Korrespondencë dalëse: regjistrat e regjistrimit, kontabiliteti, mostrat, rregullat e plotësimit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Në çdo sferë të ekonomisë kombëtare, ekziston një dokumentacion që përfshin shumë funksione. Midis tyre, llogaritja e korrespondencës hyrëse dhe dalëse është një nga kryesoret. Nuk ka asnjë ndërmarrje të vetme që funksionon e izoluar nga organizatat e tjera. Komunikimi dhe bashkëpunimi me klientët, furnitorët, institucionet financiare dhe institucionet e tjera është i detyrueshëm. Prandaj, procesi i prodhimit nuk mund të bëjë pa korrespondencë. Kush merret me regjistrimin e letrave hyrëse dhe dalëse? Si t'i llogarisni siç duhet? Kush ka nevojë për të dhe pse? Ne do t'i shqyrtojmë këto çështje në artikull.

Kategoritë e korrespondencës. Karakteristikat e dokumentacionit dalës

Ka shumë forma dhe lloje dokumentesh, por të gjitha ato ndahen në vetëm dy kategori kryesore:

• Dërgimi (postë dalëse).
• Marrë (postë në hyrje).

Le të shohim kuptimin e secilës kategori.

Korrespondenca, e quajtur dalëse, mund t'u dërgohet marrësve të mëposhtëm:

• Autoritetet më të larta.
• vartësitorganizatat.
• ndërmarrje partnere.
• Departamentet, punëtoritë dhe divizionet e tjera strukturore të ndërmarrjes.

Cilat dokumente u dërgohen autoriteteve më të larta?

Praktikisht çdo ndërmarrje është në varësi të çdo organizate (qarku, departamenti, rajonal, si dhe ministritë). Korrespondenca dalëse e dërguar në këto institucione mund të jetë raporte, raporte, plane për muajin, tremujorin, vitin, përgjigjet ndaj kërkesave. Si rregull, ai lëshohet në formularë standardë të miratuar ose në fletë të zakonshme me logon e kompanisë.

Dokumentet për organizatat në linjë

Jo të gjitha, por shumë ndërmarrje bashkëpunojnë me organizata që janë në varësi të tyre. Mund të jenë organe ekzekutive, degë, firma të vogla dhe të tjera. Korrespondenca e dërguar prej tij mund të jetë direktiva, urdhra, njoftime, rregullore, udhëzime, materiale trajnimi. Lëshohet edhe në letra me letra ose fletë të zakonshme me logon e kompanisë. Përveç kësaj, udhëzimet dhe materialet e trajnimit mund të marrin formën e broshurave dhe manualeve, por ato duhet të shoqërohen me udhëzime mbi formularët standardë ose letra motivuese me vula dhe nënshkrime. Nëse nuk ka asnjë, atëherë vetë manualet dhe broshurat duhet të kenë vulën e ndërmarrjes dërguese dhe nënshkrimet e personave përgjegjës.

Dokumentacion për firmat partnere

Si rregull, në këtë rast po flasim për furnitorë, shpërndarës dhe klientë. Korrespondenca që ai dërgon janë urdhra, njoftime tëmarrja e mallrave, pretendimet, broshurat reklamuese, njoftimet për ndryshimet në çdo kusht të një marrëveshjeje ose kontrate, propozime biznesi.

Duhet të theksohet se materialet reklamuese, listat e çmimeve, urimet, ftesat, për shembull, për një prezantim nuk kanë nevojë të regjistrohen.

Dokumentacion brenda së njëjtës organizatë

Ky lloj korrespondence dalëse zhvillohet në ndërmarrje ku ka 2 ose më shumë departamente, seminare, divizione. Në raste të tilla, udhëheqja lëshon urdhra, rezoluta, udhëzime, udhëzime dhe dokumente të ngjashme, të cilat u dërgohen departamenteve dhe seminareve. Pastaj për menaxherët dhe administratën korrespondenca e tillë do të jetë dalëse, dhe për një punëtori ose departament - hyrëse.

