Shpenzimet e udhëtimit: pagesa, madhësia, postimet

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Për të përmbushur detyrat e tyre zyrtare, punonjësit shpesh dërgohen në udhëtime pune. Të gjitha shpenzimet që lidhen me udhëtimin, akomodimin dhe ushqimin paguhen nga organizata. Lexo më shumë se si llogariten dhe paguhen shpenzimet e udhëtimit në 2018.

Rregullorja legjislative

Shpenzimet ditore janë shpenzimet e një punonjësi që lidhen me jetesën e tij jashtë vendbanimit. Sipas Art. 168 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, këto kosto duhet të paguhen nga punëdhënësi në shumën e përcaktuar në politikën statutore të organizatës.

Shpenzimet e udhëtimit në Rusi nuk janë shpërblim për punën, por pagesa kompensimi. Shtesat ditore nuk varen nga kryerja e funksioneve të punës nga punonjësi. Edhe nëse këto detyra nuk janë kryer gjatë një udhëtimi pune për shkak të ndërprerjes, ndërmarrja duhet të paguajë mëditjet.

Në nivel legjislativ ka norma për shpenzimet e udhëtimit që nuk tatohen. Sipas Art. 217 i Kodit Tatimor, nëse shuma e kompensimit nuk kalon 700 rubla për udhëtime pune brenda vendit dhe 2500 rubla për udhëtime pune jashtë vendit, atëherëorganizata mund të mos paguajë taksa. Kjo nuk do të thotë që organizata nuk ka të drejtë të vendosë një pagesë mbi normën. Ju vetëm duhet të paguani tatimin për diferencën. Nëse politika e kontabilitetit të ndërmarrjes tregon shumën e kompensimit të udhëtimit në nivelin prej 1000 rubla, atëherë tatimi mbi të ardhurat personale duhet të mbahet nga diferenca (1000 - 700=300 rubla).

Procedura e pagesës

Shpenzimet ditore rimbursohen për çdo ditë të kaluar në një udhëtim pune. Paguhen edhe ditët e fundjavës, jopunës, pushimet dhe udhëtimet. Nëse një punonjës u largua të dielën në mëngjes dhe u kthye një javë më vonë të shtunën, atëherë të gjitha fundjavat për këtë periudhë (4 ditë) duhet të kompensohen. Legjislacioni nuk parashikon pagesa për shtesat ditore njëditore, por punëdhënësi, sipas gjykimit të tij, mund të prezantojë një klauzolë të tillë në politikën e kontabilitetit. Në të njëjtën kohë, ai është i detyruar të lëshojë një paradhënie para udhëtimit.

Shpenzime të rimbursueshme:

• për udhëtime dhe banesa me qira;
• shpenzimet e jetesës (dietë);
• shpenzime të tjera të kryera me udhëzim ose me lejen e menaxherit, edhe nëse ato nuk janë rënë dakord paraprakisht.

Shembull 1

Politika e kontabilitetit të kompanisë parashikon një pagesë prej 45 euro (3,330 rubla) në ditë qëndrimi në një udhëtim pune jashtë vendit dhe 700 rubla. - në territorin e Federatës Ruse. Punonjësi ka munguar për 10 ditë: nga 1 deri më 10 korrik. Për 9 ditët e para, ai ka të drejtë në një pagesë prej 45 x 9=405 euro (29,965 rubla). Kthimi ditor në Rusi paguhet në masën 700 rubla. Në datën e paradhënies, kursi i këmbimit të euros ishte 70 rubla, dhe në ditën e miratimitraport paraprak - 68 rubla. Llogaritni shumën e shpenzimeve të udhëtimit.

Meqenëse punonjësi ka marrë kompensim përpara udhëtimit, rillogaritja e shumave të lëshuara do të kryhet në shkallën e emetimit të fondeve:

• 405 x 70=28,350 rubla - për 9 ditët e para.
• Totali i përllogaritur: 28,350 + 700=29,050 rubla
• Shkalla e pagesave pa taksa sipas ligjit=9 x 2500=22,500 rubla.
• Diferenca: 29,050 - 22,500=6,550 rubla - tatimi mbi të ardhurat personale duhet të mbahet nga kjo shumë.

