Shembuj të raporteve të progresit. Si të shkruani një raport

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Nuk ka asnjë lider të tillë që të paktën një herë në vit nuk u kërkon vartësve të raportojnë për atë që është bërë. Dhe problemi është se me punësimin rutinë, zhvillimi i një dokumenti të tillë duket të jetë një detyrë mjaft e vështirë. Dhe për disa arsye ne jemi të turpshëm të kërkojmë shembuj të raporteve për punën e bërë nga autoritetet. Po nëse ai vendos që ne nuk i përgjigjemi pozicionit që mbajmë?

Kush i duhet

Kjo pyetje bëhet nga interpretuesi që mori detyrën për të raportuar. Më shpesh, punonjësit e firmave ndjehen pothuajse të ofenduar nga kërkesa të tilla. Por çdo gjë ka një kuptim.

Së pari, raporti për punën e bërë i nevojitet vetë interpretuesit. Një qëndrim jo formal, por i interesuar ndaj këtij procesi do t'ju lejojë të gjeni pengesa dhe dobësi në kualifikimet tuaja. Pra, përcaktohen drejtimet në të cilat është e mundur (dhe e nevojshme) të zhvillohet. Në fund të fundit, ne të gjithë mësojmë nga gabimet tona.

Së dyti, lideri ka nevojë për të. Raporti për punën e bërë ju lejon të vlerësoni në mënyrë objektive cilësinë dheshpejtësia e zgjidhjes së detyrave. Falë këtij dokumenti, shumë pyetje do të zhduken - nga më primitive "çfarë bëni gjatë gjithë kohës" deri tek kompleksi "pse duhet ta ndryshoj kompjuterin tuaj për një më modern". Sepse raporti do të tregojë se kërkon shumë kohë për të ruajtur ndryshimet në dokument. Dhe kjo nuk varet nga interpretuesi - pajisjet e vjetëruara të zyrës nuk mund të funksionojnë më shpejt. Në fakt, kjo është arsyeja pse punonjësi duket se është duke pirë çaj gjatë gjithë kohës - ai vetëm pret që të përfundojë operacioni.

Dhe pyetja: "Pse më duhet të shkruaj një raport mbi punën e bërë për muajin?" vetvetiu është i pasaktë. Sepse grumbullimi i informacionit statistikor dhe mbushja e bazave të të dhënave ka kuptim për strategët, dhe jo për punonjësit operacionalë. Është thjesht më e lehtë për ta të zgjidhin një problem sesa të flasin për metodat për zgjidhjen e tij.

Çfarë të shkruaj

Shembuj të raporteve të progresit tregojnë se ju duhet të shkruani me shumë detaje. Çfarëdo që duket të jetë një gjë e vogël ose një gjest i vogël mund të jetë një element kyç në kryerjen e funksioneve specifike. Por kuptimi i kësaj do të vijë vetëm pas studimit të disa raporteve të shkruara.

Nëse puna është e një natyre rutinë, për shembull, rakordimi i dokumenteve dhe identifikimi i mospërputhjeve, atëherë ka kuptim të zhvillohet një formë tabelare. Në këtë rast, përsëri, në fillim tabela duhet të jetë shumë e detajuar dhe të përmbajë shumë kolona; me kalimin e kohës, nevoja për disa kolona do të zhduket dhe forma e raportit do të marrë një pamje normale (të lexuar - të arsyeshme).

Bnë një numër rastesh, kur përpilohet një raport për punën e bërë (për shembull, mësuesit), është e pamundur t'i qasemi zyrtarisht çështjes së introspeksionit. Në të vërtetë, përveç ngarkesës edukative-metodologjike të planifikuar dhe studimit të materialit të nevojshëm, shkolla është e angazhuar edhe në veprimtari edukative. Kjo kërkon një qasje të veçantë për përgatitjen e dokumentit: është e nevojshme të kuptohen arsyet e ngecjes së një numri studentësh, të gjenden mënyra për të interesuar fëmijët për lëndën e tyre. Dhe në të njëjtën kohë, ne nuk duhet të harrojmë për nxënësit e suksesshëm (dhe madje të talentuar) të shkollës.

