Përshkrimi i punës së administratorit të zyrës: detyrat, funksionet dhe të drejtat

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Në shumicën e vendeve publike, personi i parë që takoni sapo kaloni pragun është recepsionisti. Këta specialistë punësohen nga hotele, sallone bukurie, restorante dhe, natyrisht, institucione zyrash. Ata kanë shumë përgjegjësi, nga komunikimi me të ftuarit dhe partnerët deri te përpunimi i dokumentacionit.

Karakteristikat

Vlen të thuhet se administratori është një profesion shumë i gjithanshëm, i cili mund të përfshijë detyra të gjithanshme. Avantazhi për fillestarët është se nuk kërkon ndonjë njohuri të thelluar në një fushë të caktuar.

Punëdhënësit e mundshëm i kushtojnë më shumë vëmendje cilësive personale. Një kandidat i mundshëm për pozicionin e një administratori zyre duhet të jetë mesatarisht i shoqërueshëm, të jetë në gjendje të krijojë kontakte me njerëz të ndryshëm dhe të shprehë saktë mendimet e veta. Do të jetë gjithashtu një avantazh të keni një interes në fushën e zgjedhur.aktivitetet dhe aftësinë për të përballuar stresin. Cilësia e fundit sigurisht që do të jetë e dobishme për administratorin e ardhshëm. Ai do të duhet të komunikojë me një numër të madh vizitorësh, mes të cilëve sigurisht që do të hasin konflikte. Megjithatë, edhe në situata të tilla, administratori duhet të jetë në gjendje të qëndrojë i sjellshëm.

Duhet theksuar se në varësi të politikës së rekrutimit të kompanisë, mund të ketë kërkesa për arsim të lartë, aftësi për të punuar me pajisje zyre etj.

Orari i punës për këtë pozicion zakonisht përcaktohet nga orari i punës së institucionit, pasi është administratori ai që e hap atë në mëngjes dhe e mbyll në mbrëmje. Sidoqoftë, kur punoni gjatë gjithë orës për punonjësit, hartohet një orar ndërrimi. Si rregull, zyrat nuk funksionojnë në këtë mënyrë.

Ia vlen gjithashtu t'i kushtohet vëmendje faktit që administratori dhe menaxheri i zyrës janë profesione të ndryshme. Menaxheri i zyrës në fakt mbikëqyr punonjësit e tjerë. Administratori, ndryshe nga ai, nuk e kryen këtë funksion. Ai kryen vetëm funksionet e tij, duke ndërvepruar me punonjësit e tjerë të zyrës nëse është e nevojshme.

Përgjegjësitë kryesore

Një administrator zyre, duke qenë në vendin e punës, duhet të kryejë një numër të konsiderueshëm detyrash që menaxhmenti i cakton. Le t'i rendisim shkurtimisht.

• Pritja dhe shpërndarja e mëpasshme e thirrjeve telefonike. Gjatë negociatave, administratori duhet të regjistrojë informacionin dhe t'ia transferojë atë punonjësve. Nëse është e nevojshme, thirrja duhetridrejto në një departament tjetër.
• Detyrat e një administratori zyre përfshijnë një klauzolë që kërkon që një punonjës të japë këshilla fillestare për klientët e mundshëm.
• Nevoja për të përpunuar dokumentacionin hyrës dhe atë dalës.
• Postimi i shpalljeve për punë në portale të specializuara dhe agjenci rekrutimi. Gjithashtu, detyrat e administratorit të zyrës përfshijnë kryerjen e intervistave fillestare me kandidatët e mundshëm.
• Blerja e artikujve shkrimi dhe materialeve harxhuese të nevojshme për të siguruar funksionimin pa probleme të pajisjeve të zyrës.

Përveç detyrave të listuara më sipër, administratori i zyrës në fakt ndërvepron vazhdimisht me njerëzit. Këta janë klientë potencialë dhe punonjës aktualë të kompanisë. Është ky specialist që është përgjegjës për planifikimin e punonjësve.

Të drejtat

Numri i të drejtave, ndryshe nga detyrat, është shumë më i vogël. Pra, çfarë bën udhëzimi i administratorit të zyrës?

• Vepro në emër të kompanisë, duke përfaqësuar interesat e saj në ndërveprim me ndërmarrjet e tjera.
• Për të bashkëvepruar me punonjës të tjerë brenda autoritetit të caktuar.
• Bëni propozime për shqyrtim për të përmirësuar performancën e organizatës.

Funksionet e administratorit të zyrës

Duke qenë në vendin e punës, ky specialist duhetkryej një numër të konsiderueshëm detyrash që i janë caktuar:

• Përgatitja e zyrës.
• Mbaje rendin.
• Shërbimi i vizitorëve.
• Shërbim telefonik.

