Auditimi i personelit është Përkufizimi, llojet, metodat, detyrat dhe qëllimet

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Auditimi i personelit është një kontroll i efektivitetit të punës së stafit, i kryer nga punonjës të caktuar posaçërisht ose nga një palë e tretë. Ndryshe nga auditimi klasik i përdorur në kontabilitet, auditimi i personelit nuk është i detyrueshëm dhe nuk rregullohet me ligje të veçanta dhe akte ligjore të Federatës Ruse. Ajo kryhet me iniciativën e drejtuesit të ndërmarrjes për të zgjidhur probleme të caktuara. Qëllimi kryesor i një auditimi të tillë, më shpesh, është të identifikojë gjendjen e personelit të kompanisë. Përdoret gjithashtu për të gjetur mënyra për të rritur produktivitetin dhe për të ulur kostot e prodhimit.

Si të klasifikoni

Inspektimet lidhen me një ose një lloj tjetër të auditimit të personelit sipas parametrave të tillë si:

• Periudha e përdorur e të dhënave: afatshkurtër, afatgjatë dhe afatshkurtër.
• Mënyra e marrjes së informacionit: gojore ose dokumentare
• Natyra e informacionit që kontrollohet: ligjor, kualifikues ose i përzier;
• Për rishikuesit: të brendshëm dhe të jashtëm.

Auditimi i personelit kryhet në dy drejtime: identifikimi i shkeljeve ligjore dheidentifikimi i shkeljeve të disiplinës së punës - kërkimi i tejkalimeve të paarsyeshme të kostove, identifikimi i arsyeve për martesë të thjeshtë, etj. Prandaj, auditimi i personelit në drejtimin e veprimtarisë ndahet kryesisht në ligjor, kualifikues dhe të përzier.

Auditimi i personelit ligjor

Gjatë auditimit të personelit juridik, ata kontrollojnë dokumentacionin e departamentit të personelit, fletën kohore të punishteve, kontrollojnë faturat dhe faturat me materialet dhe mjetet në dispozicion. Kontrolloni korrektësinë e plotësimit të kontratave të punës, librave të punës, urdhrave ekzekutivë. Kontrollimi nëse punonjësit po ndjekin përshkrimet e punës. Ata kryejnë sondazhe dhe kryejnë sondazhe për të identifikuar shkeljet e legjislacionit të punës të Federatës Ruse, si dhe rregullat dhe standardet e miratuara në një fushë të caktuar të veprimtarisë që punonjësit duhet të respektojnë. Për shembull, kërkesat e standardeve sanitare në industrinë ushqimore, GOST, standardet e cilësisë dhe pajtueshmëria me rregulloret.

Detyra kryesore e auditimit të personelit juridik është të identifikojë shkeljet përpara se ato të zbulohen nga një komision i posaçëm gjatë auditimit. Kjo do të ndihmojë në shmangien e problemeve me ligjin dhe përmirësimin e cilësisë së produkteve dhe shërbimeve.

Auditimi i personelit të kualifikimit

Auditimi i personelit kualifikues i organizatës kryhet për të identifikuar mangësitë në punën e personelit dhe për të përcaktuar mënyrat për t'i eliminuar ato. Gjithashtu bën të mundur identifikimin e pranisë së kualifikimeve të pamjaftueshme të një punonjësi osepërkundrazi, për të identifikuar personelin më të vlefshëm që duhet të promovohet ose të paguhet më shumë në mënyrë që ata të performojnë edhe më mirë dhe të bëjnë më shumë.

Auditimi i personelit të kualifikimit është më i rëndësishëm në ato fusha të veprimtarisë ku suksesi i ndërmarrjes varet tërësisht nga cilësitë profesionale të punonjësit. Për shembull, në tregti. Nëse shitësi i trajton blerësit në mënyrë të gabuar, nga injoranca ose paaftësia, atëherë kjo ndikon drejtpërdrejt në rezultatin financiar të ndërmarrjes - të ardhurat zvogëlohen, vëllimet e produkteve të skaduara rriten. Në të njëjtën kohë, vetëm një kontroll mund të zbulojë nëse arsyeja e uljes së të ardhurave është kualifikimi i ulët i punonjësit dhe jo ndonjë faktor tjetër. Në këtë shembull, një auditim i personelit do të ndihmonte në identifikimin e një punonjësi të paskrupullt dhe zëvendësimin e tij në kohë, përpara se kompania tregtare të ishte në prag të falimentimit.

Auditim gjithëpërfshirës i personelit

Auditimi gjithëpërfshirës i personelit përfshin përdorimin e auditimeve ligjore dhe kualifikuese, si dhe të gjitha metodave të disponueshme për vlerësimin dhe analizimin e informacionit. Një kontroll i tillë bën të mundur vlerësimin e gjendjes së personelit dhe identifikimin e potencialit të personelit të kompanisë, identifikimin e shkeljeve ligjore ekzistuese në ndërmarrje dhe heqjen e tyre përpara se të çojë në humbje të padëshirueshme financiare dhe të personelit.