Dokumentacioni

Baza për të shkuar në një udhëtim është një urdhër me shkrim nga punëdhënësi - një urdhër. Organizata mund të përdorë formularin e unifikuar Nr. T-9 ose të zhvillojë të vetën. Dokumenti duhet të tregojë vendin, datën, qëllimin e udhëtimit, numrin e certifikatës, detyrën e punës. I njëjti akt parashikon shumën e pagesës ditore dhe pagesat e tjera të kufizuara.

Para udhëtimit, punonjësi duhet të marrë një paradhënie dhe pas kthimit të japë një raport mbi përdorimin e fondeve dhe detyrën e përfunduar. Tre ditë janë ndarë për përgatitjen e dokumentit. Organizata e zhvillon vetë formularin e raportit. Përveç dokumentit, duhet t'i bashkëngjiten origjinalet e të gjitha dokumenteve të konsumueshme.

Nëse menaxheri pranon punën e punonjësit, atëherë llogaritari është i detyruar të pasqyrojë të gjitha shpenzimet në bilanc. Nëse qëllimi i udhëtimit nuk përmbushet, atëherë një pjesë e shpenzimeve mund të zbritet nga të ardhurat e punonjësit. Nëse një punonjës ka shpenzuar më shumë para se sa ka marrë nga arka, atëherëka pasur ndryshime në shpenzimet e udhëtimit, duhet të paguani tejkalimin. Shuma e pashpenzuar duhet t'i kthehet arkëtarit, përndryshe gjendja do të zbritet nga të ardhurat e punonjësit.

Udhëtime pune të huaja

Në udhëtimet ndërkombëtare, data e kalimit të kufirit është dita e parë e një udhëtimi pune jashtë vendit, dhe kur udhëtoni për në Federatën Ruse, paguhet me tarifën e parashikuar për udhëtimet e biznesit brenda vendit. Llogaritjet bëhen sipas shenjave të autoriteteve kufitare në pasaportë.

Nëse një punonjës shkon në një udhëtim jashtë vendit, ai do të duhet të blejë monedhën e vendit pritës. Ky funksion mund të merret nga organizata duke përcaktuar në akte vendore pagesën e fondeve në valutë të huaj. Dollarët dhe eurot mund të shkëmbehen në çdo bankë të vendit, ndryshe nga njësitë më të rralla kombëtare. Kjo duhet të merret parasysh gjatë hartimit të akteve vendore. Nëse organizata është e gatshme të paguajë shpenzimet e udhëtimit në valutë të huaj, atëherë është më mirë të shkëmbeni me dollarin ose euron.

Kontabiliteti për shuma të tilla në regjistrat kontabël ende kryhet në rubla, por duke marrë parasysh veçoritë e mëposhtme:

• nëse një paradhënie transferohet në një kartë rubla, atëherë shuma duhet të llogaritet me kursin e këmbimit në datën e pagesës;
• nëse pagesa bëhet me para në dorë, atëherë duhet të zbatohet norma e konvertimit të rublës e specifikuar në certifikatën e blerjes së monedhës.

Numri i ditëve

Kohëzgjatja aktuale e qëndrimit në një udhëtim pune përcaktohet nga dokumentet e udhëtimit, domethënë biletat. Nëse punonjësi shkoi në një udhëtim pune me makinë, atëherë llogarisniditët mund të jenë në një memorandum, të cilin ai është i detyruar ta sigurojë pas kthimit të tij. Përveç kësaj, duhet të bashkëngjiten të gjitha dokumentet që konfirmojnë përdorimin e transportit (faturë, faturat, faturat, çeqet, etj.).

Udhëtime ditore

Nuk ka asnjë periudhë minimale të përcaktuar ligjërisht për një udhëtim pune. Detyra e udhëheqësit mund të kryhet brenda një dite. Si mund të rikuperoj shpenzimet në këtë rast? Procesi i dokumentimit të një udhëtimi pune nuk varet nga kohëzgjatja e tij. Departamenti i kontabilitetit duhet të hartojë një urdhër, të vendosë një shenjë në fletën e kohës dhe t'i lëshojë një paradhënie punonjësit. Pas kthimit është i detyruar të raportojë për shpenzimet e bëra, dhe diferencën ta kthejë në arkën e organizatës. Nuk ka mëditje për udhëtime të shkurtra. Megjithatë, lënia e një punonjësi pa para nuk është një ide e mirë. Në këtë rast, punëdhënësi mund t'i paguajë atij një shumë të caktuar, për shembull, 50% të kompensimit të duhur në ditë. Ky kompensim është pa taksa.

