Përcaktimi i nevojës për personel: koncepti, metodat e planifikimit dhe mënyrat për ta mbuluar atë

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Një nga burimet më të vlefshme të çdo kompanie është stafi i saj. Megjithatë, është mjaft e shtrenjtë. Prandaj, është jashtëzakonisht e rëndësishme të përcaktoni numrin e punonjësve në të cilët mund të arrini efektin maksimal ekonomik me koston më të ulët. Për këtë, përdoren metoda dhe qasje të veçanta. Përcaktimi i nevojës për personel është një nga detyrat prioritare të menaxhmentit. Se si kryhet ky proces do të diskutohet më vonë.

Llojet e nevojave për punë

Procesi i përcaktimit të nevojës për personel është një sistem masash gjithëpërfshirëse të integruara. Detyra e tij është të arrijë qëllime specifike për procesin e prodhimit. Kjo është një procedurë mjaft e ndërlikuar, pasi është e nevojshme të përcaktohet jo vetëm numri i punonjësve që do të kryejnë të nevojshmedetyrat, por edhe për të krijuar sistemin më efikas të prodhimit. Prandaj, personeli zgjidhet gjithashtu në përputhje me kualifikimet dhe përvojën e tyre. Trajnimi ofrohet sipas nevojës.

Në një organizatë, planifikimi duhet të mbulojë disa fusha të ndryshme të zhvillimit. Në këtë rast, procesi i planifikimit në fushën e burimeve të punës do të jetë sa më efektiv.

Ekzistojnë qasje dhe metoda të ndryshme për përcaktimin e nevojave për personel. Më shpesh ato ndahen në 2 lloje kryesore:

• Premtues. Kjo qasje quhet edhe strategjike. Ajo lidhet me të ardhmen e organizatës. Nevoja për personel në këtë rast përcaktohet në përputhje me kursin e zgjedhur të organizatës. Në të njëjtën kohë, në terma afatgjatë, llogaritet jo vetëm numri i burimeve të punës, por edhe niveli i kualifikimit të punonjësve.
• Situacional. Një planifikim i tillë mundëson sigurimin e prodhimit me sasinë e nevojshme të burimeve në afat të shkurtër. Me këtë qasje, vëmendje i kushtohet qarkullimit të personelit, si dhe treguesve të numrit të pushimeve, pushimeve mjekësore, lejeve të lindjes dhe afatgjata, reduktimeve etj.

Procedura e planifikimit kryhet vazhdimisht në periudha të ndryshme kohore. Pra, një procedurë e ngjashme mund të jetë:

• Afatshkurtër - deri në 12 muaj.
• Afatmesëm - nga 1 vit në 5 vjet.
• Afatgjatë - më shumë se 5 vjet.

Gjithashtu, menaxherët me përvojë përcaktojnë nevojat cilësore dhe sasiore të stafit. NëNë rastin e dytë, mund të vendosni numrin e saktë të punonjësve të kompanisë. Në një vlerësim cilësor, përcaktohet nevoja për personel të një kualifikimi të caktuar.

Nevoja sasiore

Përkufizimi i nevojave cilësore dhe sasiore të personelit janë dukshëm të ndryshëm. Planifikimi shkon në të dyja drejtimet. Gjatë përcaktimit të treguesve sasiorë, zgjidhet një metodë me të cilën është e mundur të llogaritet numri optimal i të punësuarve në shtet. Përcaktimi i kësaj vlere kryhet brenda një kohe të caktuar.

Përcaktimi i nevojës sasiore për personel ndodh me ndihmën e disa treguesve bazë:

• Numër i rregullt i punonjësve. Ky është numri i punonjësve në listë për një datë të caktuar. Kjo merr parasysh numrin e punonjësve që u larguan dhe mbërritën në ditën e analizës.
• Numri i bashkëngjitjes. Numri i punonjësve që ndodhen në gjendjen e kompanisë dhe që duhet të vijnë në punë atë ditë për të kryer detyrat e tyre të punës. Nëse gjejmë ndryshimin midis numrit mesatar dhe numrit të frekuentimit, marrim një tregues të pushimit gjatë gjithë ditës për shkak të pushimeve, udhëtimeve të punës, sëmundjeve të punonjësve.
• Numri mesatar i punonjësve. Ky tregues përdoret për të gjurmuar numrin e punonjësve për një periudhë të caktuar. Përdoret gjatë llogaritjes së pagës mesatare, produktivitetit të punës, raporteve të qarkullimit, qarkullimit të stafit, etj. Nëse keni nevojë të gjeni numrin mesatar tëpunonjësit për një muaj ose një periudhë tjetër, numri i punonjësve për çdo ditë shtohet, pjesëtuar me numrin e ditëve. Kjo përfshin fundjavat dhe pushimet. Nëse keni nevojë të përcaktoni mesataren për vitin, përmblidhni numrin mesatar të punonjësve për çdo muaj. Rezultati pjesëtohet me 12.

