Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve (EDMS): çfarë është, veçoritë dhe rekomandimet

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Disa vite më parë, sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve u fol si një e ardhme e ndritur. Sot ato tashmë përdoren në mënyrë aktive në ndërmarrjet private dhe publike. Por gjëja më e rëndësishme është se kërkesa për EDMS është vazhdimisht në rritje. Çfarë është një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve dhe si funksionon ai, le të shqyrtojmë shembullin e sistemeve që veprojnë në Federatën Ruse.

Sfondi

Për të kuptuar më mirë se si funksionon një program EDMS, është e nevojshme të rishikohen konceptet dhe detyrat bazë. Faktorët kryesorë janë ata që përcaktojnë zgjedhjen e një sistemi të caktuar.

Nëse një organizatë mund të funksionojë në kushtet e menaxhimit joformal, atëherë nuk ka nevojë për menaxhim dokumentesh. Me ardhjen e proceseve të biznesit, lind nevoja për të menaxhuar mekanizmin me ndihmën e dokumentacionit të rregullt. Nëse nuk merreni me letra në kohën e duhur, atëherë ato do të fillojnë të grumbullohen dhe të humbasin.

Një skemë e veçantë e ruajtjes së skedarëve përdoret si një alternativë ndaj mediave letrenë server. Por as nuk funksionon për shumë kohë. Ndërsa vëllimi i kompanisë rritet, rritet nevoja për ruajtjen dhe sinkronizimin e informacionit.

Ka një dilemë: nëse duhet përdorur media e vjetër letre apo EDMS për të ruajtur informacionin. Çfarë është kaq e rëndësishme që mund të merrni falë sistemit elektronik? Rritja e efikasitetit të organizatës.

Efekti ekonomik

Efiçenca e punës mund të rritet në dy mënyra: zvogëloni kostot ose rritni rezultatet. Dokumentet EDMS ju lejojnë të arrini dy qëllime njëherësh. Kjo do të thotë, zbatimi i sistemit i lejon organizatës të shpenzojë më pak, por të fitojë më shumë.

Reduktimi i kostove nëpërmjet reduktimit të kostove të letrës, kohës së humbur, përshpejtimit të komunikimit, ndryshimit të kulturës së kompanisë.

Për të vlerësuar efektivitetin e programit EDMS, duhet të llogaritni kohën e shpenzuar për dokumentet. Kompanitë konsulente vlerësojnë se operacione të tilla zënë 20% të kohës së punës. Në sistemin e burokracisë ruse, kjo kërkon edhe më shumë - 60% të kohës. Futja e EDMS do të reduktojë këto kosto me të paktën 10 herë.

Punët në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve

Të dy termat janë të lidhur. Mbajtja e shënimeve është një term që i referohet një grupi zyrtar rregullash për të punuar me dokumente. Disa sisteme EDMS mund të personalizohen sipas rregullave të punës në zyrë, por ka edhe nga ato sisteme mbi bazën e të cilave tashmë është formuar puna në zyrë.

Një dokument është një njësi e ruajtjes së informacionit në një EDMS. Rrjedha e dokumentit është formuar ngaburime të ndryshme: sisteme të tjera, aplikacione, e-mail, por mbi të gjitha - nga media e skanuar e letrës. Prandaj, skanerët dhe pajisjet e tjera janë një pjesë integrale e EDMS. Sistemi ruan të gjitha dokumentet, ruan historinë e tyre, siguron lëvizjen nëpër organizatë dhe kryen procese biznesi me to.

Në një bazë të dhënash të tillë ka një vendim, një udhëzim dhe një urdhër të SED. Nëpërmjet tyre menaxhohet organizata. Çdo dokument jepet me "ndihmë". Seti i fushave në formë varet nga lloji i dokumentit. Informacioni ruhet në sistem në formën e një databaze për secilën fushë të një karte të tillë.

Funksionet dhe detyrat e EDMS

Programi i menaxhimit të dokumenteve është krijuar për të zgjidhur detyrat e mëposhtme:

• sistematizimi i punës me dokumente.
• krijimi i dokumenteve sipas shablloneve, ruajtja e regjistrimit të tyre;
• automatizimi i kontabilitetit;
• klasifikimi i dokumenteve.