Kjo metodë e kryerjes së një auditimi të personelit ka, përveç avantazheve të listuara, dy disavantazhe - do të kushtojë më shumë dhe do të marrë më shumë kohë, pasi do të përfshihen më shumë pjesëmarrës për të kontrolluar një sasi të madhe të dhënash. Kjo është arsyeja pseka kuptim të kryhet vetëm në raste emergjente: në rast falimentimi ose gjatë një krize financiare, kur tregu ngushtohet dhe konkurrenca intensifikohet.

Kush mund të inspektojë

Auditimi i sistemit të personelit mund të kryhet si nga punonjësit e kompanisë ashtu edhe nga organizatat e palëve të treta. Në të njëjtën kohë, problemi lind me përcaktimin e nivelit të kompetencës së inspektorit, pasi koncepti i kontrollit të personelit nuk është i fiksuar në praktikën ligjore, dhe ato udhëzime, standarde dhe rregulla që ekzistojnë janë të destinuara për auditim në aktivitetet e kontabilitetit. Por sa i plotë dhe i besueshëm do të merret informacioni dhe si do të analizohet dhe vlerësohet, varet nga hapat që do të ndërmarrë kreu i ndërmarrjes për të përmirësuar situatën me personelin.

Megjithatë, u gjet një rrugëdalje. Pra, si udhëzime dhe rregulla bazë për organizimin e një auditimi të personelit në një ndërmarrje, mund të merren bazat e auditimit financiar, dhe në veçanti, kërkesat e tilla për informacionin e marrë dhe ofruar si:

• objektivitet;
• besueshmëri;
• kohore;
• ndershmëri;
• plotësi.

Për rrjedhojë, auditori duhet të respektojë jo vetëm rregullat e etikës profesionale, të jetë i ndershëm dhe objektiv, por edhe t'u përmbahet rregullave të caktuara gjatë mbledhjes dhe përpunimit të informacionit, si dhe përgatitjes së një raporti auditimi. Në të njëjtën kohë, ai nuk ka nevojë të ketë ndonjë certifikatë të veçantë me vete për t'u angazhuar në një aktivitet të tillë si auditimi i personelit. Por kjo nuk do të thotëqë mund të kryhet nga çdo punonjës. Për të zgjidhur detyrat e një auditimi të personelit, inspektori duhet të ketë një nivel të caktuar njohurish dhe kualifikimesh.

Kryerja e një auditimi të personelit mund të jetë ose punonjës i një kompanie të specializuar, ose dikush nga personeli i ndërmarrjes me një nivel të mjaftueshëm arsimimi dhe kompetence. Më shpesh, këta janë drejtues departamentesh, kontabilistë dhe specialistë të tjerë shumë të kualifikuar. Dhe këtu lind një dilemë para drejtuesit të ndërmarrjes: Çfarë është më mirë, të punësosh një organizatë të specializuar apo të kryesh një auditim vetë? Përgjigja për këtë pyetje varet nga faktorë të tillë si:

• Kostoja e personelit të kualifikuar të përfshirë në auditimin e personelit dhe kostoja e shërbimeve të një kompanie auditimi;
• Sasia e informacionit që kërkon përpunim dhe kushtet e lejueshme për përpunimin e tij.

Përgjithësisht besohet se një auditim i personelit i kryer nga punonjësit e një ndërmarrje është më i lirë, gjë që nuk është gjithmonë e vërtetë. Përfshirja e specialistëve të jashtëm shpesh është shumë më fitimprurëse nëse është e nevojshme të kryhet një auditim në një ndërmarrje të madhe, ku vëllimi i informacionit është shumë i madh. Firmat që ofrojnë shërbime auditimi kanë më shumë përvojë, punonjësit e tyre janë më të kualifikuar, të paktën në fushën e auditimit të personelit, atëherë auditimi do të kushtojë më pak dhe më mirë dhe do të marrë më pak kohë.

Auditimi i burimeve njerëzore vetë, si të kryeni

Nëse drejtuesi i ndërmarrjes megjithatë vendosi të kryejë një auditim me ndihmën e punonjësve të tij,ai duhet të dijë disa veçori. Zakonisht, qëllimi i një auditimi të personelit në këtë rast është të studiojë punën jo të ndërmarrjes në tërësi, por të ndonjë departamenti të veçantë, ndërkohë që është e nevojshme të sigurohet niveli maksimal i konfidencialitetit të informacionit.

