Buxhetimi i projektit. Llojet dhe qëllimi i buxhetit. Faza e projektit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-01-17 19:07

Buxhetimi i projektit duhet kuptuar si përcaktimi i kostos së atyre punimeve që zbatohen brenda një skeme të caktuar. Gjithashtu, bëhet fjalë për procesin e formimit të një buxheti mbi këtë bazë, i cili përmban shpërndarjen e përcaktuar të shpenzimeve sipas zërit të kostos, llojit të punës, sipas kohës së zbatimit të tyre apo zërave të tjerë.

Formimi i strukturës buxhetore

Si përgatitet buxheti paraprak i projektit? Struktura e të tilla zbulohet përmes skemës së llogarive që kontabilizon koston e një programi të caktuar. Si rregull, për ta përcaktuar atë, mjafton të kemi një vlerësim kontabël tradicional.

Buxhetimi konsiderohet një plan kostoje ose faqeshënues kostoje. Kjo do të thotë që pas planifikimit paraprak, duhet të kuptoni se sa, kur dhe për çfarë saktësisht do të paguhen fondet. Prandaj, në këtë rast, është e mundur të përdoret çdo metodë e paraqitjes së humbjeve. Megjithatë, duhet mbajtur mend se ato duhet të plotësojnë kërkesat praktike të palëve të interesuara,të interesuar për to, si dhe standardet e vendosura. Përveç kësaj, ata duhet t'u përgjigjen atyre pyetjeve që janë me interes për investitorët e projektit.

Formularët e prezantimit të buxhetit

Si buxheti i planifikuar dhe ai aktual kanë forma të caktuara prezantimi. Pra, midis tyre është e rëndësishme të theksohet sa vijon:

• programe, të cilat janë lloj planesh kostoje;
• matricat e shpërndarjes së humbjeve;
• grafikë me shtylla të shpenzimeve;
• grafikë të ngjashëm humbje kumulative;
• grafikët e linjës së kostove kumulative me kalimin e kohës;
• duke shfaqur një strukturë humbje të tipit rrethor.

Vlen të përmendet se në faza të ndryshme të zhvillimit të projektit, dizajni i ndryshëm i projektit dhe dokumentacionit të punës është i rëndësishëm. Fakti është se ne po flasim për zhvillimin e llojeve të ndryshme të buxheteve. Ato ndryshojnë nga njëri-tjetri si në saktësinë ashtu edhe në qëllimin e kërkuar. Vlen të theksohet se marzhi buxhetor bëhet shumë më i vogël me përparimin e projektit.

Varietetet dhe qëllimi i buxheteve

Reduktimi i gabimit mund të argumentohet me të dhënat nga tabela më poshtë. Pra, merrni parasysh qëllimin dhe llojet kryesore të buxheteve.

Fazat e projektit	Financimi	Destinacioni	Gabim, %
Koncepti i dizajnit. Ideja kryesore në formë të zgjeruar	Pritjet buxhetore. Data e saktë	Planifikimi paraprak për nevojat dhe pagesat në para	25-40
Justifikimi i investimeve (studim fizibiliteti)	buxheti i përkohshëm	Justifikimi i zërave të kostos, planifikimi për tërheqjen dhe përdorimin e mëvonshëm të financave	15-20
Tenderat, negociatat dhe marrëveshjet. Për secilën fazë veçmas	Buxhet i përditësuar	Planifikimi i zgjidhjeve me furnitorët dhe kontraktorët	8-10%
Hartimi i letrave të punës. Çdo fazë ka llogaritjen e vet	Buxheti përfundimtar	Kufizimi direktiv i përdorimit të burimeve	5-8%
Zbatimi dhe përfundimi i projektit	Buxheti aktual	Menaxhimi i kostos (me fjalë të tjera, kontabiliteti dhe kontrolli pasues). Buxheti i projektit dhe vlerësimet e kostos

Buxheti i projektit dhe vlerësimi i kostos

Është interesante të theksohet se buxheti i projektit është i ngjashëm me vlerësimin e kostove operative të një elementi biznesi të kompanisë. Dallimi kryesor këtu është se tradicionalisht e mbulon atë në tërësinë e tij, pra nga fillimi në fund. Nga ana tjetër, buxheti i njësisë së biznesit formohet çdo vit ose tremujor. Për një kontroll sa më efektiv, ai duhet të ndahet në dy komponentë: kosto direkte dhe kosto indirekte.humbje.