Vendet e CIS

Udhëtimet në vendet e CIS merren parasysh veçmas. Meqenëse nuk ka vulë në pasaportë gjatë kalimit të kufirit, periudha përcaktohet nga dokumentet e udhëtimit. Dita e nisjes është data e nisjes së mjetit, dhe dita e mbërritjes është dita në të cilën bie ora e mbërritjes së mjetit në vendlindje. Shuma e pagesës përcaktohet nga punëdhënësi. Shumat e patatueshme të kompensimit mbeten të njëjta - 700 dhe 2500 rubla. Vonesat në rrugë paguhen me vendim të drejtuesit nëse ka dokumente që konfirmojnë faktin e detyrimitvonesa.

Shembull 2

Një punonjës shkon në një udhëtim pune për 3 ditë.

• 10.08.17 në 22:10 punonjësi mori trenin për në Astana.
• 11.08.17 në orën 11:00 treni mbërriti në Astana. Kjo do të thotë, punonjësi ka kaluar kufirin tashmë në 17.08.17.
• 11.08 dhe 12.07 punonjësi ishte në detyrë.
• 12.08 - treni për në Rusi u nis në 15:05.
• 12.08 në 23:40 treni mbërriti në Rusi. Kjo do të thotë, punonjësi ka kaluar kufirin tashmë në 12.08.17.

Shpenzimet ditore në Federatën Ruse në shumën prej 700 rubla u grumbulluan për 10 dhe 12 gusht. Për 11 gusht, duhet të grumbullohet një pagesë prej 2500 rubla. Në total, për periudhën e udhëtimit të biznesit, punonjësi do të marrë: 700 x 2 + 2500=3900 rubla

Operacione në BU

Kontabiliteti i shpenzimeve të udhëtimit në vitin 2018, si më parë, kryhet në bazë të një raport paraprak. Shumat e shpenzimeve pasqyrohen në llogaritë e kontabilitetit të kostos, pasi një udhëtim pune është një udhëtim pune.

Një parakusht për udhëtimin është lëshimi paraprak i një paradhënie. Kontabilisti mund të lëshojë fonde nga arka ose të transferojë në një kartë bankare. Avansi llogaritet në bazë të kohëzgjatjes së udhëtimit dhe kostove të përafërta të udhëtimit të biznesit. Në BU ky operacion kryhet si më poshtë:

• Dt 71 Ct 50 - lëshimi i shumave të përgjegjshme nga arka.
• Dt 71 Ct 51 - transferimi i shumave të përgjegjshme në kartë.

Postimi i mëtejshëm i shpenzimeve të udhëtimit varet nga qëllimi i udhëtimit. Kostot do të ngarkohen në kontabilitetin e kostos së njësisë, problemet e së cilës drejtohen.vendos punonjësi. Për shembull:

• Dt 20 Kt 71 - punonjësi u dërgua në një udhëtim për të kryer punë me klientin.
• Dt 44 Kt 71 - udhëtimi lidhet me shitjen e mallrave.
• Dt 08 Ct 71 - një punonjës shkon në një udhëtim pune për të përfunduar një transaksion për shitjen e pronës.
• Dt 28 Kt 71 - nevoja për udhëtime pune për të kthyer produktet me defekt.
• Dt 19 Kt 71 - llogaritja e TVSH-së për shumat e paradhënies.
• Dt 68 Ct 19 - zbritje tatimore në faturë.

Kthimi i fondeve të pashpenzuara pasqyrohet në transaksionet e mëposhtme:

• Dt 50 Kt 71 - paradhënie në arkëtar.
• Dt 51 Kt 71 - depozitimi i gjendjes së fondeve në llogarinë rrjedhëse.
• Dt 70 Kt 71 - mbajtja në burim e bilancit të paradhënies nga pagat.

Mund ta ruani shumën vetëm nëse ka kaluar më shumë se një muaj dhe punonjësi nuk e kundërshton këtë operacion. Përndryshe, punëdhënësi do të duhet të shkojë në gjykatë.

