Dokumentet kontabël janë Koncepti, rregullat për regjistrimin dhe ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit. 402-FZ "Për Kontabilitetin". Neni 9. Dokumentet e kontabilitet

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Ekzekutimi i duhur i dokumentacionit kontabël është shumë i rëndësishëm për procesin e gjenerimit të informacionit kontabël dhe përcaktimit të detyrimeve tatimore. Prandaj, është e nevojshme që dokumentet të trajtohen me kujdes të veçantë.

Specialistët e shërbimeve të kontabilitetit, përfaqësuesit e bizneseve të vogla që mbajnë regjistra të pavarur duhet të dinë kërkesat kryesore për krijimin, projektimin, lëvizjen, ruajtjen e letrave.

Koncepti i dokumentit

Aktet rregullatore për kontabilitetin nuk zbulojnë konceptin e një dokumenti. Prandaj, ia vlen të përdoret përkufizimi i vendosur nga GOST R ISO 15489-1-2007.

Dokumentet e kontabilitetit janë informacion i identifikueshëm i regjistruar në një transportues material, i krijuar, marrë dhe ruajtur nga një individ ose organizatë si dëshmi kur konfirmon aktivitetet e biznesit ose ligjoredetyrimet.

Dokumentet primare janë dokumente që përmbajnë të dhëna burimore rreth proceseve dhe operacioneve. Këto janë dokumente kontabël që shërbejnë si bazë për regjistrimet kontabël.

Dokumentet e kontabilitetit parësor janë dokumentet me të cilat regjistrohen faktet e veprimtarisë ekonomike. Ky koncept i Ligjit Federal "Për Kontabilitetin" rregullohet me nene.

Kërkesa kryesore që parashtrohet për hartimin e tyre është që ato duhet të përpilohen kur kryhet fakti i aktivitetit ekonomik ose menjëherë pas përfundimit të tij (nëse është e mundur).

Dokumentet fillore

Dokumenti kryesor i kontabilitetit duhet të hartohet në momentin e transaksionit të biznesit, dhe nëse kjo nuk është e mundur, menjëherë pas përfundimit të tij.

Dokumentet kryesore kryesore janë:

1. Fetëdërgesë, me formularin TORG-12.
2. RKO dhe PKO.
3. Referencë e kontabilitetit.
4. Raporti i shpenzimeve.

Llojet e dokumenteve parësore

Asnjë akt normativ nuk përmban grupim dhe klasifikim të dokumenteve kontabël. Mund të dallohen llojet e mëposhtme të dokumenteve të kontabilitetit, këto janë dokumente duke marrë parasysh:

1. Vendet e përpilimit të tyre: të jashtëm dhe të brendshëm.
2. Format e aplikueshme dokumentare: jo të unifikuara (të krijuara në përputhje me format që janë zhvilluar në mënyrë të pavarur nga organizata), të unifikuara (të krijuara në përputhje me format e përfshira në albumforma të unifikuara).
3. Lloji i bartësit të informacionit: elektronik dhe në letër.
4. Vëllimi i të dhënave: përmbledhje dhe parësore.
5. Lloji i detyrimeve, fushat e kontabilitetit, aktivet: kontabiliteti për transaksionet me para në dorë, kontabiliteti për llogaritjen dhe pagesën e pagave, kontabiliteti për inventarët, kontabiliteti i aktiveve fikse, etj.

Formularët e kontabilitetit parësor

Regjistrimi në kontabilitetin e dokumenteve të kontabilitetit është, para së gjithash, përdorimi i formularëve të unifikuar dhe të zhvilluar në mënyrë të pavarur. Përdorimi i shumë prej tyre të unifikuar që nga viti 2013 nuk është i detyrueshëm.

Të gjitha format parësore duhet të miratohen nga drejtuesi i organizatës. Të mëposhtmet janë aktualisht të detyrueshme:

1. Sipas kontabilitetit të shërbimeve të transportit të mallrave (272-P të Qeverisë).
2. Sipas kontabilitetit të punës, pagesa e saj (1-P e Komitetit Shtetëror të Statistikave).
3. Kontabiliteti i transaksioneve me para në dorë (88-P i Komitetit Shtetëror të Statistikave, 3210-U i Bankës së Federatës Ruse).

Formulari standard ofrohet edhe për urdhërpagesën. Në procesin e lëshimit të formularëve të unifikuar, është e detyrueshme plotësimi i dokumenteve të kontabilitetit, përkatësisht të gjitha kolonave (rreshtave) të parashikuara. Nëse mungon ndonjë informacion, duhet të vendoset një vizë në kolonën përkatëse.

Vlen të përmendet se përdorimi i dokumenteve të kontabilitetit, të cilat aktualisht nuk kërkohen, përdoret ende në organizata. Duke marrë parasysh nevojat e brendshme të ndërmarrjes, këto formularë mund të finalizohen. Ato mund të bëhen më të përshtatshme dhe të përshtatshme për rregullimin e aktiviteteve specifike të biznesit. Për shembull, ju mundeniRefuzoni të përdorni rekuizitat e printimit dhe shenjat në anët e përparme dhe të pasme.