Le t'i hedhim një vështrim më të afërt funksioneve të SED. Programi i rrjedhës së punës përdoret për:

• krijimi i kartave.
• formimi i tekstit të dokumentit;
• ruaj të dhënat si pdf ose ms word;
• menaxhimi i të drejtave të aksesit të përdoruesit;
• krijimi i rrugëve;
• kontrolli i rrjedhës së dokumentit;
• dërgim njoftime, rikujtues;
• journaling, drejtoritë, klasifikuesit;
• gjenerimi i porosive;
• kërkoni dhe nënshkruani dokumente;
• gjenerimi i raportit.

Funksionet e përgjithshme të sistemit përfshijnë:

• telekomandëpunë me dokumente;
• përdorimi i një DBMS për të ruajtur të dhënat;
• punë e njëkohshme me EDMS;
• siguro nëpërmjet certifikatave, barkodeve dhe personalizimit.

Avantazhet dhe disavantazhet

Kalimi në SED ka më shumë avantazhe sesa disavantazhe. Megjithatë, një projekt i organizuar keq mund të shkatërrojë të gjitha përfitimet e automatizimit. Objektivat e zbatimit të EDMS duhet të jenë të arritshme. Përfitimet përfshijnë:

• ruajtje e strukturuar e centralizuar e informacionit;
• e njëjta qasje për formimin dhe përpunimin e dokumenteve;
• përdorimi i shablloneve;
• kërko;
• qasje auditimi.

Disavantazhet përfshijnë kostot e larta të fillimit dhe trajnimin rigoroz të përdoruesve.

Proceset e dokumenteve

Në EDMS, menaxhimi elektronik i dokumenteve kalon nëpër një sërë fazash, gjatë të cilave disa veçori i caktohen dokumentit. Përpunimi kryhet si manualisht ashtu edhe automatikisht. Në rastin e dytë, vendosni:

• kushtet për kalimet ndërmjet fazave;
• ndarja e rrugës;
• ciklet e përpunimit;
• filloni nënproceset, kohëmatësit, procedurat e përpunimit;
• rolet e përdoruesit janë caktuar.

Llojet e trajtimeve:

• Krijimi i një dokumenti.
• Redaktimi.
• Riemërtimi.
• Lëviz.
• Save.
• Indeksimi.
• Fshirje.

shpenzimet SED

Menaxhimi i dokumenteve nuk mund të funksionojë plotësisht pa licencë, serverë, konfigurim të plotë dhe trajnim të të gjithë përdoruesve. Secili prej këtyre elementeve kërkon një shpenzim të madh parash. Përveç kësaj, nuk duhet të harrojmë për integrimin e EDMS me sisteme të tjera, përditësimin e bazave të të dhënave dhe softuerit, konsultimet e mbështetjes teknike dhe kostot e tjera të mirëmbajtjes.

Pranimi i EDMS

Zbatimi i projektit mund të zgjasë disa muaj. Procesi varet si nga numri i proceseve të dokumentimit ashtu edhe nga aftësitë financiare, organizative dhe burimore. Zbatimi kryhet sipas algoritmit të mëposhtëm:

• krijimi i një grupi pune, identifikimi i një drejtuesi;
• përcaktoni qëllimet dhe objektivat;
• kontrollimi i proceseve ekzistuese të dokumentacionit;
• zhvillimi i termave të referencës;
• Zgjedhja SED;
• lidhja e një kontrate për zbatimin e EDS;
• zhvillimi dhe miratimi i rregulloreve të punës;
• Kontrollimi i përmbajtjes fillestare të drejtorive;
• test paraprak EDS;
• trajnim i stafit në punë;
• zbatimi i testit të EDMS;
• analizë e rezultateve të testit;
• korrigjim gabimi;
• zbatimi i plotë i EDMS.