UST, kontributet sociale dhe taksa të tjera

Sipas Ligjit Federal Nr. 216 "Për Ndryshimin e Kodit Tatimor të Federatës Ruse", nga 01.01.2008 rimbursimi i shpenzimeve të udhëtimit që tejkalojnë 700 rubla. dhe 2500 rubla. për çdo ditë të qëndrimit në një udhëtim pune në territorin e Federatës Ruse dhe jashtë saj, ata i nënshtrohen tatimit mbi të ardhurat personale, UST dhe kontributeve sociale. Vetë punëdhënësi përcakton shumën e pagesave të kompensimit. Pavarësisht nga madhësia e tyre, baza e tatimit mbi të ardhurat zvogëlohet me pagesën aktuale të kompensimit.

Për qëllime tatimore, shpenzimet e organizatës përfshijnë:

• Udhëtimi i punëtorit për nëtë dyja palët.
• Marrja me qira e akomodimit, duke përfshirë shërbime shtesë në hotel (përveç kostos së shërbimit në bare, në dhomë, për përdorimin e ambienteve të Wellness).
• Lëshimi dhe lëshimi i vizave.
• Hyrja e automjetit.

Veçoritë e llogaritjeve

Punonjësit nuk i kërkohet të raportojë se ku ka përdorur mëditjet. Sidoqoftë, Shërbimi Federal i Taksave mund të kontrollojë llogaritjen e drejtë të shumës bazuar në kohëzgjatjen e udhëtimit. Këto mund të jenë dokumente që konfirmojnë udhëtimin, akomodimin ose një dokument udhëtimi.

Gjatë një udhëtimi pune, mund të ketë shpenzime që nuk janë rënë dakord paraprakisht. Për shembull, kostoja e paketimit të bagazheve. Rimbursimi i këtyre shpenzimeve lejohet vetëm nëse mundësia e kompensimit të tyre është e përcaktuar në aktin vendor dhe ka dëshmi se operacioni është kryer për qëllime prodhimi. Kjo do të thotë, ishte e nevojshme të paketoheshin dokumentet, pronë e organizatës. Përndryshe, shpenzime të tilla do t'i atribuohen të ardhurave të punonjësit me mbajtjen e mëvonshme të tatimit mbi të ardhurat personale.

Rimbursimi i vaktit nuk lidhet me udhëtimet e biznesit. Kuptohet që punëmarrësi i kompenson këto shpenzime në mënyrë të pavarur në masën e kompensimit ditore. Por menaxhmenti, në aktet vendore, mund të parashikojë koston e pagesës së ushqimit përveç ditores dhe të mbajë tatimin mbi të ardhurat personale nga këto shuma. Nëse kostoja e akomodimit në hotel, fluturimi ose udhëtimi përfshin koston e ushqimit, atëherë taksa nuk mbahet në burim.

Ne do të shqyrtojmë veçmas situatën në të cilën udhëtimi është iniciuar nga organizata porositëse. Shumë shpesh palët bien dakord për këtërimbursimi do të bazohet në kostot aktuale. Sidoqoftë, një organizatë mund të dërgojë vetëm punonjësit e saj në një udhëtim pune. Dhe në këtë rast, klienti nuk mban shpenzimet e kontabilitetit, pasi kjo konsiderohet një pagesë për shërbimet e një organizate tjetër (ekzekutuesi). Në këtë rast, në kontratën ndërmjet ndërmarrjeve duhet të thuhet se rimbursimi i këtyre shpenzimeve do të përfshihet në çmimin e mallrave, si dhe të tregohen kërkesat për dokumente dhe afatet për dorëzimin e tyre. Për biletat e udhëtimit dhe çeqe të tjera, klienti mund të kontrollojë vetëm saktësinë e llogaritjes së kostos. Nëse kontraktori është në sistemin e përgjithshëm të taksave, atëherë kostoja e shërbimeve i nënshtrohet TVSH-së. Nëse klienti është një kompani e huaj, nuk ka rimbursim tatimor.

Përfundim

Nëse një punonjës dërgohet në një udhëtim pune, ai duhet të rimbursohet për shpenzimet e udhëtimit. Shtesa ditore caktohet nga punëdhënësi dhe përcaktohet në aktet vendore. Shtesa ditore paguhet për çdo ditë në një udhëtim pune, duke përfshirë ditët e pushimit, pushimet. Para udhëtimit, punonjësi duhet të grumbullojë dhe të paguajë një paradhënie. Ai raporton për të gjitha shumat e përgjegjshme pas udhëtimit. Shumat e pashpenzuara duhet t'i kthehen arkëtarit dhe shpenzimet e tepërta duhet t'i kompensohen punonjësit menjëherë pasi të miratohet raporti i udhëtimit.