave dhe kompetenca të tjera që i përkasin personalisht drejtuesit.

Megjithatë, legjislacioni lejon delegimin e çdo funksioni një punonjësi të cilit i besohet, me kusht që ai të ketë kualifikime, njohuri, përvojë dhe autoritet të mjaftueshëm për të zgjidhur çështje të tilla. Është e rëndësishme vetëm të lëshoni saktë autoritetin e punonjësit - me urdhër ose autorizim.

Në të njëjtën kohë, përshkrimi i punës së asistentit të drejtuesit të ndërmarrjes duhet të pasqyrojë punën e kryer në të vërtetë prej tij.

Seksione tipike

Struktura e përshkrimit të punës është e fiksuar në drejtoritë shtetërore të kualifikimit dhe përmban të gjitha kërkesat bazë për punonjësin dhe nuancat e pozicionit, si dhe vendin e tij në strukturën organizative të organizatës.

Përshkrimi i punës "Assistant Manager", si çdo tjetër, duhet të përfshijë pjesët e mëposhtme:

1. Kushtet e përgjithshme. Ai tregon procedurën e punësimit dhe shkarkimit, vartësinë, procedurën e zëvendësimit të një punonjësi.
2. Funksionet e punës. Një nga seksionet më të rëndësishme që duhet të pasqyrohet në detaje.
3. Të drejtat i janë dhënë një punonjësi.
4. Kufijtë e përgjegjësisë për shkeljet.
5. Kualifikime, përvojë profesionale, nivel arsimor.
6. Çfarë duhet të dijë punonjësi në këtë pozicion.
7. Marrëdhëniet midis tij dhe pjesëve të tjera të organizatës.

Seksionet e specifikuara nuk mund të shkurtohen, por lejohet zgjerimi i tyre dhe shtimi i artikujve të nevojshëm.

Shembulli i përshkrimit të punës së Asistentit Ekzekutiv

Miratuar:

Drejtori (emri i organizatës)

nënshkrim

(emri i plotë)

data e miratimit

Përshkrimi i punës "Assistant Manager"

1. Kushtet bazë

1.1. Kategoria profesionale "Udhëheqësit".

1.2. Pranohet dhe largohet nga puna me urdhër të drejtorit.

1.3. Raportimi: drejtpërdrejt te drejtori.

2. Veçoritë

Asistent Ekzekutiv:

2.1. Koordinon punën e departamenteve, seksioneve dhe divizioneve të tjera të ndërmarrjes në përputhje me udhëzimet, rezolutat dhe urdhrat e drejtorit.

2.2. Mban shënime për afatet e ekzekutimit të urdhrave të kontrollit të drejtorit sipas divizioneve strukturore.

2.3. Harton një plan pune për drejtorin për ditën e ardhshme të punës dhe ia dorëzon menaxherit në kohën e duhur.

2.4. Organizon dhe kontrollon punën e zyrës në ndërmarrje, e kontrollon për pajtueshmërinë me kërkesat ligjore.

2.5. Siguron kontabilitetin dhe regjistrimin e të gjitha prokurave të lëshuara nga drejtori.

2.6. Menaxhoni nëpunësit dhe kontrolloni rezultatet e aktiviteteve të tyre.

Suplement në varësi të nevojave të një organizate të caktuar dhe profil pozicioni.

3. Fuqitë

Asistenti Ekzekutiv ka të drejtë të:

3.1. Njihuni me vendimet e marra nga ndërmarrja.

3.2. Merrni pjesë në mbledhjet e stafit drejtues.

Suplement në varësi të nevojave të një organizate të caktuar dhe profil pozicioni.

4. Përgjegjësia

Asistent Mbikëqyrësi Përgjegjës:

4.1. Për mospërmbushje ose përmbushje të pahijshme të detyrave të tyre sipas këtij udhëzimi, urdhrave dhe urdhrave të drejtorit, legjislacionit aktual që rregullon veprimtarinë e ndërmarrjes.

4.2. Për kontroll të pamjaftueshëm mbi aktivitetet e punonjësve vartës.

4.3. Për zbulimin e informacionit me akses të kufizuar.

Suplement sipasmbi nevojat e një organizate të caktuar dhe profil pozicioni.

5. Kualifikim

Një ndihmës menaxher duhet të ketë një arsim të lartë të plotë, përvojë pune në profil të paktën 2 vjet.

6. Duhet ditur

Legjislacioni aktual, Karta, Marrëveshja Kolektive (tregon se cilat akte dhe norma duhet të dijë punonjësi).

7. Ndërveprimi

Tregon me kë dhe për çfarë çështjesh bashkëpunon ndihmësi i menaxherit.

Dakord:

Shef i Burimeve Njerëzore

Nënshkrim

(emri i plotë)

Këshilltar Ligjor

Nënshkrim

(emri i plotë)

Njohur:

nënshkrim

(emri i plotë)

Kompetenca specifike të Asistent Menaxherit të Projektit

Supozohet se menaxhimi i projektit është një pozicion i përkohshëm, përkatësisht, dhe asistenti merr përsipër detyrime të caktuara deri në përfundimin e projektit. Përgjegjësitë e tij funksionale do të varen nga specifikat dhe tema e projektit, si dhe nga nevojat e një organizate të caktuar.

Përshkrimi i punës së asistent menaxherit të projektit për funksionet do të jetë më i specializuar, por me një ngjyrosje administrative dhe organizative. Përgjegjësitë tipike për këtë pozicion mund të gjenden në Manualin e Kualifikimeve dhe më pas të modifikohen për t'iu përshtatur situatës.

A janë të ndryshme përgjegjësitë e një ndihmësmenaxheri të përgjithshëm?

Përgjegjësitë e asistentitCEO dhe Ndihmës Drejtori për Çështjet e Përgjithshme do të jenë të ndryshëm. Sigurisht, në rastin e dytë, kompetencat do të përqendrohen më ngushtë, pasi drejtuesi i punëve të përgjithshme nuk është përgjegjës për të gjitha aktivitetet e organizatës, por vetëm për një sektor të veçantë.

Përshkrimi i punës së një ndihmësmenaxheri për punët e përgjithshme hartohet në bazë të funksioneve të shefit që "asistohet". Prandaj, fushëveprimi i përgjegjësisë dhe funksioneve të tij do të jetë baza.

Përshkrimi i punës "Assistant Manager" në këtë rast është i përshtatshëm si bazë, ju mund ta ndërtoni mbi të kur zhvilloni dokumente të reja për pozicionet përkatëse.