Menaxhimi i projektit - çfarë është? Pro dhe kundra

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-01-17 19:07

Menaxhimi i projektit është një element integral i sistemit modern të menaxhimit në Rusi. Shumë kompani vendase dhe të huaja përdorin menaxhimin e projekteve për të përmirësuar cilësinë e produkteve dhe shërbimeve, për të ulur kostot, për të rritur fitimet. Çfarë është menaxhimi i projektit dhe cilat janë përfitimet kryesore të tij?

Ç'është një projekt?

Koncepti i "projektit" mund të interpretohet në mënyra krejtësisht të ndryshme. Opsioni i parë përfshin përcaktimin e projektit si një grup dokumentacioni, sipas të cilit është i mundur ndërtimi i një ndërtese ose strukture. Ky artikull do të diskutojë kuptimin e dytë të fjalës "projekt".

Ka shumë përkufizime të një projekti, megjithëse të gjithë bien dakord për një gjë: një projekt është një ide që përfshin zbatimin e një detyre specifike materiale në një periudhë të kufizuar kohore. Në të njëjtën kohë, tiparet kryesore të projektit quhen:

• Unikiteti (një projekt është diçka që krijohet për herë të parë).
• Kohë e kufizuar (projekti ka gjithmonë afate për zbatimin e tij).
• Qëllimi (projekti kryhet gjithmonë për të zgjidhur probleme specifike, të shprehura, si rregull, në njësi sasiorematjet).

Nëse plotësohen të tre kushtet, atëherë grupi i aktiviteteve mund të quhet projekt.

Programet dhe portofolet

Projektet shpesh grupohen në programe dhe portofol. Në të njëjtën kohë, programet janë një grup projektesh që bashkohen nga një qëllim i përbashkët. Për shembull, një program për përmirësimin e cilësisë së arsimit për popullatën mund të përfshijë projekte për rritjen e pagave të mësuesve me 20%, ndërtimin e 15 shkollave të reja, nxjerrjen e 26 teksteve të reja në lëndët bazë.

Një portofol projekti bashkon projekte të financuara nga një burim i vetëm, pavarësisht nga objektivat e tyre. Për shembull, portofoli i projekteve të kompanisë N mund të përfshijë projekte për bamirësi, ndërtimin e një zyre të re korporative, festimin e përvjetorit të drejtorit dhe një rritje të qarkullimit vjetor me 10%.

Projektet në portofol dhe programe duhet gjithashtu të kenë tre tiparet kryesore të përshkruara më sipër.

Parimet bazë të menaxhimit të projektit

Në funksion të tregut në zhvillim dinamik për teknologjitë e krijuara për të lehtësuar procesin e menaxhimit, është e vështirë të përmendësh metoda specifike që përshkruajnë plotësisht menaxhimin e projektit.

Menaxhimi i projektit përfshin shumë qasje dhe mjete dhe bazohet në parimet bazë të mëposhtme:

• I orientuar nga rezultati. Ky parim përcaktohet nga kuptimi i termit "projekt". Menaxhimi i projektit nuk është vetëm menaxhimi i cilësisë, ai është një grup i qëllimshëm veprimesh të ndërlidhura.
• Parimi i "trekëndëshit të projektimit". Nëmenaxhimi i projektit duhet të udhëhiqet nga ndërvarësia ndërmjet: kohës, buxhetit, cilësisë së projektit. Një ndryshim në një nga faktorët çon në një ndryshim në të tjerët, gjë që i bën ata, si të thuash, brinjë të të njëjtit trekëndësh.



• Kontabiliteti për ciklin jetësor të projektit. Cikli jetësor i një projekti fillon me formimin e vetë idesë së krijimit të një projekti dhe përfundon në skadimin e periudhës kohore të specifikuar në projekt. Cikli jetësor i një projekti, si rregull, përfundon në momentin që fillon cikli i jetës së produktit, i krijuar si rezultat i projektit.
• Qasja e procesit ndaj menaxhimit. Ky parim përfshin vlerësimin e projektit si një grup procesesh që janë të ndërlidhura dhe kulmojnë në rezultate të ndërmjetme në formën e produkteve gjysëm të gatshme ose dokumenteve të rëndësishme. Kjo qasje ju lejon të kontrolloni projektin pa të ashtuquajturat "zona të verbër".

Metodat e inkurajimit të pjesëmarrësve të projektit

Nxitja e pjesëmarrësve të projektit zakonisht i kushtohet vëmendje e veçantë kur menaxhimi i projektit zgjidhet për të kryer detyra specifike. Menaxhimi i projektit zakonisht përfshin mekanizma motivues të prekshëm dhe të paprekshëm.

Stimujt materiale përfshijnë bonuse, gjoba, pagesa shtesë për përfundimin e hershëm të detyrave të ndërmjetme.

Metodat e paprekshme të motivimit përfshijnë certifikatat dhe dhuratat disiplinore në formën e pushimit, si dhe vendosjen e konkurrencës midis pjesëmarrësve të projektit si pjesë e një konkursi konkurrues.

