Planifikimi i projektit është Fazat dhe veçoritë e procesit, zhvillimi dhe përgatitja e një plani

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Gjatë planifikimit merren vendime cilësore dhe sasiore për të arritur qëllimet e organizatës në afat të gjatë. Për më tepër, gjatë një pune të tillë, është e mundur të përcaktohen saktësisht shtigjet optimale. Planifikimi i projektit është përpunimi i një skeme precize sipas së cilës do të kryhet zhvillimi i organizatës. Kjo ju lejon të mendoni për të gjitha detajet, të zgjidhni mënyrat për të zgjidhur problemet dhe për të arritur qëllimet tuaja. Se si kryhet një punë e tillë do të diskutohet më vonë.

caktimi i takimit

Planifikimi i projektit është një proces i rëndësishëm në menaxhimin e biznesit. Është jashtëzakonisht e rëndësishme, prandaj pothuajse çdo kompani sot e kryen këtë punë. Duhet pak kohë dhe burime, por shpërblehet.

Nga cilësia e planifikimit te menaxhimi i projektitvaret nga zbatimi i mëtejshëm i tyre. Gjatë një procedure të tillë bëhet një inicim, gjatë të cilit miratohet statuti, regjistri i pjesëmarrësve dhe zgjidhet një drejtim strategjik për zhvillim të mëtejshëm.

Së pari, përpunohet rendi i veprimeve kryesore. Pas miratimit të tyre, detajet përpunohen.

Duke përshkruar konceptin e projektit të ardhshëm dhe fazat kryesore të ecurisë së tij, menaxhmenti do të jetë në gjendje të korrigjojë të gjitha fazat e tij, të zgjedhë mënyrat më të mira për të arritur qëllimet e vendosura.

Planifikimi i projektit është një proces i rëndësishëm në menaxhim. Kjo ju lejon të monitoroni më pas, duke korrigjuar në kohë lëvizjen në rrugën e zhvillimit. Treguesit aktualë krahasohen me ata të planifikuar, gjë që zbulon informacione për shkallën e zbatimit të detyrave të planifikuara. Gjatë monitorimit, merret parasysh përditësimi i vazhdueshëm i informacionit nga burime të jashtme dhe të brendshme. Kushtet e vendosura në plan, kushtet dhe treguesit janë subjekt ndryshimi, pasi duhet të korrespondojnë me situatën reale.

Planifikimi ndikon drejtpërdrejt në të gjitha proceset e menaxhimit të projektit. Prandaj, ajo kryhet nga çdo organizatë. Është e pamundur të menaxhosh asgjë nëse nuk ka një sekuencë veprimesh të përcaktuara qartë. Këto faza janë detyra, zbatimi i të cilave çon në arritjen e qëllimit. Nëse diçka fillon të shkojë keq siç është planifikuar, menaxheri identifikon shkaqet e fenomeneve të tilla, vendimet merren për veprimet e duhura në rrethana.

Procesi i planifikimit është faza fillestare e ciklit jetësor të projektit. Është e pamundur pa tëarrini rezultatin e dëshiruar.

Detyrat e planifikimit

Planifikimi i qëllimeve të projektit përfshin zhvillimin e një sistemi detyrash që, si hapat, çojnë në arritjen e tyre. Puna e paraqitur ju lejon të përcaktoni edhe para fillimit të punës nëse lloji i zgjedhur i aktivitetit mund të sjellë fitim. Çdo investitor kërkon të investojë fondet e tij në projektin më fitimprurës dhe fitimprurës. Është e mundur të përvijohen parametrat dhe rezultatet kryesore të aktiviteteve të ardhshme, për të zgjedhur mënyra adekuate dhe realiste për t'i arritur ato gjatë planifikimit.

Për të qenë produktive, një organizatë duhet të adresojë një sërë sfidash. Nëse gjatë llogaritjeve rezulton se rezultati i aktiviteteve të tilla është negativ (kompania do të marrë një humbje), jo mjaft e lartë, është e nevojshme të identifikohen arsyet e këtij fenomeni. Duke bërë rregullime të caktuara, është e mundur të rritet efektiviteti i projektit. Ndryshimet mund të bëhen në çdo fazë të zbatimit të detyrave. Ato mund të jenë si më poshtë:

