Aktorët e interesuar të projektit. Autorët dhe drejtuesit e projektit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Për të konkurruar me sukses në tregun e sotëm dhe për të qenë të suksesshëm në përpjekjet e tyre, shumë kompani përdorin metodën e projektit. Kjo ju lejon të merrni një produkt të përfunduar me cilësi të lartë në një kohë të kufizuar. Për ta bërë këtë proces efektiv, duhet të dini thelbin, specifikat dhe veçoritë e zbatimit.

Përkufizimi i konceptit

Fjala "projekt" vjen nga anglishtja. projekt, nga lat. projectus "i hedhur përpara, i dalë" dhe ka disa kuptime në varësi të zonës në të cilën zbatohet. Në menaxhim, kjo është një ndërmarrje e kufizuar në kohë, qëllimi i së cilës është të krijojë një produkt, shërbim ose rezultat të ri, unik. Zbatimi i këtij grupi aktivitetesh parashikon marrjen e përfitimeve për palët kryesore të interesit të projektit (klientët, investitorët, furnitorët). Kjo formë e punës përdoret gjerësisht nga kompanitë e ndërtimit, inxhinierisë, programeve të ndërmarrjeve ose marketingut, grupe të caktuara njerëzish dhe kompani të suksesshme përdorin këtë metodë në aktivitetet e tyre.personalitet.

Karakteristikat

Është një projekt, jo një grup detyrash që duhen kryer, nëse aktiviteti që do të kryhet ka një sërë karakteristikash, përkatësisht:

• e kufizuar në kohë (një ngjarje e konceptuar ka një datë fillimi dhe një datë të marrjes së rezultatit përfundimtar, ose si rezultat pritet një produkt ose shërbim i caktuar);
• unike është një nga tiparet kryesore dalluese të zbatimit të tij, ndërkohë që mund të jetë e re vetëm për organizatorin ose pjesëmarrësit e projektit dhe jo për të gjithë punonjësit;
• kufi i fondeve dhe burimeve të tjera të nevojshme për të kryer këtë proces (kohë, para, punë, mbështetje teknike).

Në jetën e një njeriu të zakonshëm, një projekt mund të jetë zhvendosja në një qytet tjetër, blerja e një shtëpie të re, kërkimi i një pune, fillimi i një biznesi etj., në biznes është krijimi i një produkti të ri, zgjerimi i treg, duke nisur një fushatë të re reklamuese, duke krijuar kapacitete të reja prodhuese. Është kjo metodë që ju lejon të bëni hapa të rinj në aktivitetet e organizatave ose individëve, kështu që palët e interesuara të projektit e përdorin atë kur zhvillojnë ndonjë risi.

Pjesëmarrës kyç në proces

Kjo kategori përfshin njerëz (organizata) që përfitojnë drejtpërdrejt nga zbatimi i ndërmarrjes së synuar. Këto përfshijnë:

• Iniciatorët - njerëz që argumentojnë nevojën për një projekt. Ata mund të jenë punonjës të çdo niveli brenda dhe jashtë kompanisë.
• Sponsorët janë kryesisht punonjës të niveleve më të lartaLidhja e kompanisë që mbikëqyr rrjedhën e saj nga ana e klientit. Ata mbikëqyrin zbatimin e këtij grupi aktivitetesh dhe sigurojnë burimet e financimit të projektit, materiale dhe lloje të tjera të mbështetjes, si dhe marrjen e përfitimeve të planifikuara për organizatën. Sponsorët caktojnë një menaxher që do të udhëheqë procesin, do t'i sigurojë atij të gjitha fondet e nevojshme dhe do t'i raportojë mbi ecurinë e veprimeve menaxhmentit të lartë (CEO, bordi i drejtorëve, etj.).
• Menaxheri i projektit është menaxheri përgjegjës për zbatimin e ndërmarrjes së caktuar. Detyrat e tij janë: kontrolli i arritjes në kohë të rezultatit përfundimtar, kursimi i nivelit të limitit të burimeve të ofruara dhe cilësia e lartë e produktit apo shërbimit përfundimtar. Ai merret me projektin në baza ditore, menaxhon veprimet e ekipit, kontrollon përmbushjen e kërkesave të vendosura, merr parasysh dhe bie dakord për dëshirat e të gjithë palëve të interesuara dhe, nëse është e nevojshme, merr ndihmë nga administratori ose një ekip specialistësh i krijuar përkohësisht për të zgjidhur detyrat.

