Karta e kontrollit të brendshëm financiar: për çfarë shërben, mbushja e mostrës

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Në procesin e aktivitetit financiar dhe ekonomik, organizatat kryejnë shumë operacione: prodhimin e mallrave, ofrimin e shërbimeve, shlyerjet me furnitorët dhe klientët, pagesat për taksat dhe tarifat dhe operacione të tjera të përcaktuara nga llojet e aktiviteteve dhe legjislacioni. Organizata duhet të raportojë për të gjitha këto operacione dhe rezultatet e tyre financiare tek autoritetet rregullatore, të paraqesë raporte të caktuara në kohë. Përveç raportimit në shërbimin tatimor dhe autoritetet e tjera, kompanitë duhet t'i raportojnë rezultatet financiare aksionerëve dhe themeluesve të tyre, ortakëve dhe madje disa debitorëve. Raportimi kërkohet gjithashtu për përdorim të brendshëm. Për të gjitha këto, ekziston kontrolli i brendshëm, për lehtësinë e të cilit përdoret një kartë e kontrollit të brendshëm financiar. Ky artikull i kushtohet kësaj teme. Nga ajo do të bëhet e ditur se çfarë është kontrolli i brendshëm,cila është procedura për zbatimin e saj dhe pse na duhet një kartë e kontrollit të brendshëm financiar, përbërësit e saj, specifikat dhe rregullat e plotësimit.

Çfarë është kontrolli i brendshëm

Kontrolli i brendshëm në organizatë kryhet nga departamenti i kontabilitetit ose nga vetë drejtori, nëse organizata është e vogël dhe ai ka marrë rolin e llogaritarit kryesor. Rregullon procedurën për ushtrimin e kontrollit të brendshëm financiar Ligji Federal Nr. 402, datë 6 dhjetor 2011. Quhet Ligji - "Për Kontabilitetin". Ai i referohet veçanërisht kontrollit të brendshëm në nenin 19. Ai përshkruan një sërë kërkesash kryesore për kontabilitetin e vazhdueshëm, nevojën për mirëmbajtjen e tij për të gjitha organizatat pa përjashtim, si dhe sanksione për organizatat që nuk përmbushin këto kërkesa.

Si duhet të duket kontrolli i brendshëm

Procedura e ushtrimit të kontrollit të brendshëm financiar nënkupton zbatimin e disa parimeve. Pajtueshmëria me to është e rëndësishme si për përdoruesit e brendshëm në organizatë ashtu edhe për rishikuesit e jashtëm.

• Besueshmëri. I gjithë dokumentacioni dhe raportimi duhet të korrespondojnë plotësisht me operacionet e kryera. Të gjitha proceset e përfunduara realisht duhet të pasqyrohen, me një shumë dhe kushte reale.
• Plotësia. Dokumentet dhe raportimi duhet të përmbajnë të gjitha të dhënat që janë të rëndësishme për palët e interesuara. Operacionet duhet të specifikohen, nëse është e nevojshme, të përmbajnë komente shpjeguese.
• Neutraliteti. Interesat nuk duhet të tregohen në dokumentacion dhe raportimçdo person.
• Vazhdimësi. Vërehet hierarkia e dokumenteve dhe raporteve, sekuenca e pasqyrimit të shumave totale, totali kumulativ për periudhat raportuese. Të gjitha dokumentet janë të lidhura.

Mënyra për të zbatuar

Të gjitha organizatat janë në situata të ndryshme. Në disa, vetëm një person punon, i cili është edhe themeluesi, edhe drejtori, edhe kontabilisti, edhe menaxheri i shitjeve dhe blerjeve, të gjithë në një. Në të tjerat, përkundrazi, ka një staf të madh njerëzish, secili prej të cilëve është i angazhuar në biznesin e tij. Në një rast, është më i përshtatshëm për një organizatë që të kryejë llogaritjet e veta, në një tjetër, ajo thjesht nuk ka personel të mjaftueshëm për këtë. Bazuar në këtë, kompanitë kanë dy mënyra të mundshme për të dalë nga situata, secila prej të cilave ka të mirat dhe të këqijat e saj.

