Inventari është i detyrueshëm: rastet, renditja, koha

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Inventari përfaqësohet nga një procedurë e veçantë për rakordimin e vlerave, mallrave, parave ose aktiveve fikse ekzistuese të shoqërisë me ato vlera që janë të disponueshme në dokumentet zyrtare të ndërmarrjes. Mund të kryhet në baza të detyrueshme ose me iniciativën e menaxhmentit të kompanisë. Kryerja e një inventarizimi është e detyrueshme për disa kompani dhe ky proces kryhet detyrimisht çdo vit në të gjitha firmat. Qëllimi kryesor i kësaj procedure është të identifikojë mospërputhjet dhe mungesat e ndryshme. Shumë firma nuk e kuptojnë vlerën e këtij procesi, kështu që përdoret vetëm si formalitet. Edhe pse nëse i qaseni saktë inventarit, atëherë me ndihmën e tij mund të identifikoni të gjitha mungesat ose tepricat.

Qëllimi i procesit

Shumë sipërmarrës aspirues mendojnë nëse është e nevojshme të bëhet një inventar dhe cilat synime mund të arrihen përmes këtij procesi. Procedura përfaqësohet nga një kontabilitet sistematik i aktiveve materiale dhe fondeve, për të cilat një krahasim itregues me të dhëna nga dokumentet zyrtare.

Qëllimi kryesor i inventarit është të identifikojë mospërputhjet. Ato mund të shfaqen për arsye të ndryshme:

• vlerat ndikohen nga faktorë natyrorë, kështu që kjo përfshin tkurrjen, përkeqësimin për shkak të ruajtjes së gabuar, avullimit ose humbjes që ndodh gjatë transportit të mallrave;
• veprime të paligjshme nga ana e punonjësve të kompanisë, për shembull, marrja e matjeve të pasakta, lejimi i kompleteve të trupit apo edhe vjedhja e sendeve me vlerë;
• probleme që shfaqen gjatë kontabilitetit, prandaj, pas inventarizimit, shpesh zbulohen gabime të ndryshme, korrigjime, pasaktësi, gabime shtypi ose paqartësi të tjera në dokumente.

Bazuar në këtë, një auditim sistematik lejon çdo menaxher kompanie të identifikojë në kohë shkelje dhe probleme të ndryshme.

Funksionet e verifikimit

Kryerja e një inventarizimi të mallrave përfshin domosdoshmërisht përdorimin e funksioneve të ndryshme të procedurës:

1. Vlerësohen në mënyrë objektive kushtet në të cilat ruhen mallra të ndryshme dhe një vlerësim i tillë është objektiv.
2. Përcaktohet se sa saktë dhe me kompetencë kryhet mirëmbajtja e dokumenteve të ndryshme në kompani.
3. Reflekton veçoritë e menaxhimit të magazinës në kompani.
4. Vlerësohet plotësia dhe korrektësia e kontabilitetit.
5. Lëshohet parandalimi i abuzimeve dhe shkeljeve të ndryshme nga specialistë të punësuar.

Për shkak të funksioneve të tilla të shumta, mbajtjaInventari konsiderohet një proces i rëndësishëm në çdo kompani.

Rastet e numërimit të detyrueshëm të inventarit

Disa kompani u kërkohet të kryejnë procedurën pa dështuar bazuar në kërkesat ligjore. Informacioni se në cilat raste një inventar është i detyrueshëm përmbahet në rregulloret e mëposhtme:

• në Ligjin Federal Nr. 402 "Për Kontabilitetin";
• në udhëzimin e miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Financave Nr. 49.

Sigurisht që kontrolli kryhet në situatat e mëposhtme:

• kur jepni pronë me qira;
• shitja ose blerja e aktiveve në pronësi të kompanisë;
• transformimi i një ndërmarrje shtetërore ose komunale;
• para formimit të llogarive vjetore;
• kur emëroni një person të ri financiarisht përgjegjës në kompani;
• kur zbulohet dëmtimi i sendeve me vlerë ose vjedhja e pronës;
• pas fatkeqësive natyrore ose emergjencave të tjera;
• kur kompania riorganizohet;
• para likuidimit të organizatës;
• në situata të tjera të parashikuara me ligj.

Inventari është i detyrueshëm përpara përgatitjes së raporteve vjetore. Një proces i tillë lejon jo vetëm marrjen parasysh të kërkesave të ligjit, por edhe parandalimin e gabimeve apo mungesave të ndryshme në letrat kontabël. Në mënyrë tipike, kompanitë kryejnë një rishikim çdo vit përpara fundit të vitit kalendarik.

Inventarizimi i aktiveve fikse kryhet çdo tre vjet. Çdo menaxher duhet të dijë të gjitha rastet e inventarit të detyrueshëm. Përveç kësaj, ai mund të caktojë në mënyrë të pavarur një inspektim nëse ka dyshime për ndershmërinë e punës së disa specialistëve të punësuar.

