Përpunimi i dokumentacionit parësor: kërkesat, shembull. Dokumentacioni parësor i kontabilitetit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Veprimtaria e çdo sipërmarrjeje është e lidhur ngushtë me mirëmbajtjen dhe përpunimin e dokumentacionit parësor. Është e nevojshme për raportimin, llogaritjen e pagesave tatimore, marrjen e vendimeve të menaxhimit. Në artikull, ne do të shqyrtojmë se çfarë është - dokumentacioni parësor në kontabilitet - dhe si përpunohet.

Konceptet themelore

Dokumentacioni parësor në kontabilitet - çfarë është? Quhet dëshmi e faktit të një transaksioni biznesi, e pasqyruar në letër. Aktualisht, shumë dokumente janë përpiluar në sistemin e automatizuar "1C". Përpunimi i dokumentacionit parësor përfshin regjistrimin dhe kontabilizimin e informacionit për transaksionet e kryera të biznesit.

Kontabiliteti parësor është faza fillestare e rregullimit të ngjarjeve që ndodhin në ndërmarrje. Transaksionet e biznesit janë veprime që sjellin ndryshime në gjendjen e aseteve ose kapitalit të organizatës.

Përpunimi i dokumentacionit parësor në kontabilitet: një shembull i një skeme

Si rregull, në ndërmarrjet nën konceptin e "punoni medokumentacioni" nënkupton:

• Marrja e të dhënave parësore.
• Informacion i përpunimit paraprak.
• Dokumentacioni.
• Miratim nga menaxhmenti ose specialistë të autorizuar me urdhër të drejtorit.
• Po ripërpunon dokumentacionin parësor.
• Kryerja e veprimeve të nevojshme për të kryer një transaksion biznesi.

Klasifikimi

Ekziston dokumentacion parësor një herë dhe kumulativ. Përpunimi i informacionit të përfshirë në letra të tilla ka një sërë veçorish.

Dokumentacioni një herë ka për qëllim të konfirmojë një ngjarje një herë. Prandaj, procedura për përpunimin e saj është thjeshtuar ndjeshëm. Dokumentacioni kumulativ përdoret për një periudhë të caktuar kohe. Si rregull, ai pasqyron një operacion të kryer disa herë. Në këtë rast, gjatë përpunimit të dokumentacionit parësor, informacioni prej tij transferohet në regjistra të veçantë.

Kërkesat për dokumentacion

Dokumentacioni parësor hartohet në momentin e operacionit ose menjëherë pas përfundimit të tij.

Pasqyrimi i informacionit kryhet në formularë të veçantë të unifikuar. Në mungesë të formularëve të miratuar, ndërmarrja mund t'i zhvillojë ato në mënyrë të pavarur.

Fazat e përpunimit të dokumentacionit parësor të kontabilitetit

Në çdo ndërmarrje në shtet ka një punonjës përgjegjës për të punuar me informacionin parësor. Ky specialist duhet të dijërregullat për përpunimin e dokumentacionit parësor, respektojnë rreptësisht kërkesat e ligjit dhe sekuencën e veprimeve.

Fazat e përpunimit të dokumentacionit parësor janë:

• Taxi. Është një vlerësim i transaksionit të pasqyruar në letër, një tregues i shumave që lidhen me zbatimin e tij.
• Grupim. Në këtë fazë, dokumentet shpërndahen sipas veçorive të përbashkëta.
• Kontabilitet. Ai supozon përcaktimin e debitit dhe kredisë.
• Shuarje. Për të parandaluar ripagesën në dokumentet primare, llogaritari vendos një shenjë "të paguar".

Gabimet në dokumente

Mund të ndodhin për arsye të ndryshme. Në thelb, pamja e tyre shkaktohet nga qëndrimi i pakujdesshëm i punonjësit ndaj punës që kryen, analfabetizmi i specialistit dhe mosfunksionimi i pajisjeve.

Korrigjimi i dokumenteve është shumë i dekurajuar. Sidoqoftë, në disa raste, është e pamundur të bëhet pa korrigjimin e gabimeve. Kontabilisti duhet të korrigjojë gabimin e bërë në dokumentacionin parësor si më poshtë:

• Kaloni hyrjen e pasaktë me një vijë të hollë në mënyrë që të duket qartë.
• Shkruani informacionin e saktë mbi vijën e kryqëzuar.
• Kontrollo "Besimi i Korrigjuar".
• Tregoni datën e rregullimit.
• Sign.

Përdorimi i agjentëve korrigjues nuk lejohet.