Këta pjesëmarrës të projektit përfundimisht bëhen pronarë të produktit përfundimtar (rezultati), prandaj, ata diktojnë kërkesat e tyre për projektin, e financojnë atë duke investuar fondet e tyre ose të jashtme, dhe gjithashtu lidhin kontrata me kontraktorët e nevojshëm për planin e planifikuar. aktivitete.

Realizuesit e planit

Anëtarët e ekipit të planit janë individë ose subjekte që marrin pjesë në ndërmarrje, ose ato palë qëinteresat e të cilëve mund të ndikohen nga arritja e qëllimit.

Sipas shkallës së përfshirjes në këtë lloj aktiviteti, ekzistojnë tre grupe kryesore të njerëzve me mendje të njëjtë:

• Ekipi kryesor është punonjësit (organizatat) të cilët janë të përfshirë drejtpërdrejt në zbatimin e planit.
• Ekipi i zgjeruar - profesionistë që ofrojnë në mënyrë indirekte asistencë profesionale.
• Aktorët e interesuar të projektit (të brendshëm dhe të jashtëm) - organizata ose punonjës që ndikojnë në përfaqësuesit e grupit të parë dhe të dytë, duke mos përfshirë në ndërveprim të drejtpërdrejtë me pjesëmarrësit e drejtpërdrejtë. Ata bëjnë rregullimet e tyre në rrjedhën e procesit ose ndjejnë drejtpërdrejt ndikimin e zbatimit të planit në aktivitetet e tyre.

Pjesëmarrës të mundshëm në ndërmarrje

Ndonjëherë individë ose organizata të jashtme përfshihen për ta bërë këtë grup ngjarjesh një sukses. Përkatësisht:

• Investitorët janë njerëz që investojnë në një projekt, për shembull, në formën e kredive. Ndonjëherë investitori është klienti, përndryshe ato janë banka, fonde dhe kompani të tjera të mëdha.
• Kontraktorët - palët që marrin përsipër detyrimet për kryerjen e punëve në përputhje me marrëveshjen (kontratën). Mund të jetë ose pjesë e detyrave, ose i gjithë projekti. Caktoni kontraktorin kryesor dhe nënkontraktorin, i cili lidh një marrëdhënie kontraktuale me të dhe ofron një pjesë të shërbimeve të dakorduara.
• Furnizuesit - palët e interesuara të projektit, duke i ofruar klientit materialet e nevojshme, pajisjet teknike, etj.
• Organet e qeverisë - aparati administrativ i vendbanimit,i cili monitoron zbatimin e kërkesave sociale, mjedisore, të komunitetit dhe qeverisë.
• Konsumatorët - njerëzit që blejnë produkte të gatshme ose përdorin rezultatin përfundimtar që përcakton dëshirën për një produkt ose shërbim dhe ofron kërkesë për to.

Mundësia e pjesëmarrjes së këtyre palëve në projekt varet nga lloji, lloji, shkalla dhe shkalla e kompleksitetit të tij. Puna e një menaxheri duhet të mbulojë domosdoshmërisht të gjitha palët e interesuara dhe të sigurojë koordinimin e kërkesave të tyre.

Kush e mbikëqyr procesin?

Autorët e projekteve janë, si rregull, specialistë (arkitektë, projektues, ndërtues), dhe menaxheri siguron zbatimin e ndërmarrjes së planifikuar. Ky është një punonjës i nivelit menaxherial, shef i departamentit. Përgjegjësitë e tij përfshijnë monitorimin e zbatimit të planit në kohë, përdorimin e burimeve në dispozicion dhe cilësinë e produktit përfundimtar.

