Komunikimi horizontal: konceptet bazë, llojet, metodat e menaxhimit në një organizatë

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Komunikimi zakonisht quhet një shumëllojshmëri formash të transferimit të informacionit. Sa i përket mjedisit të biznesit, është zakon të bëhet dallimi midis komunikimeve vertikale dhe horizontale. Secila prej tyre ka karakteristikat e veta, tiparet karakteristike të ndërveprimit të pjesëmarrësve. Ky artikull do ta shqyrtojë këtë në më shumë detaje. Le të theksojmë ndryshimet kryesore midis këtyre llojeve të komunikimit.

Çfarë është kjo?

Së pari, merrni parasysh konceptin kryesor. Pra, komunikimi është procesi i transferimit të informacionit të përdorur nga njerëzit. Mund të shfaqet në disa forma:

• E qartë. Ky është përdorimi i gjuhës së folur, tekstit ose ndonjë lloj imazhi grafik, pamjesh, etj.
• Implicit. Komunikimi përmes gjesteve joverbale, shprehjeve të fytyrës, shprehjeve të caktuara të fytyrës.

Për sa i përket mjeteve kryesore të komunikimit të biznesit, ato janë si më poshtë:

• Takim.
• Videokonferencë.
• Email.
• Biseda telefonike.
• Transmetimi i memorandumeve.
• Personalebisedë.
• Përdorimi i teknologjive të internetit (bisedat, lajmëtarët e çastit).
• Dorëzimi i raporteve.

Është zakon të veçohen elementët e mëposhtëm të komunikimit:

• Dërguesit. Këta janë persona që formojnë, kodojnë të dhënat dhe ua transferojnë ato pjesëmarrësve të tjerë në proces.
• Mesazhe. Informacion i koduar specifik për dërguesin.
• Kanale. Këtu spikasin mjetet e komunikimit, mjediset në të cilat mund të shpërndahet informacioni.
• Marrës. Personi të cilit i është dërguar informacioni. Një element që interpreton informacionin.

Grupet e brendshme dhe të jashtme

Komunikimet vertikale dhe horizontale në një organizatë janë nënkategori në natyrë.

Komunikimet e biznesit përgjithësisht ndahen në të jashtme dhe të brendshme. Këto të fundit përfaqësohen nga komunikimi që zhvillohet drejtpërdrejt brenda organizatës, në veçanti, midis punonjësve individualë, departamenteve, punëtorive, divizioneve të kompanisë. Komunikimi i jashtëm është komunikim me subjektet e jashtme. Ata mund të jenë kontraktorë, furnitorë, klientë, organizata shërbimi, përfaqësues të agjencive qeveritare, etj.

Nga ana tjetër, komunikimet e brendshme në organizatë përfaqësohen nga rrjetet horizontale dhe vertikale, si dhe nga rrjetet e komunikimit. Ato vertikale ndahen më tej në dy kategori të tjera:

• Reverse (parimi nga poshtë lart).
• Hierarkike (parimi nga lart-poshtë).

Veçoritë e këtyrevarietetet e paraqitura do të diskutohen në detaje në artikull.

Komunikimi horizontal

Çfarë do të thuash? Komunikimi horizontal është shkëmbimi i informacionit zyrtar, biznesor midis punonjësve që zënë të njëjtin pozicion të barabartë në kompani. Këtu komunikimi mund të jetë i rëndësishëm si ndërmjet punëtorëve të së njëjtës punëtori, divizioni, dege, ashtu edhe ndërmjet punonjësve të departamenteve ekuivalente të punishteve dhe degëve.

Komunikimi horizontal është komunikimi ndërmjet menaxherëve që kanë të njëjtin fushë kompetencash, si dhe ndërmjet punonjësve që kanë të njëjtën kategori, janë në pozicione ekuivalente, kanë një grup të barabartë kompetencash dhe përgjegjësish.

Komunikimet horizontale në një organizatë janë të nevojshme para së gjithash për të krijuar një atmosferë pune të shëndetshme, miqësore dhe komode. Ky është organizimi i një komunikimi biznesi të plotë, të frytshëm. Një sistem i organizuar siç duhet i komunikimeve horizontale ju lejon të arrini rezultate pozitive bazuar në rezultatet e punës së secilit anëtar të ekipit.

