Si të hartoni një raport paraprak? Modeli dhe rregullat

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Raporti i shpenzimeve është dokumenti kryesor në rrjedhën e punës së kontabilitetit. Qëllimi i tij kryesor është të konfirmojë shumën e shpenzuar nga personi përgjegjës.

Formulari i unifikuar dypalësh Nr. AO-1 - një formular i vetëm për çdo person juridik të çdo forme pronësie. Përjashtimet e vetme janë punonjësit e shtetit që kanë përdorur një formular të veçantë "0504049" që nga viti 2002.

Një raport shpenzimi është përgjegjësi e çdo punonjësi që merr fonde për një udhëtim pune ose blerje të ndonjë materiali ose produkti (siç janë furnizimet e zyrës ose ushqimi).

Raporti i shpenzimeve të udhëtarit

Si të hartoni siç duhet një raport paraprak nëse një punonjës është dërguar nga një organizatë për të kryer një detyrë në një qytet tjetër?

Një udhëtim pune është një udhëtim i një punonjësi për të kryer detyrat e tij të punës jashtë vendndodhjes së kompanisë. Asnjëherë nuk është pa shpenzime, të cilat i nënshtrohen kompensimit të punonjësit në përputhje me rrymënlegjislacioni.

Shpenzimet e udhëtimit përfshijnë:

• Udhëtim vajtje-ardhje, por vetëm nëse punëtori ka bileta.
• Banesa me qira (kërkohen çeqe ose fatura).
• Shpenzime shtesë të përfshira në mëditje.
• Thirrjet telefonike, posta, këmbimi valutor, tarifa tranziti dhe komisioni, bileta e bagazheve dhe çdo ngjarje tjetër, pa të cilën nuk do të arrihet qëllimi kryesor i udhëtimit.

Të gjitha shpenzimet e mësipërme duhet të dokumentohen. Nëse flasim për shtesat ditore, atëherë madhësia e tyre zakonisht specifikohet në urdhrin ose në pozicionin në një udhëtim pune të lëshuar nga secila ndërmarrje. Shuma mund të ndryshojë në varësi të vendit ku ka shkuar punonjësi: brenda rajonit, në një subjekt tjetër të Federatës Ruse ose jashtë vendit.

Legjislacioni nuk përcakton një pagesë maksimale ditore, por nëse vlera e tyre brenda vendit tejkalon 700 rubla, dhe jashtë saj - 2500 rubla, atëherë ato duhet t'i nënshtrohen tatimit mbi të ardhurat personale. Problemet me mënyrën e hartimit të duhur të një raporti paraprak pas kthimit nga një udhëtim pune nuk duhet të lindin. Afati për dorëzimin e dokumentit - jo më shumë se tre ditë nga data e mbërritjes. Nëse shuma e përgjegjshme nuk është shpenzuar plotësisht, atëherë diferenca duhet t'i kthehet arkëtarit me anë të një urdhri në para në hyrje, dhe nëse, përkundrazi, ka pasur një tejkalim, atëherë punonjësi kompensohet për gjithçka duke përdorur një para dalëse. porosit.

Cilat janë pasojat e një raporti të pasaktë paraprak?

Përpiloni saktë një raport paraprak përpunonjësi duhet të udhëtojë në një udhëtim pune brenda tre ditëve, përndryshe autoriteti mbikëqyrës mund ta konsiderojë këtë shumë si të ardhura, mbi të cilat duhet të llogariten tatimi mbi të ardhurat personale dhe primet e sigurimit.

Meqë ra fjala, miratimi i versionit të ri të Ligjit Nr. 290-FZ i datës 03 korrik 2016 paraqet disa rregullime, për shembull, një gjobë serioze për sigurimin e një kontrolli të pahijshëm. Gjithashtu është planifikuar të fillohet përdorimi i kartave bankare speciale që janë në përputhje me standardet ndërkombëtare Visa dhe MasterCard për të paguar shpenzimet e udhëtimit.