Raporto qëllimet

Për përpilimin e saktë dhe kostot minimale të kohës, është e nevojshme që në fillim të vendoset për çfarë qëllimi dhe pse shkruhet një raport për punën e bërë për vitin. Le të emërojmë më të njohurat:

- justifikimi i përfitimit real të një pozicioni të caktuar në organizatë;

- konfirmim i kualifikimeve të një punonjësi;

- demonstrim i punës efektive ndaj menaxhmentit;

- marrja e fondeve për periudhën e ardhshme raportuese;

- marrja e pëlqimit për zhvillimin e një drejtimi (ideje);

- arsyetimi për shpenzimin e burimeve dhe financave të alokuara, etj.

Formulimi i njohur - deklarimi i saktë i problemit jep 50% të zgjidhjes - funksionon edhe në këtë rast. Sa më mirë ta kuptojmë pse nevojitet një raport, aq më lehtë është për ne ta shkruajmë atë. Deri në faktin se dokumenti "për shfaqje" nuk kërkon fare një qasje krijuese nga ne. Dhe kërkon kohë.

Struktura e dokumentit

Nëse kompania nuk kaformularin e raportimit të zhvilluar, atëherë duhet ta zhvilloni vetë. Duke ditur qëllimin e dokumentit, është e nevojshme të mendoni për strukturën e tij. Shembuj të raporteve të progresit sugjerojnë se nevojitet një skicë e qartë dhe e thjeshtë.

Që në fillim duhet të shpjegohet qëllimi dhe logjika e prezantimit të informacionit. Shpjegoni rendin e prezantimit dhe bëni një tabelë të përmbajtjes. Për tabelën është e nevojshme të jepen shpjegime të shkurtra pse është zgjedhur një formë e tillë.

Brenda seksioneve dhe nënseksioneve, duhet t'i përmbahet gjithashtu unitetit të prezantimit. Kështu që dokumenti do të jetë më i kuptueshëm, si rezultat, është më i lehtë për t'u perceptuar. Në një raport për një periudhë të gjatë kohore, ilustrimet në formën e diagrameve dhe grafikëve janë mjaft të përshtatshme, të cilat do të lehtësojnë perceptimin. Por këtu duhet t'i përmbaheni rregullit të "mesatares së artë": teksti i fortë, si dhe materialet ekskluzivisht vizuale, lodhen shumë shpejt.

Stilim

Për një punonjës të zakonshëm, ndoshta gjëja më e vështirë për t'u shkruar është terminologjia dhe formulimi. Një raport bombastik do të duket i panatyrshëm dhe do të shkaktojë një reagim negativ nga drejtuesit. Formulimi shumë i thjeshtë (për shembull, 25 dokumente të kopjuara) do të zmbrapsë gjithashtu lexuesin.

Por shabllonet duhen shmangur. Përjashtimi i vetëm është dokumenti që askush nuk do ta lexojë kurrë. Ndonjëherë hasim probleme të tilla, por në këtë artikull na interesojnë raportet reale (jo pro forma).

Në çdo rast, nuk duhet të flisni vetëm për arritje. Për t'i theksuar atoështë e nevojshme të flitet për vështirësitë që duhej të haseshin gjatë punës. Ndër të tjera, analiza e kompleksitetit është ushqim për të menduar për optimizimin e punës për drejtuesit. Shembuj të raporteve të progresit tregojnë se nuk duhet të përdorni fraza të paqarta si "gjendje e pakënaqshme", "vështirësi të hasura", etj. Është më mirë ta quani gjithçka me emrin e duhur: "fotokopje e prishur", "mungesë aksesi në internet", “mungesa ose marrja e parakohshme e informacionit nga departamenti përkatës. E gjithë kjo na lejon të vlerësojmë në mënyrë adekuate dhe objektive situatën aktuale në kompani.

