Përshkrimi i punës së një menaxheri zyre me funksione sekretare: veçoritë dhe kërkesat

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Edhe me një staf të vogël, duke përfshirë vetëm drejtuesin e kompanisë dhe punonjësit e tij, nevojitet një punonjës i përgjegjshëm i cili do të ishte një forcë organizative e aftë për të drejtuar dhe kontrolluar procesin e punës - kjo është ideja që përcakton tekstin të përshkrimit të punës së menaxherit të zyrës.

Ky pozicion kërkon që aplikanti të ketë një sërë aftësish specifike dhe edukim përkatës, si dhe aftësinë për të bashkëvepruar me njerëzit. Megjithatë, lista e kërkesave nuk është e kufizuar në këtë.

Përshkrimi i punës

Tashmë në fazën e aplikimit për një pozicion, një kandidat mund të njihet me aktin normativ që rregullon të drejtat, detyrat dhe përgjegjësitë e tij në kompani. Një dokument i tillë quhet përshkrim i punës. Ai përbëhet nga pesë seksione kryesore:

1. Dispozitat e përgjithshme. Ato përmbajnë të gjitha informacionet organizative: emrin e ndërmarrjes, pozicionin e mbajtur dhe njësinë strukturore të cilës i përket. Ai gjithashtu tregon vartësinë, procedurën për plotësimin e një pozicioni dhe shkarkimin, si dhe kërkesat për arsim dhekualifikimet.
2. Përgjegjësi. Ky seksion ofron një listë të përgjegjësive të punonjësit, si dhe mënyrat për t'i zbatuar ato.
3. Të drejtat e një punonjësi, pra të gjitha mundësitë shtesë që kontribuojnë në kryerjen efektive të detyrave.
4. Përgjegjësi. Në përputhje me këtë seksion, menaxhmenti merr vendime për vlerësimin e performancës, promovimin ose ndëshkimin.
5. Marrëdhëniet. Ky seksion rregullon të gjitha komunikimet me divizionet e jashtme dhe të brendshme që një punonjës mund të ketë gjatë kryerjes së funksioneve të tyre.

Parimet e hartimit të një përshkrimi të punës

Baza normative për përgatitjen e dokumenteve të tilla është Drejtoria e Kualifikimit për pozicionet e drejtuesve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë (1998). Gjatë zhvillimit të tij, vëmendje e konsiderueshme i është kushtuar përshkrimit të pozicionit dhe kushteve që punonjësi të përmbushë detyrat e tij. Specifikat e punës përfshihen në titullin e dokumentit, për shembull, "Përshkrimi i punës së sekretarit" (menaxheri i zyrës ose llogaritari kryesor).

Përveç kësaj, nëse ka dy pozicione me të njëjtin titull, por detyra të ndryshme, atëherë duhet të përgatiten dokumente të ndryshme për të pasqyruar këto dallime. Përshkrimet e punës së menaxherit të zyrës së oficerit të personelit kanë disa dallime nga e njëjta rregullore për sekretarin.

Kërkesat për një menaxher zyre

Një kandidat për pozicionin në një mënyrë ose në një tjetër do të duhet të menaxhojë njerëzit. Mund të jenë vetëm disa njerëz në një kompani të vogël ose i gjithë stafi administrativ në një ndërmarrje të madhe. Natyrisht,aplikanti duhet të jetë përdorues i sigurt i kompjuterit dhe të jetë në gjendje të punojë me pajisje të tjera zyre (skaner, printer ose faks). Një menaxher zyre është shpesh një përfaqësues i një kompanie, kështu që fjalimi i mirë dhe aftësia për të hartuar letra biznesi janë një parakusht. Shumë shpesh, kompanitë kërkojnë që punonjësit e tillë të dinë bazat e punës në zyrë dhe ligjet e punës. Njohja e të paktën një gjuhe të huaj është ende një aftësi e dëshirueshme, por kur aplikoni për një ndërmarrje të madhe, kjo tashmë është një nga kërkesat e detyrueshme.

