Kontrolli aktual, paraprak dhe përfundimtar: pse dhe si kryhet

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Efiçenca e menaxhimit përcaktohet nga arritja e qëllimit, në të gjitha fazat e lëvizjes drejt rezultatit, menaxheri duhet të ushtrojë kontroll dhe mbikëqyrje mbi procesin, burimet, mjedisin. Kontrolli është një nga qëllimet më të rëndësishme funksionale të një lideri.

Koncepti i kontrollit në menaxhim

Menaxhimi është i nevojshëm për të organizuar në mënyrë efektive aktivitetet, për të shpenzuar në mënyrë racionale burimet dhe për të arritur qëllimet. Menaxhimi tradicionalisht ka pesë funksione bazë: planifikimin, organizimin, motivimin, kontrollin dhe koordinimin. Secila prej tyre ka specifikën dhe rëndësinë e vet. Pra, kontrolli, aktual apo strategjik, është një aktivitet i rëndësishëm i një menaxheri për të krahasuar rezultatet e punës me planin në të gjitha fazat e procesit të prodhimit, për të kontrolluar rezultatet për pajtueshmërinë me standardet dhe normat dhe për të eliminuar devijimet e shfaqura.

Rëndësia e kontrollit shpjegohet me nevojën për të hequr pasigurinë për gjendjen e punëve në kompani dhe ecurinë e procesit të prodhimit. Gjithashtu, kontrolli është një parakusht për një aktivitet të suksesshëm. Aiju lejon të vlerësoni situatën dhe të parandaloni shfaqjen e krizave. Kontrolli dhe mbikëqyrja janë të nevojshme, por ato mund të marrin shumë forma dhe të kryejnë një sërë funksionesh. Në varësi të stilit të udhëheqjes në një organizatë, kontrolli mund të përqendrohet në duart e një menaxheri të vetëm, zakonisht një menaxher të lartë, ose t'u delegohet disa punonjësve.

Funksionet e kontrollit

Kontrolli është një moment i pakëndshëm pune si për drejtuesin ashtu edhe për interpretuesin, por është i nevojshëm. Në menaxhim, është zakon të flasim për disa funksione themelore të kontrollit:

- Vlerësimi i mjedisit, i jashtëm dhe i brendshëm. Gjatë kontrollit, menaxheri mbledh informacion dhe largon pasigurinë në të kuptuarit e procesit aktual. Kryerja e kontrollit ju lejon të zbuloni faktorë negativë ose kërcënues në mjedisin e jashtëm dhe të brendshëm dhe të gjeni mundësi për t'i eliminuar ata ose për t'i marrë parasysh në kryerjen e aktiviteteve.

- Duke iu përgjigjur devijimeve. Menaxheri kontrollon në mënyrë që të jetë i vetëdijshëm për të gjitha detajet e procesit të prodhimit dhe të ketë kohë për t'iu përgjigjur ndryshimeve dhe devijimeve. Kontrolli ju lejon të vini re gabimet dhe kërcënimet në kohë dhe të rindërtoni shpejt procesin e prodhimit.

- Shpërndarja e burimeve. Kontrolli taktik dhe teknik lejon përdorimin më racional të parave, pajisjeve në dispozicion, gjetjen e vendit të duhur për kompetencat e punonjësve. Në të njëjtën kohë, kontrolli ju lejon të identifikoni rezervat dhe t'i përdorni ato në mënyrë produktive.

- Mbajtja e komenteve. Funksioni ndërveprues i kontrollit është ai gjatë zbatimit të tijndërveprimi është vendosur ndërmjet të gjithë elementëve të sistemit, ndërmjet menaxherit dhe ekzekutuesit.

- Vlerësimi i performancës së stafit. Për të motivuar me kompetencë punonjësit dhe për të paguar efektivisht punën e tyre, është e nevojshme të ndërtohet një sistem i qartë vlerësimi, në këtë menaxheri ndihmon kontrollin në të gjitha fazat e prodhimit.

Llojet e kontrollit

Kompleksiteti i procesit të mbikëqyrjes rezulton në kualifikime të shumta kontrolli.

Sipas shpeshtësisë së procedurave dallohen:

- Kontroll paraprak. Edhe para fillimit të punës, duhet të ndërmerren veprime për të gjurmuar dhe vlerësuar burimet kryesore: materiale, njerëzore, prodhim. Qëllimi i tij është të parandalojë mundësinë e pasojave negative të veprimeve të interpretuesve. Kjo ju lejon të bëni rregullime në plan edhe para se të fillojë të zbatohet dhe para se të bëhen gabime.

- Kontrolli aktual. Ajo kryhet gjatë kryerjes së punës, qëllimi i saj është të identifikojë në fazën e shfaqjes dhe të parandalojë gabimet dhe devijimet. Ai synon të monitorojë respektimin e normave dhe standardeve. Kontrolli aktual kërkon një rrjedhë të vazhdueshme informacioni dhe korrigjim të menjëhershëm të gabimeve.

- Kontrolli përfundimtar. Ajo kryhet në fazën e përmbledhjes dhe vlerësimit të arritjes së rezultateve. Qëllimi kryesor i këtij lloji të kontrollit është të parandalojë gabime të ngjashme në të ardhmen. Të dhënat e marra gjatë kësaj faze bëhen bazë për krijimin e planeve të reja.