Fazat kryesore të menaxhimit të projektit

Menaxhimi i projektit ndodh në fazat e ciklit jetësor të projektit dhe në fazat e kompleksitetit të menaxhimit. Marrëdhënia ndërmjet fazave dhe fazave është paraqitur në tabelën më poshtë.

FAZA:	Menaxhimi i kostos	Menaxhimi i detyrimeve	Menaxhimi i përmbajtjes	Menaxhimi i rrezikut
FAZA:	1	2	3	4
Inicimi	Vlerësimi paraprak i financimit	Vlerësimi paraprak i afatit kohor të projektit	Përkufizimi i detyrave kryesore	Analiza paraprake e faktorëve të mundshëm negativ
Planifikimi	Llogaritja e buxhetit dhe kërkimi i burimeve të financimit	Llogaritja e orarit të projektit	Llogaritja e objektivave të projektit	Llogaritja e rregullimit të rrezikut
Zbatimi	Financimi hap pas hapi i projektit	Monitorimi i zbatimit të orarit	Monitorimi i arritjes së treguesve të ndërmjetëm	Monitorimi i ndryshimeve në drejtuesit kryesorë
Mbyllje	Përllogarit fitimin/humbjen	Rezultati i këmbës/lead	Vlerësimi i përfundimit/dështimit të objektivave të projektit	Analizëgabimet e bëra

Kështu, fushat e menaxhimit të projektit përfshijnë fushat financiare, personeli, strukturore të organizatës.

Fushëveprimi i menaxhimit të projektit

Struktura e menaxhimit të projektit përfshin ndarjen e të gjithë punës së organizatës në projekte që janë të kufizuara për sa i përket kohës dhe objektivave. Në të njëjtën kohë, formohet një ekip i secilit projekt dhe një ekip menaxherësh të projektit, të cilët i raportojnë menaxherit për ecurinë e projektit të tyre.

Në këtë drejtim, menaxhimi i projektit përdoret, si rregull, në organizata të industrive dhe madhësive të ndryshme, me një gamë të gjerë porosish të ekzekutuara në të njëjtën kohë. Megjithatë, në bizneset e vogla, ai përdor gjithashtu menaxhimin e projekteve për të zgjidhur probleme specifike të modernizimit të prodhimit ose, për shembull, futjen e një produkti të ri.

Menaxhimi i projektit në industrinë e ndërtimit

Në industrinë e ndërtimit, përdorimi i metodologjisë së menaxhimit të projektit është veçanërisht i rëndësishëm. Në kompanitë që kryejnë funksionet e një klienti ose kontraktori, menaxhimi i projektit përdor një ndarje të natyrshme të punës në projekte (sipas parimit të produktit, d.m.th., ndërtimi i çdo ndërtese është një projekt i veçantë), dhe struktura e menaxhimit të lartë praktikisht nuk kërkon ristrukturim serioz.

Menaxhimi i një organizate projekti kryhet gjithashtu shpesh sipas parimit të projektit, duke përdorur me sukses ekipet tashmë të formuaraprojektuesit si një ekip projekti.

Menaxhimi i projekteve në strukturat shtetërore

Menaxhimi i projekteve në qeveri është një trend mjaft i ri i kohës sonë. Metoda e menaxhimit program-target, e cila është zhvilluar që nga periudha sovjetike, tani ka marrë formën e menaxhimit të projektit në të gjithë vendin. Tani, për të zgjidhur detyra të rëndësishme strategjike për shtetin, përdoren programe që përfshijnë projekte individuale me tregues të synuar dhe afate zbatimi. Megjithatë, vetë metodologjia për menaxhimin e programeve të tilla është ende larg idealit dhe kërkon modernizim dhe përditësim.

Përvojë e zbatimit të menaxhimit të projektit në rajonin e Belgorod

Administrata publike e bazuar në projekte e ka dëshmuar veten në të gjithë botën. Në Rusi, ka përvojë në aplikimin e kësaj teknologjie në rajonin e Belgorodit.

Ky eksperiment në shkallë të gjerë preku pothuajse të gjitha aspektet e shërbimit civil në rajonin e Belgorodit. Ndër elementët kryesorë janë trajnimi për menaxhimin e projektit, mbështetja organizative dhe metodologjike, inspektimet në terren, motivimi, vlerësimi i kompetencave të punonjësve, komisionet e ekspertëve për shqyrtimin e projektit.

Menaxhimi i projektit të rajonit të Belgorod tani përfshin organet kolegjiale të menaxhimit të projektit:

• Komisioni ndërdepartamental që menaxhon aktivitetet e projektit.
• Komisionet e ekspertëve sektorialë që vendosin për hapjen/mbylljen e projekteve.
• Zyra rajonale e projektit që kontrollon përputhjen me metodologjinëmenaxhimi i projektit.

