Proceset organizative: llojet, fazat, qëllimet

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Proceset organizative janë procesi i kryerjes së punës sipas planit, i cili ndahet në tre faza. Ndarja e punës, grupimi në blloqe të veçanta (departamentet, sektorët) dhe koordinimi i grupeve të veçanta.

Tre shembuj procesi

Mund të dallohen shembujt e mëposhtëm të shpërndarjes së procesit:

• Ndarja e punës në faza të veçanta. Në këtë rast, një punonjësi individual i caktohen lloje të ndryshme pune në përputhje me kualifikimet, aftësitë dhe përvojën e tij.
• Puna në grupe në blloqe të veçanta. Blloqe të veçanta nënkuptojnë një sektor, departament ose nënndarje në të cilën një grup punonjësish të të njëjtit kualifikim punon për një projekt specifik. Me këtë ndarje, puna kryhet më shpejt.
• Koordinimi i punës ka të bëjë me zgjidhjen e konflikteve dhe ndërtimin e një mekanizmi për t'i shmangur ato.

Hapat e procesit

Procesi organizativ mund të ndahet në disa faza:

• Ndarja e punës.
• Detyrat e grupimit.
• Koordinim i punës.

Por ka shumë të tjera që mund të identifikohen. Kjo varet nga organizata dhe ajoaktivitetet.

Ndarja e punës

Hapi i parë në procesin organizativ, me shpërndarjen e punës ndërmjet punonjësve në përputhje me kualifikimet dhe aftësitë e tyre. Në të njëjtën kohë, menaxhmenti duhet të sigurojë që një punonjës individual të mos bëjë më shumë ose më pak punë se kolegët e tij. Parimi i shpërndarjes bazohet në aftësinë për të shpërndarë kohën e punës së punonjësve. Dhe gjithashtu se ata bëjnë vetëm punën që dinë të bëjnë më mirë.

Kjo do të zvogëlojë kohën nga kalimi midis operacioneve, do të zvogëlojë trajnimin (pasi punëtorët bëjnë vetëm atë që dinë tashmë). Pajisjet dhe mjetet janë përmirësuar gjithashtu. Ekziston rreziku i këtij specializimi - monotonia e punës. I privon punonjësit aftësitë krijuese dhe manifestimin e tyre gjatë punës. Për të shmangur këtë, menaxherët përdorin më shpesh dy metoda

1. Zgjerimi i fushës së veprimtarisë së punëtorit.
2. Pasurimi i punës.

Zgjerimi i fushës së veprimtarisë është ofrimi i një mundësie që një punonjës të kombinojë dhe të bëjë disa punë njëherësh sipas zgjedhjes së tij. Mund të zgjerojë gjithashtu detyrat që kryhen. Pasurimi i punës është sigurimi i një kontrolli të pavarur mbi mbarëvajtjen e punës për punonjësit.

Grupimi i duhur i detyrave për ekzekutim të mëtejshëm

Faza e proceseve organizative të kompanisë nënkupton krijimin e blloqeve (divizioneve dhe sektorëve) të ndryshëm që janë përgjegjës për detyra individuale. Kjo arrin efikasitetin dhe shpejtësinë maksimale të zgjidhjes.një problem apo një tjetër. Si rregull, ata që bëjnë të njëjtën punë janë të bashkuar në një departament.

Kështu shpërndahet puna në organizatat e vogla.

Organizata të tilla ndajnë departamentet e prodhimit sipas karakteristikave të tyre funksionale. Domethënë sipas llojit të punës së kryer. Secili nënkryetar i një departamenti të veçantë është përgjegjës për aktivitete të caktuara të kompanisë - shitjet dhe marketingun, aktivitetet e transportit dhe operacionet financiare. Gjithashtu, disa segmente mund të ndahen në 2-3 departamente të tjera.

Ky diagram tregon ndarjet në organizatat e mëdha.

Nivelet e zëvendëspresidentëve formohen nga lloji i prodhimit të ndërmarrjes. Niveli më i ulët është formuar nga vendndodhja gjeopolitike. Niveli i fundit organizohet sipas llojit të veprimtarisë së njërit prej drejtimeve. Këto janë llojet kryesore të proceseve organizative. E thjeshtuar, duket si në diagram.

Kontrolli i punës

Koordinimi i punës së organizatave ju lejon të kontrolloni dhe drejtoni punonjësit në drejtimin e duhur në fazat e mëparshme. Kjo bëhet për të siguruar që puna të kryhet në mënyrë korrekte, në kohë dhe sipas planit. Koordinimi mund të bëhet përmes një zinxhiri komandues. Ekziston edhe një lloj tjetër - vertikal. Këtu, kontrolli është i ndarë në lidhje të veçanta, që ngrihen mbi njëra-tjetrën.

Për shembull, një menaxher kontrollon punonjësit e zakonshëm. Dhe puna e tij mbikëqyret nga menaxhmenti më i lartë. Sa më shumë sasipunonjësit, aq më pak menaxherë nevojiten, për shkak të kësaj, informacioni arrin menaxhmentin më shpejt. Por me më pak punonjës, presidentit do t'i duhet të përballet me më shumë konflikte në vendin e punës.

Ekziston një metodë tjetër e koordinimit - tregu, më efikasja dhe më e forta. Tregu është një shembull kryesor i ndihmës së ndërsjellë në koordinimin vertikal. Nuk kërkon një udhëheqje më të lartë të centralizuar, tregu është më i fuqishmi për prodhuesin dhe konsumatorin. Për disa kompani, tregu është metoda më fitimprurëse e koordinimit.

