Ekipi i projektit është Koncepti, fazat e zhvillimit dhe menaxhimit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Ekipi i projektit është një grup njerëzish nga të cilët varet suksesi i tij. Dy detyrat kryesore që zgjidhen kur mendohet për një ide të re janë: mbledhja e një ekipi, përgatitja e tij për punë efektive. Meqenëse organizimi i ekipit të projektit është një ngjarje e rëndësishme dhe e përgjegjshme, ne do të ndalemi në këtë çështje më në detaje.

Thelbi i termit

Në varësi të specifikave, llojit, shkallës së nismës në shqyrtim, si profesionistë individualë ashtu edhe disa organizata të ndryshme mund të marrin pjesë në punë. Të gjithë ata janë anëtarë të ekipit të projektit në kuptimin më të gjerë të termit. Ndër përfaqësuesit e grupit iniciativ janë:

• investitorët;
• klientë të drejtpërdrejtë;
• ndërmarrje financiare;
• dizajnerë;
• konsulentët e biznesit;
• furnizuesit e burimeve dhe materialeve;
• kontraktorë të ndryshëm.

Secili prej tyre performon disafunksione të caktuara, është përgjegjës për një pjesë të caktuar të punës. Nga të gjithë punonjësit zgjidhet një mikrogrup, i cili do të zgjidhë disa çështje gjatë zhvillimit dhe zbatimit të një ideje novatore.

Një ekip efektiv projekti janë njerëzit e përfshirë drejtpërdrejt në zbatimin e nismës së re, duke i raportuar menaxherit të projektit. Krijimi i tij është një parakusht për zbatimin e suksesshëm të një ideje që kontribuon në krijimin e një produkti unik.

Pikë të rëndësishme

Ekipi i projektit është një ekip që formohet përpara zbatimit të nismës "në jetë". Ai shpërbëhet menjëherë pasi të ketë përfunduar me sukses detyrën e tij.

Përbërja e ekipit të projektit zgjidhet nga profesionistë, që është një proces i kushtueshëm dhe që kërkon kohë. Është e nevojshme të vendosen marrëdhënie miqësore dhe të zbatueshme ndërmjet anëtarëve të grupit në mënyrë që të pritet të arrihet rezultati i dëshiruar. Në disa raste, në kompani krijohet një grup pune për të kursyer burime materiale. Qëllimi i punës së saj është të kryejë një detyrë specifike që është e rëndësishme në një moment të caktuar kohor për organizatën.

Operacioni

Struktura e ekipit të projektit dhe numri i tij ndryshon në varësi të specifikave të idesë që po zbatohet.

Çdo pjesëmarrës është përgjegjës për një pjesë të caktuar të projektit, duke ndjekur interesat personale.

Krijimi i një ekipi projekti përfshin jo vetëm formimingrupe, por edhe trajnime të përbashkëta, komunikim. Kjo qasje kontribuon në marrjen e rezultatit të dëshiruar. Me një klimë të favorshme psikologjike midis pjesëmarrësve, vendimet merren të lëvizshme dhe të balancuara. Njerëzit me mendje të njëjtë marrin parasysh faktorët e jashtëm dhe të brendshëm, kështu që procesi i zbatimit të ideve në jetë është i përshpejtuar.

Parimi i krijimit

Si është formuar ekipi i projektit? Ky grup ka një sërë dallimesh domethënëse nga një ekip i qëndrueshëm punëtorësh. Meqenëse ai kryen funksione të caktuara vetëm në një interval kohor të caktuar. Ekzistojnë disa parime të formimit të tij. Le të ndalemi në këtë çështje më hollësisht.

Lojtarët kryesorë të idesë (kontraktori dhe klienti) krijojnë grupet e tyre të udhëhequra nga menaxherë profesionistë. Me marrëveshje të ndërsjellë ndërmjet palëve, menaxheri është menaxheri nga klienti ose nga kontraktori.

Zhvillimi i ekipit të projektit kontribuon në arritjen e detyrës në kohën më të shkurtër të mundshme. Funksioni menaxherial i menaxherëve është të kryejnë detyrat e mëposhtme:

• në planifikimin e zbatimit të iniciativës;
• ofrimi i idesë me stafin e duhur;
• monitorim sistematik i aktiviteteve;
• motivoni punonjësit për të arritur një rezultat të caktuar.

Zbatim specifik i idesë

Menaxhimi i ekipit të projektit përcaktohet duke marrë parasysh specifikat e nismës së zbatuar. Kjo ndikon drejtpërdrejt në strukturën e grupit, numrinspecialistët e nevojshëm, kërkesat për aftësitë dhe aftësitë e tyre.