Lloji i parë i buxhetit është një mjet kyç i menaxhimit dhe kontrollit për menaxherët e projektit, si dhe drejtorët e njësive funksionale që marrin pjesë në të. Kjo përfshin kostot (kostot e udhëtimit, pagat, e kështu me radhë) të secilit që është i përfshirë në ekipin e programit. Në këtë rast, secila nga lëndët kryen detyra të veçanta.

Vlen të kujtohet se kur justifikohen artikujt e kostos, merren parasysh pikat e mëposhtme:

• kostoja e materialeve që blihen;
• shuma e shpenzuar për prodhim;
• kosto e devijimeve nga përdorimi normal i teknologjisë;
• shuma e shpenzuar për vënien në punë të produktit;
• kosto e furnizimit;
• shpenzime të tjera.

Nga ana tjetër, kostot e llojit direkt duhet të paraqiten si më poshtë:

• në një formë të zbërthyer - saktësisht sipas strukturës së projektit në nivelin e detyrave të ekzekutueshme;
• përfshin shpenzimet javore për pagat e stafit, materialet (të prodhuara sipas kontratës ose të blera) dhe të tjera për secilin komponent dhe detyrë të projektit me vlerë të ndërmjetme;
• përfshin kostot e përgjithshme që lidhen drejtpërdrejt me pagesën e materialeve dhe punës;
• të përmblidhen sipas detyrave të ndryshme të kryera nga subjektet pjesëmarrëse;
• siguroni rezerva menaxheriale (me fjalë të tjera, lini një rezervë të caktuar kostoje dhe kohe për çdo rast).

Rëndësia e procesit të buxhetit

Buxhetimiprojekti ushtron presion të konsiderueshëm si mbi menaxherët ashtu edhe mbi departamentet e tij. Fakti është se ajo parashtron një alternativë të tillë: nëse mbajmë brenda buxhetit, atëherë veprojmë me efektivitet, por nëse e tejkalojmë, puna bëhet keq.

Megjithatë, kjo kërkesë shpesh nuk është e zbatueshme për buxhetimin aktual të projektit. Fakti është se buxhetet formohen dhe zbatohen nën një presion të caktuar nga një sërë faktorësh, subjektiv dhe objektiv.

Për shembull, një menaxher projekti që punësohet shpesh detyrohet të pranojë buxhetet e zhvilluara dhe të miratuara pa pjesëmarrjen e tij, edhe nëse ato i duken joreale. Përndryshe, punonjësit mund t'i refuzohet një kontratë. Megjithatë, nëse ai pajtohet me një buxhet që padyshim nuk i përmbush afatet e dhëna, si dhe me burimet në dispozicion, atëherë sapo arritja e rezultateve të caktuara kërkon shpenzime më të mëdha se sa ishte planifikuar, punonjësi detyrohet të shpjegojë këtë problem, pavarësisht se fakti që fillimisht buxheti ishte vendosur në një nivel jashtëzakonisht të ulët.

Vlen të kujtohet se buxhetimi i projektit mund të jetë racional. Në këtë rast, qëllimi i buxhetit është kryesisht të përcaktojë koston e vërtetë të projektit për firmën. Prandaj, nëse menaxheri i projektit pranon një buxhet që tejkalon ndjeshëm kufirin 15-20% të gabimit të pranueshëm për fazën e justifikimit të kostos (informacion nga tabela e mësipërme), ka shumë të ngjarë që situata të mos kufizohet në shpjegimin e strukturës së arsye për menaxhmentin e lartëkëtë tepricë. Në këtë rast, menaxheri i projektit ka të ngjarë të humbasë punën e tij.

