Struktura hierarkike e punës: koncepti dhe qëllimi. Menaxhimi i projektit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Çdo projekt ka synime dhe faza të zbatimit. Zbatimi i projektit nënkupton ekzistencën e qëllimeve, llojeve të caktuara të aktiviteteve, aftësive dhe aftësive. Çdo fazë kërkon kontroll të procesit. Ky është një art kompleks, krijues i koordinimit të të gjitha burimeve të përfshira në zbatimin e projektit: njerëzore dhe materiale.

Konceptet themelore

Menaxhimi i projektit është një proces me potencial të pakufishëm. Pavarësisht kësaj, të gjitha llojet e veprimeve janë të parashikueshme. Gjatë gjithë ciklit jetësor të projektit, përdoren metoda dhe teknologji moderne të menaxhimit. Qëllimi: për të arritur rezultate të caktuara, të përcaktuara në aspektin e përbërjes, vëllimit, kostos, cilësisë dhe kostove të kohës në projekt. Në fund të fundit, të gjithë pjesëmarrësit në këtë proces duhet të jenë të kënaqur me rezultatin.

Mjeti i parë dhe kryesor është përcaktimi i qëllimit të projektit. Koncepti i strukturës së ndarjes së punës (WBS) është i rëndësishëm këtu. Krijimi i një dokumenti të vërtetë të vlefshëm është i thjeshtë në teori, por në praktikë, si rregull, rezulton të jetë i vështirë.një proces që kërkon specifikat dhe nuancat e veta.

ISR - përcakton plotësisht përmbajtjen e projektit dhe fokusohet në rezultatet e tij. Për të përcaktuar qëllimet dhe përbërjen e fazave, metodologjia është e shkëlqyer: struktura e ndarjes së punës (WBS), ose në anglisht WBS. Kjo teknikë quhet edhe CPP, që do të thotë strukturë e ndarjes së punës. Por më shpesh ata përdorin shkurtesën ISR.

Si rezultat i aktivitetit krijues të të gjithë ekipit, lind një dokument zyrtar që shpjegon përmbajtjen e projektit dhe përbërësit e tij. Punimet që nuk përfshihen në WBS nuk i përkasin punës së projektimit. Vetë dokumenti mund të përmbajë disa nivele, secili element i të cilit është unik, ka një kod dhe, sipas rregullave, duhet të përshkruhet në fjalorin WBS.

Metodologjia me të cilën krijohet një strukturë hierarkike e punës për të arritur sukses

Vlera e ISR gjithashtu rritet me rritjen e shkallës së detyrës. Ky është një nga faktorët kryesorë të suksesit. IRS shërben për:

• detaje për detyrat e projektit;
• rreziku, burimi, plani, kostoja dhe planifikimi i cilësisë;
• shpërndarje e saktë me kufij të qartë dhe përcaktim të përgjegjësisë së pjesëmarrësve;
• organizime ndërmjet pjesëmarrësve të projektit të ndërveprimit;
• organizimi i kontrollit mbi zbatimin e punës dhe ndryshimet;
• organizatat raportuese;
• krijimi i një strukture projekti të quajtur një strukturë organizative.

Të gjithë elementët që kanë një strukturë hierarkike të punës janë bërë në një formë grafike të përshtatshme. Kjo qasje ka avantazhepara listës. Për shkak të punës kolektive në krijimin e IRS, rritet niveli i komunikimit, arrihet shikueshmëria, monitorimi dhe kontrolli më i mirë. Informacioni i paraqitur në formë grafike ju lejon të mbuloni vizualisht të gjithë skemën.

Paketat dhe fjalorët

Një element i rëndësishëm që ka struktura hierarkike e punës janë paketat që përfshijnë listat e operacioneve të nevojshme për të arritur rezultatin e detyrës. Falë kësaj, puna kryhet pa pasur nevojë për shtesa. Kjo bën të mundur që të shihet një vlerësim real dhe një rezultat i matshëm. Një paketë e tillë është mjaft e përshtatshme për t'ia dorëzuar kontraktorit.

Ndihma e prekshme për zbatimin e punës luhet nga një fjalor i veçantë. Bën të mundur interpretimin e të gjitha elementeve dhe termave që ka struktura hierarkike e punës së projektit dhe menaxherit të përcaktojë kufijtë e përgjegjësisë për çdo anëtar të ekipit. Kjo është e nevojshme për të shmangur dyfishimin e operacioneve.

Fjalori përmban: numra elementësh; emrat e tyre; koha e caktuar për zbatimin e një operacioni të caktuar; renditja e elementeve; rezultati i pritur dhe përgjegjës për çdo seksion të projektit.

