Çfarë është dokumentacioni parësor në kontabilitet? Përkufizimi, llojet, veçoritë dhe kërkesat për mbushje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Kontabiliteti i çdo ndërmarrje merret me raportimin parësor. Lista e dokumentacionit parësor në kontabilitet përfshin disa letra të detyrueshme. Secila prej tyre lidhet me fazat e procesit të biznesit. Nëse punonjësit e organizatës nuk mbajnë dokumentacionin parësor në "1C: Kontabiliteti", kompania do të përballet me sanksione të prekshme.

Çfarë është kjo?

Kontabiliteti për dokumentacionin parësor në kontabilitet është një përparësi kryesore. Të gjitha aktivitetet e kryera në këtë drejtim rregullohen nga Ligji Federal "Për Kontabilitetin". Pra, në paragrafin e parë të kapitullit të nëntë thuhet se çdo dokument i ekzekutuar dhe i certifikuar saktë nga menaxhmenti, që pasqyron episode të ndryshme të veprimtarisë së biznesit të kompanisë, mund të quhet dokumentacion parësor. Meqë ra fjala, këto episode quhen:

• marrja e parave për mallrat ose shërbimet e ofruarandërmarrje;
• transferim i fondeve për mallrat dhe materialet e marra.

Kështu, përveç listës së detyrueshme të dokumentacionit parësor në kontabilitet, ka një shtesë. Zakonisht përpilohet me kërkesë të menaxhmentit të kompanisë. Dhe ata futin formularë në të që kanë informacione për kompensimet e ndërsjella që nuk kanë bazë financiare.

Veçoritë e punës me dokumentacionin parësor në kontabilitet

Gjëja e parë që duhet t'i kushtoni vëmendje është se të gjitha format "primare" duhet të shoqërohen me transferimin e fondeve. Prandaj, nuk duhet të përfshini një autorizim për të marrë dokumente në këtë listë.

Ruajtja e këtij lloj letre kryhet për të paktën pesë vjet nga data e nënshkrimit. Gjatë kontrollit tatimor, inspektori kërkon dokumentacion parësor për një periudhë prej një deri në tre vjet. Kështu, letrat me një periudhë më të gjatë mund të dërgohen në arkiv për ruajtje. Pas pesë vjetësh, ato mund të asgjësohen plotësisht. Shkatërrimi i "primares" kryhet në përputhje me statutin e brendshëm të shoqërisë dhe legjislacionin e vendit. Kjo procedurë është mjaft komplekse dhe kërkon shumë kohë. Prandaj, shumë ndërmarrje e mbajnë "primaren" për aq kohë sa ka një vend në departamentin e kontabilitetit. Periudha e ruajtjes së letrave në arkiv në Rusi nuk është në asnjë mënyrë e kufizuar.

Lista

Për të kuptuar se çfarë është dokumentacioni parësor në kontabilitet, duhet të dini se çfarë lloje dokumentesh përfshin. Duhet mbajtur mend ai fjalimka të bëjë me letrat që lidhen me lëvizjen e fondeve. Këtu është një listë e asaj që përfshihet në dokumentacionin parësor në kontabilitet:

1. Contract.
2. Faturë për pagesë.
3. Paratë e gatshme dhe faturat e shitjeve.
4. Formularë të rreptë raportimi.
5. Veprat.
6. Faturat.

Më shumë informacion rreth secilit prej këtyre dokumenteve parësore jepet në paragrafët e mëposhtëm.

Marrëveshje

Ky artikull shkakton shumë polemika midis punonjësve të departamentit të kontabilitetit. Fakti është se dokumentacioni parësor në departamentin e kontabilitetit duhet të ruhet në çdo rast, por kontratat ndonjëherë përfundojnë me avokatë apo edhe në departamentin e personelit. Por ka edhe një anë tjetër të medaljes. Në fund të fundit, është kontrata ajo që është baza për transaksionin që lidhet me lëvizjen e flukseve monetare.

