Dokumentet e parave të gatshme: regjistrim, verifikim, ruajtje. Procedura për lëshimin e dokumenteve të parave primare

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Dokumentet e parave të gatshme janë letra që hartohen në lidhje me lëvizjen e fondeve të një personi juridik ose të një sipërmarrësi individual. Formularët e tyre miratohen nga Komiteti Shtetëror i Statistikave. Le të shqyrtojmë më tej se cilat dokumente të parave të gatshme mund të përdorin ndërmarrjet.

porosi

Ato veprojnë si dokumente kryesore të parave të gatshme. Porositë mund të jenë hyrëse ose dalëse. E para zbatohet kur merren para. Një urdhër faturë lëshohet në një kopje nga një zyrtar kontabël dhe nënshkruhet nga Ch. një kontabilist ose një zyrtar i autorizuar për ta bërë këtë. Në mungesë të zyrtarëve përgjegjës, titullari i personit juridik ose vetë sipërmarrësi individual mund të miratojë dokumentet kryesore të parave të gatshme. Dëftesa për porosinë e kredisë duhet të nënshkruhet nga persona të autorizuar (kontabilist dhe arkëtar), të vërtetuar me vulë (vulë). Gjithashtu, ai regjistrohet në revistën përkatëse. Dëftesa i jepet subjektit që ka depozituar paratë. Vetë urdhri i faturës mbetet në arkë. Me rastin e emetimit të parave të gatshme plotësohet letra e shpenzimeve. Duhet thënë se dokumentet e parave të gatshme përpilohen nëse ndërmarrja përdor të dyja metodat tradicionale të përpunimit të informacionit dhe mjetet BT. Një urdhër dalës, si ai hyrës, lëshohet në 1 kopje. Ai gjithashtu duhet të miratohet nga persona të autorizuar dhe të regjistrohet në ditarin përkatës.

Mbushje

Si të lëshoni dokumentet e parave të gatshme të përmendura më sipër? Mbushja kryhet si më poshtë:

1. Rreshti "Baza" i referohet një transaksioni biznesi.
2. Në kolonën "Përfshirë" shënohet shuma e TVSH-së. Është shkruar me numra. Nëse shërbimet, mallrat ose puna nuk tatohen, atëherë rreshti tregon "pa TVSH".
3. Në rreshtin "Shtojca", letrat shoqëruese dhe të tjera duhet të renditen, duke treguar datat e përpilimit dhe numrat e tyre.
4. Në kolonën "Kredi, kodi i nënndarjes" vendoset përcaktimi përkatës i departamentit strukturor ku merren fondet.

Regjistrohu

Dokumentet e parave të gatshme duhet të regjistrohen në një ditar të veçantë. Ai regjistron si porositë hyrëse/dalëse, ashtu edhe letrat që i zëvendësojnë ato. Këto të fundit, për shembull, përfshijnë listat e pagave, aplikacionet për lëshimin e fondeve, faturat dhe të tjera. Në të njëjtën kohë, duhet theksuar se urdhrat e shpenzimeve, të cilat lëshohen në listëpagesë për pagat dhe shumat e tjera të barasvlershme me të, duhet të regjistrohen pas lëshimit të pagesave.

Libër me para

Përdoret për të llogaritur emetimin dhe marrjen e parave të gatshme. Libri është i numëruar, i lidhur dhe i vërtetuar me vulë, e cila vendoset në faqen e fundit. Këtu bëhet edhe një rekord që tregon numrin e fletëve. Faqja e fundit duhet të nënshkruhet. kontabilist dhe menaxher biznesi. Çdo fletë e librit është e ndarë në 2 pjesë të barabarta. Njëra (me vizore horizontale) duhet të plotësohet si kopje e parë, tjetra si kopje e dytë. Kjo e fundit lëshohet nga anët e pasme dhe të përparme duke përdorur letër karboni. Të dy rastet numërohen me të njëjtin numër. Të parët mbeten në libër, ndërsa të dytat janë të shkëputshëm. Këto të fundit veprojnë si dokumente raportuese të parave të gatshme. Deri në fund të të gjitha operacioneve për ditën aktuale, ato nuk hiqen. Regjistrimet fillojnë në anën e përparme të kopjes së parë pas kolonës "Bilanci në fillim të ditës". Para mbushjes, fleta duhet të paloset përgjatë vijës së grisjes. Pjesa e prerë vendoset nën atë që mbetet në libër. Për të futur informacione pas "Transferimit", ana e shkëputur është mbivendosur në anën e përparme të kopjes së dytë. Regjistrimet vazhdojnë përgjatë vijës horizontale në anën e pasme të pjesës së pandashme.