Ekipi i projektit është një mekanizëm i vetëm, koordinimi i të cilit përcakton kohën e punës së nevojshme. Për shembull, nëse plani do të zbatohet në fushën e kujdesit shëndetësor, ekipit do t'i duhen administratorë mjekësorë dhe mjekë të certifikuar.

Ekipi i ndërtimit të projektit janë projektues, arkitektë, ndërtues, furnitorë, pa të cilët është e vështirë të imagjinohet ky sektor i ekonomisë.

Mjedis organizativo-kulturor

Faktorët e jashtëm kanë një ndikim të rëndësishëm në punën e ndërmarrjes. Elementët e brendshëm përfshijnë këto aspekte: kohezioni i partnerëve, normat kolektive të punës, shpërndarja e përgjegjësive funksionale, aftësitë e komunikimit.

Menaxhimi i duhur i ekipit të projektit ndihmon në minimizimin e ndikimeve të tilla. Dallimi thelbësor midis një ekipi dhe një kolektivi të tipit klasik të punës është funksionimi i tij në bazë të profesionalizmit dhe cilësive të biznesit, dhe jo zbatimi i një parimi tipik hierarkik.

Metodat e formimit

Iniciativat e reja mund të shfaqen si brenda një organizate (kompanie), ashtu edhe me bashkëpunimin e disa kompanive të vogla njëherësh. Kjo është arsyeja pse formimi i ekipit të projektit kryhet në mënyra të ndryshme. Ky është një kusht i rëndësishëm.

Në varësi të qëllimit të ekipit të projektit, përdoren mjete dhe qasje të caktuara. Për shembull, kur thelbi i idesë lidhet me ristrukturimin, zgjerimin, modernizimin brenda një ndërmarrje të caktuar, projektiështë pjesë e punës së përditshme të menaxherit dhe profesionistëve të përzgjedhur për këtë punë.

Klasik

Një menaxher i emëruar nga drejtuesi i kompanisë, përveç detyrave të tij kryesore funksionale, drejton edhe idenë, zbaton këtë plan specifik.

Ai ka akses të plotë në personelin e kërkuar, autoritetin për të koordinuar të gjitha veprimet, planifikimin e fazave të punës. Në strukturën e përgjithshme organizative të kompanisë, kur mendohet për një ide të re, veçohet një njësi e veçantë strukturore.

Ky model është një formë klasike, përdoret kryesisht në ndërmarrjet e mëdha. Ai presupozon përparësinë e inovacionit mbi aktivitetet e përditshme, pasi menaxheri nuk prek hierarkinë tipike të vendosur në kompani. Menaxheri dhe anëtarët kryesorë të ekipit lirohen për një kohë nga detyrat e tyre të drejtpërdrejta funksionale. Kreu i shoqërisë ose zëvendësi i tij caktohet si kurator i grupit.

Forma e përzier

Është i përshtatshëm për firma të mesme. Thelbi i krijimit të një ekipi projekti është se inovacioni drejtohet nga një menaxher i jashtëm. Është ai që është përgjegjës për suksesin e zbatimit të idesë. Për të përfunduar detyrën që i është caktuar, një specialist i tillë mund të përfshijë punonjës të departamenteve të tjera në projekt. Dallimi është se, përveç punës për inovacion, ata vazhdojnë të përmbushin përgjegjësitë kryesore.

Nëse ideja zbatohet nga disa kompani njëherësh, ekipi i projektit përfshinpërfaqësues të të gjitha ndërmarrjeve të interesuara për sukses. Një organizim i tillë i procesit konsiderohet standard, në të cilin krijohet një grup i veçantë interpretuesish për secilën ide.

Qasjet themelore për ndërtimin e një ekipi

Aktualisht përdoren katër parime bazë:

• caktimi i qëllimeve;
• ndërpersonale;
• loje me role;
• problematik - orientues.

E para përfshin përcaktimin e qëllimit përfundimtar si një udhëzues për punën e ekipit të projektit, të menduarit paraprak mbi mënyrat për ta arritur atë.

Parimi ndërpersonal konsiston në rritjen e vëmendjes ndaj marrëdhënieve ndërmjet anëtarëve të ekipit. Suksesi i punës varet drejtpërdrejt nga vendosja e marrëdhënieve komunikuese të besimit, kështu që menaxheri i projektit shpesh përdor ndihmën e një psikologu profesionist.

Parimi i rolit synon ndarjen e pushteteve bazë ndërmjet anëtarëve të grupit, duke i dhënë secilit të drejtat dhe përgjegjësitë e veta.