Tip me një ndalesë

Ishte në kuadrin e kalimit në menaxhimin e projektit që Rajoni i Belgorod, në vitin 2010, kaloi në koordinimin e projekteve të investimeve përmes sistemit "një dritare", tashmë i njohur në Moskë. Roli i kësaj dritareje sapo është kryer nga një nga shërbimet e reja të prezantuara - zyra rajonale e projektit. Tani, saktësisht një muaj pas aplikimit në zyrën e projektit, subjekti afarist merr një dokument miratimi.

Sistemi i automatizuar i informacionit "Menaxhimi i projektit"

Informacioni dhe mbështetja teknike për menaxhimin e projektit në rajonin e Belgorod kryhet përmes sistemit të automatizuar të informacionit (AIS) "Menaxhimi i Projektit". Ky është një aplikacion ueb pa softuer që kryen funksionet e mëposhtme për projekte, portofol dhe programe:

• Mbajtja e regjistrit (baza e të dhënave).
• Planifikimi.
• Buxhetimi.
• Monitorimi i zbatimit në nivel rajonal dhe bashkiak.
• Shpërndarja e kompetencave dhe përgjegjësive të ekipit.
• Ndrysho përmbajtjen.
• Sistemi i alarmit për ngjarjet e ardhshme dhe të ardhshme për projektet.
• Rrjedha e dokumentit.
• Raportim analitik i automatizuar.
• Integrimi me qeverinë elektronike të rajonit të Belgorod.

Avantazhet dhe disavantazhet e menaxhimit të projektit

Përvoja e përshkruar e zbatimit të menaxhimit të projektit në rajonin e Belgorod doli të jetë e suksesshme. Efekti i këtyre ndryshimeve u shpreh kryesisht nënjë rritje në normën e rritjes së produktit bruto rajonal me 0.1% (më shumë se 3 miliardë rubla), një ulje në kohën e kaluar për miratimin e projektit (me 2 muaj për secilin projekt) dhe një rritje në shkallën e zhvillimit të investimeve në rajoni me 23%. Megjithatë, rezultati më i rëndësishëm është formimi i të menduarit të projektit në mesin e punonjësve të cilët analizojnë në mënyrë aktive dhe përpiqen të zgjidhin problemin, ndonjëherë edhe duke përdorur metoda jo standarde, inovative.

Motivimi dhe ristrukturimi i strukturës menaxheriale bëri të mundur marrjen e një efekti pozitiv jo vetëm për shërbimin civil, por edhe për biznesin, duke krijuar një klimë të favorshme investimi dhe duke hequr barrierat për sipërmarrjen.

Popullsia e rajonit tani merr pjesë aktive në përzgjedhjen dhe kontrollin e zbatimit të projekteve të rëndësishme strategjike. Për njerëzit, menaxhimi i projektit është një mundësi për të shijuar shërbime me cilësi të lartë dhe lëvizshmëri të lartë.

Megjithatë, pavarësisht nga të gjitha avantazhet e strukturës së menaxhimit të projektit, ka edhe disavantazhe të kësaj qasjeje.

Së pari, periudha e tranzicionit. I duhet një kohë e caktuar që ekipi i projektit të punojë së bashku dhe të kryejë funksionet e tij si një mekanizëm i mirëkoordinuar.

Së dyti, kur zbatoni menaxhimin e projektit në një ndërmarrje, kërkimi për një menaxher të mirë projekti mund të vonohet. Kërkesa shumë të larta i imponohen cilësive personale dhe profesionale të një menaxheri projekti: kualifikime gjithëpërfshirëse, zhytje e plotë në projekt, përvojë e menaxhimit të projektit të specifikave të kërkuara.

Dizavantazhi i tretë i menaxhimit të projektit mund të konsiderohet nevojandarja e burimeve të kompanisë ndërmjet projekteve. Në firmat "të varfra", kjo mund të mos jetë fare e realizueshme. Menaxherët e projektit do të duhet të "luftojnë" për financim dhe personel, gjë që është e papranueshme në kushtet e kontrollit total të të gjitha fazave të ciklit jetësor të projektit.

Një nga disavantazhet më të rëndësishme të rrugës së menaxhimit të projektit në një organizatë është punësimi i anëtarëve të ekipit të projektit dhe menaxherit të projektit pas përfundimit të projektit. Siç e dini, ngarkesa e ekipit është rregulli më i rëndësishëm i një biznesi të suksesshëm dhe në rastin e punës me projekte, shfaqen rregullisht grupe specialistësh “të varur në ajër”, të cilët menjëherë humbasin ngarkesën e tyre të vazhdueshme.

Duke përmbledhur sa më sipër, mund të konkludojmë se menaxhimi i projektit është një pjesë integrale e hapësirës moderne të biznesit dhe studimi i bazave të tij është thjesht i nevojshëm për vendimmarrje kompetente të menaxhimit si në nivel shtetëror ashtu edhe brenda një biznesi të vetëm.