Dokumente shtesë

Transaksionet me para në dorë mund të regjistrohen me letra të ndryshme. Një prej tyre, për shembull, është një raport paraprak. Përdoret për të llogaritur fondet që u lëshohen personave përgjegjës për shpenzimet administrative dhe të biznesit. Si përgatiten dokumente të tilla? Transaksionet monetare të këtij lloji kontabilizohen drejtpërdrejt nga njësia ekonomike raportuese dheGjithashtu një kontabilist. Raportet paraprake hartohen në letër ose media kompjuterike. Regjistrimi i dokumenteve të parave të gatshme kryhet në mënyrë rigoroze në përputhje me rregullat. Çdo formular plotësohet në një kopje. Në anën e pasme të tij, personi përgjegjës tregon një listë të dokumenteve që konfirmojnë shpenzimet e bëra. Këto, për shembull, përfshijnë një certifikatë udhëtimi, fatura ngarkimi, çeqe, fatura, etj. Këtu, subjekti tregon shumën e shpenzimeve. Shkresat që i bashkëngjiten raportit duhet të numërohen sipas renditjes së tyre. Kontrollimi i dokumenteve të parave të gatshme kryhet nga punonjësit e departamentit të kontabilitetit. Punonjësit, në veçanti, kryejnë një auditim të shpenzimit të synuar të fondeve, plotësinë e dokumenteve konfirmuese të dhëna, korrektësinë e plotësimit të tyre dhe llogaritjen e shumave. Ana e kundërt tregon kostot që pranohen për kontabilitet, llogaritë në debi të të cilave janë regjistruar.

Nuanca të rëndësishme

Detajet që i referohen valutës së huaj (faqe 1a në pjesën e përparme dhe kolonat 6 dhe 8 në anën e pasme) duhet të plotësohen vetëm nëse personi përgjegjës merr fonde jo në rubla. Raporti paraprak pas verifikimit duhet të miratohet nga drejtuesi i ndërmarrjes ose një person i autorizuar prej tij. Vetëm pas kësaj merret parasysh. Nëse paradhënie nuk është përdorur plotësisht, personi përgjegjës ia kthen bilancin arkëtarit. Në të njëjtën kohë, plotësohet edhe urdhri i faturës. Fondet hiqen në përputhje me informacionin e raportit të miratuar.

Listat e pagave

Pagesa e dokumenteve të parave të gatshme kryhet gjatë llogaritjes dhe pagesës së pagave për punonjësit e ndërmarrjes. Departamenti i kontabilitetit harton deklaratën përkatëse në 1 kopje. Përllogaritja e pagave bëhet sipas informacionit të pranishëm në dokumentacionin parësor për llogaritjen e kohës reale të punuar, prodhimit, etj. Rreshtat "E përllogaritur" tregojnë shumat në përputhje me llojet e pagesave nga lista e pagave. Këtu vendosen edhe të ardhura të tjera (përfitime materiale dhe sociale) që i jepen punonjësit, të paguara në kurriz të fitimit të ndërmarrjes dhe që janë objekt i përfshirjes në bazën e tatueshme. Në të njëjtën kohë, llogariten zbritjet nga paga dhe përcaktohet shuma që do t'i dorëzohet punonjësit. Në faqen e kopertinës së deklaratës është vendosur shuma totale për t'u paguar punonjësve. Kreu i ndërmarrjes duhet të nënshkruajë lejen për lëshimin e pagave. Në rast të mungesës së tij, ky dokument lëshohet nga një punonjës i autorizuar. Në fund të deklaratës shënohen shumat e pagave të depozituara dhe të lëshuara. Pas periudhës së përcaktuar për pagesën e mjeteve për punonjësit, emrat e punonjësve që nuk kanë marrë para në kolonën 23 shënohen "Deponuar". Për shumën e lëshuar, hartohet një urdhër shpenzimi. Numri dhe data e përfundimit të tij duhet të tregohen në listën e pagave në fletën e fundit.