• Detimi, sqarimi i qëllimit (ose qëllimeve) të dizajnit, përcaktimi i rezultatit të dëshiruar të ngjarjes.
• Përcaktimi i fushës dhe përbërjes së punës së ardhshme.
• Vlerëso kohën e çdo faze.
• Llogaritni koston buxhetore të projektit.
• Krijoni një orar dhe llogaritni buxhetin për secilën fazë.
• Nevoja për burime është përcaktuar. Llogaritja bëhet për çdo fazë të projektit dhe aktivitetet e organizatës në këtë drejtim në tërësi.
• Plani i logjistikës në progres.
• Po kryhet vlerësimi i rrezikut, po krijohet një metodologji për reagimin e duhur në rast situatash të rrezikshme.
• Detajet e ngjarjes i shpjegohen në detaje investitorit.
• Detajet bien dakord me të gjithë pjesëmarrësit në proces.
• Përgjegjësia për kryerjen e punës dhe përmbushjen e detyrave të caktuara shpërndahet ndërmjet ekzekutuesve dhe menaxherëve.
• Ndërveprimet e planifikuara dhe procedurat e planifikimit menaxherial janë duke u specifikuar.

Menaxhimi i projektit dhe planifikimi i projektit janë të lidhura ngushtë. Vetëm përmbushja konsekuente e detyrave të vendosura brenda afatit kohor të rënë dakord dhe në tërësi mund të garantojë arritjen e qëllimit, duke nxjerrë fitim në rrjedhën e aktiviteteve të kompanisë.

Proceset kryesore

Në procesin e organizimit të planifikimit të projektit, kryhen një sërë veprimesh të detyrueshme dhe fakultative. Pavarësisht nga aktivitetet e organizatës, ato aplikohen gjatë krijimit të një vizioni të përgjithshëm strategjik. Proceset e detyrueshme përfshijnë sa vijon:

• Përshkrim dhe dokumentacion i mëtejshëm i të gjitha detyrave të planifikuara, përmbajtjes së projektit.
• Përkufizimi i fazave kryesore të projektit, detajimi i tyre pasues.
• Përgatitja e një vlerësimi të vlerësuar. Është llogaritur kostoja totale e të gjitha burimeve të nevojshme për të përfunduar projektin.
• Hartimi i një plani veprimi hap pas hapi, zbatimi i të cilit do të çojë në arritjen e qëllimeve tuaja.
• Përshkruan sekuencën e punës.
• varësi të natyrës teknike, si dhe kufizime në punën e kryer.
• Llogaritja e kohës së nevojshme përpërfundimi i çdo faze të punës, përcaktimi i kostove të punës dhe burimeve të tjera që do të kërkohen në çdo fazë të ciklit të prodhimit.
• Përcaktimi i llojit, grupit të burimeve, si dhe vëllimit të tyre.
• Duke treguar kohën aktuale të punës, nëse burimet janë të kufizuara.
• Krijoni një buxhet dhe lidhni kostot e vlerësuara për çdo lloj pune.
• Krijo një plan të përfunduar.
• Mbledhja e rezultateve të punës tjetër kërkimore gjatë projektimit, paraqitjes së vlerave të planifikuara në një dokument.

Gjatë planifikimit dhe zhvillimit të projektit, këto veprime janë të detyrueshme.

Procedura ndihmëse

Gjatë planifikimit të zbatimit të projektit, disa procese mund të mos nevojiten. Vetëm kur lind nevoja për to, menaxheri i përfshin në listën e përgjithshme. Këto procese mbështetëse përfshijnë sa vijon:

• Planifikimi i standardeve të cilësisë, duke vendosur gamën maksimale të lejueshme të tyre. Diskutohen gjithashtu mënyrat për të arritur nivelin e kërkuar të karakteristikave të produktit të përfunduar.
• Planifikimi në fushën e organizimit, i cili nënkupton shpërndarjen e kompetencave funksionale, përgjegjësive dhe vartësisë ndërmjet të gjithë pjesëmarrësve në projekt.
• Përzgjedhja e personelit me nivelin e duhur të kualifikimeve, përvojës së punës, aktivitetet e të cilëve do të lejojnë që projekti të zbatohet sa më shpejt të jetë e mundur. Në disa raste, kërkohet formimi i një pune ekipore të mirëkoordinuar.
• Vendosni komunikime për anëtarët e sigurtprojekt me informacionin që ju nevojitet.
• Identifikimi i llojeve të rreziqeve të projektit, vlerësimi dhe dokumentacioni i tyre. Kjo ju lejon të identifikoni dhe eliminoni pasiguritë edhe në fazën e planifikimit, për të vlerësuar shkallën e ndikimit të tyre të mundshëm në projekt. Në këtë fazë llogariten skenarë të favorshëm dhe të pafavorshëm për zhvillimin e situatës gjatë zbatimit të strategjisë së zgjedhur.
• Planifikimi i procedurave logjistike. Është përcaktuar saktësisht se cilat lëndë të para, materiale të tjera të nevojshme dhe burime do të blihen nga organizatat e jashtme, në çfarë sasie dhe me çfarë frekuence do të bëhen dërgesat.