Si ta shmangni këtë?

Për të shmangur një situatë të tillë, M. Thomsett, një shkencëtar amerikan, u sugjeron menaxherëve të krijojnë buxhetet e tyre të projektit. Megjithatë, ai tregon një sërë arsyesh për këtë sjellje:

• Ju jeni përgjegjës për raportimin mbi kostot e ardhshme të projektit dhe aftësinë për të shpenzuar buxhetin e tyre. Kjo nuk do të jetë e mundur nëse punoni me një buxhet të paracaktuar.
• Duke qenë një menaxher projekti, duhet të dini më mirë se kushdo tjetër se sa kushton saktësisht një projekt i caktuar. Buxheti që vendosni ju konsiderohet një objektiv monetar. Ai duhet t'ju kënaqë sipas parametrave të mëposhtëm: të ofrojë një mundësi për të matur suksesin e projektit dhe të jetë një mënyrë për të matur kompetencën e menaxherit (d.m.th. juve).
• Duhet të lejoni disa shtesa në linjat e buxhetit. Kjo është kritike nëse justifikimet e ardhshme për kostot specifike hyjnë në lojë. Duhet shtuar se supozimet krahasohen me mundësitë për periudhën aktuale, ndërkohë që nuk merren parasysh ndërlikimet e mundshme. Vetëm kur të keni aftësinë për të krahasuar në këtë nivel, procesi i buxhetit do të funksionojë siç është planifikuar.

Krijimi, gjurmimi dhe ekzekutimi i një plani financiar

Duhet të dini se buxhetet e projekteve formohen, monitorohen dhe ekzekutohen veçmas nga plani financiar i njësive të përfshira në biznes,kompania në tërësi.

Ka arsye për këtë:

• Projektet nuk priren të përsëriten. Buxhetet e departamenteve dhe nënndarjeve formohen çdo vit. Ato shpesh rishikohen çdo gjashtë muaj ose më shpesh. Projektet i japin fund ekzistencës së tyre menjëherë pas ekzekutimit të tyre. Fakti është se koha e zbatimit të programit nuk është e lidhur me vitin fiskal. Rishikimi i buxhetit është i padëshirueshëm. Përjashtim bëjnë rastet kur gjenden gabime të mëdha në versionin fillestar ose kur mjedisi ndryshon në mënyrë dramatike (në të është duke u zbatuar një projekt i caktuar).
• Në duart e menaxherit - kontroll i drejtpërdrejtë mbi ekzekutimin e buxhetit. Vlen të përmendet se planet financiare të departamenteve dhe divizioneve, si rregull, varen nga marrëdhënia që zhvillohet midis disa shërbimeve: departamenti i ekzekutimit i jep një kufi kostos një ose një departamenti tjetër, bazuar në informacionin e dhënë nga një departament tjetër; megjithatë, vendimet për personelin dhe sistemin merren nga menaxhmenti i lartë. Projekti, përkundrazi, përdor buxhetin në përputhje me dy drejtime: përdorimin e atyre burimeve që janë në dispozicion (arritjet dhe personeli), ato tashmë janë në dispozicion dhe buxheti i departamentit dhe përdorimi i kufizuar i burimeve të llojit të jashtëm. që tërhiqen përkohësisht. Punësimi i një punonjësi shtesë rezulton në kosto fikse gjithsesi; një njësi shtesë personeli për një projekt, që zakonisht punëson forca tashmë në shërbim.
• Suksesi i ekzekutimit të buxhetit lidhet drejtpërdrejt me respektimin e patëmetë të planit të veprimit të projektit, si dhe me orarin e përdorimit të burimeve. Ai gjithashtu përbëhet ngavarësisht se sa mirë menaxheri e ka planifikuar zbatimin e çdo faze, si dhe nëse punonjësit pjesëmarrës në ekipin e projektit i përmbahen orarit të vendosur. Nëse zbatimi i një faze të caktuar ose një pune në tërësi vonohet për shkak të nevojës, për shembull, në burime njerëzore ose kohore sesa ishte përcaktuar fillimisht, kjo në një farë mënyre ndikon buxhetin në një mënyrë të pafavorshme, domethënë në formën e një rritja e kostos së kryerjes së punës së projektit.

