Stafi i sistemit të menaxhimit të personelit. Mbështetja informative, teknike dhe ligjore e sistemit të menaxhimit të personelit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Termi "stafi i sistemit të menaxhimit të personelit" nënkupton rekrutimin e numrit të kërkuar, përbërjen e punonjësve cilësorë në departamentin e personelit. Për të përcaktuar numrin e punonjësve merren parasysh nevojat e strukturave të stafit dhe statuti i kompanisë.

Faktorët që ndikojnë në rekrutimin

Ndër faktorët kryesorë që ndikojnë në numrin e punonjësve të organizatës, duhet theksuar:

• Sa punëtorë në kompani gjithsej.
• Fushëveprimi i ndërmarrjes, në çfarë kushtesh operon, shkalla dhe karakteristikat e saj, prania dhe numri i degëve.
• Cilat janë karakteristikat sociale të organizatës, kategoritë e punonjësve dhe kualifikimet e punëtorëve.
• Çfarë detyrash janë zgjidhur, kompleksiteti i tyre, sa komplekse janë ato.
• Në ç'masë menaxhimi është i siguruar teknikisht dhe shumë më tepër.

Metodat e llogaritjes

Meqenëse secila kompani përcakton numrin e punonjësve në mënyrë të pavarur, duke vendosur se cilat kërkesa për personelin i nevojitet dhe çfarë kualifikimesh duhet të ketë,nuk ka një llogaritje të saktë dhe të qartë.

E gjithë literatura jep vetëm rekomandime për këtë çështje.

Mund të llogarisni numrin e punonjësve duke përdorur metodat e mëposhtme:

• Analiza e korrelacionit shumëvariak.
• Krahasim.
• Analiza ekonomike dhe matematikore.
• Shlyerje e drejtpërdrejtë.
• Llogaritja duke marrë parasysh intensitetin e punës së punës, etj.

Analizë korrelacioni

Ai bazohet në një vlerësim multifaktorial të funksioneve të menaxherëve dhe përgjegjësive të ndara mes tyre. Ekziston një skemë e zhvilluar nga studiues që ju lejon të vlerësoni treguesit e kërkuar nga kompania, duke marrë parasysh faktorët që ndikojnë në numrin e punonjësve. Për ta përdorur atë, duhet të zvogëloni të gjithë faktorët e nevojshëm, më pas të përdorni formulën matematikore dhe të bëni një analizë korrelacioni. Kjo ju lejon të përcaktoni se si numri i punonjësve varet nga këta faktorë. Është gjithashtu e rëndësishme të merren parasysh specifikat e industrisë së ndërmarrjes. Por duke qenë se ndërmarrja operon në një mjedis konkurrues, kjo metodë nuk mund të pranohet si e vetmja e saktë. Menaxhimi modern i personelit përfshin marrjen parasysh të gjendjes së ekonomisë së tregut në kohën e zgjidhjes.

Llogaritje e drejtpërdrejtë, metoda krahasuese, eksperte dhe të tjera

Për të analizuar nevojat e kompanisë në krahasim, është zakon të vlerësohen dy sisteme ekonomike. Njëra prej tyre duhet të jetë më e zhvilluar. Kështu, ekziston një kërkim për ndryshimin midis sistemeve dhe përcaktimi i asaj që e bën njërin më të suksesshëm se tjetri.

Llogaritja e metodës së ekspertëve përfshin punën e ekspertëve dhe studiuesve që shprehin mendimin e tyre për detyrat e përcaktuara. Zakonisht përdoret vetëm në kombinim me mënyra të tjera pagese.

Është gjithashtu e mundur të zhvillohen modele ekonomike dhe matematikore bazuar në mekanizmin në kohë reale. Kjo do t'ju lejojë të shihni një pamje më të saktë, por mund të merrni shumë pak të dhëna prej saj. Një llogaritje e drejtpërdrejtë e numrit të punonjësve përfshin përcaktimin se sa punë duhet të shpenzohet për të kryer të gjitha funksionet menaxheriale. Por më shpesh llogaritja kryhet bazuar në kostot e punës dhe intensitetin e punës.

Shërbimet e personelit të huaj

Në industri të ndryshme dhe vende të largëta, ekziston një numër mesatar i caktuar i personelit drejtues. Kështu, në Amerikë, një shef, mesatarisht, menaxhon njëqind punëtorë. Në Gjermani, një menaxher është përgjegjës për njëqind e gjysmë punëtorë. Por në Japoni, mesatarisht, ndahen 27 menaxherë për një mijë punëtorë. Natyrisht, ky numër mund të ndryshojë në industri të ndryshme.