Si vendoset rendi i procesit

Kryerja e një inventari përfshin domosdoshmërisht marrjen parasysh të kërkesave të përfshira në Udhëzimet. Nuanca të shumta përcaktohen nga menaxherët e drejtpërdrejtë të kompanive. Për këtë, rregullat janë të fiksuara në dokumentacionin përbërës.

Drejtori i kompanisë mund të identifikojë disa pika të rëndësishme:

• kur kërkohet një proces;
• sa herë në vit mund të bëhet inventarizimi;
• në çfarë ore kryhet procesi;
• sa zgjat;
• çfarë aktivesh duhet të kontrollohen;
• kush është anëtar ose kryetar i komitetit të inventarit.

Përgjigjet për të gjitha këto pyetje janë të fiksuara në dokumentacionin themelues. Kryerja e një inventarizimi është e detyrueshme kur ndryshoni personat përgjegjës financiarisht. Në kushte të tilla, një specialist i ri i punësuar mund të jetë i sigurt se mungesat që lindën nga paraardhësi i tij nuk do t'i transferohen në asnjë mënyrë atij.

Çfarë po kontrollohet?

Inventari mund të kryhet në lidhje me prona të ndryshme, kështu që verifikimi i parave të gatshme, aseteve fikse, materialeve apo artikujve të tjerë është i theksuar. Gjatë procedurës vlerësohen të gjitha aktivet dhe detyrimet e shoqërisë dhe nënndarjeve të saj. Elementët e mëposhtëm i nënshtrohen verifikimit:

• aktive fiksefirmat e përdorura për të kryer biznes;
• asetet e paprekshme të kompanisë;
• investime të ndryshme financiare;
• mallra dhe materiale;
• punë në vazhdim;
• para në llogari dhe në dorë;
• tituj dhe SSO;
• zgjidhjet me palët, blerësit, Shërbimin Federal të Taksave, fonde të ndryshme dhe debitorë ose kreditorë të tjerë;
• rezerva;
• asetet dhe detyrimet e ndërmarrjes.

Kur kërkohet një inventar i materialeve? Një kontroll i tillë kryhet kur dyshohet se specialistë të punësuar në kompani po abuzojnë me kompetencat e tyre, për rrjedhojë konstatohet vjedhje ose mungesë.

Verifikimi i nënshtrohet jo vetëm pronës në pronësi të kompanisë, por edhe sendeve me vlerë që ndodhen në llogari jashtë bilancit. Ndërmarrja nuk ka të drejta pronësie ndaj tyre, por ato përdoren në procesin e punës në bazë të marrëveshjes së qirasë ose marrëveshjeve të tjera.

Hapat e procesit

Kryerja e një inventarizimi të pasurisë përfshin domosdoshmërisht zbatimin e veprimeve të njëpasnjëshme. Prandaj, procesi ndahet në faza:

1. Lëshohet një urdhër nga kreu për nevojën për një inventar.
2. Po mblidhet një komision inventarizimi dhe ai duhet të përfshijë specialistë që nuk janë të interesuar për rezultatet e auditimit.
3. Përcaktoni kornizën kohore gjatë së cilës do të kryhet procedura.
4. Prona që do të vlerësohet është zgjedhur.
5. Materialpersonat përgjegjës të kompanisë i japin faturat punëdhënësit.
6. Shtypni inventarët e vlerave në kompani, të krijuara për çdo person përgjegjës financiarisht.
7. Bëhet një kontroll i drejtpërdrejtë, i cili konsiston në peshimin, krahasimin e sasisë aktuale me të dhënat nga dokumentet, matjen, numërimin dhe veprime të tjera të ngjashme.
8. Informacioni nga lista e inventarit krahasohet me informacionin e disponueshëm në dokumentet e kontabilitetit, gjë që bën të mundur identifikimin e çdo mospërputhjeje
9. Po krijohen deklarata krahasuese, me ndihmën e të cilave është e mundur të identifikohen shkaqet e mospërputhjeve.
10. Po përpilohen rezultatet e kontrollit, për të cilin po hartohet akti përkatës.
11. Nëse konstatohen mungesa dhe probleme të tjera, atëherë në kompani kryhet një hetim, qëllimi i të cilit është identifikimi i autorëve.
12. Shkelësit e identifikuar i nënshtrohen përgjegjësisë administrative ose penale, në varësi të karakteristikave të shkeljeve.

Është e nevojshme të plotësoni inventarin përpara përgatitjes, nënshkrimit dhe dorëzimit të menjëhershëm të raporteve vjetore në Shërbimin Federal të Taksave. Procedura e inventarit përfundon detyrimisht me një raport special.

Rregullat e raportit

Krijohet një raport bazuar në rezultatet e kontrollit. Ai përfshin informacionin e mëposhtëm:

• data e inventarit;
• të dhëna për anëtarët e komisionit të inventarit;
• periudha gjatë së cilës është kryer procedura;
• pronë e verifikueshme e kompanisë;
• Probleme dhe mungesa të identifikuara;
• nënshkrimet e të gjithë inspektorëve.

