Nomenklatura e punëve të organizatës: mbushja e mostrës. Si të bëni një nomenklaturë të punëve të organizatës?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Çdo organizatë në procesin e punës përballet me një fluks të madh dokumentesh. Kontratat, statuti, kontabiliteti, dokumentet e brendshme… Disa prej tyre duhet të mbahen në ndërmarrje gjatë gjithë periudhës së ekzistencës së saj, por shumica e certifikatave mund të shkatërrohen me skadimin e vlefshmërisë së tyre. Për të kuptuar shpejt dokumentet e mbledhura, përpilohet një nomenklaturë e punëve të organizatës. Shembujt e këtij dokumenti dhe algoritmi për ndërtimin e tij do të diskutohen më poshtë.

Qëllimi

Qindra dokumente krijohen në çdo organizatë. Çdo ditë që grumbullohen, punëtorët gradualisht zëvendësojnë njëri-tjetrin. Në një moment, bëhet e vështirë të gjesh një porosi nga dy vjet më parë. Për të shmangur situata të tilla, krijohet një nomenklaturë e rasteve.

Përkufizim

Një rast është një dokument që lidhet me një të tillëçështje, fusha e veprimtarisë. Nomenklatura e lëndëve është një listë që përmban një listë të lëndëve të hapura me një tregues të periudhave të ruajtjes së tyre. Me ndihmën e tij, ju mund të organizoni siç duhet rrjedhën e punës. Nomenklatura e rasteve të një organizate tregtare, një mostër e së cilës do të diskutohet më poshtë, është përpiluar për qëllimin e mëposhtëm:

• sistematizimi i grupimit të dokumenteve, i cili siguron kërkimin dhe sigurinë e tyre të shpejtë;
• caktimi i një numri regjistrimi sipas klasifikimit të rasteve;
• hartimi i një inventari të dokumenteve për ruajtje të përhershme, afatgjatë dhe personale (duke përfshirë aktet e shkatërrimit).

Nomenklatura e rasteve përdoret gjatë përzgjedhjes së dokumenteve për arkivim dhe shkatërrim. Kjo referencë shumëfunksionale i nevojitet çdo organizate për të thjeshtuar punën e zyrës. Në këtë rast, forma e pronësisë së organizatës nuk ka rëndësi. Nëse një nomenklaturë mostër e rasteve të një organizate mjekësore mund të gjendet në rregullore dhe rezoluta, atëherë analitika e rasteve të hapura të një organizate private do të duhet të përpilohet në mënyrë të pavarur.

E detyrueshme apo e detyruar?

Përpilimi i kësaj liste parashikohet nga “Rregullat për punën e arkivave”. Është e detyrueshme për organizatat që krijojnë një arkiv si shërbim të veçantë. Kjo listë, përveç institucioneve shtetërore dhe bashkiake, përfshin edhe disa struktura tregtare, si zyrat noteriale.

Të gjitha institucionet e tjera duhet të krijojnë një nomenklaturë të rasteve për të sistemuar punën me dokumente, pasi ndërmarrjet e të gjitha formaveprona janë të detyruara të garantojnë sigurinë e referencave arkivore. Kjo parashikohet nga Ligji Federal Nr. 125. Lista e detajuar e detyrave duhet të fillojë ose përditësohet në tremujorin e katërt të vitit kalendarik.

Struktura

Nomenklatura e lëndëve duhet të përmbajë të gjitha lëndët e depozituara, me përjashtim të botimeve të shtypura: deklaratat e punonjësve, vërtetimet nga puna, revistat, librat e kontabilitetit, të gjithë dokumentacionin e njësive strukturore, korrespondencën e njësive strukturore, etj. Dokumentacioni me akses të kufizuar. duhet të përmbajë titullin "Forca". Drejtoria duhet të përmbajë dosjet e komisioneve të përkohshme, divizioneve. Por, për shembull, një sindikatë është një organizatë e pavarur. Punonjësit e saj janë të angazhuar në mënyrë të pavarur në formimin e drejtorisë. Arkivi duhet të përmbajë edhe titujt e çështjeve në pritje të ndërmarrjeve të likuiduara, pasardhësi ligjor i të cilave është një organizatë ekzistuese.

Mund të shihni një mostër të plotësimit të nomenklaturës së punëve të organizatës më poshtë.

Sot, shumë ndërmarrje mbajnë dokumentacion në formë elektronike. Disa raporte nuk shtypen as në formë letre. Në fund të çdo seksioni, listoni se çfarë regjistrimesh mbahen në mënyrë elektronike, tregoni numrin e skedarëve dhe çdo fjalë kyçe të nevojshme të kërkimit. Disa institucione krijojnë një nomenklaturë të veçantë elektronike të rasteve për një organizatë tregtare. Mostra dhe algoritmi për plotësimin e tij duhet të përputhen plotësisht me standardet e pranuara.

Ku të filloni?

Përgjegjësia për përpilimin e drejtorive në institucionet e mëdha i takon shërbimit të dokumentacionit(sekretariati, zyra), dhe në të vogla - sekretari, një person tjetër i emëruar. Në organizatat tregtare, ky funksion kryhet nga departamenti i personelit, në të cilin krijohen shumica e dokumenteve. Meqenëse informacioni duhet të vijë nga të gjitha njësitë strukturore, është më e përshtatshme të fillohet me zhvillimin e një urdhri për nomenklaturën e rasteve në organizatë. Një mostër e një porosie të tillë është paraqitur në vëmendjen tuaj më poshtë.