Miratimi i dokumenteve të kontabilitetit parësor

Organizatat janë të detyruara të miratojnë formularët parësor të zbatueshëm (4 paragrafi 1/2008-PBU). Megjithatë, është e rëndësishme të mbani mend se thjesht lidhja me albumin Uniform Forms nuk do të mjaftojë.

Politika e kontabilitetit duhet të listojë llojet specifike të dokumenteve nga albumet që do të përdorë organizata, si dhe një listë të personave që kanë të drejtë të nënshkruajnë dokumentet kryesore.

Formularët mund të miratohen gjithashtu nga rregullore të tjera lokale. Për shembull, një urdhër për miratimin e formularëve të dokumenteve të kontabilitetit parësor. Politika e kontabilitetit duhet të përmbajë një lidhje me një porosi të tillë.

Detajet e kërkuara të dokumenteve të kontabilitetit

402-FZ rregullon kërkesat për detajet e detyrueshme të dokumenteve të kontabilitetit parësor. Janë shtatë detaje të tilla:

1. Data e dokumentit.
2. Emri i tij.
3. Emri i subjektit ekonomik që ka përpiluar dokumentin.
4. Përmbajtja e fakteve të biznesit.
5. Sasia e matjes monetare ose natyrore (me njësi).
6. Emrat e pozicioneve të personave përgjegjës për transaksionin.
7. Nënshkrimet me transkriptet e personave përgjegjës.

Disa dokumente që nuk janë dokumentacion parësor mund të përdoren si të tillë.

Nëse një organizatë pasqyron koston e qirasë, atëherë dokumente të tilla kontabël janë akte dhe një marrëveshje qiraje. 611 dhe 622 nenet e Kodit Civilvendos që në një rast të tillë, duhet të hartohen akte dypalëshe të pranimit dhe transferimit të objektit raportues. Nëse marrim parasysh nenin 753 të Kodit Civil, atëherë aktet me karakter të njëanshëm mund të shërbejnë si dokumenta parësor.

Dokumentacioni në kontabilitet

Është e rëndësishme të merren parasysh raste të veçanta që ndodhin shpesh në përgatitjen e dokumentacionit.

Refuzimi i përdorimit të vulave. Qëllimi kryesor i vulës është të vërtetojë nënshkrimin e vendosur nga personi përgjegjës. Që nga viti 2015, ndërmarrjeve nuk u kërkohet të vulosin. Informacioni në lidhje me shtypin duhet të pasqyrohet në Kartën e organizatës (82-FZ). Vula kërkohet vetëm kur kërkohet nga rregulloret federale.

Duhet të jetë i pranishëm në dokumentet e mëposhtme: certifikata të dyfishta magazine, akte aksidentesh në punë, dokumente të dorëzuara pranë autoriteteve doganore, një prokurë që ju lejon të përfaqësoni interesat e një personi juridik në gjykata.

Vula nuk është një kusht i detyrueshëm, megjithatë prania e saj mund të parashikohet nga formulari i dokumentit të kontabilitetit parësor, i cili miratohet nga titullari i subjektit afarist.

Dokumente të hartuara në gjuhë të huaj. Dokumentet vetëm në Rusisht mund të pranohen për kontabilitet. Nëse dokumenti është hartuar në një gjuhë tjetër, atëherë duhet të ketë një përkthim në Rusisht dhe duhet të jetë rresht pas rreshti. Vërtetimi i përkthimit nuk kërkohet, përveç rasteve të parashikuara nga Konventa e Hagës:

1. Njehsorë jo rubla në dokumentet kryesore të kontabilitetit. Të dhënat e kostos në dokumentet e kontabilitetit mund të pasqyrohen në njësi konvencionale, në monedhë, në rubla.
2. Fillore në formë elektronike.

402-FZ lejon subjektet e biznesit të lëshojnë dokumente parësore jo vetëm në formë letre, por edhe në formë elektronike.

Dokumenti elektronik duhet të përmbajë të gjitha detajet e kërkuara të vendosura për dokumentet e kontabilitetit, si dhe një nënshkrim elektronik.

Nënshkrimet elektronike vijnë në tre lloje - të thjeshta, të pakualifikuara të përmirësuara, të kualifikuara të përmirësuara. Sipas Ministrisë së Financave, çdo nga këto tre nënshkrime mund të përdoret.

Prokura për të nënshkruar dokumentet kryesore të kontabilitetit

Një punonjës i një organizate ka të drejtë të nënshkruajë nëse hartohet një nga dokumentet e mëposhtme:

1. Prokurë për nënshkrimin e parë (neni 185-189 i Kodit Civil).
2. Urdhër në të drejtën e nënshkrimit.

Kur krahasohet me një urdhër që jep të drejtën e nënshkrimit, një autorizim mund t'u lëshohet edhe personave që nuk janë punonjës të organizatës. Me marrëveshje të palëve, faksimili mund të përdoret për nënshkrimin e dokumenteve parësore (neni 160 i Kodit Civil).

