Llojet dhe funksionet e kontrollit menaxherial

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Procesi i menaxhimit përbëhet nga pesë funksione: planifikimi, organizimi, stafi, drejtimi dhe kontrolli. Kështu, kontrolli është pjesë e procesit të kontrollit.

Kontrolli është funksioni kryesor objektiv i menaxhimit në një organizatë: procesi i krahasimit të performancës aktuale me standardet e vendosura të kompanisë. Çdo menaxher duhet të monitorojë dhe vlerësojë aktivitetet e vartësve të tij. Kontrolli i menaxhmentit ndihmon në marrjen e veprimeve korrigjuese nga ana e menaxherit në kohën e duhur për të shmangur rrethanat e paparashikuara ose humbjet financiare për kompaninë.

Procesi bazë i kontrollit përfshin tre hapa:

• Vendosja e standardeve.
• Matja e performancës kundrejt këtyre standardeve.
• Korrigjimi i devijimeve nga standardet dhe planet.

Si pjesë e planit të përgjithshëm strategjik të organizatës, udhëheqësit vendosin synime përnjësi në kushte specifike, të sakta, operacionale që përfshijnë planifikimin për performancën kundrejt rezultateve aktuale.

Standardet me të cilat do të krahasohet performanca aktuale mund të rrjedhin nga përvoja e kaluar, statistikat dhe krahasimi (bazuar në praktikat më të mira të industrisë). Për aq sa është e mundur, standardet zhvillohen në baza dypalëshe në vend që menaxhmenti i lartë të marrë vendime në mënyrë të njëanshme bazuar në qëllimet e organizatës.

Pse është i nevojshëm kontrolli menaxherial?

Nëse stafi do të bënte gjithmonë atë që është më e mira për organizatën, nuk do të kishte nevojë për kontroll dhe menaxhim. Por është e qartë se njerëzit ndonjëherë nuk janë në gjendje ose nuk dëshirojnë të veprojnë në interesin më të mirë të organizatës dhe duhet të vendosen një sërë kontrollesh për të parandaluar sjelljen e padëshiruar dhe për të inkurajuar veprimet e dëshiruara.

Edhe nëse punonjësit janë të pajisur siç duhet për të bërë mirë punën e tyre, disa zgjedhin të mos e bëjnë këtë, sepse qëllimet individuale dhe qëllimet organizative mund të mos jenë saktësisht të njëjta. Me fjalë të tjera, nuk ka përafrim të qëllimeve. Në raste të tilla, duhet të ndërmerren hapa për të rritur motivimin dhe produktivitetin e punonjësve.

Një organizatë efektive është ajo në të cilën menaxherët kuptojnë se si të menaxhojnë dhe kontrollojnë. Qëllimi i kontrollit si koncept dhe proces është të ndihmojë në motivimin dhe drejtimin e punonjësve në rolet e tyre të caktuara. Kuptimiproceset dhe sistemet e kontrollit të menaxhimit janë thelbësore për efektivitetin afatgjatë të një organizate.

Pa sisteme të mjaftueshme kontrolli, konfuzioni dhe kaosi mund të pushtojnë një organizatë. Megjithatë, nëse sistemet e kontrollit mbysin një organizatë, ajo mund të vuajë nga mungesa e inovacionit sipërmarrës.

Kontrolli joadekuat mbi zbatimin e vendimeve menaxheriale mund të çojë në një ulje të produktivitetit ose në një rritje të rrezikut të rezultateve të dobëta financiare të paktën. Në ekstrem, nëse performanca nuk monitorohet, mund të rezultojë dështimi organizativ.

Veçoritë e një sistemi efektiv të menaxhimit

Një sistem efektiv i menaxhimit të biznesit është një grup i integruar procesesh dhe mjetesh menaxhimi që ndihmojnë në harmonizimin e strategjisë së kompanisë dhe qëllimeve vjetore me aktivitetet e përditshme, monitorimin e performancës dhe fillimin e veprimeve korrigjuese.

Një sistem i kontrollit të menaxhimit është një proces i vazhdueshëm i përmirësimit të performancës duke vendosur qëllime individuale dhe kolektive që përputhen me qëllimet strategjike të organizatës, duke planifikuar performancën për të arritur ato qëllime, duke rishikuar dhe vlerësuar progresin dhe duke zhvilluar njohuritë, aftësitë dhe aftësitë e njerëzve.. Sistemi i kontrollit duhet të fokusohet në rezultatet.