Help-raport

Ky dokument përmban leximet e njehsorëve KKM dhe të ardhurat për ndërrim (ditë pune). Raporti i ndihmës plotësohet në 1 kopje çdo ditë. Arkëtari-operatori duhet ta nënshkruajë atë dhe t'ia dorëzojë zyrtarit kryesor(Kryetari i kompanisë). Në të njëjtën kohë, plotësohet edhe urdhri i faturës. Në kompanitë e vogla, paratë u dorëzohen drejtpërdrejt koleksionistëve. Gjatë transferimit të parave të gatshme, plotësohen dokumentet përkatëse të parave të bankës. Të ardhurat për ndërrim (ditë pune) caktohen në përputhje me treguesit e numëruesve përmbledhës në fillim dhe në fund të ditës. Në të njëjtën kohë, zbriten shumat e kthyera klientëve për çeqet e papërdorura. Të ardhurat e përcaktuara konfirmohen nga drejtuesit e departamenteve. Në afishimin e fondeve në raport firmosin arkëtari i lartë, si dhe drejtuesi i ndërmarrjes. Raporti i referencës shërben si bazë për përpilimin e një "Informacioni të konsoliduar mbi leximet e matësve KKM dhe të ardhurat e kompanisë".

Journal of theler

Ky dokument kërkohet për të llogaritur shpenzimet dhe marrjen e parave të gatshme për çdo KKM të ndërmarrjes. Ditari gjithashtu vepron si një raport kontrolli dhe regjistrimi i leximeve të njehsorëve. Ky dokument është i lidhur, i numëruar dhe i vulosur me nënshkrimet e Ch. kontabilist, drejtues i shoqërisë, si dhe inspektor tatimor. Ditari vërtetohet edhe me vulën e ndërmarrjes. Të gjitha hyrjet bëhen nga tregtari çdo ditë. Procedura për lëshimin e dokumenteve të parave të gatshme nuk lejon fshirje dhe fshirje në ditar. Të gjitha korrigjimet e bëra duhet të bien dakord dhe të vërtetohen me nënshkrimet e personave të autorizuar. Nëse leximet përputhen, ato regjistrohen për ndërrimin aktual në fillim të punës. Këto të dhëna duhet të vërtetohen me nënshkrimet e administratorit në detyrë dhe arkëtarit. Rreshti 15 tregon shumat që janë futurçeqet e kthyera nga klientët. Informacioni për këtë është marrë nga akti përkatës. E njëjta kolonë tregon numrin e çeqeve zero të printuara gjatë ndërrimit. Në fund të ditës së punës, operatori gjeneron një raport përfundimtar për turnin dhe i dorëzon të ardhurat e marra me të. Kjo krijon një urdhër në hyrje. Pasi të merren leximet e njehsorit, kontrollohet shuma aktuale e faturave, bëhet shënimi përkatës në ditar. Kjo vërtetohet me nënshkrimet e shefit (administratorit të detyrës), arkëtarit të lartë dhe arkëtarit. Në rast mospërputhjesh midis shumave të treguara në shiritin e kontrollit dhe shumës së të ardhurave, identifikohet arsyeja e diferencës. Tepricat ose mungesat e gjetura regjistrohen në rreshtat përkatës të ditarit.

Të dhënat mbi leximet e njehsorit KKM dhe të ardhurat

Ato përdoren për të gjeneruar një raport përmbledhës për ndryshimin aktual. Këto të dhëna veprojnë si një shtojcë e deklaratës së sportelit, e përpiluar çdo ditë. Të dhënat për indikacionet dhe të ardhurat formohen në një kopje. Së bashku me urdhrat e shpenzimeve dhe dëftesave, vërtetimet-raportet e sportelit, ato transferohen në departamentin e kontabilitetit të ndërmarrjes deri në turnin e ardhshëm. Mostra e dokumenteve të arkës, në përputhje me leximet e njehsorit, në fillim dhe në fund të ditës së punës për çdo arkë përfshin llogaritjen e të ardhurave. Në të njëjtën kohë, ndër të tjera, tregohet shpërndarja e tij sipas departamenteve. Kjo e fundit duhet të vërtetohet me nënshkrimet e drejtuesve. Në fund të tabelës së plotësuar shfaqen rezultatet sipas leximeve të sporteleve të të gjitha kasave, dheTë ardhurat e kompanisë përmblidhen edhe me shpërndarjen e fondeve sipas departamenteve. Në përputhje me aktet, tregohet shuma totale e parave që u është lëshuar klientëve në çeqet që ata kanë kthyer. Kjo shumë zvogëlon të ardhurat totale të kompanisë. Informacioni duhet të nënshkruhet nga arkëtari i lartë dhe drejtuesi i ndërmarrjes.

