Qëllimet dhe përgjegjësitë e departamentit të blerjeve

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Pse na duhet një departament blerjesh? Në çdo organizatë, ky departament përfaqësohet në një formë ose në një tjetër. Dhe puna e tij ndikon drejtpërdrejt në efikasitetin e të gjithë organizatës në tërësi. Le të hedhim një vështrim më të afërt se si puna e departamentit ndikon në rezultatet e organizatës.

Objektivat e Departamentit

Departamenti i Blerjeve është një departament që është i specializuar në blerjen e mallrave nga një furnizues me kushtet më të favorshme për kompaninë.

Puna e departamentit ka ndikim të drejtpërdrejtë në të gjitha aktivitetet e kompanisë. Për asortimentin, për shitje, plotësinë e depove, disponueshmërinë e mallit të nevojshëm, përdorimin efektiv të kapitalit qarkullues.

Qëllimet e blerjes mund të renditen bazuar në qëllimet globale të kompanisë, por lista e përgjithshme shpesh duket diçka si kjo:

• përcaktoni nevojën e kompanisë për një produkt të caktuar;
• bleni mallra me çmimin më të mirë të mundshëm;
• promovoni qarkullim të lartë;
• krijoni kushte për marrjen e mallrave në kohë;



• vlerësocilësinë e produktit dhe blini cilësinë më të lartë;
• mbaj një marrëdhënie me një furnizues ose furnitorë;
• punoni në mënyrë efektive me pjesën tjetër të kompanisë;
• Rigjoni në mënyrë efektive mallrat e blera;
• monitoroni qarkullimin, duke marrë përfitimin maksimal për kompaninë.

Funksionet kryesore

Në organizata të ndryshme, funksionet e departamentit të blerjeve mund të ndryshojnë ndjeshëm nga njëra-tjetra. Megjithatë ka funksione dhe përgjegjësi që do të karakterizojnë një departament në pothuajse çdo kompani:

• Monitorimi i tregut të furnizuesve;
• monitorimi i disponueshmërisë së mallrave në magazinë;
• rimbushje në kohë e asortimentit;
• kërko për furnizuesit dhe çmimet më të mira;
• negociatat me furnitorët;
• kontrolli i dorëzimit dhe transportit të mallrave;



• pranimi i mallrave;
• kontroll i cilësisë së mallrave të blera;
• ankesa, nëse është e nevojshme.

Funksione shtesë të departamentit të blerjeve, të cilat mund të jenë ose jo të pranishme në organizatë - në varësi të specifikave dhe strukturës së saj:

• menaxhimi i asortimentit;
• mbledhja e informacionit rreth konkurrentëve;
• përfshin furnitorët në organizatën e marketingut.

Struktura

Struktura e departamentit të blerjeve është ndërtuar në varësi të:

• madhësia e organizatës;
• industri;
• numri i njësive të asortimentit në qarkullim;
• numri i furnitorëve;
• vendndodhja e tyre gjeografike.

Në varësi të llojit të organizatës, departamenti i blerjeve mund të menaxhohet në mënyrë qendrore ose rajonale.

Si rregull, kjo është një strukturë matrice e përbërë nga drejtuesi (drejtuesi, drejtori) i departamentit të prokurimit dhe menaxherët (specialistët) për prokurimin.

Numri mesatar i artikujve ose kategorive për menaxher është rreth 7, por mund të ndryshojë në varësi të vëllimit të prodhimit ose qarkullimit.

Detyrat e departamentit dhe punonjësve të tij

Për punën efektive të departamentit të blerjeve, është e nevojshme një shpërndarje e qartë e përgjegjësive të departamentit të blerjeve ndërmjet punonjësve të tij.

Përgjegjësia kryesore e drejtuesit të departamentit është të sigurojë vazhdimësinë dhe stabilitetin e furnizimit me mallrat e nevojshme duke optimizuar punën e departamentit dhe duke koordinuar aktivitetet e punonjësve. Gjithashtu, menaxheri i blerjeve duhet të ketë një ide për të gjitha kontratat dhe kategoritë e lidhura në mënyrë që të organizojë dhe vazhdojë punën efektive të departamentit edhe në mungesë të ndonjë prej punonjësve.

Detyrat e menaxherëve të blerjeve ose specialistëve të zakonshëm të departamentit përfshijnë organizimin e furnizimit të mallrave, gjurmimin e transportit të mallrave, kontrollin e pagesës për lotet e blera dhe planifikimin e blerjeve.

Një model efektiv do të jetë ku çdo blerës ka fushën e tij të përgjegjësisë, e përbërë nga një listë artikujsh ose kategorish produktesh.

Kërkesat e punonjësve

Duke pasur parasysh përgjegjësitë e punonjësve dhe funksionet e departamentit, ju mund të bëni një listë të kërkesave përkandidat ideal për pozicionin e blerësit.