Për të filluar, menaxheri do të duhet të krijojë një grup pune, zakonisht ai përfshin 4-5 persona, dhe të përcaktojë personin përgjegjës për kryerjen e auditimit dhe hartimin e raportit të auditimit. I gjithë procesi i përgatitjes dhe sjelljes mund të ndahet në fazat e mëposhtme të auditimit të personelit:

1. Zhvillimi i një plani veprimi.
2. Përcaktimi i madhësisë së kampionit: numri i punonjësve të intervistuar, vëllimi dhe lloji i dokumenteve të kontrolluara. Sa më i madh të jetë kampioni, aq më i saktë është rezultati, por aq më gjatë do të zgjasë procedura e verifikimit.
3. Hartimi i formularëve të pyetësorit, përgatitja e pyetjeve.
4. Kontrollimi i dokumentacionit të departamentit të personelit, si dhe dokumenteve në zonën që kontrollohet.
5. Anketë dhe pyetje e punonjësve të ndërmarrjes.
6. Analiza e informacionit të mbledhur, duke përfshirë përdorimin e teknologjisë kompjuterike dhe programeve speciale.
7. Hartimi, bazuar në informacionin e marrë gjatë auditimit, një raport auditimi, në të cilin personi përgjegjës për zbatimin e auditimit të personelit në ndërmarrje shpreh mendimin e tij për gjendjen e personelit, kualifikimet e tyre dhe kënaqësinë me punën. kushte.

Raporti i auditimit hartohet me shkrim, provat i bashkëlidhen në formën e një raporti për punën e bërë. Të gjitha faqet e raportit duhet të numërohen dhe të depozitohen në një dosje. Në përgjithësi, çdoose nuk ka rregulla strikte për hartimin e një konkluzioni, si dhe kryerjen e tij, pasi qëllimi i një auditimi të personelit është të marrë informacion për përdoruesit e brendshëm, prandaj, të dhënat e marra si rezultat i një auditimi të tillë nuk publikohen askund, dhe më shpesh ato janë rreptësisht konfidenciale dhe zbulimi i tyre është i papranueshëm. Për më tepër, konfidencialiteti i informacionit duhet të sigurohet, si në fazën e planifikimit ashtu edhe në rezultatet e verifikimit. Është e dëshirueshme që punonjësit e ndërmarrjes të mos dinë për inspektimin e ardhshëm. Kjo do të ndihmojë në shmangien e marrëveshjeve të fshehta mes tyre, që do të thotë se do të bëjë të mundur rritjen e objektivitetit dhe besueshmërisë së informacionit të marrë.

Metodat e mbledhjes dhe përpunimit të informacionit

Metodat e auditimit të burimeve njerëzore nuk ndryshojnë nga ato të përdorura në auditimet e kontabilitetit, merren vetëm informacione të një natyre dhe qëllimi të ndryshëm. Ata kryesisht përdorin forma të parapërgatitura pyetësorë dhe lista pyetjesh. Informacioni i marrë gjatë auditimit për punonjësit e ndërmarrjes krahasohet me kërkesat bazë të përshkruara në manualet e specializuara, përshkrimet e punës dhe standardet e cilësisë së punës.

Informacioni i marrë gjatë auditimit në formën e pyetësorëve dhe shënimeve të përgjigjeve të pyetjeve dhe dokumenteve të tjera që janë marrë gjatë auditimit, mblidhet, renditet dhe krahasohet sipas kohës dhe vendit kur është kryer auditimi i personelit. Raporti i përpiluar në bazë të rezultateve të auditimit duhet të përmbajë, nëse jo të gjitha dokumentet, atëherë më të rëndësishmit prej tyre.

Çfarë detyrash mund të zgjidhenauditimi i personelit

Auditimi i sistemit të personelit ndihmon për të vlerësuar më mirë potencialin e kompanisë dhe kualifikimet e stafit. Kjo bën të mundur identifikimin e punonjësve më të vlefshëm në fuqinë punëtore dhe t'u sigurojë atyre punë dhe paga që janë më në përputhje me nivelin e tyre.

Siç tregon përvoja, është më fitimprurëse për një menaxher të rrisë ata që tashmë punojnë në ndërmarrje në shkallët e karrierës sesa të punësojë një të ri. Nga njëra anë, kjo do të rrisë kthimin e punonjësve të tjerë, pasi ata do të shohin perspektiva karriere, nga ana tjetër, një punonjës i ri mund të mos zërë rrënjë në ekip dhe kjo rrit qarkullimin e stafit, gjë që mund të ndikojë negativisht në performancën e ndërmarrjes. Lëvizja e stafit mund të jetë gjithashtu rezultat i një politike të gabuar të personelit. Për shembull, nëse kompleksiteti i punës ose niveli i përgjegjësisë dhe niveli i pagesës nuk përputhen. Kjo mund të zbulojë vetëm një auditim të punës së personelit.