Rregullat e përgjithshme

Si të hartoni një raport paraprak? Thjesht duhet të ndiqni secilën nga pikat e mëposhtme:

1. Raporti duhet të hartohet jo më vonë se tre ditë pune nga momenti:

• ka skaduar periudha e treguar nga punonjësit në aplikimin për lëshimin e fondeve;
• një punonjës shkoi në punë nëse skadimi i periudhës për të cilën ishin lëshuar paratë binte me pushime ose sëmundje;
• punonjësi u kthye nga udhëtimi i punës.

2. Për të hartuar një raport, përdorni formularin e unifikuar Nr. AO-1 ose formularin e miratuar nga ndërmarrja.

3. Një punonjës, së bashku me një kontabilist që di të hartojë siç duhet raportet paraprake (një shembull është qartë i disponueshëm në programin e përdorur), duhet të plotësojë dokumentin.

4. Menaxheri është përgjegjës për miratimin e letrës raportuese.

5. Çdo dokument paraprak duhet të shoqërohet me çeqe, fatura,bileta dhe letra të tjera që konfirmojnë se personi në fakt i ka shpenzuar fondet e përgjegjshme.

Plotësimi i porosisë

Si të hartoni një raport paraprak?

Pjesa e parë ose e përparme duhet të plotësohet nga një kontabilist. Është e pamundur të bëhet pa specifikuar detajet e dokumentit (numrin dhe datën), informacionin për ndërmarrjen dhe personat përgjegjës, shumën e paradhënies së lëshuar, informacionin përmbledhës: fondet e shpenzuara dhe llogaritë e kontabilitetit, në bazë të të cilave mund të gjykoni lëvizjen dhe fshirjen. Përveç kësaj, këtu duhet të tregohet një paradhënie e tepërt ose e rimbursuar e papërdorur.

Pjesa e dytë është një faturë grisëse ku thuhet se raporti paraprak është pranuar për verifikim. Pas plotësimit, llogaritari duhet ta ndërpresë atë dhe t'ia japë punonjësit përgjegjës.

Pjesa e tretë (ana e pasme e Formularit AO-1) duhet të plotësohet kolektivisht. Detyra e punonjësit përgjegjës është të pasqyrojë detajet dhe të bashkëngjisë çdo faturë shitjeje të ekzekutuar saktë për raportin paraprak. Kontabilisti do të duhet të plotësojë shumën dhe llogarinë, e cila do të pasqyrojë paratë e shpenzuara.

Dokumenti duhet të nënshkruhet nga punonjësi, llogaritari dhe llogaritari kryesor. Vetëm pas kësaj mund të miratohet nga kreu.

Shpenzim i arsyeshëm i tepërt

Si të paraqisni shpenzimet e tepërta në raportin e shpenzimeve? Së pari ju duhet të siguroheni se është e justifikuar:

• shpenzimet janë më të lartai akorduar kërkohej për të përfunduar detyrën në emër të autoriteteve;
• punonjësi ka letra mbështetëse.

Nëse të paktën një kusht nuk plotësohet, atëherë shuma e parave nuk është e rimbursueshme.

Procedurë për kompensimin e shpenzimeve të tepërta në arkë

Në rast të shpenzimeve të tepërta, kontabilisti përballet me pyetjen: si të përpiloni saktë një raport shpenzimesh. Një mostër e formularit të garancisë së parave të llogarisë nr. KO-2 mund të gjendet lehtësisht në hapësirat e mëdha të internetit. Detajet e këtij dokumenti duhet të tregohen në raport - rreshti "Tekalimi i lëshuar me urdhër në para".

Afati për kompensimin e fondeve të tejshpenzuara nga një punonjës nuk përcaktohet me ligj. Prandaj, nëse kontabilisti nuk ka treguar menjëherë informacionin në lidhje me urdhrin e lëshimit në raportin paraprak, kjo nuk do të sjellë asnjë gjobë.

