Pema e qëllimeve të organizatës: formimi, skema

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Sot ekziston një mjet planifikimi i quajtur pema e qëllimeve. Shembujt dhe mënyrat për ta ndërtuar atë për një organizatë do të diskutohen në këtë artikull.

Çdo aktivitet fillon me planifikim. Për të bërë diçka, fillimisht duhet të kesh një model të caktuar veprimi.

Planifikimi kompetent i aktiviteteve të organizatës është më shumë se gjysma e suksesit të të gjithë biznesit.

Koncepti i përgjithshëm i termit

Pothuajse të gjithë mund ta shpjegojnë këtë koncept. Qëllimi është rezultati i dëshiruar që organizata planifikon të arrijë në rrjedhën e aktiviteteve të saj. Çdo ndërmarrje që dëshiron të jetë e suksesshme në biznes duhet të përpiqet ta arrijë atë. Objektivi i caktuar shërben jo vetëm si pikë referimi për veprimtarinë e organizatës, por përdoret edhe për të vendosur standardet e saj dhe për të vlerësuar performancën.

Shpesh vendosja e qëllimeve për të arritur atë që synohet bazohet në supozimet për zhvillimin e mundshëm në të ardhmen, kështu që realiteti i zbatimit dhe përshtatshmëria e tyre bazohet në saktësihipoteza.

Synimet kanë një afat kohor. Sa më i madh të jetë, aq më e lartë është pasiguria e së ardhmes së mundshme. Prandaj, synimet me një periudhë më të gjatë të paracaktuar vendosen në një formë më të përgjithshme.

Deklarata më e përgjithshme që justifikon shfaqjen dhe funksionimin e një organizate quhet mision.

Çfarë është strategjia

Kompanitë e suksesshme i kushtojnë shumë theks strategjisë. Ky është një master plan për zbatimin e detyrave të caktuara që përcaktojnë rëndësinë e tyre për organizatën.

Me fjalë të tjera, një strategji është një zinxhir qëllimesh që çojnë në një rezultat të caktuar të planifikuar të ngjarjeve.

Cili është misioni

Ky term përdoret në fusha të ndryshme - mjekësore, fetare dhe të tjera. Misioni i organizatës është justifikimi filozofik i aktiviteteve të kompanisë, komponenti i saj ideologjik, ideali për të cilin kompania duhet të përpiqet gjatë ekzistencës së saj.

Përbërësit kryesorë të misionit të organizatës:

• Përqendruar te klienti.
• Vërtetësia. Misioni duhet të shprehet me ndershmëri, të mos ketë ndonjë interpretim të paqartë dhe gjithashtu të korrespondojë me gjendjen reale të punëve.
• Unikitet. Misioni duhet të jetë diçka që e bën kompaninë tuaj unike, e dallon atë nga konkurrentët.

Nëse misioni vendos një udhëzues të përgjithshëm për të gjitha aktivitetet e organizatës, atëherë qëllimi është më universal dhe specifik.

Parimet e formulimit

Kur formuloni një qëllim, është e rëndësishme të respektoni parimet e mëposhtme:

• Specifike. Është e nevojshme të formulohen qëllimet sa më qartë dhe saktë që të jetë e mundur, në mënyrë që të gjithë të kuptojnë se çfarë është në rrezik.
• Matje. Është një mundësi për të përcaktuar nëse një rezultat është arritur. kjo bëhet duke e krahasuar me qëllimin e deklaruar më parë. Ju mund ta matni atë me kritere të tilla si numri i komenteve pozitive, raporti, shpeshtësia e asaj që ndodh, koha, mesataret, e kështu me radhë.
• I arritshëm. Qëllimi duhet të jetë në përputhje me aftësitë aktuale të kompanisë.
• Rëndësia. Qëllimi nuk duhet të kundërshtojë misionin, si dhe aspiratat e tjera të organizatës.

Parimet e menaxhimit të një organizate

Menaxhimi bazohet në parimet e mëposhtme:

• Zhvillimi i qëllimeve deri në nivelin e secilit punonjës individual. Në të njëjtën kohë, planet e punonjësve dhe organizatave nuk duhet të kundërshtojnë njëra-tjetrën.
• Sinkronizimi dhe rregullimi i qëllimeve të punonjësve në fazat e ndërmjetme të vlerësimit.
• Ndërveprimi ndërmjet menaxherit dhe punonjësit në formulimin e qëllimeve, koordinimi i tyre.
• Kryer vlerësime të rregullta të performancës dhe komente të punonjësve.

Metodat e vendosjes së qëllimeve në një organizatë

Planifikimi në çdo kompani mund të jetë i centralizuar dhe i decentralizuar.