Faturë

Ky formular i referohet dokumentacionit parësor në departamentin e kontabilitetit. Çfarë është një llogari, çdo pjesëmarrës në procesin e biznesit e di. Në fakt, ky dokument është baza për transferimin e fondeve për mallrat ose shërbimet e marra. Nëse njëra nga palët pranon llogarinë, kjo do të thotë se ajo pajtohet në heshtje për transaksionin. Mund të përmbajë gjithashtu informacion në lidhje me një marrëveshje të mëparshme. Fatura përmban jo vetëm këto të dhëna, por edhe procedurën e kthimit të mjeteve në rast të kësaj nevoje.

notë dërgesë

Ky punim është një nga përfaqësuesit më të zgjuar të dokumentacionit parësor në kontabilitet. Çështja është se nëtregon një listë të plotë të mallrave të dërguara te blerësi. Në këtë rast, ne po flasim si për produktet e gatshme ashtu edhe për lëndët e para. Një fletëdërgesë hartohet në një numër të pakufizuar kopjesh. Ky moment nuk ka një rregullim të qartë dhe në fakt bazohet vetëm në atë se sa palëve kanë nevojë për këtë lloj dokumenti. Kjo është, sa pjesëmarrës në transaksion, kaq shumë kopje duhet të sigurohen. Vlen të kujtohet se janë të vlefshme vetëm ato formularë në të cilët është nënshkruar nënshkrimi i personit përgjegjës. Vula ose vula nuk kërkohet në këtë situatë.

Akti i pranimit-transferimit

Punonjësit e zakonshëm të këtij departamenti janë të angazhuar në përpunimin e dokumentacionit parësor në departamentin e kontabilitetit. Më shpesh, ata marrin certifikata të punës (shërbimeve) të kryera si dokument mbështetës. Ky punim, siç nënkupton edhe emri i tij, hartohet pas ofrimit të shërbimeve ose kryerjes së punës. Akti i pranimit dhe kalimit, i nënshkruar dypalësh, konsiderohet i vlefshëm. Ka raste kur njëra nga palët refuzon të miratojë dokumentin. Në këtë situatë formulari mund të vërtetohet vetëm nga njëra palë, por me kusht që në momentin e nënshkrimit të jenë të pranishëm vëzhgues. Krahas informacionit bazë, akti i pranimit dhe transferimit mund të përfshijë të dhëna të natyrës sqaruese ose sqaruese. Si rregull, ato futen në një tabelë të formuar posaçërisht. Sa i përket miratimit të vulës, është gjithmonë i mirëpritur, por nëse nuk ka printim, kjo nuk e zhvlerëson letrën. Vlen të përmendet se gjatë mbajtjes së dokumentacionit parësor në kontabilitet, një akt që pasqyron lëvizjen e aktiveve fiksendërmarrjet gjithashtu duhet të përfshihen në listën e dokumenteve parësore.

Payroll

Ky lloj dokumentacioni parësor pasqyron lëvizjen e fondeve ndërmjet ndërmarrjes dhe punonjësve të saj. Përveç shumës bazë të pagave, ai përfshin të gjitha shpërblimet dhe kompensimet. Në këtë situatë, shefi i kontabilitetit së bashku me drejtuesin e ndërmarrjes vepron si dëshmitar i deklaratës. Në mënyrë që dokumenti të jetë i vlefshëm dhe të hyjë në fuqi, ai duhet të jetë i vulosur. Nëse kjo nuk bëhet, formulari mund të konsiderohet i pavlefshëm. Vlen të theksohet se kjo vulë është opsionale në dy dokumentet e mësipërme.

Dokumentet cash

Kjo listë përfshin format e mëposhtme:

• porosia e marrjes,
• notë disbursimi,
• libër cash.

Ky dokumentacion parësor përmban informacionin më të plotë në lidhje me lëvizjen e fondeve. Garantimet në para ndahen në disa lloje. Pra, më shpesh në punën e kontabilitetit përdoren KO-1, KO-2 dhe KO-4. Ato pasqyrojnë të gjitha faktet e jetës ekonomike të organizatës. Kështu, gjatë një kontrolli tatimor, inspektorët janë më të kujdesshëm ndaj tyre. Përveç këtyre llojeve, ekzistojnë forma KO-3 dhe KO-5. E treta është një regjistër i porosive në para, dhe i pesti merr parasysh lëvizjen e parave në ndërmarrje. Si rregull, inspektorët i kushtojnë shumë më pak vëmendje këtyre llojeve të dokumentacionit parësor. Sa i përket ruajtjes dhe regjistrimit të tyre, këto procesekryhet në përputhje me procedurën e përgjithshme.