ABC LLC

20.11.2017 Moskë

Për qëllim të sistemimit, ruajtjes dhe kontabilitetit të dokumentacionit

ORDER:

• Miratoni dhe vëni në qarkullim nomenklaturën e dosjeve të Shoqërisë nga data 2018-01-01.
• Kryetarët e divizioneve strukturore për të siguruar formimin e çështjeve në formën e miratuar.
• Dërgo sekretarin për punë në seksionet strukturore të ekstraktit nga libri i referencës.

CEO Ivanov N. A.

Për institucionet në disa fusha të veprimtarisë, mostrat e nomenklaturës së punëve të organizatave janë zhvilluar tashmë nga ministria. Kjo nuancë duhet të sqarohet përpara formimit të drejtorisë. Nomenklaturat model duhet të plotësohen në përputhje të plotë me nomenklaturën e dhënë model të rasteve të organizatës. Institucione të tjera mund t'i përdorin këto udhëzues për të përpiluar një dokument individual.

dokumentacion mbështetës

Kur zhvillojnë një formular drejtorie, organizatat tregtare duhet të fokusohen në:

• "Rregullat e Arkivave" (vendim i Arkivit Federal i datës 02.06.02);
• Seksioni 5 i Dekretit nr. 477, datë 15.06.2009 "Për miratimin e rregullores së punës në zyrë".
• Udhëzime për punën në zyrë.
• Lista e dokumenteve arkivore.

Ju gjithashtu duhet të studioni tabelën e personelit, statutin, aktet vendore, rregulloret për ndarjet, rregullat, standardet, udhëzimet, inventarin e rasteve. Ato përmbajnë lidhje me dokumentet përkatëse. Së pari, përpilohen mostra të nomenklaturës së punëve të organizatës sipas divizioneve, për të formuar më pas një drejtori të përgjithshme. Ndonjëherë zbatohet një parim funksional dhe jo strukturor. Kjo do të thotë, shpërndarja kryhet jo nga departamentet, por nga funksionet.

Si të krijoni një nomenklaturë mostër të punëve të një organizate?

Forma e drejtorive është e specifikuar në shtojcën nr. 8 të "Rregullave për punën e arkivave". Librat e referencës përpilohen në letrën e organizatës. Pjesa kryesore e raportit paraqitet në formën e një tabele dhe përbëhet nga 5 kolona:

• indeksi i rastit;
• titull (vëllime, pjesë);
• numri (vëllimet, pjesët);
• jetëgjatësia, numri i artikullit në listë;
• shënim.

Indeksi

Indeksi është një përcaktim dixhital i një njësie strukturore brenda një ndërmarrje. Për shembull: 04-06, ku 04 është numri serial i departamentit të personelit, 06 është numri serial i çështjes. Indeksi mund të përbëhet nga tre palë numrash, për shembull: 04-03-08, ku 04 është kodi i departamentit financiar dhe ekonomik, 03 është përcaktimi i departamentit të kontabilitetit, 08 është numri i çështjes. Indeksi mund të jetë numerik, alfabetik ose i përzier.

Titujt

Titujt shpërndahen sipas rëndësisë së dokumenteve. Së pari, organizativedokumentacioni administrativ (duke filluar nga njësitë më të larta dhe duke kaluar në njësitë strukturore). Më pas renditen rregullat dhe rregulloret e zhvilluara nga vetë organizata. Më tej, merren parasysh planet dhe raportet (vjetore, tremujore, mujore). Projekt dokumentet administrative vendosen pas dokumenteve kryesore. Rastet e të njëjtit lloj (për shembull, kartat personale të punonjësve) plotësohen sipas rendit alfabetik.

Titulli duhet të përmbledhë përmbajtjen e dokumentit. Nuk lejohet përdorimi i formulimeve të përgjithshme si "të ndryshme", "korrespondencë", "dokumente hyrëse/dalëse". Kreu i rastit përmban elementët e mëposhtëm:

• emri i dokumentit ose lloji i çështjes që po depozitohet nëse dokumenti është pjesë e një vëllimi të madh;
• autori i dokumentit (emri i organizatës ose departamentit);
• adresuesi (nga i cili merren dokumentet ose kujt do t'i dërgohen dokumentet);
• përmbledhje/thelb (për shembull, "Pyetjet e certifikimit");
• emri i territorit;
• data/periudha;
• shënoni nëse skedari përmban kopje të dokumenteve të tjera, jo origjinalet e tyre.

Vëllimi i çdo rasti nuk duhet të kalojë 250 fletë. Nëse supozohet se rasti do të jetë voluminoz, atëherë ai ndahet në pjesë dhe vëllime. Kolona e tretë në fund të vitit kalendarik tregon numrin e rasteve të hapura.

Kolona e katërt tregon kushtet e ruajtjes së dokumenteve, sipas Rregullave. Ato duhet të respektohen si nga qeveria ashtu edhe nga organizatat tregtare. Nëse dokumenti nuk është në Rregulla, atëherë afati i tijruajtja duhet të përcaktohet në bazë të Listës. Numërimi mbrapsht i periudhës së ruajtjes fillon më 1 janar të vitit të ardhshëm pas vendosjes së tij. Nëse certifikata është lëshuar në vitin 2016, atëherë numërimi mbrapsht duhet të fillojë nga data 2017-01-01.

Lista po përditësohet

Çdo vit, kur skedarët transferohen në arkiv, dorëzohet një listë e detajuar. Ja se si duket nomenklatura e mostrës së përditësuar të rasteve për një degë të organizatave të sigurisë:

Gjatë vitit, të gjitha dokumentet grupohen sipas formularit të miratuar. Nëse keni nevojë të shtoni një raport të papërdorur më parë, krijohet një titull i ri. Dhe procesi përsëritet sipas algoritmit të përshkruar më sipër.