• Planifikimi i decentralizuar është vendosja e qëllimeve nga çdo njësi strukturore e kompanisë veç e veç.
• Planifikimi i centralizuar i aktiviteteve në një organizatë përfshin ekzistencën e një autoriteti qendror osenjë kompani mëmë që përcakton në mënyrë direkte objektiva për kompanitë e saj vartëse. Të gjitha burimet që synojnë zgjidhjen e detyrave të përcaktuara shpërndahen gjithashtu në mënyrë qendrore.

Llojet e golave

Ato mund të ndahen me kusht në strategjike dhe taktike.

• Strategjike - këto janë ato, arritja e të cilave do ta sjellë organizatën në një nivel të ri financiar ose strukturor. Shembuj klasikë të qëllimeve strategjike janë: inovacioni dhe planifikimi i veprimit, kapja e një pjese të caktuar të tregut. Megjithatë, çdo organizatë ka strategjinë e vet.
• Taktike - këto janë ato që pasqyrojnë faza të caktuara të arritjes së atyre strategjike. Ato janë funksionale (qëllimet për një periudhë të caktuar kohore, tremujori, viti e kështu me radhë).

Gjithashtu, të gjitha qëllimet mund të ndahen në të thjeshta dhe komplekse. Ato të thjeshta kryhen në një hap. Ato komplekse përfshijnë një sërë aktivitetesh për zbatimin e tyre. Në varësi të kompleksitetit dhe fokusit të detyrave, ndërtohet një hierarki qëllimesh.

Gjithashtu ato janë afatshkurtra, afatmesme dhe afatgjata. Kjo varet nga afati i caktuar.

• Afatshkurtër - këto janë ato synime që realizohen brenda një periudhe deri në një vit. Ato kërkojnë specifikë maksimale dhe qartësi të formulimit.
• Afatmesëm - këto janë synimet, zbatimi i të cilave është planifikuar nga një deri në pesë vjet.
• Afatgjatë - zbatimi i së cilës kërkon më shumë se pesë vjet.

Gjithashtu ato mund të jenë:

• Operacionale - kryhet rregullisht për një kohë të gjatëkoha.
• Dizajn - kryhet një herë.

Për të ndërtuar saktë strukturën dhe hierarkinë e qëllimeve, në varësi të urgjencës dhe rëndësisë së tyre për kompaninë, shpesh përdoret metoda e pemës së qëllimeve. Kjo qasje është një nga mjetet më efektive për planifikimin e detyrave.

Çfarë është pema e qëllimit

Ky term u shfaq jo shumë kohë më parë, kështu që jo të gjithë janë të njohur me thelbin e tij. Pema e qëllimeve të një organizate është një strukturë hierarkike e të gjitha qëllimeve të organizatës, e paraqitur si një tabelë ose tabelë.

Për të zbatuar planet strategjike të kompanisë, mund të përdoren si qëllimet operacionale ashtu edhe ato të projektit të niveleve të ndryshme.

Metoda e pemës së qëllimeve përfshin një ndarje të tillë të detyrave strategjike të organizatës në më të thjeshta, në mënyrë që detyra më e ulët, duke u zbatuar, të bëhet një mjet për zbatimin e asaj më të lartë. Në të njëjtën kohë, çdo detyrë e rëndësishme ndahet në disa më të thjeshta për të arritur thjeshtimin maksimal të strukturës.

Si të ndërtoni një pemë qëllimi

Le të shqyrtojmë më në detaje algoritmin për formimin e pemës së qëllimeve të organizatës.

• Së pari, përcaktohet objektivi kryesor strategjik i organizatës. Formulohet në një ose dy fjali dhe duhet të shpjegojë se çfarë duhet të ndodhë në fund.
• Më pas, qëllimi zbërthehet - ndahet në detyra më të thjeshta, zbatimi i të cilave së bashku do të çojë në arritjen e tij. Ky proces duhetplotësoni kërkesat e mëposhtme:

-ndarja duhet të jetë e plotë, asnjë komponent nuk duhet humbur;

-ndarja duhet të jetë ekskluzive. Asnjë detyrë e thjeshtë nuk mund të përmbajë një tjetër;

-ndarja duhet të ketë një bazë të përbashkët për të gjitha problemet e thjeshta.

-ndarja duhet të jetë uniforme. Çdo nivel duhet të përbëhet nga detyra të së njëjtës shkallë dhe rëndësi.

• Janë formuar kufizime të zbatueshme për çdo organizatë specifike.
• Analiza e opsioneve për secilën detyrë. Secila prej tyre mund të bëhet në mënyra të ndryshme. Analizohen të gjitha opsionet e mundshme të zbatimit dhe zgjidhen ato më optimale.
• Më pas, ndërtohen detyrat dhe funksionet për punonjësit dhe departamentet.

Diagrami i pemës së qëllimit

Siç e dini, informacioni gjithmonë perceptohet më mirë vizualisht. Prandaj, pema e qëllimeve të organizatës përshkruhet në formën e një tabele ose një diagrami me shtresa, ku niveli i lartë është qëllimi kryesor i organizatës.