Rregulla të ngjashme, të paktën në situatën ideale, duhet të përdoren nga menaxherët e të gjitha departamenteve të kompanisë që kanë buxhetin e tyre. Vlen të dihet se secili prej tyre është përgjegjës për mos tejkalimin e nivelit të buxhetit dhe, në përputhje me rrethanat, mbishpenzimet. Megjithatë, në praktikë, vetëm një pakicë e firmave e ndjekin në mënyrë rigoroze këtë rregull. Nga ana tjetër, vetëm disa kompani lejojnë drejtorët e departamenteve të përcaktojnë nivelin e buxhetit që është me të vërtetë i nevojshëm për projektin që po ekzekutohet në departament.

Tenderat, negociatat dhe marrëveshjet

Më pas, këshillohet të merret në konsideratë faza kulmore e projektit: organizimi i tenderëve, vendeve të veçanta, si dhe përfundimi i marrëveshjeve të bashkëpunimit dhe partneritetit.

Në tender duhet kuptuar oferta konkurruese, gjatë së cilës zbatohet zgjedhja e furnitorëve të produkteve dhe shërbimeve të tregtueshme. Konsumatorët komunalë dhe shtetërorë kryejnë aktivitetet e tyre në kuadrin e 44-FZ Për sistemin e kontratave në terren.blerjet e mallrave, punimeve, shërbimeve për të siguruar shtetin. dhe nevojat komunale.”

Korporatat shtetërore, organizatat që zbatojnë aktivitete të rregulluara, monopolet natyrore punojnë sipas ligjit 223-FZ Për prokurimin e mallrave, punëve, shërbimeve nga lloje të caktuara të personave juridikë. personat” (për shembull, tenderët e ndërtimit).

Vende speciale

Strukturat tregtare funksionojnë sipas legjislacionit aktual civil në territorin e Federatës Ruse. Ata postojnë informacione për planet e tyre në faqet e tenderit. Të drejtën për të marrë pjesë në prokurim kanë si individët ashtu edhe personat juridikë që përmbushin plotësisht kërkesat e klientit dhe legjislacionin rus.

Ka tendera të ndryshëm: të hapur (d.m.th., për të gjithë pjesëmarrësit), për shembull, tender i hapur, kërkesë për kuotime, ankand elektronik, kërkesë për propozime; të mbyllura (d.m.th., për një numër të kufizuar personash), për shembull, ankande dhe konkurse të kufizuara. Blerjet mund të bëhen si në formë elektronike ashtu edhe në formë letre.

Duhet të kihet parasysh se një ngjarje e tillë kërkon përgatitje serioze, veçanërisht ligjore, financiare dhe teknike. Kjo është e nevojshme për të siguruar zbatimin dhe ekzekutimin e kontratës. Prandaj, menaxherët fillimisht duhet të krijojnë stafin e tyre për punën ekipore, sepse rezultati përfundimtar varet nga koherenca e operacioneve të kryera nga punonjësit.

Fazat kryesore të zbatimit të tenderit

Skematikisht, pjesëmarrja në ngjarje të tilla mund të përfaqësohet si më poshtë: Analiza e tregut → Përzgjedhja dhe marrja e mëtejshmenënshkrimi elektronik → Regjistrimi → Kërkoni për një vend tenderimi → Përgatitja e garancisë financiare → Hapja e një llogarie të veçantë (kjo është e nevojshme për pjesëmarrësit e prokurimit në përputhje me 44-FZ) → Përgatitja dhe paraqitja pasuese e një kërkese për pjesëmarrje në prokurim → Pjesëmarrja e drejtpërdrejtë në tender. Hapi i fundit, sigurisht, është marrja e rezultatit.