Një sistem efektiv menaxhimi ka karakteristikat e mëposhtme:

1. Ndihmon në arritjen e qëllimeve organizative.
2. Lehtëson përdorimin optimal të burimeve.
3. Përmirësohet në përgjithësiperformanca e organizatës.
4. Motivon dhe rrit moralin e punonjësve.
5. Kontrolli vendos gjithashtu disiplinë dhe rend.
6. Metrika të performancës të përcaktuara qartë dhe të kuptueshme.
7. Siguron planifikimin e ardhshëm duke rishikuar standardet.
8. Qëllimet strategjike zbatohen për të gjitha nivelet e organizatës.
9. Kontrolli efektiv minimizon gabimet.
10. Forcimi i menaxhimit dhe angazhimit të punonjësve.
11. Arritni më shpejt qëllimet prioritare.

Procesi i kontrollit të menaxhimit rregullon aktivitetet e kompanive në atë mënyrë që performanca aktuale të korrespondojë me planin e vendosur paraprakisht. Një sistem efektiv kontrolli i lejon menaxherët të shmangin rrethanat që sjellin humbje për kompaninë.

18 funksione të kontrollit menaxherial

Kontrolli i menaxhimit është çdo proces, mjet ose sistem që krijohet për të mundësuar menaxhmentin të rregullojë aktivitetet e një kompanie në përputhje me objektivat e saj.

Kontrolli kryhet në nivelet e ulëta, të mesme dhe të larta të menaxhimit. Në çdo nivel, kontrolli do të jetë i ndryshëm: menaxhimi i lartë do të përfshihet në kontrollin strategjik, menaxhimi i mesëm në kontrollin taktik dhe niveli më i ulët në kontrollin operacional.

Mëposhtëm janë funksionet e kontrollit të vendimeve të menaxhimit:

1. Strategjia e planifikimit. Procesi i krijimit të një plani veprimi për të arritur qëllimet.
2. KontrollKërkesat. Dokumentacioni formal i planeve si kërkesa dhe menaxhimi i ndryshimeve në ato plane sipas nevojës.
3. Kontroll financiar. Monitorimi dhe llogaritja e buxhetit të kompanisë.
4. Menaxhimi i performancës. Procesi i marrëveshjes për një grup qëllimesh me punonjësit dhe vlerësimi i performancës së tyre kundrejt atyre qëllimeve.
5. Kontrolli i punës. Monitoroni punonjësit për të përmirësuar produktivitetin, efikasitetin dhe cilësinë e punës.
6. Menaxhimi i programit dhe projektit. Po zbatohet ndryshimi.
7. Kontrolli i rrezikut. Një proces i përsëritur i identifikimit, analizimit dhe eliminimit të rrezikut.
8. Kontrolli i sigurisë. Identifikimi dhe eliminimi i kërcënimeve të sigurisë dhe zbatimi i mënyrave për të reduktuar rreziqet e ndryshme.
9. Kontrolli i pajtueshmërisë. Zbatimi i proceseve, procedurave, sistemeve, auditimeve, matjeve dhe raporteve në përputhje me ligjet, rregulloret, standardet dhe politikat e brendshme të organizatës.
10. Metrikë dhe raportim. Llogaritja dhe komunikimi i matjeve kuptimplote të performancës organizative.
11. Benchmarking. Procesi i përsëritur i krahasimit të rezultateve kundrejt industrisë së kompanisë, konkurrentëve ose praktikave më të mira aktuale.
12. Përmirësim i vazhdueshëm. Procesi i matjes së performancës, përmirësimit të tij dhe matjes së tij përsëri.
13. Kontroll i cilësisë. Sigurimi që produktet e prodhimit plotësojnë specifikimet. Për shembull, zbatimi i një procesi testimi produkti në një linjë prodhimi.
14. Sigurimi i cilësisë. Sigurimi i cilësisë është procesi i parandalimit të dështimeve të cilësisë në të ardhmen. Për shembull, praktika e hetimit të shkaqeve rrënjësore të të gjitha dështimevepër të kërkuar përmirësime të prodhimit.
15. Automatizim. Rrisni produktivitetin, efikasitetin dhe cilësinë përmes automatizimit.
16. Menaxhimi i të dhënave. Praktika e mbledhjes së informacionit që mund të jetë e dobishme në të ardhmen, si dhe analiza e të dhënave.
17. Menaxhimi i aksioneve. Menaxhimi i inventarit dhe kontabiliteti për të shmangur mungesat ose tepricat.
18. Menaxhimi i aseteve. Kontrolli i aseteve të tilla si objektet e prodhimit, infrastruktura, makineritë, programet kompjuterike dhe pronësia intelektuale.