Si ndryshon kjo lloj pune nga të tjerat?

Zhvillimi organizativ është një lloj aktiviteti që duhet të drejtojë proceset e prodhimit dhe menaxhimit në ndërmarrje. Koncepti i tij u shfaq në themelet e psikologjisë dhe sociologjisë, të cilat supozohej të zgjidhnin konfliktet që rezultuan në praktikë. Ky term u prezantua nga Robert Blake në 1946-1949. në ESSO Corporation (aktualisht Exxon).

Dallimi kryesor midis këtij procesi dhe llojeve të tjera të punës me punonjësit është se organizata konsiderohet si një e tërë, me të gjithë elementët ndërveprues. Qasja sistematike konsiston në sekuencën e shqyrtimit të marrëdhënieve funksionale, strukturore, teknike dhe personale brenda organizatës. Gjithashtu, programet e këtij lloji të punës konsistojnë në analizën e funksionimit dhe problemeve që lidhen me të.

Qëllimi i zgjidhjeve të tilla është rritja e efikasitetit të prodhimit. Koncepti i zhvillimit organizativ është krijuar me qëllim që ndërmarrja tëzhvilluar në mënyrë aktive dhe të qëndrueshme. Prandaj, në emrin e saj ekziston fjala "Zhvillim". Dhe rritja do të ndodhë jo në kurriz të "goditjeve" ose "impulseve", por në kurriz të burimeve të brendshme. Cila është gjëja e parë që përpiqen të arrijnë profesionistët e zhvillimit organizativ?

Së pari, balanca midis burimeve të shpenzuara dhe produkteve të shitura, si dhe kthimi i vetë këtyre mallrave. Si dhe zhvillimi i ndërmarrjes, rritja e saj dhe kohezioni i ekipit brenda organizatës. Rezultatet e punës së këtyre specialistëve janë si më poshtë:

• gatishmëria e ekipit ose stafit për ndryshime lokale ose globale;
• qëndrimi pozitiv i punonjësve ndaj njëri-tjetrit, si dhe zhvillimi i ndihmës reciproke mes tyre;
• optimizimi i strukturave organizative dhe funksionale të ndërmarrjes;
• arritja e kënaqësisë së përgjithshme të punës në të gjithë ndërmarrjen.

Puna e një specialisti të tillë është shumë komplekse dhe, siç u përmend më lart, bazohet në psikologji dhe sociologji. Gjithashtu, pas punës së këtyre njerëzve, menaxherët shohin përmirësim të cilësisë së produktit, produktivitet më të lartë, forcimin e pozicionit të organizatës në treg, uljen e humbjes së stafit, rritjen e të ardhurave etj.

Fazat kryesore nëpër të cilat kalojnë specialistët e rritjes organizative

Rritja organizative është një proces i vazhdueshëm i ndarë në disa faza.

• Në fazën e parë, specialisti dhe menaxhmenti kuptojnë se është e nevojshme ndryshimi i ndërmarrjes në struktura të ndryshme. Ky realizim mund të vijë në atomomentet kur punonjësit vërejnë komplikime në punën e ndërmarrjes. Është gjithashtu e rëndësishme që të gjithë duan të ndryshojnë kompaninë.
• Në fazën e dytë, pas ndërgjegjësimit dhe shfaqjes së dëshirës për të zgjidhur problemet dhe për të ndryshuar ndërmarrjen për mirë, specialisti fillon punën. Disa probleme po zgjidhen, përkatësisht, po krijohet një sistem i marrëdhënieve të punës për të kryer ndryshime organizative.
• Në fazën e tretë, pasi specialisti mund të depërtojë në ndërmarrje, ai fillon të mbledhë informacione për të. Ky është një aktivitet shumë i rëndësishëm dhe kryhet rreptësisht sipas teknikës së veçantë të një specialisti. Edhe nëse një firmë ka një mori informacionesh, ajo mund të mos jetë gjithmonë në gjendje të identifikojë problemet e qarta organizative.
• Në fazën e katërt, pas mbledhjes së informacionit të mjaftueshëm, ai do të duhet të analizohet dhe studiohet. Kjo fazë mund të quhet edhe diagnostike. Specialisti duhet të bëjë "diagnozën" dhe të fillojë "trajtimin", si dhe të zbatojë ndryshime organizative.
• Në fazën e pestë, specialisti do të kuptojë të gjitha problemet, ai duhet të hartojë një plan për eliminimin e tyre dhe shmangien e mëtejshme. Në këtë drejtim, ai përdor teknikat e tij të veçanta. Pasi të jetë hartuar një plan, ai duhet të ekzekutohet. Specialisti duhet të mbikëqyrë zbatimin e planit.
• Faza e gjashtë, është e fundit. Pasi organizata ka ndryshuar për mirë, nevoja për një specialist zhduket. Ndonjëherë ka raste kur varësia e një kompanie nga një specialist bëhet shumë e madhe, nuk mund të funksionojë pa të. Këto probleme janë gjithashtuzgjidhet nga një specialist.

Rëndësia e rritjes organizative

Në një kompani në zhvillim ose në një kompani që është në prag të falimentimit, ju duhet të njiheni me këtë koncept. Dhe është e dëshirueshme të punësosh një specialist. Puna e tij do të kushtojë para, por ndryshimet që do të bëjë në ndërmarrje do të jenë të paçmueshme.