Besohet se ulja e numrit të punonjësve që pajisen me punë në departamentin e personelit është ndikuar nga futja e një baze të teknologjisë së informacionit dhe zhvillimi i infrastrukturës së menaxhimit.

Dallimi më i rëndësishëm midis kompanive të huaja është se ato rekrutojnë staf menaxhues në krah. Domethënë, ata punësojnë punonjës që kanë marrë trajnimin dhe kualifikimet e nevojshme, por që nuk janëpunonjësit e kompanisë. Gjatë llogaritjes së numrit të punonjësve, ata marrin parasysh edhe aftësitë e tyre profesionale, specialitetin dhe kualifikimet e punonjësve të ardhshëm. Sa i përket kompanive vendase, puna në departamentin e personelit zakonisht shkon për njerëz që nuk kanë marrë një arsim të caktuar dhe nuk kanë aftësitë e nevojshme. Dhe përshkrimet e punës nuk plotësojnë standardet moderne dhe nuk pasqyrojnë të gjitha detyrat e ndërmarrjes.

Mbështetje për zyrën CMS

Mbështetja e personelit dhe dokumentacionit të sistemit të menaxhimit të personelit ka dokumentacion në qarkullim, dhe një mbështetje e tillë përfshin organizimin e punës me të. Kështu, ai përfshin një cikël të plotë të përpunimit të dokumentacionit, duke filluar nga krijimi i tij dhe duke përfunduar me transferimin e dokumenteve të përfunduara në divizionet e kompanisë.

Bazat e mbështetjes së zyrës:

• Është e nevojshme të përpunohen të gjitha dokumentet në kohën e duhur.
• Pajisja e punonjësve drejtues me dokumentet e nevojshme për ekzekutimin e tyre.
• Printing.
• Kryer regjistrimin e punonjësve, ruaj të gjitha të dhënat.
• Është e nevojshme të formohen rastet, dhe siç kërkohet për një ndërmarrje të caktuar.
• Dokumentet duhet të dublikohen dhe kopjohen.
• Kërkon monitorim të ekzekutimit të tyre dhe shumë më tepër.

Mbështetje informacioni SMS

Mbështetja e informacionit të personelit të sistemit të menaxhimit të personelit është rrjedha e informacionit operacional, dokumentacioni dhe referencë në kompani. Softueri jashtë makinës konsiderohen sisteme të tilla: klasifikimi dheinkuadrimi, dokumentacioni i menaxhimit, organizimi, ruajtja dhe regjistrimi i informacionit. Softueri intramakine konsiderohen grupe të dhënash nga të cilat formohet një bazë informacioni në media. Përveç kësaj, kjo përfshin programe për grumbullimin, organizimin, prezantimin dhe marrjen e informacionit të përmbajtur në grupe.

Kur hartoni dhe zhvilloni mbështetje informacioni, gjëja më e rëndësishme është të vendosni përbërjen dhe strukturën e informacionit që është i nevojshëm për menaxhimin. Për kryerjen cilësore të funksioneve, është e nevojshme që informacioni të jetë në përputhje me standardet e kërkuara nga personeli i sistemit të menaxhimit të personelit. Ai duhet të pasqyrojë të gjitha shërbimet dhe aktivitetet e tyre, të përshkruajë në mënyrë të gjithanshme shërbimet organizative, teknike, teknologjike, sociale dhe ekonomike dhe marrëdhëniet e tyre me kushtet që vijnë nga jashtë. Ai duhet të hyjë menjëherë në sistem, duke pasqyruar proceset që ndodhin në kohë reale. Informacioni duhet të futet në bazën e të dhënave në mënyrë sistematike dhe të vazhdueshme, nëse është e mundur. Duhet të jetë gjithashtu autentik.

Cilin sistem informacioni të zgjidhni

Kur një kompani përballet me nevojën për të transferuar ruajtjen e informacionit në media elektronike, gjithmonë lind pyetja se çfarë të zgjedhë. Ekzistojnë shumë baza në tregun vendas, por softueri i zhvilluar në mënyrë të pavarur do të plotësojë më mirë nevojat e kompanisë. Përveç kësaj, duke marrë parasysh produktet e paraqitura, për të përmirësuar stafin e sistemit të menaxhimit të personelit të organizatësmund të përmirësohet ose ribëhet vetëm. Në fund të fundit, ato pasqyrojnë parime dhe koncepte të vjetruara. Nëse një kompani mund të përballojë të përdorë specialistë që janë në gjendje të krijojnë sigurinë e nevojshme me cilësi dhe besueshmëri të lartë, atëherë kjo do të ndihmojë në kursimin jo vetëm të kohës, por ndonjëherë edhe të parave. Meqenëse produkte të tilla softuerike shpesh rezultojnë të jenë shumë më efektive sesa ato të paraqitura në tregun vendas.