Le të shqyrtojmë fazën kryesore të listës së paraqitur: pjesëmarrjen, për shembull, në një tender ndërtimi. Do të jetë një ankand elektronik sipas 44-FZ. Në një kohë të paracaktuar, klienti fillon të marrë në konsideratë aplikimet e pjesëmarrësve. Kur aplikimi juaj konsiderohet i përshtatshëm për pjesëmarrje në ankand, duhet të llogaritni nivelin minimal të çmimit për të cilin jeni gati të furnizoni një produkt ndërtimi ose të ofroni shërbime të ngjashme, të organizoni punën sipas këtij tenderi.

Akandi elektronik zhvillohet në kohë reale. Kështu, brenda dhjetë minutave pas dorëzimit të ofertës së fundit për çmimin, pjesëmarrësi ka të drejtë të bëjë ofertën e tij online në “hapin e ankandit”: nga 0,5 në 5% të NMCC. Me fjalë të tjera, një hap që mund të ndërmerret në një moment nuk duhet të kalojë 5% të çmimit fillestar maksimal të marrëveshjes së partneritetit (bashkëpunimit) të treguar në njoftim.

Sipas rezultateve të ankandit, hartohet një protokoll. Pasi ankandi konsiderohet i përfunduar, fillon faza e shqyrtimit të pjesëve shtesë të aplikacioneve.

Përfundim

Pra, ne kemi konsideruar kategorinë e buxhetimit:qëllimi dhe llojet e buxhetit, fazat e projektit. Përveç kësaj, ne analizuam fazën kryesore në më shumë detaje. Vlen të përmendet se edhe një fillestar mund të fitojë tenderin. Si ta zbatoni atë në praktikë?

Tregtia elektronike përfshin praninë e klientëve, domethënë paratë. Megjithatë, tenderi përjashton marrëdhëniet joformale. Nuk ka asnjë mënyrë për të arritur një marrëveshje. Mosrespektimi i kushteve të përcaktuara në kontratë mund të rezultojë në humbjen e marrëveshjes, humbje fondesh dhe humbje të mundësisë për të marrë pjesë në ankande të tjera për shkak të skualifikimit. Fillestarët shpesh i thyejnë këto rregulla për shkak të pavëmendjes banale.

Së pari, duhet të merrni në dorë tenderët që nuk përmbajnë rregulla strikte. Për shembull, në ankandin e një plani tregtar. Vetëm pas kësaj këshillohet të kaloni në tenderë seriozë, të cilët rregullohen nga legjislacioni i prokurimit në përputhje me 44-FZ dhe 223-FZ. Kushti kryesor për fitoren nuk është asgjë më shumë se vetëdija. Para së gjithash, duhet të mendoni për cilësinë e punës dhe jo për shumën e marrëveshjes.

Imagjinoni që keni fituar ende. Ju keni një kontratë në duart tuaja. A do të jetë në gjendje kompania të gjejë kapacitete dhe forca shtesë për ta përmbushur atë pa probleme? Dhe nëse jo, sa para do të duhen për të punësuar punëtorë ose për të marrë me qira pajisje? A do të mbetet marrëveshja fitimprurëse?

Vlen të kujtojmë se ndër gabimet e ofertuesve, më kryesorët janë shkeljet e afateve, studimi i pavëmendshëm i dokumentacionit, tentativa për të marrë pjesë në shumë tendera në të njëjtën kohë, mosfunksionimet e planit teknik.tregtimi me humbje. E gjithë kjo mund të çojë në pasoja negative. Prandaj është e nevojshme që paraprakisht të parandalohen të gjitha mangësitë e listuara.