Elementet e mjedisit të brendshëm të organizatës dhe karakteristikat e tyre

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Një pjesë integrale e kryerjes së një analize SWOT është identifikimi i mundësive dhe kërcënimeve të tregut, si dhe përcaktimi i pikave të forta dhe të dobëta të kompanisë, për të cilat analizohen elementë të ndryshëm të mjedisit të brendshëm të organizatës.

Cili është mjedisi i brendshëm i një organizate?

Kur bëhet fjalë për mjedisin e brendshëm të një organizate, zakonisht nënkupton një grup elementësh që mund të ndikohen në një mënyrë ose në një tjetër, në krahasim me faktorët mjedisorë që nuk mund të ndryshohen. Pra, mjedisi i brendshëm i organizatës përfshin:

1. Njerëz.
2. Gol.
3. Detyrat.
4. Teknologji.
5. Struktura.

Kombinimi i të gjithë këtyre elementeve është thelbi i organizatës: njerëzit, të bashkuar në një strukturë të caktuar, kryejnë një sërë detyrash, duke përdorur teknologji të caktuara për të arritur qëllimet përfundimtare.

Kështu, kombinimi i elementeve të mjedisit të brendshëm të organizatës mund të jetë ose jo efektiv. Detyra e analizës është të identifikojë ato procese që janë ngritur në mënyrë ideale, si dhe ato qëzvogëloni përfitimin e përgjithshëm të kompanisë.

Si klasifikohen elementet e mjedisit të brendshëm?

Elementët kryesorë të mjedisit të brendshëm të organizatës zakonisht klasifikohen në grupe, ose të ashtuquajturat feta:

• pjesë organizative;
• prerje marketingu;
• prerje e kornizës;
• pjesë prodhimi;
• pjesë financiare.

Për lehtësinë e analizës, elementët e secilit grup konsiderohen veçmas. Në kontekstin organizativ, ata studiojnë tiparet e ndërmarrjes nga pikëpamja e strukturës organizative të kompanisë. Vëmendje i kushtohet si marrëdhënieve hierarkike brenda kompanisë ashtu edhe sistemit të ndërveprimit midis strukturave individuale të ndërmarrjes. Pjesa e marketingut jep një ide për gamën e produkteve, veçoritë dhe përfitimet e tyre, faktorët e çmimeve, si dhe metodat e shitjes dhe reklamimit.

Kur merret parasysh shkurtimi financiar, vëmendje i kushtohet pasqyrave financiare, dinamikës së treguesve kryesorë të kostove dhe përfitimit. Përcaktohet efikasiteti i fluksit të parasë. Në seksionin e personelit, merret parasysh marrëdhënia midis personelit drejtues dhe ekzekutiv, dhe kryhet analiza e rezultateve të veprimtarisë së punës. Kjo përfshin gjithashtu kulturën korporative ose organizative të organizatës, metodat e stimulimit dhe motivimit të stafit.

Seksioni i pestë - prodhimi - përfshin një listë të teknologjive, normave, rregullave dhe standardeve për prodhimin e mallrave dhe kontrollin e cilësisë së tyre. Një shumëllojshmëri zhvillimesh inovative dhe kërkimesh shkencore që synojnë zgjerimin e gamës ose përmirësimin e vetive të dobishme të produktit, gjithashtureferojuni shkurtimit të prodhimit.

Personeli si element i mjedisit të brendshëm

Detyra e qasjes situative në analizën dhe vendimmarrjen e menaxhimit është të marrë në konsideratë sjelljen e punonjësve individualë, grupet e tyre, si dhe natyrën e ndikimit të personelit drejtues. Sipas teorisë ekonomike, personeli është një nga faktorët kryesorë të prodhimit, megjithatë, në realitetet moderne, ekipi i punonjësve bëhet një element i rëndësishëm strategjik.

Detyra menaxheriale është organizimi i punës së personelit në mënyrë sa më efikase, ndërkohë që duhet të merren parasysh disa komponentë të këtij procesi:

• parimet e rekrutimit dhe rekrutimit;
• përshtatja e punonjësve të rinj;
• monitorimi i personelit, metodat e tij;
• motivimi dhe stimulimi i stafit;
• trajnim, zhvillim i stafit;
• krijimi dhe ruajtja e kulturës së korporatës.

