Shembull përshkrimi tipik i punës për një arkivist

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Pozicioni i punonjësit të arkivit quhet arkivist. Detyra kryesore e një specialisti në këtë fushë është të vendosë vetë punën e arkivit dhe qarkullimin e dokumentacionit në të. Profesionistë të tillë nevojiten kudo ku ka qarkullim të madh të letrave zyrtare, veçanërisht në organizatat që kanë të bëjnë me sigurimet, financat dhe veçanërisht në ndërmarrjet shtetërore. Dokumenti kryesor që një punonjës i ri duhet t'i referohet është përshkrimi i punës së arkivistit.

Dispozitat e përgjithshme

Vetëm drejtuesi i një ndërmarrje mund të pranojë ose shkarkojë një arkivist. Dhe para së gjithash, ai duhet t'i referohet legjislacionit aktual të vendit. Udhëzimi duhet të tregojë personin që është mbikëqyrësi i menjëhershëm i specialistit që mban këtë pozicion.

Për të punuar si arkivist, një person duhet të marrë një arsim fillestar profesional dhe më pas mund të pranohet në një pozicion edhe pa përvojë në këtë fushë. Ekziston një opsion qënjë person me arsim të mesëm ose të përgjithshëm do të punësohet, por më pas duhet të marrë trajnim të veçantë në këtë drejtim. Përvoja nuk kërkohet për këtë pozicion.

Çfarë duhet të dini

Përshkrimi i punës së një arkivisti të ndërmarrjes sugjeron që punonjësi duhet të ketë njohuri të caktuara: ai është i detyruar të studiojë rregulloret, udhëzimet dhe të gjithë listën e dokumenteve ligjore që lidhen me menaxhimin e arkivave në këtë organizatë. Përveç kësaj, ai duhet të dijë se si të ruajë, përdorë dokumentet, si dhe me cilat standarde ato pranohen dhe dorëzohen. Njohuritë e tij duhet të përfshijnë një sistem të unifikuar shtetëror të punës në zyrë. Përveç kësaj, ai duhet të kuptojë se si janë përpiluar përshkrimet e dokumenteve të ruajtura, cilat prej tyre duhet të ruhen përgjithmonë dhe cilat vetëm përkohësisht, si dhe të hartojë akte në lidhje me shkatërrimin e tyre.

Përshkrimi i punës së një ndihmës arkivisti nënkupton që ai duhet të dijë se si depozitohen dosjet, sipas çfarë rregullash përgatiten për përdorim dhe ruajtje të mëvonshme, si mbahen shënimet dhe përgatiten raportet në ndërmarrje. Ky person duhet të kuptojë strukturën e kompanisë ku punon, si dhe rregullat për përdorimin e pajisjeve dhe të gjitha mjeteve teknike të nevojshme për të kryer punën në arkiv. Përveç kësaj, ai duhet të dijë të gjitha rregullat dhe ligjet e brendshme të organizatës, duke përfshirë mbrojtjen e punës, sigurinë nga zjarri, rutinën, e kështu me radhë.

Përgjegjësi

Përshkrimi i punës së një arkivisti të një institucioni buxhetorsupozon se ai duhet të kryejë disa funksione: zbatimin e punëve në lidhje me biznesin arkivor, ruajtjen e dokumentacionit që hyn në arkiv, regjistrimin e dokumenteve hyrëse, zhvillimin e nomenklaturës dhe verifikimin e korrektësisë së depozitimit të lëndëve përpara paraqitjes. në arkiv. Nëse ka një nevojë të tillë, atëherë ai kodon njësitë e ruajtjes, organizon vendosjen e rasteve dhe i fut ato në regjistër.

Përshkrimi i punës së arkivistit të një institucioni mjekësor sugjeron që ai duhet të përgatisë përshkrime përmbledhëse të dokumentacionit të ruajtur, ta shpërndajë atë në njësi të përkohshme dhe të përhershme. Ai duhet të mbajë shënime dhe të shkatërrojë menjëherë dokumentet që tashmë kanë skaduar dhe të zhvillojë një sistem me anë të të cilit do të jetë e mundur të gjendet shpejt dhe lehtë dokumenti i dëshiruar.