Rregullat e dizajnit të ditarit

Pavarësisht se ku është dërguar dokumenti, ai duhet të llogaritet. Për ta bërë këtë, ka regjistra për regjistrimin e korrespondencës dalëse. Në kohën kur kompjuterët dhe interneti nuk ekzistonin, revista të tilla mbaheshin me dorë. Mund të jenë arbitrare. Mund të përdoret një fletore e zakonshme, libër kontabiliteti, bllok shënimesh. Më e rëndësishmja, revista duhej të kishte çarçafë të qepur në mënyrë që të mos griseshin. Përveç kësaj, ata duhej të numëroheshin. Faqja e titullit të ditarit tregonte datën kur filloi. Më parë, kërkohej të qepeshin faqet me fije, të vuloseshin skajet e tyre me një fletë letre, në të cilën duhej të vihej vula dhe nënshkrimi i personit përgjegjës. Gjithashtu në këtë fletë u shënua numri i përgjithshëm i faqeve të numëruara. Korrigjimet nuk u lejuan.

Tani qepja e revistës me fije ruhet kurregjistrimi i dokumenteve veçanërisht të rëndësishme me vlerë financiare ose juridike.

Faqet në revistë janë të numëruara në shumicën e bizneseve.

Kur plotësohet rreshti i fundit i ditarit, vihet data e përfundimit të tij. Ruhet nga 3 deri në 5 vjet. Varet nga lloji i korrespondencës së regjistruar në të. Urdhrat e gjykatës, llogaritë financiare, kontratat afatgjata dhe të ngjashme konsiderohen veçanërisht të rëndësishme. Ju mund ta dispononi ditarin vetëm nëse secili nga dokumentet e regjistruara në të ka humbur fuqinë e tij ligjore.

Ndihmë kompjuteri

Në këtë epokë të teknologjisë kompjuterike, është e vështirë të gjesh një nëpunës që gjurmon me dorë regjistrin e korrespondencës hyrëse dhe dalëse. Tani ekziston një program i caktuar që ju lejon të printoni formularë ose të mbani shënime në një kompjuter. Për ta përdorur atë, duhet të keni:

• Kompjuter me programe MS Office, MS Excel.
• Printer.
• Skaner.
• Email kompjuteri.
• Një pullë si kjo: “Hyrja. Nr. _, "_" _20_" Mund të shtypet me dorë ose të blihet gati.

Tjetra, duhet të futeni në program, të shkarkoni formularin e kërkuar dhe të filloni të punoni me të. Ju mund të printoni formularin, të bëni shumë fotokopje, t'i qepni. Do të merrni një ditar në të cilin do t'ju duhet të bëni shënime me dorë. Ju nuk mund të printoni, regjistroheni direkt në kompjuterin tuaj. Si rregull, kështu mbahen dokumentet për të cilat nuk keni nevojë të nënshkruani.

Sa revista ju duhen?

Më shpeshnë total, ndërmarrjet mbajnë një regjistër të korrespondencës dalëse. Megjithatë, disa organizata me shumë partnerë dhe marrës të tjerë mund të kenë disa nga këto revista, si p.sh.:

• Për regjistrimin e korrespondencës dërguar palëve të treta dhe për dokumentet brenda ndërmarrjes.
• Për letrat e dërguara kompanive vendase dhe të huaja.
• Për dokumente të destinuara për organizata të caktuara (për shembull, zyra qendrore, ministria, e kështu me radhë) dhe të gjithë të tjerët. Kjo bëhet për lehtësinë e menaxhimit të dokumenteve, por çdo ditar hartohet sipas një standardi të vetëm.

Përveç kësaj, disa organizata kanë revista të veçanta për çdo lloj dokumentacioni. Për shembull, për të regjistruar porositë dalëse, urdhra kontabël, njoftime, manuale, ankesa të klientëve, protokolle, etj. Për të llogaritur dokumente të tilla, mund të përdoren formularë me kolona të tjera.

Si të ruani shënimet në ditar

Duhet thënë se format e formularëve janë afërsisht të njëjta për llogaritjen e të gjitha llojeve të korrespondencës dalëse. Një mostër që tregon se si duhet të duket dizajni është dhënë në artikullin tonë.