Aktivitete të tjera mund të kërkohen gjatë planifikimit të proceseve të projektit. Kjo varet nga qëllimet që ndjek organizata gjatë kryerjes së punës së saj.

Hapat e planifikimit

Ekzistojnë 4 faza kryesore të planifikimit të projektit. Ato u ofruan nga kompania konsulente Booz Allen & Hamilton.

Modeli standard i planifikimit është si më poshtë:

Faza 1. Formimi i qëllimeve

Janë vendosur dy lloje objektivash. Ato mund të jenë formale ose reale. Në rastin e parë, parashtrohen kritere për të përcaktuar dobinë e projektit. Qëllimet formale dalin nga motivimi i menaxherëve. Qëllimet reale janë mënyrat në të cilat mund të arrihen qëllimet formale.

Hapi 2. Analiza e problemit

Gjatë kësaj faze të planifikimit përcaktohet gjendja reale e organizatës. Më pas, bëhet një parashikim për gjendjen e tij të ardhshme. Më paskryhet identifikimi i problemeve ekzistuese, për të cilat qëllimet sistemet e qëllimeve janë kundër rezultateve të analizës parashikuese. Kjo lejon që problemet të strukturohen në fund.

Faza 3. Kërko për alternativa

Këto janë zgjidhje që përjashtojnë njëra-tjetrën.

Faza 4. Vlerësimi i alternativave

Përcaktohet pranueshmëria e secilit prej skenarëve ekzistues. Vlerësohet efektiviteti dhe shkalla e rrezikut të secilit vendim, pas së cilës merret një vendim i duhur. Alternativa optimale duhet të jetë jo vetëm praktikisht e realizueshme, por edhe ligjore, duke ju lejuar t'i afroheni sa më shumë qëllimit. Në të njëjtën kohë, merren parasysh kufizimet ekzistuese në kohë, burime, etj.

Kur krijoni një projekt planifikimi për një lloj territori, industrial ose tjetër, sigurohuni që ta zbatoni atë në të ardhmen për të krahasuar rezultatet reale me ato të planifikuara. Kjo ju lejon të menaxhoni përparimin drejt një qëllimi të përbashkët, të bëni rregullimet e duhura në kohën e duhur.

Planifikimi

Vlen të përmendet se planifikimi i projektit bazohet në një skemë paksa të ndryshme. Ai thekson 5 faza kryesore:

1. Përcaktimi i punëve dhe shkrimi i tyre si një listë. Në disa raste, menaxherët bëjnë gabime duke mos i renditur të gjitha proceset menjëherë. Për të përjashtuar këtë fenomen, rekomandohet të aplikohet metoda e zbërthimit sekuencial gjatë përcaktimit të punës së ardhshme.
2. Për çdo pozicion të zgjedhur, përcaktohen rendi dhe kohëzgjatja. Kjo varet ngaveçoritë teknologjike të punës së ardhshme. Për këtë përdoret edhe teknika e dekompozimit, e cila plotësohet me vlerësime të ekspertëve. Kjo ju lejon të përcaktoni me saktësi kohëzgjatjen e planifikuar të secilit operacion. Për ta bërë këtë, mund të përdorni teknikën e stuhisë së ideve, e cila ju lejon të konsideroni veçoritë e teknologjisë nga këndvështrime të ndryshme.
3. Përcakton llojin e burimeve dhe disponueshmërinë e tyre. Mund të jenë financat, materialet, puna, informacioni, e kështu me radhë. Orari i punës së kryer lidhet me orarin e logjistikës, financimit etj. Të gjitha fazat duhet të jenë të ndërlidhura, të përbëjnë një proces të vazhdueshëm. Kjo shmang ndërprerjet në procesin e prodhimit. Në të njëjtën kohë, burimet e pakta kërkojnë konsideratë të veçantë. Ato përcaktojnë kryesisht kohëzgjatjen dhe sekuencën e të gjithë spektrit të punës së ardhshme.
4. Kufizimet janë vendosur nga jashtë. Këto përfshijnë sezonalitetin e prodhimit, fabrikueshmërinë e furnizimeve të pajisjeve dhe faktorë të tjerë të jashtëm.
5. Po krijohet një sistem për t'iu përgjigjur rreziqeve që shfaqen gjatë menaxhimit të projektit. Planifikimi i projektit fillon me analizën e tyre. Për kërcënimet më të mundshme dhe më të rrezikshme, po zhvillohen masat e duhura të reagimit.