Llojet e kontrollit dhe karakteristikat e tyre

Organizatat kanë nevojë për kontrolle për të përcaktuar nëse planet e tyre janë arritur dhe për të ndërmarrë veprime korrigjuese nëse është e nevojshme. Qëllimet kryesore të kontrollit të vendimeve menaxheriale:

1. Po përshtatemi me ndryshimin. Sistemi i kontrollit mund të parashikojë, monitorojë dhe reagojë ndaj ndryshimit të kushteve mjedisore.
2. Minimizimi i gabimeve. Kontrolli dhe kontabiliteti produktiv i menaxhimit do të kufizojë numrin e gabimeve që ndodhin në aktivitetet e firmës.
3. Minimizimi i kostove dhe maksimizimi i fitimeve. Nëse organizimi i kontrollit të menaxhimit zbatohet në mënyrë efektive, ai mund të zvogëlojë kostot dhe të rrisë produktivitetin.

Bizneset instalojnë sisteme kontrolli në një sërë fushash të ndryshme dhe në nivele të ndryshme të menaxhimit. Përgjegjësia për kontrollin e vendimeve të menaxhmentit është e gjerë. Ekzistojnë klasifikime dhe karakteristika të ndryshme të këtij funksioni kontrolli. Një nga pamjet më të zakonshme duket si kjo:

1. Kontrolli përpara, i njohur gjithashtu si kontrolli përpara, fokusohet në burimet që një organizatë nxjerr nga mjedisi i saj. Ai kontrollon cilësinë dhe sasinë e këtyre burimeve përpara se ato të arrijnë në organizatë.
2. Monitorimi fokusohet në ruajtjen e standardeve të cilësisë dhe sasisë së produktit ose shërbimit në procesin e transformimit.
3. Kontrolli përfundimtar, i njohur gjithashtu si kontrolli i feedback-ut, fokusohet në rezultatet e organizatës pas përfundimit të procesit të transformimit. Megjithëse kontrolli përfundimtar mund të mos jetë aq efektiv sa ai paraprak ose aktual, ai mund t'i sigurojë menaxhmentit informacion për planifikimin e ardhshëm.

Sipas një klasifikimi tjetër, kontrolli ndahet në dy kategori të gjera - kontrolli rregullator dhe normativ, dhe brenda këtyre kategorive ka disa lloje. Llojet e kontrollit menaxherial janë paraqitur në tabelën e mëposhtme.

Kontrolli rregullator	Kontrolli rregullator
Burokratike Financiare Cilësi	Komanda Organizativ

Seksionet e mëposhtme përshkruajnë çdo lloj dhe nënlloj kontrolli në aktivitetet e menaxhimit.

Kontrolli rregullator

Kontrolli rregullator rrjedh nga procedurat standarde të funksionimit, duke nxitur kritika për këtë lloj zbatimi të kontrollit të menaxhimit si të vjetëruar dhe kundërproduktiv. Ai nënkupton kontroll të plotë dhe të plotë mbitë gjitha fushat e organizatës.

Ndërsa bizneset janë bërë më të shkathët vitet e fundit, falë rrafshimit të hierarkive organizative dhe zgjerimit të kufijve, kritikët theksojnë se mbikëqyrja rregullatore mund të pengojë më tepër arritjen e qëllimit. Çelësi nga pikëpamja e kontrollit të organizimit të vendimeve të menaxhmentit është përputhja e kontrollit me qëllimet organizative.