Gabimet e zbatimit

Vëmendje e veçantë duhet t'u kushtohet atyre proceseve që kërkojnë një dokument në letër. Gabimi kryesor është dyfishimi i një dokumenti letre me atë elektronik. Kjo e ndërlikon punën dhe shkakton një qëndrim negativ ndaj automatizimit. Askush nuk paguan ekstra për të bërë punë të dyfishtë. Është e nevojshme të ndërtohen procese automatizimi padyfishim. Gabimi i dytë është papërgatitja e personelit. Më shpesh, proceset e reja perceptohen me armiqësi. Prandaj, është e nevojshme t'u shpjegohet punonjësve pse po prezantohet fare një EDMS, në mënyrë që ata t'i qasen me vetëdije procesit të të mësuarit.

Teknologjitë e ruajtjes së dokumenteve

Në EDMS, menaxhimi elektronik i dokumenteve përbëhet nga atribute, mbi bazën e të cilave kryhet kërkimi, klasifikimi, grupimi dhe raportimi. Ndonjëherë një dokument krijohet sipas një modeli, ndonjëherë duke transferuar të dhëna nga një bazë të dhënash. Atributet ruhen në tabela. Vetë skedari vendoset në dosjen e ruajtjes, informacioni prej tij vendoset në drejtorinë DBMS. Vetëm përdoruesit e EDMS mund t'i qasen të dhënave.

Çfarë është skanimi në linjë?

Përpunimi i plotë i dokumenteve me vendosjen e mëvonshme të mostrave të tyre në arkiv kryhet duke përdorur skanerë. Gjatë procesit të skanimit, është e mundur që automatikisht të krijohet një barkod në dokument dhe të regjistrohet në bazën e të dhënave me drejtimin pasues përgjatë rrugës së specifikuar.

Njohja optike e tekstit

Ky sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve EDMS konverton një imazh elektronik të një dokumenti në format foto ose jpeg në format teksti. Në këtë rast, softueri special përdoret në formën e një aplikacioni të pavarur ose të integruar ESCOM. BPM në EDMS. Çfarë është ESCOM. BPM? Ky është një program për njohjen e dokumenteve të shtypura me shkronja të ndryshme. Megjithatë, vlen të përmendet se aplikacionet e pavarura kanë më shumë veçori dhe njohin edhe tekstin e shkruar me dorë.

Barkoding

Kjo teknologji ofron një sërë procedurash për krijimin dhe aplikimin e një barkodi grafik në një dokument. Një barkod unik gjenerohet përmes serverit të sistemit. Ai gjithashtu siguron identifikimin e dokumentit, kërkimin e tij të shpejtë në bazën e të dhënave dhe shpërndarjen në vendet e ruajtjes. Kur regjistroni një dokument, një barkod që korrespondon me identifikuesin elektronik të kartës shtypet në etiketë. Është ngjitur në versionin letre të dokumentit.

EDS

Nënshkrimi dixhital ju lejon të verifikoni korrektësinë e dokumentit dhe pandryshueshmërinë e të dhënave. Nënshkrimi kryhet me ndihmën e një ofruesi kriptografik dhe një çelës softuerësh - një certifikatë. Ky i fundit është një skedar në një format të veçantë, i cili rigjenerohet në qendrën e dhënies së licencës. Për të garantuar sigurinë e informacionit, duhet ta ruani certifikatën në një kartë inteligjente ose në çelësat I-Token. Ato mbrohen nga një PIN. Nëse kodi PIN futet gabim disa herë, certifikata do të bllokohet automatikisht.

Teksti i plotë dhe kërkimi i atributeve

Kërkimi i atributeve kryhet përmes një formulari të veçantë duke përdorur disa vlera nga fushat e kartës. Për shembull, kriteri "Llogaria" kërkon të dhëna në fushën "Marrësi" ose "Dërguesi". Në të njëjtën kohë, sistemi krahason kriteret e futura me të dhënat në karta dhe fut në rezultat ato karta që përputheshin. Kërkimi bazohet në një përputhje të saktë ose të pjesshme.

Kërkimi me tekst të plotë kryhet sipas të dhënave nëdokument, duke përfshirë format e fjalëve përmes mjeteve të integruara të DBMS si MS SQL SERVER, ORACLE. Për një kërkim të plotë, skedarët duhet të futen në bazën e të dhënave në formatin e një dokumenti (doc), tabele (xls), prezantime, mesazhe.