Dokumentet primare të kontabilitetit: llojet, përpunimi dhe ruajtja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Kryerja e kontabilitetit në ndërmarrje të formave të ndryshme të pronësisë është e pamundur pa pasqyrim dokumentar. Asnjë procedurë e vetme, asnjë projekt i vetëm, asnjë transaksion i vetëm biznesi nuk kryhet pa një dokument të ekzekutuar saktë, të rregulluar nga urdhrat e brendshëm të ndërmarrjes dhe normat e jashtme legjislative. Çdo veprim i kryer nga një punonjës, për shembull, i një shoqërie tregtare, duke filluar nga operatori për marrjen e aplikimeve dhe duke përfunduar me drejtorin, pasqyrohet në bazën dokumentare, e cila bazohet në një listë të dokumenteve parësore.

Koncepti dhe rëndësia

Ndoshta është e vështirë të imagjinohet funksionimi i një ndërmarrje ekzistuese brenda çdo fushe të mundshme të veprimtarisë pa dokumente që konfirmojnë transaksionet e biznesit. Si në çdo çështje tjetër, edhe këtu dokumentacioni luan një rol shumë të rëndësishëm. Ju vështirë se mund ta imagjinonipunë me cilësi të lartë dhe të justifikuar ligjërisht të aeroportit, duke lejuar një pasagjer të niset pa dokumente që vërtetojnë identitetin e tij - një pasaportë dhe një kod identifikimi të një qytetari. Në të njëjtën mënyrë, është e vështirë të supozohet pranimi në lëvizje i një makine, drejtuesi i së cilës nuk ka dokumentacionin e duhur në formën e patentës dhe pasaportës teknike për makinën që drejton. Kështu janë edhe dokumentet parësore të kontabilitetit. Çdo kompani e regjistruar në listën shtetërore të sipërmarrësve duhet të ketë një sërë dokumentesh të nevojshme për kontabilitetin, të cilat janë baza themelore dhe hallka fillestare në zinxhirin e rregullimit rregullator të proceseve të saj të biznesit.

Dokumentacioni parësor kontabël është një grup çertifikatash, aktesh, urdhrash, faturash, deklaratash dhe raportesh, nëpërmjet të cilave regjistrohen operacionet e shoqërisë dhe rregullohen procedurat e saj të biznesit.

Llojet e dokumenteve

Klasifikimi i rrjedhës së punës së kontabilitetit përfshin llojet e mëposhtme kryesore të dokumenteve kryesore:

• sipas qëllimit funksional - kontabilitetit, menaxhimit, personelit;
• sipas shkallës së rregullimit - të brendshëm dhe të jashtëm.

Drejtimi i parë i klasifikimit bën të mundur dallimin ndërmjet tyre të dokumenteve të tre niveleve kryesore funksionale të çdo firme biznesi sipas natyrës së qëllimit të tyre, dhe i dyti - sipas metodës së organizimit të ligjit. rregullimi i marrëdhënieve ekonomike. Secili nga drejtimet përfshin një masëlloje të caktuara dokumentesh që pasqyrojnë kryerjen e veprimeve specifike nga punonjësit e kompanisë.

dokumentacioni i kontabilitetit

Nëse marrim parasysh dokumentet parësore të kontabilitetit, ato, nga ana tjetër, ndahen në rregullimin e tre fazave të transaksioneve të biznesit.

Faza e parë karakterizohet nga përfundimi i transaksionit. Këtu, dokumentacioni parësor kontabël përfaqësohet nga lidhja e një marrëveshjeje dhe lëshimi i një faturë për pagesë. Marrëveshja është një dokument që rregullon marrëdhëniet ndërmjet dy palëve në mënyrë që të vendosen kushtet për ndërveprim ndërmjet tyre. Një faturë për pagesë është një kërkesë me përcaktimin e një shume specifike që, sipas kushteve të kontratës, blerësi duhet t'i paguajë shitësit për mallrat e shitura ose shërbimin e ofruar.

Faza e dytë e veprimtarisë sipërmarrëse pasqyrohet në dokumentet e pagesës dhe quhet faza e pagesës për transaksionin. Bazuar në faktin se pagesa mund të bëhet pa para ose me para në dorë, dokumentet parësore për të paraqiten ose si deklarata nga llogaria rrjedhëse dhe urdhërpagesat, ose çeqet e arkës dhe faturat për porositë në para të gatshme.

