Përshkrimet e punës së administratorit: Përgjegjësitë dhe funksionet kryesore

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Në pozicionin e administratorit nënkuptohet një specialist i kualifikuar, i cili ka autoritetin për të menaxhuar një fushë të caktuar në kompani. Një punonjës në këtë fushë është një menaxher, një organizator i përgjegjshëm, i cili ka aftësinë për të menaxhuar dhe administruar procese.

Ky punonjës analizon punën e mekanizmit të përgjithshëm, identifikon dështimet në punën e tij dhe i eliminon ato, për të përmirësuar aktivitetet e kompanisë. Më parë, ky profesion prekte vetëm sferën e menaxhimit të burimeve njerëzore dhe aktivitetet e departamenteve të kompanisë. Tani përshkrimet e punës së administratorit mund të përfshijnë menaxhimin e bazës së të dhënave, sistemet e informacionit.

Çfarë janë administratorët

Ka administratorë të burimeve njerëzore dhe punonjës biznesi. Të parët kontrollojnë cilësinë dhe afatin kohor të përmbushjes nga vartësit e detyrave që u janë caktuar.detyrat. Mund të jenë shitës, kamerierë, baristë dhe më shumë.

Administratori duhet të sigurojë që këta punonjës të kryejnë punën e tyre në përputhje me standardet dhe aktet nënligjore të shoqërisë. Këta të fundit menaxhojnë stafin e tregtarëve, lidhin kontrata në emër të kompanisë, pranojnë dhe transferojnë mallra, e të ngjashme. Për më shumë informacion mbi këtë, shihni përshkrimin e punës së administratorit.

Rregulloret

Një punonjës që ka marrë pozicionin e administratorit është specialist. Në momentin e mungesës së tij, të drejtat dhe detyrimet e punonjësit i kalojnë një punonjësi tjetër të caktuar nga drejtimi për ta zëvendësuar atë. Vetëm CEO mund të vendosë nëse do të punësojë ose pushojë një administrator. Për të marrë këtë punë, aplikanti duhet të ketë një diplomë të arsimit të mesëm të specializuar.

Përveç kësaj, punëdhënësit shpesh kërkojnë që aplikantët të kenë përvojë pune në një fushë të ngjashme prej një viti ose më shumë. Në thelb, mbikëqyrësi i drejtpërdrejtë i administratorit është menaxheri. Përshkrimi i punës së administratorit supozon se në aktivitetet e tij ai duhet të udhëhiqet nga statuti i shoqërisë, aktet legjislative, urdhrat dhe udhëzimet e eprorëve të tij. Ai gjithashtu duhet të marrë parasysh aktet qeverisëse dhe, në fakt, vetë udhëzimet.

Dituri

Kur aplikon për një punë, një punonjës duhet të ketë njohuri të caktuara, duke përfshirë edhe njohjen me rregulloret,udhëzime, urdhra dhe materiale të tjera rregullatore që lidhen me fushën e veprimtarive të tij. Përveç kësaj, ai duhet të mësojë rregullat dhe metodat e organizimit të punës së personelit të shërbimit.

Punonjësi duhet të njohë strukturën organizative dhe të personelit, që do të thotë se cilat detyra, kompetenca dhe kushte pune kanë vartësit e tij. Për të kryer siç duhet dhe me efikasitet detyrat e një administratori, një punonjës duhet të studiojë llojet e shërbimeve të ofruara nga kompania ku është i punësuar, të dijë të hartojë siç duhet dokumentet e raportimit, të përdorë në praktikë komunikimin e biznesit dhe rregullat e mirësjelljes. Gjithashtu, punonjësi duhet të ketë njohuri në fushën e ligjit dhe marketingut.

Funksionet

Kur aplikoni për një punë, punonjësit i caktohen disa funksione. Ai është i angazhuar në parandalimin dhe eliminimin e konflikteve, pranon pretendimet dhe komentet e klientëve për shërbimin jocilësor në institucionin ku është i punësuar. Për më tepër, detyrat e administratorit përfshijnë këshillimin e vizitorëve për çështje që lidhen me ofrimin e shërbimeve dhe shitjen e mallrave, si dhe programet e bonusit dhe promovimet. Ai duhet të përmirësojë punën e stafit, duke rritur efikasitetin e shërbimit, si dhe duke krijuar kushte komode për vizitorët dhe punonjësit. Punonjësi kontrollon rendin, pastërtinë në vizita dhe punën e pastruesve.

Përgjegjësi

Funksionet kryesore të administratorit përfshijnë informimin e stafit për ardhjen e klientëve, regjistrimin e të dhënave të vizitorëve nëbazën e klientëve, duke raportuar tek menaxhmenti në lidhje me problemet dhe situatat e konfliktit. Gjithashtu, administratori është i detyruar të monitorojë respektimin e disiplinës nga punonjësit, si dhe pika të tjera të statutit të organizatës.