Kështu, sistemi i kulturës organizative të organizatës, i rregulluar në mënyrë jo të duhur në ndërmarrje, mund të bëhet ana e dobët e saj dhe, si rezultat, të vështirësojë arritjen e qëllimeve afatshkurtra dhe afatgjata dhe të detyrave të ndërmjetme.. Menaxhimi i ekipit mbetet një nga aktivitetet strategjike të liderëve.

Qëllimet e kompanisë si një element i mjedisit të brendshëm

Kur analizoni gjendjen e kompanisë dhe planifikoni një strategji të mëtejshme, vendosen një ose më shumë synime. Detyra e menaxhmentit të kompanisë është të zgjedhë vetëm qëllime të arritshme që korrespondojnë me gjendjen e tregut dhekompani.

Pasja e burimeve të mjaftueshme financiare, stafi dhe planifikimi efektiv kombinohen për të çuar në përcaktimin e duhur të qëllimit. Në të njëjtën kohë, lista e qëllimeve të përgjithshme duhet të ndahet në nën-qëllime ose detyra, përgjegjësia për zbatimin e të cilave shpërndahet midis punonjësve ose departamenteve të organizatës.

Për shembull, kompania X, duke hyrë në treg me produkte të prodhuara në masë, vendos një synim: të bëhet lider në një treg të caktuar në afat të shkurtër. Në të njëjtën kohë, kompania X operonte në një segment tjetër, dhe gjatë analizimit të pasqyrave financiare, u konstatua se ka një kredi të papaguar nga banka për një shumë të madhe. Për më tepër, analiza e politikës së personelit tregoi se departamenti i shitjeve i kryen funksionet e tij në mënyrë joefikase dhe treguesit e planifikuar nuk janë arritur. Është e qartë se qëllimi i vendosur nga menaxhmenti është jo vetëm i vështirë për t'u arritur, por pothuajse i pamundur.

Shembuj të qëllimeve të formuluara saktë:

• arrij deri në 60% ndërgjegjësim për markën;
• rrit pjesën e tregut në 16%;
• për të hyrë në tre kompanitë më të mira në treg;
• rritja e faturës mesatare në 1500 rubla;
• rrit trafikun e sajtit në 2000 persona në ditë.

Kështu, për të vendosur në mënyrë efektive qëllimet, menaxhimi i kompanisë duhet të bazohet në hulumtimin e thelluar të tregut dhe pozicionin aktual të kompanisë në të.

Detyrat e kompanisë si një element i mjedisit të brendshëm

Pasi të përpiloni një listë të qëllimeve të kompanisë, është e nevojshme t'i ndani ato në detyra, domethënë në komponentë. E rrallë në çdo organizatëështë vendosur vetëm një objektiv. Pra, qëllimet strategjike të kompanisë shndërrohen në qëllime operacionale për vitin, gjysmë viti ose tremujorin. Më tej, qëllimi ndahet në një listë detyrash specifike që duhet të plotësohen për të arritur rezultatin e dëshiruar.

Secila nga detyrat e vendosura duhet të ketë një rezultat përfundimtar të dokumentuar, si dhe departamentet dhe punonjësit specifikë përgjegjës për zbatimin e tij. Këtu është një shembull i konvertimit të një prej qëllimeve në një listë detyrash. Pra, për të arritur qëllimin e rritjes së shitjeve me 25%, kompania mund të shpërndajë detyrat në këtë mënyrë:

1. Rritni orarin e takimeve për çdo menaxher shitjesh me 5%. Përgjegjësia dhe kontrolli i takon shefit të departamentit, Ivanov I. I.
2. Analizë paraprake e situatës së tregut nga departamenti i marketingut, zhvillimi i një kompanie reklamuese me monitorim mujor të zbatimit të rekomandimeve. Përgjegjës - Shefi i Departamentit A. P. Petrov.
3. Zgjerimi i ekipit të shitjeve në 20 persona deri në fund të vitit. Përgjegjës - Menaxheri i Burimeve Njerëzore A. I. Sidorov.
4. Hapja e 5 degëve të reja në rajone në 6 muaj. Përgjegjës - Zëvendësdrejtor për Zhvillim G. I. Laptev, Menaxher i Burimeve Njerëzore A. I. Sidorov.