Punonjësit e departamentit të blerjeve duhet të kenë përkatësisht aftësitë, njohuritë dhe cilësitë personale të mëposhtme:

• Aftësi për të analizuar informacionin. Zgjedhja e furnizuesit duhet të bazohet në shumë kritere. Ky është çmimi më i mirë, një avantazh gjeografik dhe përafrimi i logjistikës së kompanisë furnizuese dhe organizatës suaj.
• Njohuri mbi parimet e çmimeve.
• Njohuri mbi kuadrin ligjor për prokurimin.
• Aftësia për të hartuar dhe lidhur kontrata.
• Aftësia për të negociuar. Ndonjëherë është shumë e rëndësishme të hartoni kushte individuale me një furnizues për kompaninë tuaj. Ulja e çmimit të furnizuesit ose përdorimi i burimeve të furnitorit për promovime, trajnime specifike për produktin për stafin e tyre, këstet e produktit dhe sistemet e paspagesës mund të shërbejnë të gjitha si një avantazh i mirë konkurrues midis kompanive të ngjashme.
• Aftësia për të mbajtur marrëdhënie biznesi.
• Aftësia për të planifikuar aktivitetet tuaja.

Motivimi i blerësve dhe menaxherit të blerjeve

Sistemi i motivimit të departamentit të blerjeve duhet të ndërtohet në atë mënyrë që punonjësi të punojë me efikasitet maksimal. Por në të njëjtën kohë, kërkesat dhe kërkesat kontradiktore që tejkalojnë aftësitë e punonjësit nuk duhet të parashtrohen.

Për të zbatuar një sistem motivimi mujor, ju nevojiten:

• Krijoni një model KPI për departamentin. Këta janë tregues të tillë si përmbushja e planit të prokurimit, raporti i qarkullimit, përfitimi i shitjeve.mallrave, prania dhe mungesa e mallrave bajate.
• Krijoni një model të treguesve kryesorë të performancës për çdo punonjës bazuar në kritere të tilla si delta e çmimeve të organizatës në krahasim me konkurrentët, disponueshmëria e produktit të kërkuar, cilësia e produktit të blerë, lançimi i markave të reja, individi kushtet e furnitorëve dhe më shumë.
• Bazuar në modelin e KPI, llogaritet primi. Për më tepër, do të jetë efektive të paguhet një bonus i përbërë nga dy pjesë: një bonus për performancën e departamentit dhe një bonus për përmbushjen personale të planeve.

Në të njëjtën kohë, çdo kriter KPI duhet të ketë veçori të tilla si:

• matshmëri;
• transparencë;
• kriteri i planifikimit duhet të krijohet duke marrë parasysh tendencat e tregut.

Dmth, blerësi, nëse dëshiron, mund të llogarisë në mënyrë të pavarur shumën e primit të tij.

Shpërblimi i drejtuesit të departamentit mund të bazohet në treguesit e të gjithë departamentit, si dhe të përfshijë treguesit e performancës së secilit punonjës individualisht.

Në të njëjtën kohë, pjesa e bonusit të një punonjësi të zakonshëm të departamentit të prokurimeve duhet të jetë rreth 50% e të gjithë pagës, dhe bonusi i drejtuesit të departamentit duhet të jetë rreth 30-40%. Pjesa tjetër është paga, sepse jo të gjithë treguesit e performancës së departamentit mund të lidhen me aktivitetet e një punonjësi të caktuar.

A bien shitjet nën përgjegjësinë e blerësit

Në llogaritjet e KPI të departamentit të blerjeve, mund të përdorni një kriter të tillë si qarkullimi i mallrave të blera - raporti i shitjeve ndaj aktiveve të tij.

Duket sikur blerësi duhetmerren vetëm me blerjen e mallrave, por gjithsesi cilësia e mallit të blerë, atraktiviteti i çmimit të tij për konsumatorin fundor apo klientin e kompanisë ndikon ndjeshëm në zbatimin e planit të shitjes.

Prandaj, sasia dhe cilësia e shitjeve gjysma varet nga blerjet e kryera mirë.

Vendi i departamentit të blerjeve në strukturën e organizatës

Detyrat që zgjidhen nga departamenti i blerjeve, në përputhje me tendencat moderne të marketingut, duhet të zgjidhen në këtë mënyrë:

• Së pari, ndërtohet një strategji shitjeje (produkt i përfunduar ose mallra të blera).
• Pastaj, nëse departamenti i blerjeve është në ndërmarrje, vendoset çështja e strategjisë së prodhimit.
• Dhe vetëm atëherë zhvillohet një strategji prokurimi për mallrat, lëndët e para ose komponentët e nevojshëm.

Shefi i blerjeve shpesh raporton drejtpërdrejt te CEO i kompanisë.

Duhet të ketë gjithashtu komunikim efektiv midis departamentit të blerjeve dhe departamentit të marketingut dhe shitjeve. Pa këtë, shumë përpjekje për të krijuar një departament blerjesh, për të përmirësuar strukturën dhe motivimin e tij do të mbeten pa rezultatin e duhur.

Nëse një sistem i menaxhimit të kategorisë zbatohet në një pronë ose organizatë, atëherë blerësi duhet të punojë së bashku me menaxherin e kategorisë. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të kufizohet fusha e përgjegjësisë së secilit specialist në mënyrë që sistemi i motivimit të mbetet transparent dhe i kuptueshëm për të gjithë.