Në disa raste, menaxheri i zyrës duhet të kombinojë detyrat e tij me funksionet e punonjësve të tjerë. Kjo çon në një rritje të aftësive të kërkuara. Pra, një menaxher zyre me funksionet e një llogaritari duhet të ketë arsimin e duhur dhe të ketë programe speciale.

Përgjegjësitë kryesore

Përshkrimi tipik i punës së një menaxheri zyre me funksione sekretarie përfshin pikat e mëposhtme:

• trajtimi i postës, si në hyrje ashtu edhe në dalje; rishpërndarja e tyre brenda kompanisë;
• kontroll mbi kohën e përmbushjes së detyrimeve sipas kontratave dhe marrëveshjeve;
• bërja dalëse dhe marrja e telefonatave hyrëse;
• punoni me klientë dhe përfaqësues të kompanive partnere;
• monitorimi i disponueshmërisë së artikujve të nevojshëm shkrimi;
• mirëmbajtja e pajisjeve të zyrës në gjendje pune dhe thirrja e specialistëve në rast prishjeje;
• shpërndarja e kohës brenda orarit të punës (në disarastet dhe për liderin);
• organizimi i ngjarjeve të nevojshme (takime, konferenca, udhëtime pune, festa korporative);
• minuta takimesh;
• përditësimi dhe shtimi i përmbajtjes së re në faqen e internetit të korporatës.

Kjo listë përfshin vetëm kërkesat bazë. Zëra të tjerë mund të shtohen në përputhje me specifikat e kontratës së punës që lidhet. Përshkrimi i punës së një menaxheri zyre me funksionet e një oficeri personeli, për shembull, udhëzon punonjësin të mbajë dhe të sigurojë të gjithë dokumentacionin raportues në kohën e duhur ose të zëvendësojë drejtuesin e departamentit të personelit në rast të mungesës së tij.

Përgjegjësi shtesë

Përveç funksioneve bazë, përshkrimi i punës së një menaxheri zyre përmban një listë me detyra të ndryshme që mund të ndryshojnë në varësi të aktiviteteve të kompanisë. Një menaxher zyre mund të urdhërohet të punojë me autoritetet administrative, d.m.th. të marrë leje për të kryer tregti, të hapë një degë të një kompanie ose filiali, etj.

Një nga detyrat më të përgjegjshme është menaxhimi aktual i kompanisë në mungesë të drejtorit të saj. Natyrisht, kjo është e mundur vetëm nëse punonjësi është vendosur si një person i përgjegjshëm dhe i besueshëm, tek i cili mund të mbështetet. Për më tepër, përshkrimi i punës së një menaxheri zyre shpesh përmban një klauzolë mbi nevojën për të lëshuar një autorizim të përgjithshëm. Një dokument i tillë mundkërkohet, për shembull, të marrësh postë me rëndësi të madhe.

Kërkesat joformale

Kompanitë e mëdha zakonisht i lejojnë kandidatët për këtë pozicion të familjarizohen me një shembull përshkrimi të punës së menaxherit të zyrës paraprakisht, në mënyrë që ata të jenë plotësisht të vetëdijshëm për listën e kërkesave dhe përgjegjësive.

Por edhe me kompetenca të tilla, aplikanti duhet të kuptojë se ai mbetet një nga punonjësit e shumtë të ndërmarrjes. Në këtë drejtim, nuk duhet të harrohet ajo që nuk është e shkruar në përshkrimin e punës. Një menaxher zyre me funksionet e sekretarit duhet të jetë një person i ndjeshëm ndaj kohës në mënyrë që të jetë në gjendje ta shpërndajë atë sipas nevojës.

Detyrat e rrjedhës së punës

Kërkesa më e rëndësishme për punën e tij është efikasiteti, ndaj një person që mban një pozicion të tillë është i detyruar të shpenzojë ekonomikisht materialet e zyrës, të kontrollojë sasinë e energjisë elektrike të konsumuar.