Kështu, kreu i organizatës mund të kontrollojë procesin e arritjes së qëllimit të ndërmarrjes në faza, dhe puna korrekte e menaxherëve të personelit do të lejojë që çdo punonjës të jetë personalisht përgjegjës për arritjen e rezultatit të përgjithshëm.

Teknologjitë dhe vendi i tyre në mjedisin e brendshëm

Procestransformimi i lëndëve të para në produkte të gatshme kërkon teknologji të caktuara. Nëse është një fabrikë konservimi, atëherë nevojiten linja speciale, personel të trajnuar, standarde të miratuara dhe patenta të regjistruara. Të gjitha sa më sipër vlejnë për teknologjinë e ndërmarrjeve.

Pavarësisht se sa befasuese mund të jetë, teknologjia, si element i mjedisit të brendshëm, është e pranishme edhe tek sipërmarrësit e vegjël apo përkthyes të lirë. Për shembull, një fotograf ose dizajner përdor softuer, pajisje dhe teknologji të veçantë në punën e tij, pa të cilat është thjesht e pamundur të qëndrosh konkurrues në treg.

Struktura e një ndërmarrje si një element i mjedisit të saj të brendshëm

Një nga hapat e parë në analizën e mjedisit të brendshëm të ndërmarrjes është një ekzaminim i detajuar i strukturës organizative. Në të njëjtën kohë, tregtarët dhe menaxherët krijojnë jo vetëm një listë të departamenteve të brendshme, por edhe marrëdhëniet ndërmjet tyre, vartësinë hierarkike dhe varësinë.

Hierarkia në organizimin e punës së personelit ndihmon në shpërndarjen e punës në mënyrë efektive. Punonjësit ndahen dhe ndahen në grupe dhe departamente të veçanta, ata caktohen në departamente të ndryshme. Hierarkia në ndërmarrje mund të jetë horizontale dhe vertikale, dhe efikasiteti dhe cilësia e shpërndarjes së punës zbulohet në analizë.

Një nga komponentët e rëndësishëm të një analize të tillë mund të jetë përcaktimi i efektivitetit të informacionit dhe flukseve të tjera ndërmjet njësive organizative. Për shembull, në ndërmarrjen B, e cila prodhon pjesë përautomjeteve, vonesat në zbatimin e planit regjistrohen vazhdimisht. Punonjësve iu kërkua të plotësonin kartat e kohës së punës, u futën penalitete, por masa të tilla paraprake të menaxhimit të ekipit nuk ishin efektive.

Kur analizuam marrëdhëniet midis departamenteve të kompanisë B, rezultoi se faji nuk është i punonjësve që bëjnë pjesët, por i departamentit që është përgjegjës për riparimin e pajisjeve. Pra, shumë makina ishin boshe më shumë se koha e planifikuar për shkak të riparimeve të zgjatura.

Si i përcaktoni pikat e forta dhe të dobëta të një ndërmarrje?

Miratimit të një vendimi menaxherial i paraprin një analizë e plotë e të gjithë elementëve të mjedisit të brendshëm, mjedisit të jashtëm, e ndjekur nga një përfundim për vendin e ndërmarrjes në treg dhe aftësitë e saj.

Të dhënat e marra gjatë analizës duhet të paraqiten në formën e një liste. Për shembull, këto mund të jenë artikujt e mëposhtëm:

1. Staf i pakualifikuar shitjesh.
2. Mungesa e fondeve të akumuluara vetjake.
3. Zhvillime novatore në prodhimin e mallrave.
4. Të kesh një kredi bankare.
5. Gamë e gjerë produktesh.
6. Pajisje prodhimi të vjetruara.

Pas përgatitjes së një liste të tillë, është e nevojshme të ndahen të dhënat sipas ndikimit cilësor, domethënë të përcaktohet nëse ky apo ai faktor ka një efekt pozitiv në aktivitetet e kompanisë apo negativ.