Funksione të tjera

Përveç kësaj, detyrat e tij zyrtare kërkojnë praninë e tij gjatë provimeve për vlerën e dokumenteve për shkencën dhe jo vetëm. Ai duhet të sigurojë që dokumentet të mbeten të paprekura, nëse është e nevojshme, të kryejë punë restaurimi me to. Ky specialist siguron gjithashtu që arkivi të ketë të gjitha kushtet e nevojshme për ruajtjen normale të dokumenteve.

Arkivisti duhet të monitorojë zbatimin e rregullave të mbrojtjes nga zjarri, si dhe të përdorë mjete teknike moderne për të punuar me dokumente. Ai është i detyruar me kërkesë të punonjësve dhe vizitorëve të organizatëslëshojnë kopje ose origjinale të dokumentacionit arkivor, hartojnë certifikata duke përdorur informacionin e disponueshëm në arkiv dhe përgatit raporte për punën e tyre.

Të drejtat

Përshkrimi i punës së një arkivisti mjekësor sugjeron se ai ka disa të drejta. Ai mund të kërkojë dhe të marrë dokumente që kanë të bëjnë me veprimtarinë e tij të punës. Nëse është e nevojshme, ai mund të bashkëpunojë me specialistë nga departamente të tjera të ndërmarrjes ose nga organizata të tjera, nëse kjo do ta ndihmojë atë në zgjidhjen e çështjeve të tij kompetente. Nëse ka një nevojë të tillë, ai mund të përfaqësojë interesat e kompanisë së tij në organizata të tjera për çdo çështje që lidhet drejtpërdrejt me punën e arkivit.

Përgjegjësi

Përshkrimi i punës së një arkivisti supozon se ai është përgjegjës për dështimin në përmbushjen e detyrave të tij dhe punën me cilësi të dobët, për dhënien e informacionit të rremë ose të shtrembëruar në lidhje me detyrat e kryera, për refuzimin për të përmbushur urdhrat nga eprorët e tij.

Përveç kësaj, ai është përgjegjës për situatat kur janë identifikuar shkelje, shkelje të sigurisë ose veprime të tjera që kërcënojnë funksionimin normal të ndërmarrjes, dhe punonjësi nuk i ka raportuar ato dhe nuk ka marrë asnjë masë për të eliminuar problemin. Arkivisti është përgjegjës për shkeljen e normave të disiplinës së punës.

Kushtet e punës

Përshkrimi i punës së një arkivisti sugjeron që menaxhmenti i organizatës duhet të përcaktojë orët e punës së tij në përputhje me punënlegjislacioni. Nëse është e nevojshme, kompania duhet t'i sigurojë atij një vend pune që merr parasysh të gjitha normat dhe standardet, si dhe gjithçka të nevojshme për udhëtime pune, përfshirë ato lokale. Ai gjithashtu ka të drejtë të nënshkruajë dokumente brenda kompetencës së tij.

Përfundim

Dokumenti kryesor në të cilin duhet të mbështetet një specialist i pranuar në këtë pozicion është përshkrimi i punës së një arkivisti. Pavarësisht se në cilën organizatë punon, të drejtat, përgjegjësitë, funksionet dhe njohuritë janë praktikisht të njëjta dhe mund të ndryshojnë në varësi të nevojave të një ndërmarrje të caktuar dhe çfarë detyrash u cakton stafi drejtues punonjësve të tyre.

Një punë e tillë kërkon vëmendje, këmbëngulje, njohuri të rregullave për sigurinë e letrave të rëndësishme, njohuri për vlerësimin e vlerës së dokumenteve të caktuara, si dhe aftësinë për të sistemuar, gjetur shpejt dhe kriptuar dokumente. Gjithashtu një faktor i rëndësishëm është puna me njerëzit, sepse profesioni i arkivistit përfshin lëshimin dhe marrjen e dokumentacionit të ndryshëm, kontrollin e saktësisë së përpilimit dhe autenticitetit të tij. Vetëm një person i vëmendshëm, i cili është i gatshëm të punojë me një sasi të madhe informacioni dhe të përfaqësojë interesat e kompanisë në organizata të tjera, do të jetë në gjendje të kryejë saktë dhe me besueshmëri detyrat e punës në këtë pozicion.