Puna me dokumentet hyrëse

Procesi i përpunimit të letrave hyrëse përfshin:

• Përcaktimi i llojit të dokumentit. Dokumentet e kontabilitetit gjithmonë përmbajnë informacion në lidhje me transaksionet e kryera të biznesit. Për shembull, ato përfshijnë një faturë, një urdhër për të marrë fonde, etj.
• Kontrollimi i detajeve të marrësit. Dokumenti duhet t'i drejtohet një kompanie të caktuar ose punonjësit të saj. Në praktikë, ndodh që dokumentet për blerjen e materialeve lëshohen posaçërisht për kompaninë, megjithëse kontrata me furnizuesin nuk është lidhur.
• Kontrollimi i nënshkrimeve, vulave. Personat që nënshkruajnë dokumentin duhet të kenë autoritetin për ta bërë këtë. Nëse shikimi i letrave parësore nuk është në kompetencën e punonjësit, atëherë ato janë të pavlefshme. Sa i përket printimeve, në praktikë gabimet ndodhin shpesh në ato ndërmarrje që kanë disa vula. Informacioni në printim duhet të përputhet me llojin e dokumentit ku ndodhet.
• Kontrollimi i statusit të dokumenteve. Në rast të zbulimit të dëmtimit në letra ose mungesës së ndonjë flete, është e nevojshme të hartohet një akt, një kopje e të cilit duhet t'i dërgohet palës tjetër.
• Kontrollimi i vlefshmërisë së ngjarjes së pasqyruar në dokument. Punonjësit e ndërmarrjes duhet të konfirmojnë informacionin në lidhje me faktin e transaksionit. Dokumentet për pranimin e sendeve me vlerë vërtetohen nga menaxheri i magazinës, kushtet e kontratës konfirmohen nga tregtari. Në praktikë, ka situata kur një furnizues merr një faturë për mallrat që kompania nuk i ka marrë.
• Përcaktoni periudhën së cilës i përket dokumenti. Kur përpunoni letrat kryesore, është e rëndësishme të mos regjistroni të njëjtin informacion dy herë.
• Përcaktoni seksionin e kontabilitetit. Me marrjen e parësoredokumentacionin, është e nevojshme të përcaktohet se për çfarë qëllimesh do të përdoren vlerat e dorëzuara. Ato mund të veprojnë si aktive fikse, materiale, aktive jo-materiale, mallra.
• Përcaktoni regjistrin në të cilin do të depozitohet dokumenti.
• Letër regjistrimi. Ajo kryhet pas të gjitha kontrolleve.

Punoni me letrat dalëse

Përpunimi i këtij lloj dokumentacioni është disi i ndryshëm nga sa më sipër.

Së pari, një punonjës i autorizuar i ndërmarrjes formon një draft version të dokumentit dalës. Mbi bazën e tij, është duke u zhvilluar një draft dokument. I dërgohet menaxherit për miratim. Megjithatë, një punonjës tjetër me autoritetin përkatës mund të miratojë gjithashtu draft dokumentin.

Pas certifikimit, projekti hartohet sipas rregullave të vendosura dhe i dërgohet marrësit.

Planifikimi i rrjedhës së punës

Kjo fazë është e nevojshme për të siguruar marrjen, dërgimin dhe përpunimin e menjëhershëm të dokumentacionit. Për organizimin kompetent të qarkullimit të dokumenteve në ndërmarrje, zhvillohen orare të veçanta. Ato tregojnë:

• Vendi dhe afati i regjistrimit të punimeve parësore.
• Emri dhe pozicioni i personit që përgatiti dhe dorëzoi dokumentet.
• Llogaritë që rrjedhin nga letrat me vlerë.
• Koha dhe vendi për mbajtjen e dokumentacionit.

Regjistrat e kontabilitetit

Ato janë të nevojshme për regjistrimin e dokumentacionit parësor. Në të njëjtën kohë, nëletrat janë të shënuara me një shenjë kontabël. Është e nevojshme për të parandaluar riregjistrimin e dokumenteve.

Fletet kryesore mund të ruhen në regjistra elektronikë. Megjithatë, me kërkesë të agjencive qeveritare ose palëve, ndërmarrja duhet të sigurojë kopje të shtypura.

Veçoritë e rikuperimit të dokumenteve

Aktualisht nuk ka një procedurë të qartë për rivendosjen e letrave në rregullore. Në praktikë, ky proces përfshin aktivitetet e mëposhtme:

• Emërimi i një komisioni për të hetuar arsyet e humbjes ose shkatërrimit të dokumenteve. Nëse është e nevojshme, drejtuesi i ndërmarrjes mund të përfshijë agjencitë e zbatimit të ligjit në procedurë.
• Apel për një organizatë bankare, për palët për kopje të dokumenteve parësore.
• Korrigjim i deklaratës së tatimit mbi të ardhurat. Nevoja për të paraqitur një raport të përditësuar është për faktin se kostot e padokumentuara nuk njihen si shpenzime për qëllime tatimore.

Në rast të humbjes së dokumentacionit parësor, IFTS do të llogarisë shumën e zbritjeve tatimore bazuar në dokumentet e disponueshme. Në të njëjtën kohë, ekziston mundësia që organi tatimor të zbatojë masat e detyrimit në formën e gjobës.

Gabimet e zakonshme në procesin e nxjerrjes së letrave parësore

Në mënyrë tipike, mbajtësit e të dhënave kryejnë shkeljet e mëposhtme:

• Plotësoni formularët që nuk janë të unifikuar ose të miratuar nga drejtuesi i ndërmarrjes.
• Mos specifikoni detaje osepasqyrojini ato me gabime.
• Mos i miratoni dokumentet me nënshkrimin e tyre ose mos lejoni punonjësit që nuk kanë autoritet të nënshkruajnë letra.

Dokumentacioni që konfirmon faktet e transaksioneve të biznesit është jashtëzakonisht i rëndësishëm për ndërmarrjen. Dizajni i tij duhet të trajtohet me shumë kujdes. Çdo gabim mund të çojë në pasoja negative.