Për punonjësit e tjerë të kompanisë, menaxheri i zyrës është përgjegjës pothuajse në të njëjtin nivel me drejtuesin. Për shkak të kësaj, ai duhet të sigurojë që kushtet e punës të jenë në përputhje me standardet e pranuara sanitare dhe rregullat e sigurisë. Më në fund, në përmbushjen e detyrave të drejtpërdrejta, menaxheri i zyrës ka akses në dokumentacionin sekret, ndaj një nga kërkesat është nënshkrimi i marrëveshjes për moszbulimin e sekreteve tregtare apo të çdo informacioni tjetër që mund të dëmtojë pozicionin e kompanisë në treg.

Zyra e djathtë-menaxher

Sigurisht, kryerja e një numri të tillë detyrash i lejon punonjësit të gëzojë të drejta të veçanta. Ato janë gjithashtu të përcaktuara në përshkrimin e punës së menaxherit të zyrës. Thelbi i disa prej tyre, siç është aftësia për të pasur akses në informacione konfidenciale, buron drejtpërdrejt nga nevoja për të përmbushur përgjegjësitë e tyre të punës. Të tjerët janë të lidhur me privilegje pushteti. Pra, drejtuesi i zyrës ka të drejtë të kërkojë nga pjesa tjetër e punonjësve që të korrigjojnë gabimet që kanë bërë nga neglizhenca në dokumentet e prodhimit, të caktojë masën e inkurajimit për ta ose të aplikojë penalitete për ata që janë të pakujdesshëm.

Shpesh, menaxheri i zyrës është lidhja midis punonjësve dhe drejtuesve. Ky pozicion i lejon atij të përpiqet për kushte më të mira pune dhe të paraqesë dëshira kolektive për përmirësimin e cilësisë së punës si të një departamenti të vetëm ashtu edhe të ndërmarrjes në tërësi.

Veçoritë e përshkrimit të punës së menaxherit të zyrës së departamentit të shitjeve

Menaxherët e zyrave kanë qenë prej kohësh të domosdoshëm në kompanitë e mëdha dhe të vogla, ndaj atyre u duhen disa aftësi të veçanta për të plotësuar një vend të tillë vakant. Një rast i zakonshëm është kur disa drejtues zyre punojnë në të njëjtën ndërmarrje me funksione të veçanta, mbi të cilat ka një drejtues. Përshkrimet e tyre të punës janë në thelb të njëjta, por ndryshojnë në një grup funksionesh shtesë.

Kështu, nëse një menaxher zyre punon në departamentin e shitjeve, përshkrimi i tij i punës mund të përmbajë artikuj të tillë si:

• kërko për pika të reja;
• ndjekja e ndryshimeve në strukturën e kërkesës;
• përgatitja e dokumenteve raportuese për shitjet perfekte;
• punë e drejtpërdrejtë me klientin për të marrë porositë dhe përpunimin e tyre pasues;
• punoni për të informuar klientët për ndryshimet e mundshme në gamën e mallrave dhe rillogaritjen e çmimeve;
• organizoni takimet e nevojshme;
• nënshkrimi i kontratave për furnizimin e mallrave.

Kërkesa të mëtejshme mund të lidhen me specifikat e mallrave të ofruara nga kompania. Nëse kompania është e përfshirë në shitjen dhe blerjen e pasurive të paluajtshme, atëherë detyrat e një menaxheri zyre mund të përfshijnë përgatitjen e broshurave informative dhe ekzekutimin e dokumenteve specifike.

Përgjegjësia e menaxherit të zyrës

Në rast të mospërmbushjes së detyrave të tyre, kur kryejnë kundërvajtje, përfshirë zbulimin e sekretit tregtar, apo veprime të tjera që dëmtojnë imazhin e shoqërisë, drejtuesi i zyrës përgjigjet në përputhje me normat administrative, civile. dhe kodet penale. Nëse organizatës i është shkaktuar dëm material, atëherë dënimi shqiptohet në përputhje me dispozitat e kodit të punës.