Probleme të mundshme

Ky lloj komunikimi biznesi mund të errësohet nga disa probleme. Këtu janë ato kryesore që janë karakteristike për komunikimet horizontale në menaxhim:

• Përdorimi i zhargonit profesional. Mund të jetë e pakuptueshme për punonjësit e sapo punësuar, punonjës të një departamenti tjetër.
• Mosmarrëveshje rreth rëndësisë së faqes së tyre të veçantë, llojit të tyre të veçantë të aktivitetit.
• Reduktimi i komunikimit të biznesit nëamvisëri, diskutimi i problemeve personale. Shfaqja mbi këtë bazë e thashethemeve, bisedave pas shpine, diskutimeve që shpërqendrojnë nga procesi i lindjes.
• Efektshmëria e komunikimit të biznesit mund të ulet për shkak të shfaqjes së pëlqimeve, mospëlqimeve personale, etj.

Zgjidhja e problemit

Për të mbajtur komunikimet e brendshme horizontale në kompani nga probleme të tilla, menaxheri duhet të bëjë sa më poshtë:

• Kërkojuni vartësve, kolegëve të komunikojnë në një gjuhë të kuptueshme për të gjithë, të deshifrojnë termat profesionale.
• Rregulloni komunikimin midis vartësve tuaj, neutralizoni mosmarrëveshjet dhe keqkuptimet mes tyre.
• Mbani mbledhje të përgjithshme, duke përfshirë ato joformale, në mënyrë që punonjësit të komunikojnë me njëri-tjetrin.

Lloji vertikal

Komunikimet horizontale janë komunikime ndërmjet punonjësve të së njëjtës organizatë, komunikim biznesi ndërmjet punonjësve të të njëjtit departament, punëtori, që zënë pozicione të barabarta. Komunikimi vertikal në një mjedis biznesi është transferimi i informacionit midis menaxhmentit dhe vartësve. Ai përfshin format e mëposhtme:

• Orders.
• Rekomandime.
• Orders.

Kjo u dërgohet nga shefi vartësve të tij. Punonjësit dërgojnë raporte, mesazhe, raporte, etj. në përgjigje të menaxherit.

Komunikimi vertikal ndahet në dy lloje:

• Midis departamenteve, divizioneve, seminareve të vendosura në nivele të ndryshme hierarkikenë kompani.
• Direkt midis vartësve dhe trupave drejtuese.

Transferimi i informacionit këtu është i disponueshëm në dy forma - në rrjedhën e poshtme (hierarkike) dhe në rrjedhën e sipërme (të kundërt). Le t'i prezantojmë ato në mënyrë specifike.

grup nga lart-poshtë

Këtu informacioni do të vijë nga nivelet më të larta të hierarkisë në ato më të ulëta. Kjo është, nga shefi te vartësit e tij. Brenda këtij grupi, mund të dallohen format e mëposhtme të komunikimit të biznesit:

• porositë dhe porositë. Mund të shoqërohet me shpjegime për arritjen e qëllimeve, zbatimin e detyrave, zbatimin e teknikave dhe metodave të caktuara.
• Dokumente-vlerësime të përpjekjeve të vartësve.
• Mbështetje dhe kontroll.
• Stimuj për punonjësit.

Çështje të nëntipit hierarkik

Problemet e komunikimit të biznesit të llojit "nga lart-poshtë" (komunikimi i menaxherit me vartësit e tij) përfshijnë si më poshtë:

• Keqkuptim. Mund të ketë një situatë që shefat dhe interpretuesit flasin gjuhë të ndryshme - si fjalë për fjalë ashtu edhe figurativisht. Edhe nëse rusishtja zgjidhet qartë si gjuhë komunikimi, nivele të ndryshme të formimit profesional do të lënë hapësirë për keqkuptime. Për shembull, nëse shefi abuzon me fjalorin profesional, teknik në komunikimin me personel me aftësi të ulëta. Një shembull tjetër: drejtuesi i një kompanie ndërkombëtare nuk mund të gjejë gjithmonë një gjuhë të përbashkët me punonjësit që janë përfaqësues të një kulture të ndryshme kombëtare. Ata, edhe duke ditur një gjuhë të huaj, mund të mos kuptojnë veçoritë e të folurit të folësit të tij amtare - të njëjtat shkurtesa, zhargon, lojë fjalësh.
• Sasia e informacionit. Menaxherët jo gjithmonë dërgojnë informacionin e nevojshëm në sasinë e duhur. Në disa situata, detyra e caktuar është e vështirë për t'u kryer nga një vartës për shkak të mungesës së informacionit të nevojshëm. Dhe në raste të tjera, interpretuesi vuan nga nevoja për të studiuar informacione të tepërta, të padobishme, të parëndësishme.