• Vetëregjistrimi. Edhe në një organizatë me një punonjës të vetëm, është e mundur të mbash shënime vetë. Në këtë rast, përgjegjësia e kontabilitetit është vetë drejtori. Kjo nënkupton se ai ka njohuri në fushën e kontabilitetit dhe raportimit, rregulla dhe rregullore për kontabilitetin, punën në zyrë dhe rrjedhën e punës. Deri më sot ka shërbime online që ndihmojnë shumë në punë, edhe me njohuri minimale në këtë fushë. Ju mund të punësoni një kontabilist individual ose edhe një departament të tërë të kontabilitetit, në varësi të nevojave të kompanisë. Në këtë rast, kontabilistët marrin një vend pune në përputhje me kërkesat e Kodit të Punës, atyre u paguhen paga dhe kontribute në fonde të specializuara.
• Marrëveshje me një auditim osekonsultimi me palën e tretë. Në këtë rast, të gjitha përgjegjësitë e kontabilitetit bien mbi supet e specialistëve nga një kompani e palës së tretë. Shqetësimi kryesor i klientit është të paguajë shërbimet në kohë. Nuk ka nevojë të kërkoni kandidatë për pozicionin e një llogaritari, ta testoni atë dhe të zgjidhni nga një masë aplikantësh, nuk keni nevojë të paguani paga dhe kontribute në fondet sociale. Por zakonisht çmimi i shërbimeve të këshillimit është shumë herë më i lartë se paga e një llogaritari mesatar.

Subjektet dhe objektet e kontrollit të brendshëm

Në procesin e kontrollit mund të dallohen subjektet dhe objektet e tij. Subjektet - personat që kryejnë veprime që synojnë marrjen e rezultatit të një auditimi, domethënë pronarë ose zyrtarë të cilëve u janë besuar këto detyrime. Ka disa nivele lëndësh:

• niveli i parë - pronarët ose anëtarët e organizatës që nisin auditimin nga nevoja ose me vendimin e tyre;
• niveli i dytë - zbatuesit e procesit të kontrollit (anëtarët e komisionit të inspektimit, ose auditorët e palëve të treta të cilëve u janë besuar këto detyrime në bazë të pozicionit të tyre ose detyrimeve kontraktuale);
• niveli i tretë - punonjësit, përgjegjësitë e punës së të cilëve përfshijnë zbatimin e funksioneve të kontrollit;
• niveli i katërt - personeli që kryen inspektimin për shkak të nevojës.

Objektet e çeqeve janë objekte tek të cilat drejtohet kontrolli. Këto mund të jenë burimet e organizatës,sistemet e sigurisë, personeli, rezultatet financiare dhe komponentë të tjerë të aktivitetit ekonomik që janë me interes për përdorues të ndryshëm të informacionit të kërkuar.

Organizimi i sistemit të kontrollit të brendshëm

Kontrolli i brendshëm ofron informacion dhe besim në organizatë për shumë përdorues menjëherë. Ai duhet të hartohet në mënyrë të tillë që të kënaqë interesat e të gjithë personave për të cilët informacioni për gjendjen financiare të kompanisë dhe pozicionin e saj në treg është i rëndësishëm. Për ta bërë këtë, kontrolli duhet të lidhet me komponentët e mëposhtëm të aktivitetit të biznesit:

• plotësia dhe besueshmëria e informacionit të pasqyruar në kontabilitetin, kontabilitetin tatimor dhe menaxhues, krahasueshmëria dhe vazhdimësia e tij;
• veprimtaria e ndërmarrjes në tërësi dhe shkalla e pasqyrimit të saj në dokumentet e kontabilitetit;
• përdorimi legjitim dhe efikas i fondeve në dispozicion të ndërmarrjes;
• besueshmëria e mbrojtjes së sekreteve tregtare;
• qëndrimi i menaxhmentit të organizatës ndaj mangësive të identifikuara, shpejtësia dhe qasja për t'i korrigjuar ato;
• transferim i shpejtë i informacionit të brendshëm dhe raportimit te personat, përgjegjësitë e punës së të cilëve përfshijnë marrjen e vendimeve menaxheriale.

