Cilat janë detyrat e një sekretari

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:41

Për të përcaktuar qartë përgjegjësitë e punës së një sekretari, duhet të dini se kush është saktësisht. Në fund të fundit, ky pozicion mund të shihet nga disa këndvështrime. Njihet p.sh. sekretari-referent si punonjës zyre, sekretari i përgjithshëm si drejtues (drejtues) i një organizate të caktuar, sekretari i shtetit si nëpunës civil, sekretari si person diplomatik, sekretari i drejtuesit. si punonjës dhe opsione të tjera. Më shpesh, kur i referohemi këtij pozicioni, nënkuptojnë një punonjës që kryen detyrat (detyrat) si të drejtorit të ndërmarrjes ashtu edhe të drejtuesve individualë të sektorëve strukturorë të saj. Rezulton se detyrat zyrtare të sekretarit në këtë rast janë reduktuar në kryerjen e detyrave një herë për zgjidhjen e çështjeve organizative dhe teknike.

Çfarë duhet të dijë dhe të bëjë një sekretar

Çdo ditë sekretari duhet të kryejë funksionet e mëposhtme:

1. Pranoni informacionin nga vartësit për t'ia transferuar atë menaxherit.
2. Organizoni komunikimin telefonik të kreut. Në mungesë të tijmerrni informacionin dhe më pas sillni atë në vëmendjen e drejtorit.
3. Merrni dhe mbani shënime të mesazheve telefonike.
4. Krijoni kushte për punën normale të kokës: monitoroni nevojën për artikuj shkrimi dhe pajisje zyre.
5. Asistoni në organizimin e takimeve dhe takimeve të prodhimit. Informoni pjesëmarrësit për datën, vendin dhe kohën e ngjarjes. Mblidhni materialet e nevojshme, siguroni pjesëmarrjen e të pranishmëve dhe mbajini procesverbalet e mbledhjes.
6. Kryeni punë zyre në ndërmarrje. Për ta bërë këtë, sekretari duhet të marrë, të sistemojë korrespondencën hyrëse dhe t'ia dorëzojë menaxhmentit për shqyrtim. Më pas, në bazë të vizës së vendosur, transferoni dokumentet tek interpretuesit kundrejt nënshkrimit. Detyrat e sekretarit përfshijnë gjithashtu kontrollin mbi ecurinë, kohën dhe rezultatet e ekzekutimit të tyre.
7. Kryer printimin dhe riprodhimin e dokumenteve.
8. Organizoni pritjen e vizitorëve tek kreu i kompanisë dhe, nëse është e mundur, krijoni kushte për zgjidhjen e shpejtë të çështjeve.

Për të kryer këto detyra pune në dukje të thjeshta të një sekretari, një punonjës duhet të dijë:

• e gjithë përbërja e menaxhmentit të ndërmarrjes dhe ndarjeve strukturore të saj;
• statuti, stafi dhe struktura e ndërmarrjes, profili i saj, perspektivat e zhvillimit dhe specializimi;
• dokumentet normative për mbajtjen e duhur të shënimeve;
• rregulla për përdorimin e pajisjeve të zyrës dhe komunikimeve;
• rregullat e VTR, OT, siguria nga zjarri dhe higjiena industriale;
• rregullat e organizimit të punës në punëvendndodhja;
• akte normative dhe ligjore, urdhra, rezoluta, urdhra për planifikim, kontabilitet dhe menaxhim cilësor të punës së kryer.

Specifikat klerike

Nëse po flasim për një specializim më specifik, më të ngushtë, atëherë situata është disi ndryshe. Merrni, për shembull, detyrat e një sekretari-nëpunësi. Vetë titulli i pozicionit përcakton qartë aspektin e punës që do të kryhet. Zakonisht, çdo ndërmarrje ka tashmë një përshkrim pune, i cili tregon fushat e veprimtarisë së një specialisti të mbajtjes së të dhënave. Nëse nuk ka një udhëzim të tillë, atëherë është më mirë ta krijoni atë. Për ta bërë këtë, duhet të përdorni udhëzuesin e kualifikimit, i cili përmban mostra të përafërta. Pas kësaj, versioni standard duhet të finalizohet në lidhje me një organizatë të caktuar, duke marrë parasysh specifikat dhe veçoritë e brendshme. Në përgjithësi, 3 drejtime kryesore duhet të gjurmohen qartë në detyrat e një sekretari-nëpunësi:

1. Punë me korrespondencë. Pritja, përpunimi i saj në mënyra moderne dhe dërgimi në kohë.
2. Dokumentacioni i saktë i brendshëm.
3. Regjistrimi, kontabiliteti i rreptë dhe transferimi i dokumenteve në arkiv për ruajtje.

Veçoritë e punës së referentit

Në disa ndërmarrje, një pozicion i tillë futet në shtet, i cili përfshin një gamë të gjerë detyrash: nga "tavolina e referencës" deri te "ndihmës drejtori". Një specialist i tillëduhet të ketë një gamë të gjerë njohurish dhe të zotërojë mirë situatën. Detyrat e sekretarit referent janë zgjeruar pak për shkak të rritjes së kompetencave. Në përgjithësi, kjo është puna e zakonshme e një sekretari, por fjala "referent" bën disa shtesa në listën standarde. Në veçanti, ndihmës sekretari mund të presë në mënyrë të pavarur vizitorë për çështje të caktuara. Duke pasur informacione të caktuara, ai është në gjendje të marrë vendime në mënyrë të pavarur. Gjithashtu, referenti kryen udhëzimet përgjegjëse të drejtuesit në lidhje me aktivitetet ekonomike të organizatës (ndërmarrjes). Ndonjëherë ndihmës sekretari është i ngarkuar me përgjegjësinë e menaxhimit të të dhënave të personelit. Kjo bëhet vetëm kur sasia totale e punës ju lejon të kryeni detyra shtesë.