Në krye të çdo faqeje ka një "header" me kolona:

• Numri serial i hyrjes, ai ishte gjithashtu i ngjitur në dokument.
• Data e nisjes.
• Titulli i dokumentit (p.sh. "Raporti i progresit").
• Përmbledhje (fjalë për fjalë disa fjali, ju gjithashtu mund të vendosni numrin e dokumentit).
• Emri i institucionit ku dërgohet korrespondenca.
• Nënshkrimi i regjistruesit përgjegjës.
• Mënyra e nisjes (e rregullt ose e-mail, faks). Ky artikull është shtuar me ardhjen e teknologjive të reja. Më parë, nuk ishte në regjistrat e korrespondencës.
• Nëse një përgjigje ndaj një kërkese ose një raporti ekzekutimi dërgohet, ditari duhet të tregojë numrin e dokumentit në bazë të të cilit është krijuar letra e dërguar. Është gjithashtu e nevojshme të tregohen të dhënat për interpretuesin (emri, pozicioni).
• Numri i kopjeve. Ndonjëherë një kolonë ndahet veçmas, në të cilën tregohet numri i faqeve në një kopje.
• Shënim. Informacioni që nuk është përfshirë në kolonat e mëparshme tregohet këtu.

Nëse dokumenti dalës nuk është një përgjigje ndaj një kërkese ose një raporti, vihen vizat në kolonat në ekzekutim dhe personin përgjegjës.

Në kohën tonë, përmbajtja dhe plotësimi i regjistrit të korrespondencës dalëse nuk ka ndryshuar. Shembulli i treguar më sipër.

Posta hyrëse

Letrat dhe dokumentet mund të merren nga ndërmarrja nga burimet e mëposhtme:

1. Autoritetet më të larta.
2. vartësit.
3. Firmat partnere.
4. Institucione të tjera që nuk janë renditur më sipër (policia, bankat, gjykatat, qytetarët privatë, etj.).
5. Brenda një ndërmarrje, korrespondenca hyrëse mund të vijë nga administrata ose një njësi tjetër strukturore, për shembull, nga departamenti i kontabilitetit.

Mbi neshqyrtoi se cilat dokumente mund të përbëjnë korrespondencë nga organizatat e treguara në tre paragrafët e parë.

Dokumentet nga institucionet e tjera mund të jenë një fletëthirrje për një punonjës, një akt ekzekutimi, një vendim gjykate, një padi, një ankesë ose një deklaratë nga një person privat, e kështu me radhë.

Dokumentet që përfaqësojnë rrjedhën e punës brenda ndërmarrjes mund të jenë shumë të ndryshme: urdhrat e menaxhimit, urdhrat, udhëzimet, rregulloret, standardet, rregulloret e sigurisë, njoftimet, e kështu me radhë.

Puna me dokumentet hyrëse

Është e nevojshme të mbani shënime jo vetëm për korrespondencën dalëse, por edhe për ato hyrëse. Ditari, ku regjistrohen letrat e marra nga ndërmarrja, hartohet sipas të njëjtave rregulla si për dokumentet e dërguara.

Dallimi është në "kapakun" në formularë. Duhet të përmbajë kolonat e mëposhtme:

• Numër rendor. Gjithashtu është ngjitur në dokument.
• Data e marrjes.
• Organizata që dërgoi dokumentin.
• Si është marrë (me faks, e-mail ose postë të rregullt).
• Emri i dokumentit.
• Numri i kopjeve.
• Ku është dërguar dokumenti (emri i seminarit, departamentit ose dosjes).

Një mostër e njërës prej formave të ditarit të korrespondencës hyrëse është paraqitur më poshtë.

Nëse dokumenti në hyrje është një urdhër ose një udhëzim metodologjik i menaxhmentit të marrë nga punëtoria (departamenti) për ekzekutim, regjistri i regjistrimit duhet të tregojë se kush është personi përgjegjës, dhe gjithashtu të vendosëshënimi i performancës, data dhe nënshkrimi i artistit.

Kush i mban të dhënat?

Çdo person përgjegjës i caktuar nga titullari mund të regjistrojë korrespondencën hyrëse dhe dalëse. Në këtë rast, ky lloj aktiviteti i punës duhet të përfshihet në përshkrimin e punës së tij ose të miratohet me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes. Si rregull, puna e zyrës në organizata trajtohet nga një sekretar. Përveç kësaj, një punonjës i zyrës ose një administrator (në kompani të vogla) mund të kryejë regjistrimin e korrespondencës. Në disa organizata, korrespondenca trajtohet nga dy punonjës - përpiluesi dhe sekretari.