Orari i rrjedhës së punës në kontabilitet

Një plan i rrjedhës së punës është një përshkrim, i cili mund të marrë formën e një tabele ose diagrami, të procedurave për krijimin, lëvizjen, përpunimin, ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit. Plani mund të miratohet si shtojcë e politikës së kontabilitetit ose si akt normativ vendor. Në rastin e dytë, politika e kontabilitetit duhet të përmbajë një lidhje me këtë akt.

Orari i rrjedhës së punës duhet domosdoshmërisht të pasqyrojë:

1. Afatet gjatë të cilave dokumentet duhet të hartohen, transmetohen, përpunohen, ruhen.
2. Pozicionet e personave përgjegjës për operacionet e pasqyruara në planin e rrjedhës së punës (105-P të Ministrisë së Financave).

Revistë për kontabilitetin e dokumentacionit parësor

Mbajtja e një ditari të tillë është më shumë një rregull i menaxhimit racional të dokumenteve, në vend të kontabilitetit. Është e nevojshme për regjistrimin e dokumenteve të kontabilitetit - dokumentet primare hyrëse dhe dalëse. Ekspertët këshillojnë mbajtjen e një ditari të ngjashëm në rastet kur kontabiliteti kryhet pa përdorimin e programeve të specializuara të kontabilitetit.

Për shembull, kur përdorni 1C, një ditar dokumentacioni mund të gjenerohet dhe printohet sa më shpejt që të jetë e nevojshme. Pra, regjistri i dokumenteve të marrjes do të shfaqë dokumentet e furnitorëve, dhe regjistri i dokumenteve të parave të gatshme, përkatësisht dokumentacioni në arkën e ndërmarrjes.

Kontabiliteti, ndryshe nga kontabiliteti tatimor, lejon pasqyrimin e fakteve të aktivitetit ekonomik në mungesë të dokumenteve të kontabilitetit parësor, por vetëm nëse ato gjithsesi merren më vonë.

Në këtë rast, faktet e aktivitetit ekonomik duhet të regjistrohen duke përdorur vlerën e vlerësuar. Pasi të mbërrijë dokumenti, ai nuk kthehet. Është e nevojshme vetëm të korrigjohet data e marrjes së saj.

Kjo qasjerregulluar nga 21/2008-PBU, 119n-P i Ministrisë së Financave, AKPI16-443-R VS.

Dokumentet në lidhje me transaksionet ndërmjetësuese bëjnë përjashtim nga kjo procedurë. Ndërmjetësi është i detyruar të transferojë të gjithë dokumentacionin. Në rastet kur raporti për transaksionin e kryer është hartuar me gabime ose pasaktësi, porositësi mund të ketë të drejtën të ngrejë kundërshtime brenda 30 ditëve nga data e marrjes së tij (999, 1008 nene të Kodit Civil).

Ruajtja dhe asgjësimi i dokumenteve të kontabilitetit

Rendi i ruajtjes së fillores përcaktohet me 558-P të Ministrisë së Kulturës. Periudha totale e ruajtjes së dokumentacionit, në përputhje me 402-FZ "Për Kontabilitetin", Neni 9, është 5 vjet. Drejtuesi i ndërmarrjes është përgjegjës për organizimin e ruajtjes së dokumentacionit.

Disa dokumente duhen mbajtur për një periudhë më të gjatë:

1. Rreth blerjes së pasurisë së luajtshme - të paktën 10 vjet.
2. Për transaksione me pasuri të paluajtshme - për një kohë të pacaktuar.
3. Pagesat e dividentëve dhe certifikatat e udhëtimit për udhëtime pune në Veriun e Largët - 75 vjet.

Nëse të dhënat e brendshme kanë skaduar, ato mund të shkatërrohen. Vendimi për mundësinë e shkatërrimit duhet të merret nga një komision ekspertësh, i krijuar çdo vit ose që vepron në mënyrë të përhershme. Në bazë të rezultateve të veprimtarisë së një komisioni të tillë, duhet të hartohet një akt, i cili pasqyron listën e dokumenteve që do të asgjësohen.

Një ndërmarrje mund të likuidojë dokumentacionin vetë ose duke e transferuar atë te një specialistorganizatë.

Përgjegjësia për ruajtjen e dokumenteve parësore

Parashikohen gjoba për shkelje të rënda të kërkesave të kontabilitetit dhe raportimit financiar. Një nga dokumentet më të vrazhda është mungesa e dokumenteve të detyrueshme të kontabilitetit parësor, regjistrave kontabël, pasqyrave financiare dhe një raport auditimi për një njësi ekonomike.

Nëse konstatohen shkelje të tilla, vendosen gjoba në shumat e mëposhtme:

1. Zyrtarët - 5-10 mijë rubla.
2. Shkelje e përsëritur nga zyrtarët - 10-20 mijë rubla ose skualifikim për 1-2 vjet.