Në fakt, numri i funksioneve mund të jetë më shumë. Kjo varet nga lista e përgjegjësive të punës së administratorit të zyrës në një institucion të caktuar.

Përgatitja e zyrës

Përmbushja e funksioneve të caktuara, si rregull, fillon me përgatitjen për një ditë të re pune. Me të mbërritur në vendin e tij të punës, administratori kontrollon punën e pajisjeve të zyrës, disponueshmërinë e materialeve harxhuese dhe shkrimi. Më pas, specialisti duhet të njihet me listën e vizitorëve dhe të krijojë kushte për takimin e tyre.

Mbajtja e rendit

Administratori nuk duhet të përfshihet drejtpërdrejt në pastrim dhe aktivitete të tjera për të ruajtur rendin në zyrë. Megjithatë, ndër detyrat e tij është nevoja për të koordinuar punën e personelit të mirëmbajtjes. Ai duhet të planifikojë pastrimin, si dhe të tregojë kohëzgjatjen e tij.

Shërbimi për klientët

Detyrat e administratorit konsistojnë gjithashtu në negocimin me vizitorët për kohën e vizitës, duke i bashkërenduar me drejtuesin. Orari i vizitave duhet të hartohet në atë mënyrë që të mos ketë mbivendosje dhe askush të mos humbasë kohë duke pritur. Për më tepër, administratori duhet të takojë vizitorët. Është ai që krijon të parinpërshtypje.

Shërbimi telefonik

Ky funksion i është caktuar administratorit për të liruar menaxherin nga negociatat dhe për të mos e shpërqendruar atë nga rrjedha e punës. Një punonjës mund të zgjidhë disa çështje vetë ose të bëjë një takim për një vizitor në përputhje me orarin e menaxherit. Gjatë kryerjes së këtyre funksioneve, punonjësi sigurisht duhet të ruajë konfidencialitetin, duke mos u zbuluar të huajve informacionin që ka në dispozicion.

Sample

Përshkrimi i punës së administratorit të zyrës mund të përfshijë artikuj të ndryshëm në varësi të kërkesave të një organizate të caktuar. Megjithatë, si rregull, në të do të përshkruhen kushte standarde, të cilat merren si model.

• Dispozitat e përgjithshme.
• Kërkesat për kualifikim. Si rregull, një arsim i mesëm i specializuar është i mjaftueshëm për një administrator të mundshëm. Përvoja do të jetë padyshim një avantazh.
• Përgjegjësi. Asnjë përshkrim i punës nuk është i plotë pa këtë artikull.
• Të drejtat. Administratori, për shembull, ka të drejtë të bëjë propozime për përmirësimin e aktiviteteve të ndërmarrjes.
• Dispozita shtesë që mund të përfshijnë artikuj që nuk përfshihen në seksione të tjera.

Është zakon që një punonjësi të ri t'i jepet një përshkrim pune për shqyrtim, faktin e të cilit ai duhet ta konfirmojë me nënshkrimin e tij.

Vendi i punës

Udhëzimi për mbrojtjen e punës për administratorin e zyrës parashtron disa kërkesa për kushtet e punës. Për shembull, vendi i punës duhet të vendoset në atë mënyrë që punonjësi të jetë i rehatshëmkryejnë detyrat e tyre. Si rregull, ai ndodhet pranë zyrës së menaxherit dhe ju lejon të monitoroni punonjësit e tjerë.

Duhet të kuptoni se gjatë kryerjes së detyrave, administratori, si dhe punonjësit e tjerë, shpesh duhet të përdorin pajisje zyre. Kjo është arsyeja pse ai duhet të vendoset në mënyrë të tillë që të jetë i disponueshëm për përdorim afatshkurtër.

Një nga detyrat e rëndësishme që nuk është shprehur qartë në përshkrimin e punës së administratorit është të veprojë si një lidhje midis mbikëqyrësit të menjëhershëm dhe vartësve. Prandaj, punonjësi duhet të përpiqet të krijojë një mjedis të favorshëm dhe të krijojë kontakte me specialistë të tjerë. Është e rëndësishme jo vetëm të përcillni saktë udhëzimet e drejtuesit, por edhe të jeni në gjendje të kontrolloni saktësinë e zbatimit të tyre.

Për këtë arsye, aftësia për t'u lidhur me të tjerët bëhet një faktor i rëndësishëm në arritjen e suksesit në këtë pozicion. Kjo vlen si për drejtuesit ashtu edhe për vartësit. Sa i përket cilësive personale, organizimi dhe rezistenca ndaj stresit konsiderohen mjaft të rëndësishme, të cilat ju lejojnë të menaxhoni punonjësit e tjerë dhe të qëndroni të qetë edhe kur keni të bëni me vizitorët e konfliktit.