Kur zgjidhni, duhet të merrni parasysh shumë kritere, për shembull, çfarë funksionaliteti ka sistemi, sa kushton produkti, nëse ka një perspektivë për zhvillimin e softuerit, çfarë karakteristikash teknike ka dhe çfarë është përqindja e rreziqeve të përdorimit të tij.

Veçoritë e sistemit dhe përputhja

Një sistem informacioni që përfshin stafin e sistemit të menaxhimit të personelit duhet të korrespondojë me funksionet e biznesit që përdoren në kompani ose do të zbatohen në të ardhmen e afërt. Për shembull, nëse një organizatë planifikon të zvogëlojë defektet në prodhim përmes këtij sistemi, atëherë kontrolli i automatizuar i cilësisë së produktit duhet të instalohet tashmë në të. Për të përcaktuar përshtatshmërinë e sistemit, duhet të kuptoni qartë se në cilin drejtim do të lëvizë kompania dhe cila është strategjia e saj e zhvillimit. Nëse menaxhmenti nuk e kupton se çfarë saktësisht i nevojitet, ekspertët rekomandojnë punësimin e profesionistëve të pavarur që do të vlerësojnë dhe zgjedhin sistemin.

Kjo qasje do të ndihmojë jo vetëm në mënyrë të qartëstrukturoni proceset e biznesit dhe ndërtoni sistemin e informacionit të një kompanie, por është gjithashtu më mirë të thellohesh në punën e saj, të fitosh përvojë nga kompani të tjera.

Teknologjia e Informacionit

Nëse kemi parasysh IT-në, atëherë këto janë disa teknologji dhe softuer përmes të cilëve bëhet automatizimi dhe përmirësimi i proceseve të biznesit, i cili përmban personelin e sistemit të menaxhimit të personelit. Me fjalë të tjera, këto mjete ndihmojnë në koordinimin e punës së departamenteve të ndryshme të organizatës dhe kontrollin e marrëdhënieve midis menaxhmentit dhe punonjësve. Komunikimi kalon përmes një lidhjeje rrjeti, linjë telefonike dhe personalisht. Softueri gjithashtu lejon menaxhmentin të marrë të gjithë informacionin e nevojshëm për punonjësit në mënyrë që të planifikojë më mirë aktivitete të ndryshme, duke përfshirë listën e pagave, vendimet për zhvillimin e karrierës dhe më shumë.

Mbështetje teknike SMS

Një mbështetje e tillë është një kompleks mjetesh teknike. Me fjalë të tjera, këto janë mjete teknike të ndërlidhura autonome, të kontrolluara që lejojnë mbledhjen, regjistrimin, grumbullimin, transmetimin, përpunimin, futjen dhe sigurimin e informacionit. Kjo listë përfshin gjithashtu teknologjinë organizative. Në mënyrë që stafi i sistemit të menaxhimit të personelit nga ana teknike të kryhet në mënyrë efektive, është e nevojshme të sigurohet rritja e produktivitetit të punës së punonjësve. Për këtë zakonisht përdoren detyra të nxjerra me metodën ekonomiko-matematikore. Në fund të fundit, është kjo teknikë që jep një rezultat më të plotë dhe më të saktë, duke përfaqësuar llogaritjetduke marrë parasysh ngjarjet në kohë reale. Proceset teknologjike zhvillohen në disa faza. Shërbimi i menaxhimit i përdor ato për të kryer aktivitetet e tij më shpejt dhe me efikasitet.

Menaxhimi me mjete teknike

Së pari, mjetet përdoren për të mbledhur dhe regjistruar informacion. Këto pajisje përgatisin të dhëna se çfarë është rezerva e personelit, regjistrojnë të gjithë informacionin e nevojshëm dhe e mbledhin atë në një vend. Ato janë krijuar për të kthyer të dhënat në formën e dëshiruar, e cila më pas mund të përdoret për përpunim të mëtejshëm të të dhënave.