Ai duhet të përmbushë të gjitha udhëzimet e shefit të tij, të kontrollojë sigurinë e mallrave dhe pasurive të tjera materiale, normat për dekorimin e sallave, vendosjen, gjendjen dhe zëvendësimin e produkteve reklamuese. Gjithashtu, është ky punonjës që siguron që i gjithë personeli të ndjekë urdhrat e eprorëve të tyre.

Funksione të tjera

Përshkrimi i punës së administratorit sugjeron që ai duhet të përgatisë mbështetje materiale dhe teknike përpara negociatave me klientët dhe partnerët e ardhshëm të kompanisë. Punonjësi mban shënime dhe e regjistron këtë të dokumentuar. Përveç kësaj, ai zhvillon biseda telefonike, përpunon kërkesat nga klientët, palët e tjera të organizatave dhe zyrtarët e qeverisë.

Të drejtat

Udhëzimi për mbrojtjen e punës për administratorin supozon se punonjësi ka disa të drejta, duke përfshirë marrjen e vendimeve të pavarura, nëse ato nuk shkojnë përtej kompetencës së tij. Gjithashtu, ky specialist ka të drejtë të përfaqësojë interesat e shoqërisë, të ndalojë kryerjen e funksioneve të tij nëse ka një situatë të rrezikshme që kërcënon shëndetin dhe jetën e tij, të nënshkruajë dokumentacionin që është në kompetencën e tij.

Punonjësi ka të drejtë të njoftojë menaxhmentin për problemet e identifikuaranë punën e organizatës dhe të ofrojë mënyra për zgjidhjen e tyre, si dhe të bëjë propozime për përmirësimin e efikasitetit të aktiviteteve të saj dhe të punës së të gjithë kompanisë. Ai ka të drejtë të bashkëpunojë me departamentet e tjera të institucionit për të zgjidhur detyrat që i janë ngarkuar, të kërkojë informacione dhe dokumente, si dhe të kërkojë që drejtuesit të krijojnë kushte normale pune.

Përgjegjësi

Punonjësi është përgjegjës për kryerjen e pahijshme të detyrave të tij, si dhe për shkeljen e rregullave të udhëzimeve të sigurisë nga zjarri për administratorin. Ai mund të mbahet përgjegjës nëse ka dhënë informacion të rremë menaxhmentit të tij ose klientëve të organizatës. Ai është përgjegjës për cilësinë e dokumenteve të raportimit, për shkeljen e rregullave të mirësjelljes në marrëdhëniet me vizitorët dhe për pasojat e vendimeve të tij.

Ai mund të ndiqet penalisht nëse ka keqpërdorur të dhënat personale të klientëve, ka zbuluar informacione konfidenciale dhe ka zbuluar sekrete tregtare. Ai përgjigjet për shkaktimin e dëmit material ndaj shoqërisë ku është i punësuar, shtetit, kontraktorëve apo punonjësve të shoqërisë. Përveç kësaj, punonjësi është përgjegjës për shkeljen e rregullave dhe statutit të kompanisë.

Kërkesat e administratorit

Kur profesioni sapo futej në sferën e biznesit të vendit, kërkesat për punonjësit nuk ishin shumë serioze, madje mjaftonte vetëm arsimi i mesëm. Përvoja e punës ishte gjithashtu me pak interes për punëdhënësit. Tani kushtet janë bërë më të vështira dhe kompanitë kërkojnë jo vetëm aplikantëtarsimi i lartë në fushën e ekonomisë apo menaxhimit, por edhe njohja e gjuhëve të huaja, aftësia për të përdorur kompjuterin personal dhe mbajtjen e të dhënave të biznesit.

Sa i përket cilësive personale, një person me një fjalim të mbajtur mirë, i cili ka një pamje të këndshme, do të marrë një punë. Aftësitë e komunikimit, aftësia për të zhvilluar siç duhet bisedat telefonike dhe për të zgjidhur situatat e konfliktit janë shumë të rëndësishme.

Përfundim

Udhëzimet tipike të administratorit përmbajnë informacionin bazë të nevojshëm që një punonjës të kuptojë vendin e tij në kompani. Pikat e tij mund të ndryshojnë në varësi të organizatës, madhësisë së saj dhe nevojave të menaxhmentit. Pa miratimin e këtij dokumenti, punonjësi nuk ka të drejtë të fillojë detyrat e tij. Për të marrë një pozicion, aplikanti duhet të plotësojë kërkesat e kompanisë, të ketë njohuri të caktuara dhe cilësi personale të nevojshme për kryerjen cilësore të funksioneve që i janë caktuar dhe detyrave që i janë caktuar punonjësit.