Prioriteti është aspekti i parë, pasi ju lejon të shmangni tejkalimet e kostove dhe problemet gjatë punës. Prandaj, kur menaxhoni një projekt, fokusi është gjithmonë në orarin e ndërmarrjes.

Funksionet e menaxherit të projektit

Efektiviteti i menaxhimit të ndërmarrjes varet drejtpërdrejt nga shpërndarja e saktë e fuqisë midis interpretuesve të thjeshtë, anëtarëve kryesorë të ekipit dhe menaxherit. Kompetencat dhe përgjegjësitë funksionale për këtë të fundit përcaktohen ose nga klienti ose statuti i projektit (nëse kryhet brenda kompanisë).

KPërgjegjësitë kryesore të një menaxheri përfshijnë:

• Organizoni strukturën e konceptit dhe formoni ekipin e menaxhimit të ndërmarrjes.
• Kërko fondet dhe burimet e nevojshme për zbatimin e tij.
• Analizë e ndikimit të palëve të interesuara të projektit në ecurinë e procesit.
• Trajnimi i stafit të nevojshëm për të kryer detyrat, motivimi i tyre.
• Formimi i termave të referencës dhe përgjegjësive për të gjithë pjesëmarrësit, përcaktimi i nivelit të përgjegjësisë së ekipit të menaxhimit të projektit.
• Zhvillimi i një plani dhe plani biznesi, llogaritja e buxhetit dhe buxhetimi, analizimi i rreziqeve të mundshme dhe gjetja e mënyrave për t'i eliminuar ato.
• Monitorimi i zbatimit të të gjitha llojeve të punës sipas planit.
• Nënshkrimi i kontratave për ekzekutimin e detyrave, monitorimi i ekzekutimit të tyre dhe mbyllja në kohë.
• Vendosja e komunikimit ndërmjet ekipit të menaxhimit dhe pjesëmarrësve të tjerë të projektit.
• Marrja e materialeve raportuese dhe analiza e tyre.
• Komunikimi me klientin për të ofruar të gjitha informacionet me interes për të, si dhe për të marrë informacion rreth dëshirave apo kërkesave për rezultatin përfundimtar.
• Monitorimi i punës së të gjithë pjesëmarrësve të projektit dhe mbyllja e tij në kohë.

Sfera e detyrave funksionale të një menaxheri është mjaft e madhe dhe vetëm me njohuri specifike dhe organizim të kujdesshëm të aktiviteteve të tij, ai mund të sigurojë suksesin e ndërmarrjes.

Shoqëria e interpretuesve

Për të zbatuar projektin, menaxheri krijon 2grupet e punonjësve: ekipi i projektit dhe lidhja menaxheriale. Rezultati përfundimtar varet kryesisht nga cilësia e punës së kryer nga këto dy struktura organizative.

Ekipi i projektit - këta janë specialistë dhe/ose organizata që kryejnë punë brenda ndërmarrjes dhe janë përgjegjës ndaj menaxhmentit për zbatimin dhe cilësinë e tyre. Ky grup krijohet për kohëzgjatjen e aktiviteteve të planifikuara. Mund të përfshijë personel (grupe) të brendshëm dhe të tërhequr të punës.

Ekipi menaxhues përfshin punonjës të grupit të parë të cilët janë të lidhur drejtpërdrejt me mbikëqyrjen e procesit dhe marrjen e vendimeve të menaxhimit. Suksesi i ndërmarrjes, numri i rreziqeve dhe problemeve që lindin gjatë zgjidhjes së problemeve varen nga mënyra se si menaxheri i përzgjedh saktë interpretuesit në këtë grup.

Punonjësit e nivelit menaxherial, si askush tjetër, janë përgjegjës për zbatimin e fushës së punës së tyre, shkalla e së cilës mund të jetë e ndryshme: nga përgatitja e një dokumenti deri te një nënprojekt i përfunduar. Ndonjëherë drejtuesi i ndërmarrjes mbledh një grup personeli kyç (nënekip), i cili formohet në përputhje me paketat e punës ose nënprojekteve të nevojshme.