Elementet

Struktura hierarkike e punës së projektit zhvillohet nga i gjithë ekipi duke përdorur metodën e integrimit. Të gjitha aspektet e projektit ndahen në mënyrë sekuenciale: qëllimet, rezultatet, kriteret, arritjet, produktet, fushat funksionale, vëllimet, kërkesat teknike. Kushtet e nevojshme për të krijuar një strukturë të ndarjes së punës janë si më poshtë:

• çdo element duhet të ketë rezultatin e vet të matshëm të formuluar;
• çdo rezultat i elementit të mësipërm është produkt i elementeve të zbërthimit;
• paketat dhe disa operacione duhet të jenë unike.

Që organizimi i punës të jetë i suksesshëm, struktura është e plotë, por jo e tepërt.

Elementet e niveleve të larta duhet të kombinohen me të gjithë strukturën organizative. Elementet e nivelit më të ulët nuk duhet të jenë të tepruara në madhësi, por mjaft të mjaftueshme për të zbatuar detyrën dhe kontrollin.

Për të zbërthyer rezultatet e projektit në elementë, ekzistojnë dy qasje kryesore: funksionale dhe produkti. Këto kritere nuk mund të kombinohen në të njëjtin nivel. Megjithatë, në të ndryshme është edhe shumë e përshtatshme. Është gjithashtu e rëndësishme që të mos përzihet puna menaxheriale dhe thelbësore. Nevojitet një qasje e produktit në mënyrë që klienti të mund të shohë se kur dhe çfarë produkte do t'i dorëzojë menaxheri. Funksionale - për ndërveprimin e menaxherit me interpretuesit dhe caktimin e atyre që janë përgjegjës për fusha të caktuara të punës.

Afrimet

Nëse organizimi i projektit do të bëhet në disa faza, mund të përdorni qasjen e bazuar në strukturën kubike të projektit.

Në nivelin më të lartë, rezultatet ndahen në bazë të fazave të ciklit jetësor. Pas kësaj, kryhet strukturimi sipas produkteve të projektit. Në fazën përfundimtare plotësohen paketat e punës sipas kriterit funksional ose sipas llojeve të aktiviteteve.

Për udhëzimtë projektit, ndërtimi i një strukture hierarkike të punës dhe të gjitha informacionet kryesore të nevojshme për këtë përfshihen në statut. Fillimisht bëhet përshkrimi i punës kuptimplotë. Pas kësaj, mund të krijoni një përshkrim të bllokut të menaxhimit. Zakonisht ndahet në një modul të kushtëzuar, si "Sistemi i Menaxhimit të Projektit". Përveç kësaj, në nivelin e parë të hierarkisë, modulet formohen sipas dokumentacionit të projektimit dhe objektit të vënë në funksion.

Shpesh qasja ndaj zbatimit të projektit është joprofesionale, duke injoruar IRS. Një qasje e tillë, në rastin më të mirë, do të çojë në shumë gabime, korrigjimi i të cilave do të marrë një sasi të madhe kostosh materiale dhe fizike.

Zbërthimi

Që të merret rezultati në formën që ishte menduar fillimisht, me një minimum të burimeve të shpenzuara, është e nevojshme t'i qaseni zbatimit të projektit në mënyrë profesionale. Për këtë shërben struktura e ndarjes së punës, një mjet efektiv për menaxherët.

Zbërthimi në progres:

• nuk do të jetë e mundur të vlerësohet realisht koha, rreziku dhe kostoja;
• elementi nuk mund të prishet më logjikisht.

Nëse elementi mund të përfundojë mjaft shpejt (deri në 10 ditë pune), atëherë dekompozimi konsiderohet i plotë.

Fazat e IRS

1. Vendos objektiva dhe planifiko synime.
2. Faza e zbërthimit të qëllimit.
3. Operacionet janë përcaktuar.
4. Përmbajtje në pritje.
5. Burimet po identifikohen.
6. Skenadetyra burimore.
7. Kosto është duke u vlerësuar.
8. Buxheti është duke u vlerësuar.
9. Termat dhe vëllimet e përllogaritura.
10. Planifikimi.
11. Një plan është duke u zhvilluar për të përfunduar projektin.
12. Marrëdhëniet po identifikohen.
13. Kriteret për sukses janë përcaktuar.

Modelimi ekonomik mund të jetë një ndihmë e vlefshme për planifikimin. Një model funksional i zhvilluar siç duhet do të zvogëlojë kohën për detajimin e operacioneve dhe do të mendojë për operacionet prioritare në detaje.

Janë zhvilluar një numër i mjaftueshëm metodash për caktimin e orarit optimal të punës për projektin, ndër to: metoda e qasjes heuristike dhe rruga kritike. Është e dobishme të paraqiten oraret në formën e një diagrami të pikës së kontrollit (ngjarjet me gjatësi zero që korrespondojnë me momentin e arritjes së rezultatit dhe fillimin e momenteve të rëndësishme në projekt). Një diagram i tillë pasqyron kushtet aktuale dhe të planifikuara.