Nënniveli i radhës do të jenë ato synime, zbatimi i të cilave do të çojë në arritjen e atij kryesorit.

Në vijim janë synimet që do të çojnë në zbatimin e atyre në një nivel më të lartë. Secila prej tyre i nënshtrohet zbërthimit për aq kohë sa ka kuptim logjik. Numri i niveleve në pemën e qëllimit varet nga kompleksiteti dhe madhësia e organizatës.

Sa më e madhe të jetë ndërmarrja, aq më komplekse struktura e saj, aq më shumë nivele dekompozimi do të ketë në pemë. Kështu, hierarkia e qëllimeve të organizatës lidhet drejtpërdrejt me strukturën e saj dheveçoritë.

Për qartësi, i gjithë diagrami duhet të tregohet në një fletë.

Gjatë leximit të diagramit, duhet të jetë e qartë se si të arrihet ndonjë nga qëllimet e paraqitura, të mëdha dhe të thjeshta.

Qartësia e të kuptuarit se si të arrihen qëllimet e vendosura është një kriter për vlerësimin e një peme për sa i përket përshtatshmërisë së saj për punë të mëtejshme.

Funksionet e pemës së qëllimeve

Një skemë e detajuar, e shfaqur vizualisht e të gjitha qëllimeve është e nevojshme jo vetëm për kompanitë e mëdha në të cilat ka shumë departamente, punonjës dhe detyra.

Pema e qëllimeve të organizatës riorganizon çdo aktivitet, shërben si udhërrëfyes në të gjitha zgjedhjet e mundshme, ju bën të mbani parasysh të gjithë elementët e nevojshëm të të bërit biznes.

Pema e qëllimeve në shembullin e një hoteli

Misioni i këtij institucioni është të ofrojë akomodim cilësor për mysafirët e qytetit në një atmosferë komoditeti, rehatie dhe lehtësie.

Të gjithë hotelet përpiqen të maksimizojnë fitimet.

Pema e qëllimit të një hoteli të vogël mund të ndërtohet si më poshtë:

Niveli i synuar	Përshkrim
Qëllimi kryesor	Marrja e fitimit më të lartë të mundshëm
Qëllimet kryesore	Përmirëso cilësinë e shërbimit				Zgjerimi i gamës së shërbimeve të mundshme			Prezantimi i reklamave dhe marketingut
Nëngola të nivelit të parë	Përmirësoni cilësinë e procesit të prodhimit		Përmirëso ndërveprimin me stafin		Shërbimetkonferenca dhe bankete		Ofrimi i shërbimeve të hotelierisë	Reklamim dhe tërheqje klientësh të rinj		Rritja e besnikërisë së klientit
Nëngola të nivelit të dytë	Blerja e pajisjeve të reja për mbajtje më efikase të shtëpisë	Krijimi i CRM - sisteme për rezervime dhe shërbime të përshpejtuara	Trajnim i stafit	Sistemi i ri i motivimit të stafit	Ndarja dhe rinovimi i sallës së mbledhjeve	Krijimi i një sallë konferencash	Kafene ose restorant në vend	Reklamim në internet	Shpërndarja e ofertave komerciale për udhëtime pune të punonjësve në organizata	Karta klubi për klientët e rregullt me bonuse dhe zbritje

Në të njëjtën kohë, për çdo synim të nivelit të dytë bëhet një listë detyrash dhe burimesh për zbatimin e tyre.

Për shembull, për të ndarë një dhomë mbledhjesh dhe për ta riparuar atë, krijohet lista e mëposhtme e detyrave:

Kushti - duhet të ketë një dhomë të lirë në ambientet e hotelit ose mundësinë e lirimit dhe konvertimit të njërës prej dhomave. Në të njëjtën kohë, një risi e tillë duhet të jetë financiarisht e realizueshme. Prandaj, detyrat do të jenë:

1. Llogaritni fitimin e mundshëm nga të pasurit një sallë mbledhjesh.
2. Llogaritni koston e riparimeve.
3. Dajtohu me ekipin e riparimit dhe cakto kornizën kohore të kërkuar.
4. Aranzhoni negociata për klientët.

Qëllimi i një restoranti ose kafeneje në territorin e hotelit është më pak specifik, ai duhet të ndahet më tej nënivele të shumta. Pse nuk e bëmë?

Fakti është se hapja e një njësie katering është një detyrë shumë e vështirë. Është e lidhur praktikisht me hapjen e një biznesi tjetër. Prandaj, fillimisht shkruhen të gjitha mënyrat e mundshme të realizimit të këtij qëllimi. Zakonisht ka dy alternativa:

• Ftesë për bashkëpunim me një partner restorantor.
• Hapja e një restoranti nga themeluesit e hotelit.

Bazuar në raportin e përfitimeve dhe rreziqeve, zgjidhet një rrugë. Bazuar në të, është duke u hartuar një pemë e re e qëllimeve për hapjen e një restoranti në territorin e hotelit.