Kontrolli burokratik

Kontrolli burokratik buron nga linjat e autoritetit që varen nga pozicioni në hierarkinë organizative. Sa më i lartë të jetë niveli i nënshtrimit, aq më shumë personi do të ketë të drejtën të diktojë politikën e tij. Kontrollet burokratike kanë marrë një rap të keq, dhe me të drejtë. Organizatat që mbështeten shumë në zinxhirin e marrëdhënieve komanduese pengojnë fleksibilitetin në rast të situatave të paparashikuara. Megjithatë, ka mënyra në të cilat menaxherët mund ta bëjnë një kompani aq fleksibël dhe të përgjegjshme ndaj shqetësimeve të klientëve si çdo formë tjetër e organizimit të kontrollit të menaxhimit.

Si të ruani zinxhirin e komandës duke ruajtur fleksibilitetin dhe reagimin në sistem? Kjo është pikërisht çështja që duhet të zgjidhë kontrolli burokratik. Një zgjidhje janë procedurat standarde të funksionimit që delegojnë përgjegjësinë poshtë hierarkisë në kompani.

Kontroll financiar

Kontrollet financiare rregullojnë objektivat kryesore financiare për të cilat menaxherët janë përgjegjës. Sisteme të tilla të kontrollit të menaxhimit janë të zakonshme midis firmave të organizuara si njësi të shumta strategjike biznesi (SBU). SBUështë një produkt, shërbim ose linjë gjeografike që ka menaxherë të cilët janë vetëm përgjegjës për fitimet dhe humbjet. Ata janë përgjegjës ndaj menaxhmentit të lartë për të arritur qëllimet financiare që kontribuojnë në përfitimin e përgjithshëm të korporatës.

Kjo kategori e kontrollit të vendimeve të menaxhimit vendos kufizime në shpenzime. Për menaxherët, një rritje e shpenzimeve duhet të justifikohet me një rritje të të ardhurave. Për drejtuesit e departamenteve, qëndrimi në buxhet është zakonisht një nga treguesit kryesorë të performancës.

Pra, roli i kontrollit financiar është të përmirësojë përfitimin e përgjithshëm si dhe të mbajë kostot të arsyeshme. Për të përcaktuar se cilat kosto janë të nevojshme, disa firma do të krahasojnë rezultatet e firmave të tjera në të njëjtën industri dhe më pas do të kryejnë një analizë të kontrollit të menaxhimit. Ky krahasim ofron të dhëna për të përcaktuar nëse kostot janë në përputhje me mesataret e industrisë.

Kontroll i cilësisë

Kontrolli i cilësisë përshkruan shkallën e ndryshimit në procese ose produkte që konsiderohet e pranueshme. Për disa kompani, standardi është mungesa e defekteve, domethënë mungesa e ndonjë ndryshimi. Në raste të tjera, një devijim statistikisht i parëndësishëm është i pranueshëm.

Kontrolli i cilësisë ndikon në rezultatin përfundimtar të një produkti ose shërbimi që u ofrohet klientëve. Kur një biznes ruan vazhdimisht cilësi të shkëlqyera, klientët mund të mbështeten në atributet e produktit ose shërbimit të firmës, por është gjithashtukrijon një dilemë interesante. Kontrolli i tepërt i cilësisë së produkteve ekzistuese mund të zvogëlojë përgjigjen ndaj nevojave unike të klientit.

Kontrolli rregullator

Në vend që të mbështetet në politikat dhe procedurat standarde të organizatës, si në llojet e mëparshme të kontrollit, kontrolli rregullator rregullon sjelljen e punonjësve dhe menaxherëve nëpërmjet modeleve përgjithësisht të pranuara të sjelljes.

Kontrolli normativ vendos se sa një lloj sjelljeje është e drejtë dhe sa një tjetër është më pak. Për shembull, një smoking mund të jetë veshje e pranueshme për një ceremoni çmimesh për biznesmenët amerikanë, por krejtësisht e pavend në një ceremoni çmimesh për skocezët, ku fustani zyrtar është më shumë në përputhje me zakonet lokale. Megjithatë, nuk u miratua asnjë kod veshjeje me shkrim.

Kështu, ndryshimi midis sistemit rregullator dhe atij normativ të kontrollit të vendimeve menaxheriale është një formalitet. Kontrolli rregullator është një sistem jozyrtar i qeverisjes, në krahasim me kontrollin rregullator.

