Rregullore mbi rrjedhën e dokumenteve të organizatës. Një shembull i rrjedhës së punës në një organizatë

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Një dokument është informacion i paraqitur në një formë të përshtatshme për përmbajtjen dhe qëllimin e tij. Një dokument është krijuar me një qëllim, nga dikush për dikë. Por jo gjithmonë burimi i dokumentit dhe / ose adresuesi i tij do të jetë një person. Niveli modern - kur është e mundur dhe e nevojshme të përfshihen në mënyrë efektive dhe praktike makinat dhe mekanizmat në ciklin e kontrollit.

Procesi, veçoritë dhe shpejtësia e lëvizjes së një dokumenti varet nga forma e tij, përmbajtja dhe funksionimi i "mjedisit të lëvizjes". Suksesi, treguesit ekonomikë dhe efikasiteti social varen nga sa mirë është ngritur rrjedha e dokumenteve në organizatë, dhe kjo është: cilësia dhe jeta e kompanisë.

Rreth dokumenteve dhe rrjedhës së punës

Administrimi, forma dhe procedura e rrjedhës së punës në shembullin e një organizate, nuk rregullohet me ligj. Ka GOST, akte nënligjore dhe rekomandime të detyrueshme. Si pjesë e dokumenteve të kontabilitetit, letrat për marrjen e një kredie oseraportet mjekësore janë norma të ligjit.

Një dokument nuk është gjithmonë një formë strikte e shkruar. Mund të jetë:

• një formë në të cilën fusha të veçanta plotësohen në një mënyrë të caktuar, duke pasur përmbajtjen e saktë semantike dhe sintaksore;
• një faqe e bërë sipas një formulari specifik për një aplikim specifik (letër, porosi, termat e referencës, personeli, …);
• formë e lirë (shënim shpjegues i punonjësit, mirënjohje për arritjet e punës, rezoluta në aplikim, …).

Të tre versionet e dokumenteve mund të paraqiten në letër ose në mënyrë elektronike dhe, për shkak të disponueshmërisë së mjeteve teknike dhe ligjore, ato janë absolutisht ekuivalente, megjithëse ka ende raste kur është e mundur vetëm forma në letër.

Megjithë mungesën e rregullimit legjislativ të formës dhe përmbajtjes së dokumentit dhe rrjedhës së punës, ekziston një praktikë e ngurtë, përgjithësisht e pranuar dhe e padiskutuar e krijimit, lëvizjes, ruajtjes ose shkatërrimit të dokumenteve, të cilën çdo organizatë është e lirë t'i rregullojë në vetvete në absolutisht çdo mënyrë.

Shembull perfekt i rrjedhës së dokumenteve në një organizatë

Është thelbësisht e pamundur të arrihet ideali:

• në çdo sferë të jetës dhe veprimtarisë,
• në çdo kohë,
• kudo në hapësirë,

sepse çdo qasje e re bën të mundur shikimin e horizonteve të reja. Ka një dëshirë dhe nevojë për t'i ndjekur ato. Dokumentacioni nuk bën përjashtim. Përkundrazi, është një shembull demonstrues dhe i gjallë i fiksimit dinamik të procesit të lëvizjes së informacionit.

Nuk ka rëndësi se si regjistrohet informacioni: në letër apo në formë elektronike. Aktualisht, të dy formularët kanë të njëjtën vlerë ligjore, megjithëse versioni në letër ka përparësi në disa raste.

cikli i lëvizjes së tyre nga momenti i shfaqjes (krijimit) deri në momentin e depozitimit ose shkatërrimit.

Jo të gjitha organizatat e kuptojnë se shumë dokumente mund të ekzekutohen drejtpërdrejt nga makineritë dhe mekanizmat pa ndërhyrjen njerëzore, ashtu si jo të gjitha burimet (autorët) duhet të jenë vetëm njerëz.

Kuptimi i zakonshëm i automatizimit të rrjedhës së punës në shumicën dërrmuese të rasteve është në nivelin e një "ideje sinjalizuese" të thjeshtë, kur programit i besohet të raportojë vetëm ndodhjen e ngjarjeve.