Faza e tretë, përfundimtare përcaktohet në mënyrë specifike nga marrja e një produkti ose shërbimi. Rrjedhimisht, ai rregullohet edhe nga dokumentacioni parësor në formën e një fletëdorëzimi, një faturë shitjeje dhe një akt pranimi dhe transferimi të produkteve ose një akt pune të kryer në rast të ofrimit të çdo lloj shërbimi.

Dokumentacioni i kontabilitetit të menaxhimit

Dallimi midis fluksit të punës së kontabilitetit dhe menaxhimit qëndron kryesisht në faktin se aktiviteti i kontabilitetit rregullohet nga legjislacioni shtetëror me një kornizë për pasqyrimin e operacioneve të biznesit të vendosur në mënyrë specifike nga autoritetet, dhe menaxhimi përcaktohet nga vendimet e brendshme dhe preferencat personale të drejtor ose pronar i drejtpërdrejtë i një shoqërie të caktuar. Me fjalë të tjera, dokumentet e kontabilitetit parësor kanë një formë strikte të kontrolluar nga një kuadër rregullator i përbashkët, ndërsa dokumentet e menaxhimit zhvillohen ekskluzivisht në nivel ndërmarrje. Cilat dokumente kontrollojnë sjelljen e kontabilitetit të menaxhimit në kompani? Ndër kryesoret janë këto:

• kodi i rregulloreve të brendshme të punës;
• politika e kontabilitetit të ndërmarrjes;
• marrëveshje kolektive;
• rregulloret dhe urdhrat e drejtorit të kompanisë;
• përshkrimet e punës;
• dokumentet administrative.

dokumentacioni HR

Sa i përket listës së dokumenteve parësore që rregullojnë marrëdhëniet ndërnivelore të punonjësve në ndërmarrje, si dhe kontrollin e procedurës për llogaritjen e pagave dhe përcaktimin e përgjegjësive të secilit prej punonjësve të kompanisë, këtu dokumentacioni i punës përfshin këto kryesore llojet:

• stafi - përfshin tërësinë e të gjitha pozicioneve në ndërmarrje, një pasqyrim të numrit të tyre dhe numrit të njësive të personelit, si dhe një përshkrim të nivelit të pagave të tyretarifat, procedurat e bonuseve, heqja e lidhjeve, pranimi i dispozitave për shtesat;
• orari i punës - përfshin informacione për ditën e punës, çështjet organizative dhe administrative, rregullat për punësimin dhe shkarkimin e punonjësve, si dhe kushtet për promovimin e tyre si pagesë shtesë për punë ose censurë në formën e një qortimi. dhe zbritjet nga pagat;
• përshkrimi i punës - puna e departamentit të personelit të secilës ndërmarrje bazohet në një sërë të drejtash dhe detyrimesh, dispozitash të përgjithshme, detyra, përgjegjësi, kërkesa për kualifikim dhe marrëdhënie në drejtim të vartësisë ndërmjet niveleve të ndryshme të njësive të personelit në ndërmarrje.

Dokumentet e kërkuara

Çdo kompani e regjistruar dhe që operon ligjërisht ka një listë të dokumenteve të detyrueshme që duhet të shfaqen në kuadër të aktiviteteve të saj. Dokumentet parësore të detyrueshme janë si më poshtë:

• marrëveshje - cilado qoftë marrëveshja, ky dokument është baza themelore në fillimin e një marrëdhënieje midis dy sipërmarrësve, midis një shitësi dhe një blerësi, midis ofertës dhe kërkesës;
• faturë e lëshuar - kur merret një vendim për shitjen e mallrave ose ofrimin e shërbimeve, pala shitëse i lëshon një faturë palës blerëse si parakusht për transaksionin;
• forma të raportimit të rreptë - në procesin e marrëveshjes nuk është i plotë pa çeqe, para dhe dokumente të mallrave që lidhen me listën e detyrueshme;
• mall-fletëdërgesa - një dokument që tregon marrësin, transportuesin, dërguesin e mallrave, vetë mallrat në asortimentin e nomenklaturës së tij, numrin e produkteve të dërguara, çmimin dhe sasinë;
• Akti i pranimit dhe transferimit të punës së përfunduar ose të mallrave të dërguar.