Dyqanet dhe departamentet mbajnë gjithashtu regjistrime të dokumentacionit hyrës dhe dalës. Kjo bëhet nga një punonjës i cili ngarkohet me këtë lloj aktiviteti me urdhër të menaxhmentit.

Si duhet të regjistroj siç duhet dokumentacionin në hyrje?

Regjistrimi i korrespondencës hyrëse dhe dalëse nuk është një detyrë e vështirë, por e përgjegjshme. Të gjitha dokumentet e marra nga ndërmarrja i nënshtrohen kontabilitetit. Nëse vijnë nga organizata, duhet të vulosen dhe nënshkruhen nga drejtuesi. Ndonjëherë kërkohet edhe nënshkrimi i personave përgjegjës, për shembull, llogaritari kryesor, nëse kjo është një faturë e lëshuar për ndërmarrjen. Letrat nga individë, të tilla si shpjeguese ose pretendime, mund të mbajnë vetëm nënshkrimin e personit që ka përpiluar këtë dokument.

Në shumicën e ndërmarrjeve, e gjithë korrespodenca hyrëse duhet të rishikohet nga menaxheri në mënyrë që të jetë në krah të proceseve të prodhimit. Vetëvendos se çfarë të bëjë me dokumentet e marra - të pranojë për ekzekutim, të njohë personat e përfshirë me informacionin ose thjesht ta depozitojë letrën në një dosje. Prandaj, sekretari, pasi ka regjistruar korrespondencën hyrëse në ditar, ia jep atë drejtuesit. Ai vendos një shenjë në çdo dokument në cilin departament duhet të dërgohet.

Bazuar në këtë "vendim", sekretari në regjistrin e korrespondencës hyrëse shënon në kolonën përkatëse "fatin" e mëtejshëm të secilës shkronjë. Për shembull, një rregullore e re për llogaritjen e primit mund të dërgohet në departamentin e kontabilitetit, udhëzimet e sigurisë në departamentin teknik dhe një kërkesë nga qytetari Ivanov në departamentin e kontrollit të cilësisë së produktit. Kjo përfundon punën e sekretarit me dokumentacionin e ardhur.

Si mund të mbaj gjurmët e postës dalëse?

Më sipër, ne shqyrtuam se cilat dokumente mund të lidhen me këtë lloj dokumentacioni. Në disa organizata, kërkesave individuale duhet t'u përgjigjet një ndihmës sekretar ose përpilues. Sipas GOST R 6.30-2003.12, një dokument i tillë hartohet në një formular të veçantë ose në një fletë të zbrazët me logon e kompanisë. Çdo letër biznesi dërguar një organizate ose individi duhet të jetë e vulosur dhe e nënshkruar nga menaxheri. Si rregull, sekretari duhet të bëjë një fotokopje të dokumentit, e cila duhet të depozitohet në dosjen e duhur.

Korrespondenca dalëse regjistrohet në ditarin përkatës. Sekretari duhet të kontrollojë nëse të gjitha vulat dhe nënshkrimet e nevojshme, detajet e kompanisë së tij dheorganizata për të cilën është hartuar dokumenti, vendos mbi të numrin që korrespondon me atë nën të cilin është futur në ditar, datën e nisjes, emrin e dosjes në të cilën është depozituar kopja. Nëse korrespondenca që dërgohet është një përgjigje ndaj një letre hyrëse, duhet të vendosni edhe numrin në të cilin është regjistruar. Dokumentet duhet të dërgohen në ditën e shënuar në regjistrin e regjistrimit.

Pse na duhet kontabiliteti i korrespondencës?

Disa njerëz që janë larg prodhimit besojnë se regjistrimi skrupuloz i korrespondencës hyrëse dhe dalëse është punë shtesë, e ashtuquajtura shkresa. Në fakt, kontabiliteti i korrespondencës kryen funksionet e mëposhtme:

• Organizon rrjedhën e punës.
• Siguron përgjigje në kohë ndaj sinjaleve në hyrje.
• Rregullon shkëmbimin e informacionit brenda prodhimit.
• Garanton pjesëmarrjen efektive të shoqërisë në jetën ekonomike të huaj.
• Ju ndihmon të gjeni shpejt dokumentin që ju nevojitet.

Rëndësia e kësaj pune është e qartë, ndaj duhet t'i qaseni zbatimit të saj me përgjegjësi.