Pra, si rezultat, lista fillestare duhet të ndahet në dy pjesë, dhe hapi tjetër duhet të jetë një vlerësim i ndikimit të mundshëm të këtyre faktorëve të mjedisit të brendshëm.organizatave. Ne rekomandojmë përdorimin e një shkalle nga 1 në 5 ose nga 1 në 10. Çdo artikull në listë duhet të vlerësohet me pikë, në varësi se sa ndikon ky faktor në aktivitetet e kompanisë.

Hapi tjetër është të vlerësoni dëmin e mundshëm që mund të shkaktojë secili prej artikujve në listë. Si rezultat, lista që rezulton duhet të renditet sipas dy treguesve - mundësive dhe probabiliteteve. Kjo metodë do të ndihmojë në prerjen e të dhënave të parëndësishme dhe krijimin e një liste të problemeve kryesore që u gjetën në analizën e faktorëve të mjedisit të brendshëm të organizatës. Një shembull i një analize cilësore të mjedisit të organizatës duhet të përfundojë me një listë specifike me jo më shumë se 10 artikuj për secilën nga kategoritë - dobësitë dhe pikat e forta të kompanisë.

Cila është marrëdhënia midis mjedisit të brendshëm dhe analizës SWOT?

Mjeti SWOT përfshin një analizë të mjedisit të kompanisë, si të brendshëm ashtu edhe të jashtëm. Elementet e mjedisit të brendshëm të organizatës dhe karakteristikat e tyre tregojnë se cilat pika të forta mund të përdoren për të arritur avantazhe konkurruese. Lista e dobësive të marra gjatë analizës do të ndihmojë në rregullimin e aktiviteteve të kompanisë për të minimizuar dëmin e tyre ose për të modernizuar dhe përmirësuar.

Rezultati i një analize SWOT ndihmon për të krahasuar kërcënimet dhe mundësitë e mjedisit të jashtëm, domethënë të tregut në të cilin kompania operon ose synon të operojë, me faktorët e mjedisit të brendshëm. Detyra e një tregtari, menaxheri ose drejtuesi është të hartojë një plan marketingu në atë mënyrë që, duke përdorur pikat e fortakompanitë mund të kishin shmangur dëmin nga kërcënimet e tregut. E njëjta gjë mund të thuhet për kombinimin e mundësive të tregut dhe pikave të forta të kompanisë - lideri duhet të vendosë se si t'i përdorë ato së bashku.

Si të bëjmë një analizë SWOT?

Për të kuptuar se si duhet kryer një analizë SWOT, merrni parasysh gabimet më të zakonshme që bëjnë menaxherët gjatë kryerjes së saj.

Përfshirja e paarsyeshme e elementeve të mjedisit të brendshëm në kategorinë e pikave të forta ose të dobëta të kompanisë çon në gabime në planifikim. Çdo fakt duhet të mbështetet nga shifra specifike dhe të dhëna raportuese. Mund të thuhet në mënyrë të pabazë se kompania është lider në treg, por në fakt këtë e vërtetojnë vetëm fjalët e kreut dhe jo kërkimet e marketingut.

Në të njëjtën kohë, përveç besueshmërisë, secila nga pikat e forta të supozuara duhet të krahasohet me të dhënat e njohura rreth konkurrentëve. Kjo do të zbulojë pikat e forta të ndërmarrjes, të cilat do të ndihmojnë në arritjen e qëllimeve të saj.

Për shembull, forca e kompanisë ishte vendndodhja e ngushtë e burimeve të lëndës së parë. Natyrisht, kjo ofron shumë përparësi për kompaninë, duke ndihmuar në kursimin e kostove financiare dhe kohës. Sidoqoftë, kur analizojmë këtë informacion për sa i përket dallimeve nga konkurrentët, mund të rezultojë se të gjithë lojtarët kryesorë janë të vendosur afër burimeve të lëndëve të para. Rezulton se çdo kompani në treg ka një pikë kaq të fortë dhe për këtë arsye nuk do të jetë e mundur të marrësh përfitime në krahasim me konkurrentët.