Çfarë është një kartë e kontrollit të brendshëm financiar

Zbatimi i kontrollit të brendshëm duhet të trajtohet në mënyrë sistematike. Për ta bërë procesin më të përshtatshëm, ekziston një dokument i veçantë -kartën e kontrollit të brendshëm financiar. Me fjalë të thjeshta, ky është një plan veprimi kontrolli që tregon procedurat dhe personat përgjegjës (objektet dhe subjektet). Procesi i dokumentimit të kontrollit të brendshëm përmban një sërë formularësh dhe raportesh të ndërlidhura. Në të njëjtën kohë, duhet theksuar se karta e kontrollit të brendshëm financiar për disa organizata është e detyrueshme, për të tjera është thjesht një mjet i përshtatshëm që përdoret sipas dëshirës.

Ministria e Financave ka zhvilluar një formë të unifikuar të kartës së kontrollit të brendshëm financiar të një institucioni publik. Një shembull i një forme të tillë është dhënë në këtë material. Është e detyrueshme për organizatat që përdorin fondet buxhetore në aktivitetet e tyre. Domethënë strukturat shtetërore, shtetërore dhe komunale.

2017 Karta e kontrollit të brendshëm financiar: Informacion i verifikueshëm

Në kontrollin e brendshëm të organizatave, tregtare dhe publike, është e rëndësishme të preken të gjithë komponentët e veprimtarisë së biznesit. Në kartat e kontrollit të brendshëm financiar për vitin 2017 janë pasqyruar procedurat e mëposhtme të kontrollit:

• Rakorimi i bilanceve të treguara në dokumentacion dhe të listuara në llogaritë e bilancit. Konsiderohen librat e arkës, deklaratat bankare, aktet e rakordimit me palët, raportet e arkës, raportet e magazinës, pra dokumentacioni parësor.
• Krahasimi i shumave të treguara në bilanc në fillim të vitit, raporti vjetor për periudhën e fundit raportuese, treguesittë librit kryesor dhe shumave të pasqyruara në seksionet e bilancit në datën aktuale.
• Inventari i inventarëve, sendeve me vlerë, pronave.
• Kontrolli dhe rakordimi i llogarive të pagueshme dhe të arkëtueshme.
• Kontrollimi i korrektësisë së menaxhimit të dokumenteve, përputhshmëria e dokumentacionit me kërkesat e legjislacionit, politikat kontabël të organizatës, plani kontabël, rregullore të tjera që lidhen me fushën e veprimtarisë.
• Kontrollimi i disponueshmërisë dhe ekzekutimit të saktë të dokumentacionit parësor, në bazë të të cilit janë futur të dhënat në kontabilitet dhe raportim.

Përmbajtja e grafikut të kontrollit të brendshëm

Procedura për gjenerimin e kartave të kontrollit të brendshëm financiar mund të ndryshojë në kompani në varësi të formës ligjore, veçorive të punës, fushës së veprimtarisë. Por në të gjithë shumëllojshmërinë e formave të dokumenteve, është e mundur të veçohen detaje që janë të përbashkëta për të gjithë. Karta e Kontrollit Financiar përmban informacionin e mëposhtëm:

• emri i dokumentit;
• emri i organizatës në të cilën është miratuar dhe miratuar;
• periudhë kohore për të cilën karta është miratuar;
• emri i objekteve të kontrollit;
• një zyrtar që është përgjegjës për operacionin, me fjalë të tjera, kryerësi;
• zyrtari që kontrollon transaksionet - kontrolluesi;
• metoda me të cilën kryhet kontrolli (për shembull, kontrollimi i ekzekutimit të një dokumenti, rakordimi i të dhënave gjatë inventarit meshifrat aktuale);
• metoda e kontrollit (kontrolli i plotë aktual, vijues i vazhdueshëm, rrymë selektive, pasuese selektive dhe të tjera);
• frekuenca me të cilën kryhen veprimet e kontrollit (në procesin e formimit, para miratimit, para transferimit të dokumentit, pas transaksioneve);
• titulli i pozicionit, data e hartimit të kartës së kontrollit të brendshëm financiar të institucionit publik, shembull i nënshkrimit, mbiemrit dhe inicialeve të kontrollorit.