Dokumentet e brendshme

Siç u përmend më herët, puna e çdo kompanie nënkupton praninë e dokumentacionit të jashtëm dhe të brendshëm. Dokumentet kryesore kryesore për qëllime të brendshme janë një listë e të gjitha atyre formularëve, certifikatave, deklaratave, urdhrave, udhëzimeve që zhvillohen drejtpërdrejt brenda ndërmarrjes dhe zbatohen vetëm për personelin që funksionon në të, pa pasur asnjë ndikim legjislativ në shoqëri që shkon përtej. kjo kompani.

Dokumentet e jashtme

Dokumentimi i qëllimit të jashtëm nënkupton një nivel më të lartë hierarkik vartësie, pasi dokumentet e jashtme janë ato që rregullohen nga shteti dhe kuadri i tij legjislativ. Dispozitat e zhvilluara për kontabilitetin, grupi i llogarive të korrespondencës së kontabilitetit, standardet e kontabilitetit dhe raportimit financiar - e gjithë kjo ka një sfond rregullator dhe rregullohet nga kuadri ligjor i shtetit.

Format e dokumentit

Format e dokumenteve parësore janë të shumëanshme në natyrën e qëllimit, llojin e dizajnit dhe pronësinë. Ndarjet kryesore të mëposhtme dallohen ligjërisht:

• forma të të dhënave të personelit (urdhra, urdhra, orare,mënyrat dhe oraret e rregullta);
• format e kontabilitetit për pagat dhe orët e punës (fletët e orarit, llogaritë personale, ditarët, listat e pagave);
• formularët e kontabilitetit të ndërtimit të kapitalit (certifikata, revista, akte);
• formularët e kontabilitetit të produktit (aktet dhe regjistrat e inventarit, fletët e peshave, kartat e partisë, raportet mbi lëvizjen e inventarit);
• formularët e kontabilitetit të parave (ditari i arkëtarit, aktet mbi transfertat dhe paratë në arkë);
• forma të kontabilitetit të tregtisë (urdhra, fatura, akte, specifikime, certifikata të cilësisë);
• format e kontabilitetit për transaksionet në para (raporti paraprak, PKO, RKO, ditari i regjistrimit të tyre);
• formularët për regjistrimin e rezultateve të inventarit (listat e inventarit, aktet, certifikatat, ditarët, deklaratat).

Përveç sa më sipër, ekzistojnë edhe forma të dokumenteve parësore për kontabilizimin e makinerive dhe mekanizmave të ndërtimit, transportin rrugor, aktivet fikse dhe jomateriale, materialet, artikujt me vlerë të ulët, produktet bujqësore dhe lëndët e para.

Procedura për regjistrim

Dokumentet primare hartohen për shkak të disa kërkesave që duhen plotësuar. Për shembull, shënimet në dokumentacion duhet të bëhen ekskluzivisht me bojë blu, ndërsa ato duhet të jenë të rregullta dhe të lexueshme. Gjithashtu, dokumenti duhet të përmbajë një sërë detajesh të kërkuara për çdo lloj dhe të vërtetohet me nënshkrimin personal të titullarit, llogaritarit kryesor ose personit të autorizuar, si dhe të vuloset me vulën e ndërmarrjes. Numrat në dokumentet e paraveduhet gjithashtu të shkruhet me fjalë, dhe aty ku kolona e dokumentit është bosh, duhet të ketë një vizë në mënyrë që të shmanget plotësimi i mëvonshëm i numrave të rremë nga ndonjë keqbërës.

Storage

Ruajtja e dokumenteve parësore kryhet direkt në ndërmarrje. Ose mund të përdorni shërbimet e një arkivi privat (ose shtetëror). Nëse kontrolli nga inspektorati tatimor zbulon mungesën e një dokumenti parësor, ndërmarrjes i shqiptohet një gjobë, shuma e së cilës përcaktohet në varësi të llojit dhe numrit specifik të dokumenteve të humbura. Sipas legjislacionit aktual të Federatës Ruse, dokumentet parësore ruhen në ndërmarrje për të paktën pesë vjet.