Parimet e planifikimit

Gjatë planifikimit të një projekti biznesi, një menaxher duhet t'u përmbahet disa parimeve. Ato kryesore janë:

• Qëllim. Zbatimi i projektit ndjek një qëllim të qartë, përfundimtar, pa u spërkatur mbi detyra të parëndësishme.
• Sistematik. Menaxhimi i projektit në të ardhmen duhet të jetë holistik dhe gjithëpërfshirës. Në të njëjtën kohë, merren parasysh veçoritë e zhvillimit dhe përpilimit të tij. Në disa raste, një projekt mund të ndahet në nënsisteme. Ata gjithashtu do të jenë të lidhur. Në të njëjtën kohë, ndryshimet në një sistem sjellin ndryshime në një strukturë tjetër. Ndarja e projektit në disa pjesë ju lejon të gjurmoni lidhjet e brendshme dhe ndërveprimet e elementeve, të zgjidhni strukturën më efektive. Vlerësimi i zbatimit të projektit në këtë rast mund të jepet në aspektin e proceseve cilësore dhe sasiore.
• Kompleksitet. Dukuritë konsiderohen nga pikëpamja e lidhjes dhe varësisë së tyre. Për këtë përdoren metoda dhe qasje të ndryshme ndaj menaxhimit.
• Siguria. Gjatë planifikimit të punës së projektit është paraparë që të gjitha aktivitetet të plotësohen me resurset e nevojshme.
• Prioritet. Vëmendja kryesore në zhvillimin e projektit i kushtohet detyrave kryesore, më të rëndësishme. Përkufizimi i tyre varet nga koncepti i përgjithshëm i zhvillimit në të ardhmen.
• Siguria ekonomike. Llogaritet shkalla e humbjeve dhe humbjeve të shkaktuara nga organizata në rast të mospërmbushjes së ngjarjes së synuar. Rreziqet nuk mund të shmangen fare, por duhet të vlerësohen dhe të merren vendime të justifikuara në këtë drejtim.

Strukturimi i projektit

Kërkohet strukturimi gjatë planifikimit të punës së projektit. Sekuenca hierarkike e punës përfshin ndarjen e të gjithë projektit në pjesë të veçanta. Kjo ju lejon të detajoni komplekset në nivele të ndryshme. Të tillëqasja thjeshton menaxhimin e procesit.

Strukturimi ju lejon të bëni sa më poshtë:

• Përcaktoni qëllimin e punës për të arritur qëllimet e tipit të ndërmjetëm.
• Kontrolloni shkallën e ecurisë së projektit, vlerësoni mundësinë e arritjes së të gjitha qëllimeve të tij.
• Raportimi krijohet sipas strukturës optimale.
• Pikjet janë vendosur për të matur progresin e projektit.
• Përgjegjësia shpërndahet siç duhet midis interpretuesve.
• Të gjithë anëtarët e ekipit marrin informacion objektiv dhe të kuptueshëm për qëllimet dhe objektivat e projektit.

Gabimet në strukturim

Disa menaxherë bëjnë gabime gjatë strukturimit, gjë që ndikon negativisht në arritjen e qëllimeve. Ato kryesore janë këto:

• Faza e strukturimit përgjithësisht anashkalohet. Menaxheri shkon direkt në kërkimin e zgjidhjeve për problemet e periudhës aktuale.
• Përdoren vetëm njësi organizative, nuk aplikohen produkte apo burime përfundimtare.
• Strukturimi nuk mbulon të gjithë projektin.
• Elementet e strukturës përsëriten.
• Nuk ka integrim të strukturave në përputhje me specifikat e përgatitjes së dokumentacionit të projektit dhe raportimit financiar.
• Struktura është tepër e detajuar.
• Elementet individuale të projektit nuk mund të përpunohen në kompjuter.
• Produktet përfundimtare të paprekshme (shërbimet, shërbimet, etj.) nuk merren parasysh.

Bazat për strukturim

Planifikimi i projektit është një punë e përgjegjshme. Strukturimi duhet të bëhet në mënyrë korrekte. Ajo kryhet në bazat e mëposhtme:

• Periudhat e ciklit jetësor të projektit që po krijohet.
• Veçoritë e strukturës së ndarjeve.
• Përbërësit e rezultatit që do të përftohen pas përfundimit të projektit.
• Proces, elemente funksionale të punës së kompanisë.
• Vendndodhja gjeografike e objekteve.