Tjetra, përdorni një teknikë që ju lejon të transferoni informacion brenda organizatës. Këto janë mjete komunikimi telefonike, teletipi dhe faksimile. Me ndihmën e tyre, ju mund të transferoni informacione ndërmjet departamenteve dhe degëve të ndërmarrjes.

Për të mbajtur të dhënat e personelit në një organizatë, departamenti i personelit ka nevojë gjithashtu për mjete që do ta lejojnë atë të ruajë të gjithë informacionin e nevojshëm. Në thelb, për këtë përdoren kabinete skedarësh dhe media të jashtme. Me ndihmën e tyre, informacioni ruhet për një kohë të gjatë.

Teknologjia kompjuterike ndihmon në përpunimin e informacionit të ruajtur. Kjo pajisje mund të konsiderohet kryesore në kompleksin e mjeteve teknike për menaxhimin e punonjësve. Është kjo pajisje që bën të mundur shndërrimin e të dhënave që përbëjnë rezervën e personelit në llojin e informacionit që është i nevojshëm për marrjen e vendimeve të menaxhimit.

Duhen gjithashtu fonde,duke lejuar nxjerrjen e informacionit të disponueshëm për përpunim nga burimet njerëzore. Është me ndihmën e pajisjeve printimi, zëri dhe video që punonjësit do të jenë në gjendje të përdorin informacionin në një formë që është e pranueshme për perceptimin njerëzor.

Këto janë vetëm mjetet teknike më të rëndësishme dhe me kusht të domosdoshëm për të punuar me personelin. Fakti është se struktura dhe kompani të ndryshme kanë nevojë për pajisje të ndryshme. E gjitha varet nga zona në të cilën kompania operon dhe çfarë qëllimesh ajo ndjek. Në çdo organizatë, shërbimi i personelit, politika e personelit është e ndryshme dhe kjo duhet të merret parasysh. Prandaj, gjatë zgjedhjes së llojit, modelit dhe karakteristikave të tjera të pajisjes duhet të merren parasysh shumë faktorë.

Mbështetje rregullatore dhe metodologjike

Ky lloj sigurie është një koleksion dokumentacioni i natyrave të ndryshme. Kjo mund të përfshijë dokumente organizative, metodologjike, administrative, teknike, ekonomike. Është gjithashtu informacion referimi, rregullat e organizatës, standardet e punës dhe të ngjashme. Në përgjithësi, të gjitha informacionet e nevojshme që kërkohen për menaxhimin. Është me ndihmën e tij që bëhet vlerësimi i menaxhimit të personelit.

Mbështetje ligjore

Për të, përdoren format dhe mjetet e ndikimit ligjor në objektet UE. Kjo është e nevojshme për të përmirësuar efikasitetin e punonjësve. Menaxhmenti mund të ofrojë mbështetje ligjore. Në disa raste, disa nga përgjegjësitë kalojnë te shefat e vegjël. Ata zakonisht caktohen për të kryer një ose më shumë funksione të mbështetjes ligjore. Gjithçka varetsa e madhe është kompania dhe sa punë duhet bërë. Në organizatat e mëdha, ekziston një departament juridik që merret me çështje të tilla ose është kryesori në zgjidhjen e problemeve të tilla. Në thelb, problemet e personelit lindin në sfondin e faktit se puna kryhet drejtpërdrejt me njerëzit. Në këtë drejtim, vetëm kur merren parasysh të drejtat dhe detyrimet e rregulluara qartë, departamenti i personelit do të jetë në gjendje të kryejë aktivitetet e tij. Në fund të fundit, detyrat e tij përfshijnë punësimin e punonjësve, emërimin e tyre në pozicione, transferimin e tyre në departamente të tjera. Dhe detyra kryesore e shërbimit të menaxhimit është të parandalojë konfliktet dhe të marrë parasysh të gjitha të drejtat e punonjësve.

Ka ligje, akte dhe norma në legjislacionin e vendit që lejojnë zgjidhjen e çështjeve të tilla. Në të njëjtën kohë, secila organizatë parashtron kërkesa shtesë për personelin, dhe kjo duhet të merret parasysh. Prandaj, detyrat e departamentit juridik mund të përfshijnë zhvillimin e projekteve, ekzaminimin e dokumenteve të paraqitura për respektimin e ligjit, organizimin e punës me të dhëna dhe shpjegimet për punonjësit për të drejtat dhe detyrimet e tyre. Kështu, puna e departamentit juridik është jashtëzakonisht e rëndësishme për menaxhimin e personelit në ndërmarrjet e mëdha dhe në kompanitë e mëdha.