Kontrolli i komandës

Ky organizim i kontrollit mbi vendimet e menaxhimit është bërë i zakonshëm në shumë kompani. Normat e ekipit janë rregulla jozyrtare që i bëjnë anëtarët e ekipit të vetëdijshëm për përgjegjësitë e tyre ndaj kolegëve të tyre.

Ndërsa detyra e ekipit zakonisht dokumentohet zyrtarisht, mënyrat në të cilat pjesëmarrësit në proces ndërveprojnë zakonisht zhvillohen me kalimin e kohës ndërsa ekipi kalon nëpër faza të rritjes. Edhe udhëheqja është dakord joformalisht: ndonjëherëlideri i emëruar mund të ketë më pak ndikim se udhëheqësi joformal. Nëse, për shembull, drejtuesi i opinionit ka më shumë përvojë se drejtuesi zyrtar i ekipit, anëtarët e ekipit ka të ngjarë t'i drejtohen udhëheqësit të opinionit për udhëzime që kërkojnë aftësi ose njohuri specifike.

Normat e ekipit priren të zhvillohen gradualisht, por pasi të formohen mund të kenë një ndikim të fortë në sjelljen e kompanisë.

Kontrolli organizativ

Normat e bazuara në kulturën organizative janë gjithashtu një lloj kontrolli normativ. Kultura organizative përfshin vlerat, besimet dhe ritualet e përbashkëta të një organizate të caktuar. Kështu, ky lloj kontrolli qëndron në përafrimin e saktë të normave dhe qëllimeve.

Sistemet e qeverisjes formale dhe joformale

U përmend më herët se kontrolli rregullator dhe të gjitha nënllojet e tij i përkasin sistemit të kontrollit formal, ndërsa kontrolli normativ i përket atij informal. Tabela më poshtë përshkruan ndryshimet midis dy sistemeve të kontrollit.

Sistemi formal i menaxhimit	Sistemi i qeverisjes joformale
Organizata ka procedura, rregulla dhe udhëzime të qarta për të shpjeguar kërkesat e ndryshme të menaxhimit Ata motivojnë menaxhmentin, si dhe vartësit, të kryejnë detyrat e caktuara në mënyrë të tillë që të arrijnë qëllimet operacionale në kornizën kohore optimale Përdoret për të koordinuar sjelljen e eprorëve dhe vartësve	Organizata karakterizohet ngaprocese joformale dhe të pashkruara për mbikëqyrjen e menaxhimit Ata synojnë të ofrojnë motivim më të lartë midis punonjësve dhe të sigurojnë zbatimin e duhur të qëllimeve dhe strategjive të organizatës Sistemet joformale të qeverisjes gjithashtu rrisin përafrimin e qëllimeve
Një shembull i një sistemi formal do të ishin rregullat dhe udhëzimet e përdorura nga Burimet Njerëzore për funksione të tilla si rekrutimi dhe zhvillimi i stafit.	Një shembull i një sistemi kontrolli informal është besnikëria ndaj organizatës dhe respekti për kulturën organizative si një stil sjelljeje për punonjësit.

Kategoritë e gjera të mbikëqyrjes rregullatore dhe rregullatore janë të pranishme pothuajse në të gjitha organizatat, por theksi relativ i secilit lloj ndryshon. Në kategorinë rregullatore janë kontrollet burokratike, financiare dhe të cilësisë. Kategoria normative përfshin normat komanduese dhe organizative. Të dyja kategoritë e normave mund të jenë efektive. Detyra e menaxhmentit është të sjellë sjelljen e punonjësve në përputhje me qëllimet e organizatës.

Prandaj, kontrolli efektiv menaxherial mund të arrihet në disa mënyra të ndryshme. Sistemet e kontrollit janë krijuar për të mbledhur të dhëna dhe për të përdorur këtë informacion për të ndihmuar një organizatë të arrijë qëllimet e saj. Sistemi fokusohet në efektivitetin e elementeve të ndryshme organizative, ngaaktiviteti njerëzor deri te rezultatet financiare.

Një sistem i vendosur monitorimi mund të sjellë përfitime reale për një kompani - vini në dukje problemet, planifikoni strategji të reja dhe siguroni një koordinim më të mirë midis departamenteve dhe divizioneve të ndryshme.