Qarkullim i brendshëm dhe i jashtëm i dokumenteve

Të dy qarqet janë të rëndësishme për një organizatë të suksesshme. Qarkullimi i jashtëm ka një vlerë statike, ndërsa qarkullimi i brendshëm ka një vlerë dinamike.

Sa më mirë menaxhmenti i kompanisë ta kuptojë këtë rrethanë, aq më premtues zgjedh një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Ata që duan të japin një shembull ideal të lëvizjes së letrave të biznesit në një organizatë, shkruajnë sistemin e tyre të informacionit.

Dokumentet mund të jenë primare dhedytësore. Këta të fundit kanë gjithmonë një histori lëvizjeje brenda organizatës.

Duke analizuar aplikimin e njohurive për dokumentin dhe përdorimin e tij, është e mundur të vlerësohen karakteristikat funksionale të kompanisë, treguesit socio-ekonomikë dhe parametrat kohorë. Kjo është e rëndësishme si për partnerët ashtu edhe për konsumatorët.

Letër por efektive ose elektronike por e blerë

Unikiteti është i natyrshëm jo vetëm për një person, por edhe për një organizatë. Për më tepër, çdo person e vlerëson individualitetin e tij dhe përpiqet në çdo mënyrë ta theksojë atë me veshje, sjellje, edukim etj.

Një kompani që blen një sistem informacioni të gatshëm është një shembull i përsosur i rrjedhës së punës së një organizate që e privon atë nga fytyra e saj dhe i detyron punonjësit të vishen me "rrobat e dikujt tjetër".

Është më mirë t'u besoni punonjësve tuaj që të punojnë me mediat e letrës në mënyrën e vjetër, sesa t'u impononi atyre një mendim të palës së tretë, por moderne për dokumentet dhe përdorimin e tyre. Çdo punonjës është një element i rëndësishëm i funksionalitetit të organizatës, dhe jo një studiues i efektivitetit të ideve të njerëzve të tjerë dhe strukturave të fluksit të punës së palëve të treta.

Prioritetet, dinamika dhe funksionaliteti

Kontura e jashtme e rrjedhës së punës është gjithmonë e kufizuar, jo modeste dhe statikisht e qëndrueshme. Në përgjithësi, asaj nuk duhet t'i jepet më shumë rëndësi se sa meriton. Për shembull, çfarë kuptimi ka të "investoni shpirtin tuaj" në marrëdhëniet me taksat, autoritetet rregullatore ose partnerët. Ju mund të diversifikoni disi procesin e shkëmbimit të informacionit meagjencitë reklamuese, por edhe kjo përfundimisht merr një formë statike, të zakonshme.

Përparësia e sistemit tonë të përpunimit të informacionit, një pjesë e rëndësishme e të cilit është gjithmonë menaxhimi elektronik i dokumenteve, është pa dyshim. Por gjithmonë dhe të gjithëve u vjen keq për kohën dhe paratë për të krijuar sistemin e tyre.

Një kombinim i opsioneve klasike "one es" ose "galaxy" që nuk bëjnë kurrë pa xel dhe disa programe lokale ekonomike ose të kontabilitetit të palëve të treta, së bashku me faqen e tyre të internetit për të pasur komente dhe dokumente (urdhra, ankesa, oferta, …) nga klientët dhe partnerët - gjendja e zakonshme e punëve, punonjësit janë vazhdimisht të zënë me rutinë dhe nuk ka kosto.

Dinamika e procesit të prodhimit mund të sigurohet vetëm nga zbatimi efektiv i funksionalitetit të tij. Vetëm në këtë cilësi, menaxhimi elektronik i dokumenteve në një organizatë është një shembull i denjë për imitim dhe në kuadrin e zbatimit të idesë së biznesit, një dinamikë e shkëlqyer e prodhimit, treguesve ekonomikë dhe socialë.