Për të siguruar zbatimin në kohë të planit të përcaktuar, është e nevojshme që çdo punonjës të dijë shtrirjen e detyrave të tij funksionale, kërkesat për punën e kryer, nivelin e përgjegjësisë personale, kohën dhe format e duke raportuar mbi aktivitetet e tyre.

Identifikimi i palëve të interesuara të projektit

Çdo grup veprimesh synon arritjen e rezultatit përfundimtar. Produkti përfundimtar është vizioni i klientit. Kur fillon një ngjarje, është e vështirë të thuhet nëse rezultati do të përmbushë pritjet. Që planifikimi të jetë i suksesshëm, duhet të identifikohen burimet e pasigurisë. Shpesh arsyet e dështimit janë pritjet e humbura nga projekti, i cili duhet të bëjë ndryshime në rrjedhën e punës. Iniciatorët e ndryshimeve të tilla janë shpesh palët e interesuara të projektit. Një shembull do të ishin sponsorët, furnitorët, autoritetet, etj. Ata kanë të drejtë të parashtrojnë dëshirat e tyre për rezultate, të cilat mund të ndryshojnë nga njëra-tjetra.

Nëse personat ose organizatat e mësipërme mund të ndikojnë në rrjedhën e projektit, dhe menaxheri nuk e dinte ose nuk e kishte marrë parasysh këtë, atëherë ndërhyrja e tyre do të ndryshojë rrjedhën e të gjithë ndërmarrjes së planifikuar dhe ai do të ketë për të bërë rregullime gjatë rrugës. Nuk duhet të ketë mangësi në punën e një menaxheri.

Ka disa mënyra për të identifikuar agjentët ose kompanitë për të cilat realizimi i qëllimit mund të ketë rëndësinë e tij:

• Klasifikimi, pra duke veçuar të gjitha ndërmarrjet, grupet, personat që kanë ndonjë lidhje me projektin. Kjo përfshin: sponsorët, klientët, furnitorët, përdoruesit e produktit, menaxherët, konkurrentët, drejtuesit, partnerët e biznesit, mediat, autoritetet, etj. Këtu është përpiluar një listë e plotë e të gjithë palëve të mundshme të interesit dhe nëse është përcaktuar ndonjë përfitim për ta.
• Nominimi, thelbi i të cilit është se udhëheqësi përcakton palën kryesore të interesuar, për shembull, sponsorin, kreun e kompanisë, i cili përpilon një listë të të gjithë pjesëmarrësve, në fuqinë e të cilitndikojnë në rrjedhën e ndërmarrjes.
• Dokumentacioni i studimit.

Suksesi i ndërmarrjes dhe numri i problemeve që dalin varen nga plotësia e përkufizimit të palëve të interesuara të projektit.

Kontrolli mbi zbatimin e planit

Përmbushja e planit monitorohet me mbajtjen e takimeve të ekipit, anëtarët e të cilëve japin informacion për sasinë e punës së kryer dhe në të njëjtën kohë tregojnë se sa kohë duhet ende për të përfunduar detyrat në kohë. Këto të dhëna kontrollohen sipas orarit të kalendarit. Nëse parashikohet një vonesë, atëherë konsiderohen opsione të ndryshme për zgjidhjen e problemit dhe njëra prej tyre merret për ekzekutim. Në të njëjtat mënyra, çështja zgjidhet me një devijim nga sasia e fondeve dhe burimeve të ofruara, si dhe niveli përfundimtar i cilësisë.

Zbatimi i projektit është një mënyrë e mirë për organizatat, aktivitetet e të cilave synojnë zhvillimin e kompanisë. Njohja e komponentëve të procesit të projektimit ju lejon të merrni rezultate të mira me kosto minimale në një kohë të shkurtër dhe ndërveprimi i koordinuar me palët e interesuara të projektit hap horizonte të reja për të bërë biznes.