Për lehtësi dhe për të parandaluar gabimet, duhet të analizoni konkurrentët nga burimet e hapura të disponueshme dhe të përcaktoni pikat e forta dhe të dobëta të tyre. Tjetra, ia vlen të përpiloni një tabelë testimi në të cilën secili element i mjedisit të brendshëm krahasohet me konkurrentët. Si rezultat, rezulton se kompania krenohet me jo aq shumë përparësi.

Të gjitha rekomandimet për përcaktimin e pikave të forta dhe të dobëta të kompanisë mund t'i atribuohen gjithashtu procesit të analizimit të mundësive dhe kërcënimeve në treg. I gjithë informacioni duhet të jetë i vërtetë dhe i saktë.

Është një gabim i zakonshëm të tregosh informacione të përgjithshme që indirekt ndikojnë në aktivitetet e kompanisë. Ose ndikimi i tyre është shumë i vogël për t'u provuar. Për shembull, menaxherët e papërvojë tregojnë faktorë të tillë mjedisorë:

• krizë në vend;
• gjendje e veshtire ne ekonomi;
• kurse të paqëndrueshme këmbimi.

Nëse flasim për kriza në ekonomi, është e pamundur të matet dhe të planifikohet rëndësia e tyre për aktivitetet e një kompanie të caktuar. Faktori "krizë" është mjaft i paqartë, kështu që duhet të zbërthehet në komponentë specifikë që ndikojnë realisht në pozicionin e ndërmarrjes. Është e mundur që licencimi i detyrueshëm të jetë futur në nivel shtetëror ose të jenë vendosur kuota për disa lloje aktivitetesh.

Sa i përket kursit të paqëndrueshëm të këmbimit, ai përmendet shpesh në analizat e tyre SWOT nga ato kompani që nuk kanë varësi monetare. Nëse kompania nuk importon ose eksporton, nuk blen lëndë të para nga jashtë,nuk shet produkte të gatshme në vende të tjera, atëherë ndikimi i luhatjeve të kursit të këmbimit ka një ndikim të parëndësishëm në aktivitetet e ndërmarrjes.

Në mbyllje

Mjedisi i brendshëm i kompanisë është një burim i rëndësishëm strategjik që mund të ndihmojë ose, anasjelltas, të dëmtojë aktivitetet e kompanisë. Mjedisi i brendshëm i organizatës përfshin disa elementë bazë: njerëzit, teknologjinë, strukturën, detyrat dhe qëllimet. Një grup i tillë elementësh nuk është i rastësishëm, pasi çdo organizatë me një strukturë të caktuar punëson njerëz të cilët me ndihmën e teknologjisë arrijnë qëllimet dhe qëllimet e përgjithshme të ndërmarrjes.

Drejtuesi i organizatës në marrjen e vendimeve menaxheriale duhet të bazohet në një analizë të mjedisit të brendshëm dhe të jashtëm të ndërmarrjes. Nëse ekziston një kërcënim i dukshëm në treg, atëherë burimet e mjedisit të brendshëm do të ndihmojnë për ta kapërcyer atë. E njëjta gjë vlen edhe për mundësitë e tregut, të cilat mund të maksimizohen vetëm duke përdorur burimet e brendshme të ndërmarrjes.

Burimet e mjedisit të brendshëm në analizë vlerësohen sipas ndikimit të tyre dhe ndahen në pikat e forta dhe të dobëta të kompanisë. Struktura organizative e një organizate mund të jetë ana e dobët e organizatës, ndërsa në të njëjtën kohë, një departament marketingu profesional dhe efikas mund t'i atribuohet fuqisë së ndërmarrjes.

Kur hartoni një plan marketingu, disa qëllime të përgjithshme shpërndahen në formën e detyrave midis departamenteve, divizioneve, grupeve dhe punonjësve të veçantë. Sistemi i duhurmotivimi dhe stimulimi i personelit, menaxhimi i ekipit do të ndihmojë për t'i dhënë çdo detyre përgjegjësinë personale të punonjësit. Në të njëjtën kohë, çdo punonjës në ekip do të kuptojë se ata po punojnë për të arritur një qëllim të përbashkët.