Rregulloret mbi sistemin e informacionit të organizatës

Çdo organizatë është një sistem informacioni që lind dhe ekziston në një mjedis të ngjashëm. Dokumentet hyjnë në organizatë nga jashtë, brenda saj kërkohet edhe krijimi i dokumenteve, disa prej të cilave janë të rregulluara dhe të detyrueshme.

Një grafik i thjeshtë i rrjedhës së punës së organizatës është një shembull i asaj që të gjithë bëjnë zakonisht. Rregulloret mbirregullat e punës, rutina e përditshme, detyrat e punonjësve - norma e zakonshme, por shumë pak njerëz janë të përfshirë në zhvillimin e "Rregulloreve për sistemin e informacionit të organizatës".

Nga pikëpamja objektive, drejtuesit e organizatës mund të udhëhiqen nga çdo gjë, të shkruajnë çdo rregullore dhe përshkrim pune. Por efektiviteti dhe praktika e këtij rregullimi varet vetëm nga ajo se sa arsenali i brendshëm rregullator i plotëson kërkesat e realitetit.

Rregulloret për dokumentet dhe lëvizjen e tyre

Sistemi i menaxhimit të dokumenteve të një ndërmarrje është një pjesë integrale e sferës së informacionit të kompanisë, si rezultat i së cilës "Rregullorja për Menaxhimin e Dokumenteve" është një aneks i "Rregullores për Sistemin e Informacionit të Organizatës", por shumë i rëndësishëm dhe që lidh të gjithë elementët e tij përbërës në një organizëm të vetëm informacioni.

Nëse menaxhmenti është i vendosur të krijojë shembullin e përsosur të fluksit të punës së një organizate, kjo do të thotë se ata janë vërtet të angazhuar në zhvillimin e një biznesi të suksesshëm, me synimin për të bërë një fitim dhe për të përmirësuar mirëqenien e punonjësve.

Një tipar i gjendjes aktuale të zhvillimit të softuerit, veçanërisht në ballë të përpunimit të informacionit të shpërndarë (shembuj programimi në internet), është se është pothuajse e pamundur të krijohet një aplikacion vetë-përshtatës celular.

Detyra e menaxhimit elektronik të dokumenteve në një organizatë është një shembull i thjeshtë por demonstrues. Këtu dinamika është e veçantë:

• dokumentet hyrëse dhe dalëse;
• algoritme për përpunimin e letrave të biznesit të brendshëm dhe të jashtëm.

Shkrimi i kodit që mund të ndryshojë me ndryshimin e të dhënave dhe algoritmeve është shumë i vështirë. Kostoja e kohës dhe burimeve nuk është e disponueshme për çdo organizatë.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve në dinamikë

Organizimi i rrjedhës së punës në ndërmarrje në shembullin e detyrës së versionit elektronik është relevant, i thjeshtë, tregues dhe praktik. Kompleksiteti vjen nga procesi i dizajnimit të kodit që mund të ndryshojë në mënyrë dinamike. Koha e zhvillimit është gjithashtu një problem.

përdor logjikën e zakonshme të përpunimit.

Pastaj rrjedha e punës në organizatë=një shembull + veçoritë e idesë suaj të biznesit. Në përafrimin e parë, rezultati nuk do të jetë praktik, por sapo të vihet në veprim zbatimi i parë i detyrave, cikli i zgjidhjes së tyre do të bëhet i pakthyeshëm dhe me vëmendjen e duhur do të arrihet rezultati.

Krijimi i një sistemi informacioni të aftë për të përpunuar informacionin në ndryshim dinamik është, para së gjithash, dinamika e vetë procesit të krijimit.

Derisa të krijohet një mekanizëm për të ndryshuar në mënyrë adekuate hyrjet, daljet dhedokumentet e brendshme, dhe kodi nuk do të jetë në gjendje të ndryshojë në mënyrë të pavarur pa pjesëmarrjen e një programuesi, nuk do të jetë e mundur të flitet për faktin e krijimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Megjithatë, shpikja dhe zbatimi i sistemit tuaj për të mbështetur plotësisht proceset e informacionit të organizatës është njësoj si ta bëni suksesin e saj të shkëlqyer dhe të përsosur.