Një kontroll i tillë ndihmon jo vetëm për të identifikuar punonjësit më të vlefshëm ose për të hequr qafe ata më pak të vlefshëm, por edhe për të zgjidhur problemet që lidhen drejtpërdrejt me faktin se organizimi i punës është kryer gabimisht në ndërmarrje.. Për shembull, gjatë një kontrolli në një nga punishtet, u zbulua se për shkak të vendosjes jo të duhur të materialeve, punëtorët shpenzonin deri në dy orë në ditë vetëm për t'i dorëzuar ato në vendet e përpunimit, pasi ato ruheshin në një magazinë të largët. Si rezultat, koha dhe mundi u harxhuan kot. Punëtorët lodheshin më shpejt dhe humbën përqendrimin. Kjo ndikoi në cilësinë dhe vëllimin e produkteve. Pa një auditim të personelit, ky gabim sistemiprodhimi nuk do të rregullohej, që do të thotë se burimet do të shpërdoroheshin.

Përgjegjësia e auditorëve

Auditori është përgjegjës vetëm për opinionin e tij siç shprehet në raportin e auditorit. Në fund, vendimi për ndryshimet e personelit merret nga drejtuesi i ndërmarrjes, dhe detyra e auditorit është vetëm t'i përcjellë atij për gjendjen e personelit të ndërmarrjes, çfarë niveli të kualifikimeve të tyre, nëse ka shkelje të ligjit, disiplinës së punës, masave të sigurisë, nëse ka vërtet specialistë të kualifikuar. Tregoni faktorët që ndikojnë negativisht ose pozitivisht në punën e stafit dhe përdorimin racional të kohës së punës.

Si rezultat, auditori harton një raport auditimi në të cilin ai tregon:

• çfarë ngjarjesh u mbajtën;
• sa punë është bërë;
• çfarë problemesh dhe rreziqesh hasi gjatë punës së tij;
• çfarë duhet bërë për të korrigjuar situatën nëse gjendja e personelit ose politika e personelit është negative;
• pasoja të mundshme nëse shkeljet nuk korrigjohen.

Në vetvete, inspektimi nuk zgjidh problemin e personelit të përzgjedhur në mënyrë jo të duhur ose veprimeve të pasakta të punonjësve të ndërmarrjes, shkeljes së tyre të rregullave të sigurisë ose mosrespektimit të udhëzimeve dhe rregulloreve teknike. Qëllimi i auditimit të personelit është të identifikojë pikat e forta dhe të dobëta të sistemit ekzistues të personelit në ndërmarrje dhe të japë rekomandime se si të eliminohen mangësitë dhe të përmirësohet ky sistem. Auditori jopërgjegjësia për gjendjen e politikës së personelit dhe vendimeve që menaxheri do të marrë bazuar në rezultatet e auditimit.

Ku dhe si të punësoni auditorë për të kontrolluar personelin

Ky lloj shërbimi ofrohet kryesisht nga kompani konsulente dhe agjenci rekrutimi që janë të specializuara në këshillim dhe rekrutim për sipërmarrje të tjera. Organizata të tilla ka pothuajse në çdo qytet të madh. Ata më së shpeshti i reklamojnë shërbimet e tyre në gazetat dhe revistat reklamuese lokale ose në mure të veçanta reklamuese në internet. Disa kanë një uebfaqe zyrtare të kompanisë.

Kur punësohet, hartohet një marrëveshje midis një ndërmarrje dhe një kompanie që ofron shërbime të auditimit të personelit, e cila duhet të specifikojë të drejtat dhe detyrimet e palëve dhe të paguajë për shërbimin. Zakonisht, palët kontraktuese takohen disa herë përpara se të hartojnë një kontratë, duke diskutuar nuancat dhe rreziqet e mundshme. Çfarë aktivitetesh do të kryhen. Negocohet një plan i përafërt pune (kompania konsulente mund të paraqesë edhe një prospekt për planin e auditimit të BNJ).

Përparësia kryesore e angazhimit të një organizate të specializuar të palës së tretë për të organizuar një auditim personeli është pavarësia e auditimit. Nëse një punonjës i një ndërmarrjeje, në një mënyrë apo tjetër, varet si nga menaxheri ashtu edhe nga fuqia punëtore, atëherë auditori i jashtëm ka pothuajse pavarësi të plotë. Mendimi i tij bazohet vetëm në fakte të vëzhguara.

Auditimi i burimeve njerëzore është një nga mënyrat më të lehta dhe më të përballueshme për të kontrolluar sistemin e personelit të një organizate dhetë përcaktojë potencialin ekzistues të burimeve njerëzore të ndërmarrjes. Kjo metodë verifikimi është pjesë përbërëse e kontabilitetit të menaxhimit të kompanisë dhe duhet të kryhet rregullisht, pavarësisht nga rezultati financiar i aktiviteteve të saj.