Bazuar në shpeshtësinë e veprimeve të kontrollit, strategjike, taktike dhekontrollin operacional. Sipas përkatësisë funksionale, ekspertët i quajnë llojet e kontrollit financiar, të prodhimit, të marketingut dhe të personelit. Ju gjithashtu mund të dalloni llojet e kontrollit të jashtëm dhe të brendshëm bazuar në drejtimin e veprimit.

Kontroll strategjik dhe taktik

Mjeti më i rëndësishëm për zbatimin e planeve të ndërmarrjes janë kontrolli strategjik dhe taktik. Detyra e këtyre llojeve të aktiviteteve të menaxhimit është të monitorojnë korrektësinë e planeve dhe veprimeve të vazhdueshme. Kontrolli strategjik është një kontroll sistematik i pajtueshmërisë me qëllimet globale, programet strategjike dhe veprimet. Objektivat e këtij lloj aktiviteti janë: përcaktimi i korrektësisë së qëllimeve afatgjata të zgjedhura dhe korrektësia e mënyrës së arritjes së tyre, identifikimi i mundësive të mundshme për kompaninë. Kontrolli taktik shoqërohet me kontrollimin e arritjes së qëllimeve afatshkurtra dhe imediate. Mjeti i tij është kontrolli teknik, i cili synon të identifikojë përputhjen e rreptë të procesit të prodhimit me rregulloret, standardet dhe rregulloret.

Kontrolli në fazat e përgatitjes

I gjithë procesi i menaxhimit përshkohet me faza kontrolli. Ekziston një traditë e klasifikimit skenik, në këtë rast, ekzistojnë: kontrolli paraprak, aktual dhe përfundimtar. Secila prej tyre kryen funksionet e saj dhe ka veçori dalluese. Kontrolli paraprak i paraprin fillimit të punës, është pjesë përbërëse e planifikimit. Qëllimi i tij është të krijojë kushte për fillimin efektiv të prodhimit. Në këtëNë fazë, vlerësohet gatishmëria dhe kompetenca e personelit, disponueshmëria e burimeve të nevojshme dhe dokumentacioni i aktiviteteve.

Kontrolli aktual, ndryshe nga ai paraprak, përkon me fazat e prodhimit në kohë. Funksioni i tij kryesor është të përmirësojë rrjedhën e punës. Menaxheri monitoron vazhdimisht përputhjen e të gjitha operacioneve të prodhimit dhe veprimeve të interpretuesve me planet dhe standardet e miratuara. Ndonjëherë kjo fazë quhet edhe "kontroll i ndërmjetëm", i cili thekson tiparin e tij kryesor - identifikimin e mangësive dhe devijimeve në rrugën drejt qëllimit. Zbatohet për vlerësimin e zgjidhjes së problemeve aktuale dhe strategjike. Me rëndësi të veçantë është kontrolli përfundimtar ose përfundimtar. Ai është shumë i ndryshëm nga fazat e tjera në detyrat dhe rrjedhën e tij.

Kontrolli përfundimtar: specifikat

Faza përfundimtare e procesit të prodhimit përfshin zgjidhjen e disa detyrave të rëndësishme. Ky është identifikimi i shkallës së përputhshmërisë me qëllimet dhe rezultatet e përcaktuara, vlerësimi i punës së personelit, përpilimi i një liste të llogaritjeve të gabuara dhe gabimeve për të kaluar në një fazë të re të planifikimit bazuar në to. Kontrolli përfundimtar duhet të kryhet sipas kritereve të përcaktuara, në mënyrë që interpretuesit të kuptojnë se si kontrollohet puna e tyre dhe si do të ndikojë kjo në shpërblimin e tyre. Ky lloj mbikëqyrjeje shoqërohet me një vlerësim të shpenzimit të burimeve, me përcaktimin e efektivitetit të strategjive dhe taktikave dhe vlerësimin e korrektësisë së vendimeve të marra më herët. Rezultatet e kësaj faze janë jashtëzakonisht të rëndësishme për të ardhmen e organizatës, pasi rezultatet e saj mundenshmangni gabimet kur krijoni plane për të ardhmen.

Procedura e kontrollit

Kontrolli, aktual dhe përfundimtar, kryhet sipas një algoritmi.

Në fazën e parë mblidhet informacioni, më pas formulohen kriteret e vlerësimit për çdo operacion dhe proces, më pas përcaktohen qëllimet dhe metodat e kontrollit. Kjo është faza përgatitore. Më tej, kontrolli hyn në fazën e vlerësimit aktual të procesit dhe veprimeve. Faza e fundit është analiza e informacionit të marrë dhe formulimi i përfundimeve, është sinonim i kontrollit përfundimtar. Si rezultat i të gjitha këtyre veprimeve, duhet të lindë një vendim menaxherial.

Parimet e kontrollit

Një menaxher që ushtron kontroll, aktual, strategjik apo përfundimtar, duhet të mbajë mend parimet bazë të zbatimit të tij. Këto përfshijnë:

- Kohëzgjatja. Duhet të ketë pak kohë ndërmjet procedurave të kontrollit, të mos jetë shumë e shpeshtë në mënyrë që punonjësi të mos ndjejë se nuk i besohet. Por nuk duhet bërë shumë rrallë që punonjësi të mos ketë përshtypjen e mungesës së kontrollit.

- Fleksibilitet. Duhet të përshtatet me kushtet aktuale.

- Rentabiliteti. Qëllimi i tij është të kursejë burime, kështu që nuk duhet të kërkojë investime të mëdha.