Vlerësimi i rezultateve

Çdo rezultat duhet të rezervohet me numra. Një konkretizim i tillë ofron një kuptim të dinamikës së zhvillimit.

Përveç kësaj, është e nevojshme të përcaktohen kriteret për vlerësimin e rezultateve. A do të jetë periudha e mëparshme raportuese (nëse është një raport tremujor, për shembull) apo, anasjelltas, përqindja e arritjes së qëllimeve të vendosura, varet nga autori i dokumentit.

Në përgjithësi, treguesit indirekt mund të tregojnë shumë për procesin e zgjidhjes së detyrave. Këtu ka gjithashtu një mori informacionesh për analiza të mëtejshme. Nga përcaktimi i kostove të punës deri te të kuptuarit e saktësisë së përcaktimit të qëllimeve.

Nga problemi në zgjidhje

Shumica e raporteve janë shkruar mbi bazën e progresit pas progresit. Një dokument që tregon qartë marrëdhënien problem-zgjidhje është më i favorshëm. Lexuesi kupton menjëherë se cilat metoda dhe teknika (nëse është e nevojshme)interpretuesi përfitoi nga përfundimi në kohë dhe me cilësi të lartë të detyrës.

Zinxhiri edhe më i detajuar "një problem specifik - shkaqet e tij - përcaktimi i qëllimeve - një zgjidhje" sugjeron menjëherë nevojën për të paraqitur një raport ditor në formë tabelare. Për më tepër, emrat e grafikëve tashmë dihen. Informacioni i paraqitur në këtë mënyrë është i lehtë për t'u lexuar dhe analizuar.

Prezantimi i treguesve sasiorë

Në rastet kur raporti përbëhet kryesisht nga të dhëna numerike, forma tabelare mund të jetë thjesht shumë e vështirë për t'u kuptuar. Një rrjedhë e vazhdueshme e numrave fjalë për fjalë e lodh lexuesin pas disa minutash. Një tjetër gjë - grafikët dhe grafikët shumëngjyrëshe. Ato janë të qarta, të kuptueshme, të lehta për t'u lexuar.

Çdo diagram duhet të komentohet. Përveç kësaj, është e nevojshme të tregohet se si grafikët e ndryshëm janë të ndërlidhur; shpjegimi i marrëdhënieve shkak-pasojë do të lehtësojë më tej analizën e raportit.

Nëse burimet materiale janë shpenzuar gjatë punës, nuk duhet t'i listoni vetëm të gjitha. Në vend të kësaj, përfitimet e fituara duhet të renditen. Një frazë e thatë: "Pajisjet e zyrës të blera" do të tingëllojë krejtësisht ndryshe nëse shkruani: "U krijuan 2 vende pune, të cilat bënë të mundur rritjen e prodhimit të departamentit."

Si të lëshoni një dokument

Përkundër faktit se nuk ka asnjë formë të vetme përpilimi, një raport për punën e bërë mund të hartohet në përputhje me GOST, i cili përcakton kryesorekriteret shkencore. Ai përshkruan kërkesat për formatimin, llojin dhe madhësinë e shkronjave, etj.

Sa i përket lexueshmërisë së dokumentit, këtu janë disa këshilla:

- përpiquni të mos keni më shumë se 5 fjali në një paragraf;

- treguesit kryesorë mund të theksohen me font ose ngjyrë;

- thyejeni tekstin në mënyrë që tabela ose grafiku të mos zënë të gjithë faqen; sigurohuni që të lini hapësirë për komente mbi to;

- shkruani një përmbledhje të qartë dhe koncize të raportit.

Këto këshilla do të ndihmojnë në lehtësimin e perceptimit të raportit tuaj, që do të thotë se ato fillimisht do të vendosin lexuesin për një qëndrim besnik ndaj autorit të dokumentit. Imagjinoni që ju jeni shefi. Dhe bëni raportin në një mënyrë që do të ishte e dobishme dhe interesante për ju për ta lexuar.