Për të përcaktuar treguesit e paraqitur, prodhimi regjistron listën e pagave dhe pjesëmarrjen. Në të njëjtën kohë, burimi i informacionit janë urdhrat për punësim dhe shkarkim nga një pozicion, për transferim, zëvendësim, mungesë të përkohshme të një punonjësi për një arsye të mirë, etj.

Për të llogaritur numrin e punonjësve në një datë specifike, përdoren metoda të ndryshme për të përcaktuar nevojën për staf:

1. Metoda e intensitetit të punës. Supozon përdorimin e informacionit për kohën e procesit të punës.
2. Metodat e llogaritjes. Përdorni të dhëna për tarifat e shërbimit, punët, numrat dhe menaxhueshmërinë.
3. Metodat stokastike. Ju lejon të përcaktoni karakteristikat numerike duke përdorur analizën e korrelacionit ose regresionit.
4. Metoda e vlerësimeve të ekspertëve. Përfshin llogaritje të thjeshta ose të zgjatura (të vetme, të shumëfishta).

Treguesit e cilësisë

Përcaktimi i nevojës cilësore për personel karakterizohet nga vështirësi të konsiderueshme. Analisti duhet të përcaktojë gjatë një studimi të tillë jo vetëm numrin e personelit, por edhe shkallën e profesionalizmit, kualifikimet e punëtorëve që i duhen organizatës.

Vështirësia qëndron në faktin se për momentin nuk ekziston një sistem i vetëm për përcaktimin e cilësisë së punës, potencialit të punonjësve. Ekziston vetëm një listë bazë e karakteristikave dhe cilësive që përcaktojnë shkallën e kualifikimit, aftësitë e një punonjësi:

• Ekonomike. Ato përcaktojnë kompleksitetin e punës që kryen punonjësi, kualifikimet e tij, kushtet e punës, kohëzgjatjen e shërbimit dhe përkatësinë në industri.
• Personale. Prania e aftësive të caktuara, disiplina, efikasiteti, kryerja me ndërgjegje e detyrave të tyre, kreativiteti dhe kreativiteti.
• Organizative dhe teknike. Pajisjet teknike të punës, atraktiviteti i saj, niveli i organizimit të teknologjisë së prodhimit, racionalizimi.
• socio-kulturore. Veprimtaria shoqërore, kolektivizmi, zhvillimi moral dhe kulturor i përgjithshëm.

Përcaktimi i nevojës për personel të organizatës në baza cilësore bazohet në të dhënat e mëposhtme:

• Struktura organizative.
• Ndarja e punonjësve sipas nivelit të kualifikimit profesional (treguar në dokumentacionin e prodhimit dhe teknik).
• Kërkesat për punë.
• Personeli i divizioneve strukturore të kompanisë.
• Rregulloret e proceseve organizative dhe menaxheriale.

Për çdo veçori cilësore, përcaktohet nevoja për numrin e personelit. Numri i përgjithshëm i punonjësve që kërkohet për funksionimin e duhur të organizatës përcaktohet duke përmbledhur rezultatetpër çdo kriter. Për këtë, janë duke u zhvilluar dokumentet e mëposhtme organizative:

• Qëllimet e sistemit mbi bazën e të cilave ndërtohet struktura organizative e kompanisë.
• Struktura e përgjithshme organizative e ndërmarrjes dhe divizioneve të saj.
• Stafi.
• Përshkrimet e punës. Ato përdoren gjithashtu në llogaritjen e intensitetit të punës së funksioneve të stafit kryesor dhe drejtues.

Faktorët që ndikojnë në nevojën për burime të punës

Ka disa faktorë që ndikojnë në proceset e planifikimit të fuqisë punëtore dhe kërkesat e personelit.