Grupi nga poshtë-lart

Ky është informacion që dërgohet nga vartësit te udhëheqësi. Këtu dallohen format e mëposhtëm:

• Memorials.
• Raporte.
• Mesazhe mbi fazat e punës së kryer.
• Raporton për shfaqjen e problemeve të paparashikuara gjatë zgjidhjes së një detyre shërbimi.
• Propozime me ide novatore, mënyra për të përmirësuar prodhimin, futjen e teknologjive dhe metodave të reja të aktivitetit në kompani.

Të tilla reagime nuk janë më pak të rëndësishme për menaxherët sesa t'u jepni atyre porosi vetë. Është nga vartësit që ju mund të merrni informacionin më të fundit në lidhje me gjendjen e punëve në kompani. Ky informacion na lejon të vlerësojmë gjendjen shpirtërore kolektive, të identifikojmë pakënaqësinë në rritje të punonjësve në fillim.

Probleme të nëntipit të kundërt

Reagimet midis interpretuesve dhe menaxhmentit mund të dëmtohen nga problemet e mëposhtme:

• Vartësit rrallë dërgojnë reagime negative, ankesa te menaxhmenti i tyre edhe për ato aspekte që janë mjaftserioze. Arsyeja është e thjeshtë - frika për t'u pushuar nga puna.
• Shpesh, edhe komentet dhe sugjerimet e dërguara nga punonjësit mbeten pa përgjigje. Arsyeja është ose punësimi i tepruar i menaxherit, ose mungesa e respektit të tij për punonjësit e tij. Ai e konsideron jo të rëndësishme analizimin e mesazheve të tyre. Si përgjigje, punëtorët janë të bindur se një reagim i tillë është i padobishëm.
• Kritika e paraqitur mund të mos arrijë fare në destinacionin e saj përfundimtar. Për shembull, në rastin kur një punonjës i dërgon një letër Drejtorit Ekzekutiv me një ankesë për menaxhimin e tij të drejtpërdrejtë. Shefi vartës mund të parandalojë një reagim të tillë, pasi do të rezultojë në pasoja negative për të.
• Për sqarimin e temave të paqarta, ndihmoni në zgjidhjen e problemeve që kanë lindur papritur, në shumicën e rasteve, punonjësit preferojnë t'u drejtohen kolegëve dhe jo menaxherëve. Arsyeja mund të jetë se ata nuk shpresojnë të marrin ndihmë të plotë dhe të kualifikuar, ata kanë frikë se do të akuzohen për paaftësi.
• Shpesh ekziston një arsye territoriale, gjeografike për pamundësinë e një lidhjeje të tillë. Zyrat ku ndodhen vartësit dhe stafi komandues mund të vendosen në zona të ndryshme të vendbanimit, madje edhe në qytete, shtete të ndryshme.

Mënyra për të zgjidhur problemet

Të gjitha problemet e mësipërme mund të zgjidhen si më poshtë:

• Përcaktoni kutitë anonime të postës dhe postës elektronike ku punonjësitdo të jetë në gjendje të dërgojë ankesa dhe sugjerime të fshehta.
• Zhvilloni një sistem për të shpërblyer punonjësit që përdorin komente nga menaxhmenti.
• Krijoni skema komunikimi midis një punonjësi të thjeshtë dhe një shefi të rangut të lartë pa pengesa të ndërmjetme në formën e udhëzimeve të drejtpërdrejta të punonjësve.
• Futni regjistrimin e të gjitha ankesave të marra nga drejtuesit nga vartësit me nevojën për të raportuar mbi masat e marra si përgjigje.