Rekomandime për plotësimin

Kur hartoni dokumente të parave të gatshme, duhet t'i përmbaheni procedurës së përcaktuar me akte legjislative dhe akte të tjera rregullatore. Për më tepër, ekzistojnë disa rregulla mjaft të thjeshta, respektimi i të cilave do të shmangë pasaktësitë gjatë plotësimit të dokumenteve:

1. Shuma me fjalë duhet të shkruhet gjithmonë me shkronjë të madhe. Në këtë rast, qindarkat lejohen të shkruhen me numra. Për shembull: Tetëmbëdhjetë mijë rubla 10 kopekë.
2. Shkresat mund të plotësohen ose me dorë ose duke përdorur mjete teknike (për shembull, një kompjuter).
3. Aktet rregullatore lejojnë rregullimin e informacionit në dokumentet e parave të gatshme. Megjithatë, duhet të plotësohen një sërë kërkesash. Një hyrje e pasaktë duhet të kryqëzohet me kujdes me një rresht. Informacioni i saktë tregohet pranë ose (nëse është e mundur) sipër tij. Këtu duhet të bëni edhe një passhkrim: "Beso i korrigjuar", "E kryqëzuar është e pavlefshme" ose "E vërtetë". Pranë kësaj hyrjeje duhet të nënshkruhet kap. kontabilist dhe drejtues i organizatës (ose sipërmarrës individual).
4. Nëse ka njolla, fshirje, njolla me "goditje" dhe metoda të tjera të ngjashme korrigjimi, dokumenti konsiderohet i pavlefshëm.

Rregulla shtesë

Ruajtja e dokumenteve cash, në përputhje me legjislacionin në fuqi, kryhet për 5 vjet. Llogaritja e kësaj periudhe fillon më 1 janar të vitit pasues të periudhës së përfundimit të punës në zyrë. Ky rregull konsiderohet i përgjithshëm. Për deklaratat e pagave është vendosur një procedurë e veçantë. Nëse punonjësit nuk kanë llogari personale, këto letra mbahen në ndërmarrje për 75 vjet. Në fund të kësaj periudhe, i gjithë dokumentacioni mund të transferohet në arkiv ose të shkatërrohet nëse nuk ka çështje gjyqësore, mosmarrëveshje ose mosmarrëveshje për të. Kur punoni me letra, duhet të ndiqen rregullat e mëposhtme:

1. Formimi i dokumenteve në elementë kryesorë duhet të bëhet për çdo ditë jo më vonë se dita tjetër e punës ose dita e parë e pushimit.
2. Para transferimit të letrave në arkiv, duhet bërë inventarizimi i tyre.
3. Kontrolli i formimit të çështjeve kryhet ose nga një arkëtar ose nga menaxheri i drejtpërdrejtë i ndërmarrjes.
4. Në procesin e krijimit të një elementi kryesor, letrat mblidhen në rend rritës të numrave të llogarisë (së pari me debit, pastaj me kredi).

Përgjegjësia për sigurinë e dokumenteve të parave të gatshme i takon drejtuesit të ndërmarrjes. Në rast të mosrespektimit të rregullave të mësipërme, shkelësi mund të zbatohet një gjobë administrative në formën e një gjobe monetare. Masa e gjobës caktohet në përputhje me ligjin.

Përfundim

MbajtjeDokumentacioni i parave të gatshme konsiderohet një punë mjaft e përgjegjshme. Plotësimi i dokumenteve duhet të trajtohet me gjithë përgjegjësi. Dokumentet e parave të gatshme përdoren gjatë përmbledhjes së të dhënave të ndryshme, raportimit, kontabilitetit. Në këtë drejtim, gabimet e bëra në fazat fillestare të rregullimit të transaksioneve mund të çojnë në shtrembërime serioze në letrat përfundimtare. Një punonjës që emërohet në pozicionin përgjegjës për përpunimin e dokumenteve të parave të gatshme duhet të ketë njohuri dhe përvojë përkatëse. Duhet mbajtur mend se të gjitha dokumentet që plotëson operatori shqyrtohen nga zyrtarë të lartë dhe miratohen nga drejtuesi i kompanisë. Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet regjistrimit të dokumenteve. Regjistrimet në revista dhe libra duhet të bëhen në kohë në përputhje me rregullat. Meqenëse dokumentet e parave të gatshme përdoren në përgatitjen e raporteve, të gjitha korrigjimet në to kryhen rreptësisht në një rend të caktuar. Nëse rregullat e vendosura nuk respektohen, letrat humbasin vlefshmërinë e tyre dhe informacioni në to nuk mund të përdoret nga kompania në punën e mëtejshme të menaxhimit.