Kushtet për kompensim për shpenzimet e tepërta në kartën e pagës

Aktualisht, pothuajse të gjitha organizatat i transferojnë pagat punonjësve me një kartë bankare. A është e mundur t'i ktheni punonjësit shumën e mbishpenzuar sipas raportit të shpenzimeve në të njëjtën mënyrë?

Legjislacioni nuk ka një përgjigje të qartë. Vetë dokumenti sugjeron vetëm një formë të rimbursimit të shumës së përgjegjshme të tejshpenzuar - paratë e gatshme.

Banka Qendrore e Rusisë ndau të njëjtin mendim në vitin 2006 në letrën e saj nr. 36-3/2408. Në të njëjtën kohë, letra e tij, por e datës 24 dhjetor 2008 nr. 14-27 / 513, përmban informacion në lidhje me pyetjen: a është e mundur të përdoret një kartë bankare për të paguarshuma e përgjegjshme nuk është në kompetencën e Bankës Qendrore. Ajo ndërmarrje e rrjetit duhet të merret në mënyrë të pavarur me problemet e saj në këtë rast. Dhe në mënyrë që agjencia kontrolluese të mos ketë pyetje të panevojshme, rekomandohet përdorimi i arkës.

Si të kompensoni paratë personale të një punonjësi?

Një punonjës i një organizate mund të shkojë vetë për të blerë mallrat (punët, shërbimet) e nevojshme me shpenzimet e tij. Në këtë rast, nuk ka nevojë të plotësoni një raport paraprak. Si të organizoni hapat e mësipërm?

Një aplikim dhe dokumente që konfirmojnë blerjen (pranimet e parave të gatshme, faturat, formularët e rreptë të raportimit, dokumentet e udhëtimit, etj.) do të jenë mjaft të mjaftueshme.

Lëshimi i një raporti paraprak në 1С

Çdo kontabilist duhet të njihet me një dokument të tillë si një raport shpenzimesh. Si të organizoni në 1C? Vendndodhja e dokumentit në program është seksioni "Banka dhe arka".

Në dritaren e krijuar, fillimisht duhet të specifikoni informacione për organizatën dhe personat përgjegjës. Butoni "Shto" do të vërë në dispozicion një tabelë në të cilën duhet të pasqyrosh të gjithë informacionin në lidhje me fondet e lëshuara.

Ekzistojnë tre lloje të paradhënies:

• Dokumentet e parave. Kjo merr parasysh biletat ajrore dhe hekurudhore, kuponët, pullat postare, etj.
• Cash. Qëllimi kryesor i dokumentit është fshirja e parave të gatshme.
• Llogaria e shlyerjes. Dokumenti është i nevojshëm për të marrë parasysh fshirjen e një shume pa para nga shlyerjallogaritë e kompanisë.

Për të gjeneruar informacione për tërheqjen e parave të gatshme, duhet të filloni duke krijuar një porosi të re parash dalëse. Pas plotësimit, dokumenti duhet të printohet dhe t'i dorëzohet personit përgjegjës, në mënyrë që ky i fundit të plotësojë rreshtin për marrjen e fondeve dhe tabelat. Vetëm atëherë mund ta ruani dhe postoni dokumentin.

Në pjesën tabelare të faturës së parave të gatshme, duhet të tregohet informacioni për mallrat dhe materialet e blera nga personi përgjegjës. Nëse blerja e mallit është shoqëruar me lëshimin e një faturë, atëherë është e nevojshme të vendosni flamurin SF, të zgjidhni Furnizuesin dhe të plotësoni të dhënat e tij.

Seksioni "Paketimi i kthyeshëm" kërkon plotësimin e informacionit në lidhje me paketimin që Furnizuesi pret përsëri.

Seksioni "Pagesa" regjistron shumat e paguara te furnizuesi për mallrat e blera më parë. Pagesa paradhënie është pasqyruar në postimin D 60.02 K 71.01.

Skeda "Të tjera" është krijuar për të llogaritur shpenzimet e tjera të një personi përgjegjës (udhëtim pune, udhëtimi, shpenzimet e karburantit, etj.).