Ndarja në varësi të fazës së transaksionit

Çdo transaksion ndahet në tre faza. Dhe secila prej tyre ka dokumentacion specifik.

Së pari, palët gjithmonë bien dakord për kushtet e transaksionit. Në këtë pikë, ata lidhin një marrëveshje dhe lëshojnë fatura për pagesë. Pas kësaj, njëra nga palët jep një kontribut sipas kërkesës. Dhe në mbështetje të kësaj, paguesi është i detyruar të sigurojë dokumente mbështetëse. Nëse fondet janë dërguar nga llogaria rrjedhëse, atëherë duhet të paraqitet një ekstrakt. Nëse pagesa bëhet me para në dorë, konfirmimi kryhet duke siguruar çeqe arkëtare, formularë të rreptë raportimi ose fatura. Faza përfundimtare e çdo transaksioni është ofrimi i mallrave ose shërbimeve me pagesë. Ky moment duhet të konfirmohet nga një akt pune (shërbime) ose një fletëdërgesë, nëse bëhet fjalë për lloje të ndryshme produktesh.

Plotësoni kërkesat

Për rrjedhën e duhur të punës, nuk mjafton vetëm të dimë se çfarë është dokumentacioni parësor në kontabilitet. Është e rëndësishme të merren parasysh kërkesat themelore për plotësimin e tij. Para së gjithash, çdo formë duhet të ketë emrin e vet. Gjithashtu, përpiluesi i dokumentit është i detyruar të tregojë datën e formimit të këtyre raporteve dhe emrin e ndërmarrjes. Një ndërmarrje i referohet një furnizuesi, kontraktori ose blerësi. Te dhenat e Bankes,inicialet e zyrtarëve dhe emri i operacionit shfaqen gjithashtu në kolona të veçanta të dokumentacionit parësor në departamentin e kontabilitetit. Të gjithë e dinë se cili është emri i operacionit, vetëm mos harroni se kjo vlerë duhet të shprehet në formë sasiore. Momenti i fundit në përgatitjen e këtij lloj letre është nënshkrimi dhe vula e personave përgjegjës.

Redaktimi

Në trajtimin e një numri të madh dokumentesh, punonjësit shpesh bëjnë gabime. Ato duhet të korrigjohen në përputhje me rregullat e përcaktuara me ligj. Ka dy lloje modifikimesh:

1. Për përgjegjësi të rreptë. Nëse në formular duhet të bëhet një korrigjim i vogël, atëherë personi përgjegjës është i detyruar të kalojë vijën e pasaktë me një vijë të hollë dhe të tregojë hyrjen e saktë sipër saj. Për të konfirmuar saktësinë e ndryshimeve të bëra në letër, është e nevojshme të shkruhet "Besimi i Korrigjuar" dhe të vërtetohet formulari me nënshkrimin dhe vulën e një zyrtari. Nëse dokumenti nuk mund të korrigjohet pikë-pikë, atëherë personi përgjegjës është i detyruar të kalojë formularin e hartuar gabimisht nga cepi në cep me një vijë të hollë të kuqe. Gjithashtu duhet të shënohet "Anuluar". Pas krijimit të shembullit të saktë, ai i gabuar është i ndaluar të shkatërrohet.
2. Për dokumentacion jo të rreptë. Në këtë rast, formulari i dëmtuar shkatërrohet dhe krijohet një letër me informacionin e saktë.

Ia vlen të dini se goditjet duhet të bëhen vetëm me një vijë shumë të hollë. Nëse një punonjëse kalon tekstin në mënyrë të tillë që të bëhet i palexueshëm, ky është një gabim shumë i rëndë.