Çfarë merret parasysh gjatë zhvillimit të një harte

Specifikat e kartës së kontrollit të brendshëm financiar varen nga kushtet në të cilat operon organizata, forma e saj e pronësisë, baza e tregut, disponueshmëria e punës, burimet materiale dhe financiare dhe shumë faktorë të tjerë. Për organizatat shtetërore dhe komunale, janë krijuar mostra të qarta hartash. Kompanitë private mund ta zhvillojnë vetë këtë dokument për përdorim të brendshëm. Gjatë përpilimit të tij duhet të merren parasysh disa pika të rëndësishme, përkatësisht:

• relevanca e llojeve, llojeve dhe formave të ndryshme të inspektimeve për një organizatë të caktuar në një moment të caktuar aktiviteti;
• periodiciteti dhe shpeshtësia e inspektimeve në të cilat organizata do të punojë në mënyrë më produktive;
• gjendja e organizatës, disponueshmëria e saj e burimeve të nevojshme për zbatimin e inspektimeve (financiare, të punës, teknike, materiale, të përkohshme);
• shpërndarje uniforme e ngarkesës kurkryerja e një kontrolli të kontrollorëve aktualë, pasi aktiviteti i tepërt i punës gjeneron lodhje dhe kjo, nga ana tjetër, sjell gabime, mungesë informacioni të rëndësishëm nga pamja dhe pasoja të tjera të pakëndshme.

Kërkesa shtesë për kartat e kontrollit të sektorit publik

Transaksionet buxhetore për kartën e kontrollit të brendshëm financiar - baza dhe arsyeja e përpilimit të saj. Në sektorin publik, ky dokument është i domosdoshëm. Por nëse në organizatat tregtare struktura e hartës mund të trajtohet në mënyrë krijuese dhe bazuar në nevojat e vetë kompanisë në një kohë të caktuar, atëherë me ndërmarrjet shtetërore situata është më e ndërlikuar. Para nënshkrimit të një urdhri për miratimin e një karte të kontrollit të brendshëm financiar për një organizatë komunale ose shtetërore, duhet të siguroheni që të plotësohen të gjitha kërkesat për strukturën dhe përbërjen e saj. Këto kërkesa mund të përfaqësohen nga lista e mëposhtme:

• transparente në kuptimin e drejtimit të inspektimeve;
• duke reflektuar fushat e biznesit në të cilat kryhen auditimet e operacioneve buxhetore;
• përshkrim i detajuar i algoritmeve të përdorura për verifikim;
• të përcaktuara qartë afatet për inspektimet, respektimin dhe konfirmimin e tyre;
• kufijtë brenda të cilëve kryhen aktivitetet e kontrollit.

Disa njësi të sektorit publik kanë mandatuar plane inspektimi të nxjerra në nivel departamenti. Është për ta që kompanitë duhet në mënyrë rigorozeta ndjek. Këto udhëzime mund të lëshohen në nivele të ndryshme të qeverisjes:

• Dokumentet, rregulloret dhe letrat federale të rënë dakord me Ministrinë e Financave të Federatës Ruse dhe të detyrueshme në të gjithë Federatën Ruse.
• Rregulloret, rregulloret, letrat, urdhëresat dhe kërkesat rajonale në fuqi në territorin e një zone, qarku ose krahine të caktuar. Për kompanitë që ndodhen gjeografikisht brenda këtyre kufijve, këto kërkesa për përmbajtjen dhe strukturën e kartave të kontrollit të brendshëm financiar janë të detyrueshme. Mostra e plotësimit gjatë lëshimit të dokumenteve të tilla është dakorduar me Rosfinnadzor.

Shmangia e kërkesave të kujdesit të duhur ose mospërputhja me rregulloret mund të rezultojë në sanksione të rënda sipas Kodeve RF në varësi të ashpërsisë së krimit financiar.