Mund të jenë të drejtpërdrejta ose të tërthorta, të brendshme ose të jashtme. Faktorët e mëposhtëm kanë ndikimin më të madh:

• Kushtet e tregut të punës. Ato përcaktohen nga disa veçori. Kushtet përfshijnë situatën demografike, papunësinë, cilësinë e arsimit, ofertën dhe kërkesën për punë në sektorë të ndryshëm, përfshirjen e shërbimit të punësimit në proceset e formimit të specialistëve.
• Inovacione teknologjike. Progresi aktiv në botën moderne çon në thjeshtimin e punës njerëzore, ndryshon përmbajtjen e saj. Kjo kërkon rikualifikim në kohë të specialistëve të kualifikuar.
• Ndryshime në fushën e legjislacionit. Ky faktor është i vështirë për t'u parashikuar. Kjo i referohet legjislacionit në fushën e mbrojtjes së punës dhe punësimit.
• Qasja e rekrutimit të konkurrentëve. Organizata duhet të monitorojë dhe studiojë vazhdimisht metodat dhe qasjet për të punuar me personelinkonkurrentët. Bazuar në këtë informacion, politika e vetë organizatës për personelin po rregullohet.
• Synimet e kompanisë. Ato mund të jenë afatshkurtra ose afatgjata dhe të ndjekin një strategji të përbashkët.
• Financim. Çdo organizatë ka aftësi të caktuara financiare. Në bazë të kësaj zgjidhet edhe politika e personelit të organizatës.
• Potenciali i personelit. Kjo është baza për suksesin e zbatimit të planit të marketingut. Nëse departamenti i personelit të ndërmarrjes mund të marrë në konsideratë zonën e zhvillimit, aftësitë e personelit, kjo ju lejon të mbyllni në kohë vendet e lira të punës.

Fazat e punës

Ka disa hapa bazë në përcaktimin e nevojave për personel. Më shpesh, tre procese të mëdha dallohen gjatë kryerjes së një detyre të ngjashme.

Në fazën e parë, kompania analizon burimet e veta. Kjo është e nevojshme për të përcaktuar nëse është e mundur në të ardhmen të plotësohen vetë nevojat e tilla. Në këtë rast, tregues të rëndësishëm janë fitimi, qarkullimi i kompanisë. Ajo duhet të ketë burime të mjaftueshme për të paguar punonjësit e saj.

Më pas, në fazën e dytë, bëhet një analizë e nevojës për personel në periudhën e kaluar. Konkluzioni është bërë për përshtatshmërinë dhe efikasitetin e përdorimit të burimeve të punës. Analisti identifikon dobësitë në këtë proces. Po zhvillohet një plan afatgjatë që ju lejon të eliminoni ose minimizoni plotësisht ndikimin negativ të faktorëve pengues.

Në fazën e tretë pranohetvendim për veprime specifike në fushën e politikës së personelit për momentin. Kjo merr parasysh qëllimet dhe objektivat e përgjithshme të organizatës. Merren vendime për mbajtjen dhe reduktimin e punonjësve të caktuar. Pas analizës së përcaktimit të nevojës për personel, mund të merren disa vendime:

• reduktim stafi;
• tërheqja e personelit nga jashtë;
• trajnim dhe rikualifikim i personelit.

Për më tepër, veprimet e listuara mund të kryhen njëkohësisht. Kjo varet nga situata që është krijuar në organizatë.

Metodat për përcaktimin e nevojës

Përcaktimi i nevojave të një ndërmarrje për personel kryhet në përputhje me metoda të caktuara.

Ka disa teknika të njohura:

1. Fotografimi i një dite pune. Kjo është një metodë efektive por që kërkon shumë kohë. Një punonjës ka një sërë përgjegjësish. Gjatë ekzekutimit të tyre, regjistrohet koha. Kjo qasje ju lejon të identifikoni veprime të tepërta. Në disa raste, merret një vendim për nevojën për punën e një punonjësi të caktuar në procesin e përgjithshëm të prodhimit ose një vend të lirë pune si i tillë. Mund të jetë e nevojshme për sasi të vogla pune të kombinohen dy njësi të personelit në një.
2. Llogaritja sipas standardeve të shërbimit. Për çdo punonjës, përcaktohen tregues të caktuar të performancës bazuar në standarde dhe rregulla të ndryshme. Duke pasur informacion për shkallën ditore të prodhimit, menaxherët mund të llogarisin nevojën për stafnjë periudhë kohe.
3. Vlerësime të ekspertëve. Kjo është një nga metodat më të njohura. Përdoret nga kompani të ndryshme. Mendimi i menaxherëve është vendimtar në përcaktimin e nevojës për personel. Por në të njëjtën kohë, menaxherët duhet të karakterizohen nga një nivel i lartë trajnimi dhe profesionalizmi. Është e rëndësishme të kemi një kuptim të qartë të zhvillimit të kësaj industrie në të ardhmen.
4. Ekstrapolim. Bazuar në të dhënat aktuale, bëhet një parashikim afatgjatë. Kjo merr parasysh ndryshimet e mundshme. Kjo mund të jetë një rritje e çmimeve, veprimet e planifikuara të shtetit në këtë industri, zhvillimi i saj në të ardhmen, etj. Kjo qasje përdoret nëse kushtet e brendshme dhe të jashtme të organizatës janë të qëndrueshme. Në vendin tonë mund të përdoret vetëm për planifikim afatshkurtër.
5. Ndërtimi i një modeli kompjuterik. Drejtuesit e departamenteve transmetojnë informacion, mbi bazën e të cilit ndërtohet një parashikim kompjuterik i nevojave të organizatës për fuqi punëtore për një perspektivë të caktuar. Kjo është një metodë relativisht e re, kështu që nuk ka pasur kohë për të fituar shpërndarje të konsiderueshme. Kërkon kosto të konsiderueshme financiare, si dhe përfshirjen e specialistëve përkatës në punë. Teknika është më e përshtatshme për ndërmarrjet e mëdha.

Formulat e llogaritjes

Përcaktimi i nevojës për personel kryhet duke përdorur llogaritjet speciale.

Para se të zgjidhni një formulë, ju duhet të përcaktoni se për çfarë kompania është më e prirur në procesin e zhvillimit të politikës së saj të personelit:

• Për t'u rriturvëllimi i prodhimit, i cili kërkon përfshirjen e stafit shtesë.
• Për të reduktuar sasinë e prodhimit, gjë që çon në çlirimin e burimeve të punës.
• Vëllimi i prodhimit nuk është planifikuar të ndryshojë. Nevoja për personel përcaktohet nga lëvizja e natyrshme e personelit në rast pushimi nga puna, dekretimi, mosha e daljes në pension etj.

Prandaj, në departamentet e planifikimit të ndërmarrjeve, bëhet llogaritja dhe arsyetimi i rritjes së prodhimit. Për të rritur produktivitetin, merren parasysh të gjithë faktorët. Për të përcaktuar numrin e planifikuar të punonjësve, aplikoni formulën:

Chpsp=ChbpI + OI, ku Nspp është numri mesatar i planifikuar i punonjësve në periudhën e planifikimit, Nbp është numri i punonjësve në periudhën e kaluar (bazë), I është indeksi i ndryshimit të vëllimit të prodhimit në të ardhmen, OI është ndryshimi total në numrin e punonjësve në periudha bazë.

Numri mesatar i punonjësve

Përcaktimi i nevojës për personel mund të bëhet duke përdorur një formulë tjetër. Ju mund të përcaktoni numrin mesatar të punonjësve si më poshtë:

Chss=ChyavKss, ku Nss është numri i numrit mesatar të punonjësve, Nyav është numri i punonjësve që kërkohen për të përfunduar detyrën gjatë një ndërrimi, Kss është koeficienti i numrit mesatar të punonjësve.

Metodat e mbulimit të nevojës

Kur të përcaktohet nevoja për burime të punës, përshkruani mënyrat për ta mbuluar atë:

• E jashtme. Në këtë rast, vëmendje i kushtohet të diplomuarve të institucioneve të specializuara arsimore, qendrave të rikualifikimit të personelit, si dhe propozimeveagjencitë e rekrutimit, tregu i hapur i punës.
• E brendshme. Stafi i kompanisë i nënshtrohet rikualifikimit, përmirëson aftësitë e tyre. Për këtë qëllim kryhet zhvillimi profesional për mundësinë e rritjes në karrierë. Kjo qasje redukton qarkullimin e stafit.

Numri i stafit mbështetës

Përcaktimi i nevojës për personel ndihmës kryhet gjithashtu sipas një formule të thjeshtë:

Chsvr=KrmRSKss, ku Nvvr është numri i punonjësve mbështetës të listuar, Krm është numri i vendeve të punës për punonjësit mbështetës, RS është numri i ndërrimeve të punës në një ditë.