Parimi i fundit kontribuon në zgjidhjen e të gjitha çështjeve të diskutueshme në kuadër të mosmarrëveshjeve të përbashkëta, gjë që përshpejton ndjeshëm zbatimin e planit dhe rrit efikasitetin e tij.

Kriteret e përzgjedhjes së punonjësve

Vëmendje e veçantë i kushtohet përvojës dhe profesionalizmit të njerëzve që do të përfshihen në zhvillimin dhe zbatimin e artikujve të rinj që janë të rëndësishëm për kompaninë. Punonjësit e përfshirë në projekt duhet të jenë proaktivë, të gatshëm për të marrë përgjegjësinë për vendimet që marrin. Dëshira për t'i kushtuar sa më shumë kohë punës është e mirëpritur, dheedhe pavarësinë në planifikimin e fazave të aktiviteteve.

Nuk ka kërkesa të veçanta për përbërjen e moshës kur krijoni një ekip projekti. Për të bashkuar një ekip të ri të vogël, udhëheqësi organizon ngjarje të përbashkëta: pushime, udhëtime ecjeje, festa korporative.

Struktura zhvillohet duke marrë parasysh funksionet e kryera nga specialistët, si dhe marrëdhëniet ndërmjet tyre. Ndër proceset e grupit që ndikojnë në efikasitetin e arritjes së qëllimit, vëmë re presionin e grupit, treguesit dinamikë, të menduarit përmes vendimeve të përbashkëta. Ndër faktorët që ndikojnë negativisht në shpejtësinë e projektit, vëmë re mungesën e një qëllimi të formuluar qartë, planin e punës, konfliktet e brendshme të vazhdueshme, si dhe mungesën e burimeve dhe mungesën e interesit të menaxherit për promovimin e projektit.

Në realitetet e vendit tonë, kur tërheqim në ekip specialistë të vlefshëm nga departamente të tjera, shfaqen konflikte të ndryshme midis drejtuesve të departamenteve dhe drejtuesve. Vështirësitë maksimale shfaqen për punonjësit e rinj dhe premtues që marrin një detyrë të përgjegjshme nga drejtuesi. Problemi në situata të tilla duhet të zgjidhet përmes negociatave konstruktive dhe menaxhmenti duhet të vendosë theksin e duhur te ekipi.

Fazat e formimit dhe cikli i "jetës"

Pas shfaqjes së një ideje interesante deri në zbatimin e suksesshëm të saj në realitet, disa faza të njëpasnjëshme kalojnë menjëherë. Në këtë kohë po krijohen marrëdhëniet mes tregtarëve privatë, duke ndërtuar një marrëdhënie dashamirëse dhe efektivebashkëpunimi. Menaxheri vëzhgon proceset që ndodhin brenda grupit, ndalon konfliktet dhe keqkuptimet dhe i orienton pjesëmarrësit drejt rezultatit përfundimtar.

Në fazën e orientimit kryhet njohja fillestare sipërfaqësore e të gjithë anëtarëve të grupit të ri. Ata janë në një gjendje pasigurie dhe pasigurie në forcat dhe aftësitë e tyre, ndaj është e rëndësishme që lideri të krijojë qëndrimin e duhur në këtë fazë.

Menaxheri jo vetëm që orienton njerëzit e tij me mendje të njëjtë, por gjithashtu u përgjigjet pyetjeve, formon një listë rregullash, një qëllim, metoda për ta arritur atë.

Në procesin e komunikimit shfaqen konflikte dhe mosmarrëveshje në lidhje me shpërndarjen e funksioneve në ekip. Udhëheqësi duhet të zvogëlojë kohëzgjatjen e kësaj faze, për të shpërndarë rolet midis anëtarëve të grupit në kohën më të shkurtër të mundshme.

Entuziazmi i çdo punonjësi, dëshira e tij për të treguar iniciativë, pavarësi dhe origjinalitet gjatë planifikimit të fazave kryesore të aktivitetit, varet drejtpërdrejt nga interesi i vetë menaxherit.

Në fazën e bashkëpunimit, pritet vendosja e marrëdhënieve të besimit, një shpërndarje e qartë e roleve dhe punë e vazhdueshme për shqyrtimin e një plani pune.

Faza e punës është koha, koha e menjëhershme për zbatimin e të gjitha ideve në jetën reale. Kohëzgjatja e tij lidhet me specifikat e idesë në shqyrtim, si dhe me aftësitë financiare të kompanisë që zbaton projektin.

Faza e fundit është vlerësimi i efektivitetit të projektit, plotësia e arritjes së qëllimit të vendosur në fillim të punës.