Ndërsa inventari kërkohet përpara se të përgatiten llogaritë vjetore, çdo ekzekutiv i kompanisë mund ta fillojë procesin pa arsye të mirë. Për ta bërë këtë, lëshohet një urdhër përkatës, pas së cilës punonjësit e ndërmarrjes duhet të ndjekin procedurën.

Përgjegjësitë e komisionit të inventarit

Inventari kërkohet me ligj, kështu që çdo kompani duhet të krijojë një organ të veçantë përgjegjës për kontrollin dhe kontabilitetin. Quhet komisioni i likuidimit. Ajo ka disa përgjegjësi:

• aplikimi i masave të ndryshme parandaluese që synojnë ruajtjen e pasurisë së ndërmarrjes;
• pjesëmarrje në mosmarrëveshje të ndryshme lidhur me ruajtjen ose dëmtimin e vlerave të pasurisë;
• kontroll mbi korrektësinë e përgatitjes së dokumenteve të ndryshme në lidhje me pasurinë e shoqërisë;
• inventar bazuar në porosinë e menaxhmentit të kompanisë;
• përgatitja e një raporti mbi rezultatet e auditimit;
• kryerja e një hetimi që synon identifikimin e fajtorëve të shkeljeve dhe problemeve të ndryshme.

Të gjitha këto veprime duhet të kryhen ekskluzivisht nga punonjësit e firmës që nuk janë të interesuar për rezultatet e auditimit.

Kush është në komision

Kur formohet një komision, zakonisht në punë përfshihen specialistët e mëposhtëm:

• punonjësit administrativ;
• specialistët e departamentit të kontabilitetit;
• vendasauditorët;
• shpesh përfshihen edhe ekspertë të pavarur;
• përfaqësues të pozicioneve të ndryshme në dispozicion në stafin e organizatës.

Nëse kompania ka një sasi të vogël të pronave të ndryshme, atëherë shpesh përgjegjësia për kryerjen e një inventari i kalon komisionit të auditimit, nëse ai ekziston në kompani.

Nëse gjatë kontrollit konstatohet se mungon qoftë edhe një anëtar i komisionit, atëherë rezultatet e procedurës shpallen të pavlefshme.

Përgjegjësia për mosinventarin

Disa pronarë biznesesh refuzojnë qëllimisht të auditojnë për arsye të ndryshme. Legjislacioni nuk parashikon përgjegjësi për një vendim të tillë. Por Shërbimi Federal i Taksave mund të gjobisë kompaninë nëse rezulton se ka mospërputhje ose gabime në pasqyrat financiare të marra.

Rekomandime nga ekspertë

Kur kryeni një inventar në një kompani, këshillohet të përdorni rekomandime të caktuara. Këto përfshijnë sa vijon:

• 10 ditë përpara kontrollit, kreu lëshon një urdhër të duhur, i cili regjistrohet në ditar.
• Lejohet të formohet një komision jo vetëm i përhershëm, por edhe një herë ose pune.
• Nëse organizata përdor shumë mallra dhe materiale, atëherë vendimi për nevojën për një inventar selektiv merret nga menaxheri në bazë të situatës aktuale në kompani.
• Të gjithë anëtarët e komisionit duhet të përfshihen në verifikim, përndryshe rezultatet njihen lehtësishte pavlefshme.
• Persona përgjegjës janë të përfshirë gjatë procesit.
• Menaxhmenti i firmës duhet të sigurojë që procesi të kryhet shpejt dhe me lehtësi.
• Verifikimi shpesh mund të zgjasë shumë, veçanërisht në kompanitë që përdorin një numër të madh materialesh ose transportojnë dhe marrin shumë mallra.

Gjatë inventarizimit anëtarët e komisionit duhet të kenë parasysh kërkesat e ligjit.

Data të mbarimit

Kryetari i kompanisë përcakton se sa shpesh do të kryhet kontrolli. Por në të njëjtën kohë, merren parasysh rekomandime të caktuara, prandaj bëhet inventarizimi në magazinë të paktën një herë në vit.

Dyqanet duhet të kontrollohen dy herë në vit. Materialet dhe mallrat vlerësohen pa dështuar përpara hartimit të raporteve vjetore. Verifikimi zakonisht kryhet brenda tre ditëve, por ndonjëherë procesi vonohet për disa javë.

Përfundim

Inventari është një proces i detyrueshëm për çdo kompani. Ai përfshin krahasimin e materialeve dhe mallrave në dispozicion me sasinë e treguar në dokumentacionin e kompanisë. Procesi kryhet nga një komision i posaçëm.

Nuk ka asnjë informacion në legjislacionin mbi përgjegjësinë për refuzimin e kryerjes së një inventarizimi, por nëse inspektorët tatimorë zbulojnë gabime dhe shkelje në raportim, kompania do të duhet të paguajë gjoba të konsiderueshme.