Kontrolli në ndërmarrje: mjetet, qëllimet dhe objektivat

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-01-17 19:07

Ata që dëgjojnë fjalën "kontroll" për herë të parë zakonisht imagjinojnë të kontrollojnë diçka, por në fakt nuk është aspak kështu. Kontrolli në një ndërmarrje është një sistem kompleks që synon përmirësimin e proceseve financiare, të personelit dhe teknologjik në mënyrë që të arrihet funksionimi efektiv i organizatës në tërësi. Ndryshe nga kontrolli, i cili është krijuar për të identifikuar problemet dhe gabimet e bëra në të kaluarën, kontrolli kërkon të ndërtojë një sistem të menaxhimit të procesit në kompani që fokusohet në çështjet aktuale dhe të ardhshme. Pse është kaq e rëndësishme kjo?

Shërbimi kontrollues në ndërmarrje është një element i rëndësishëm, pasi punonjësit e saj mund të minimizojnë humbjen e burimeve, të analizojnë planet aktuale dhe të ardhshme, si dhe të identifikojnë gabimet e mundshme, domethënë ato që mund të bëhen gjatë aktivitetet e kompanisë. Sidoqoftë, për të kuptuar se çfarë është ky lloj aktiviteti, është e rëndësishme të studiohen më në detaje veçoritë dhe pikat kryesore të tij. Ky artikull do të diskutojë konceptet themelore, qëllimet dhe objektivatkontrollin, si dhe konceptet, mjetet dhe funksionet e tij.

Koncepte dhe përkufizime

Kontrolli është një drejtim i ri në sistemin e menaxhimit, kështu që sot nuk ka një përkufizim të qartë të këtij koncepti. Megjithatë, ka disa përkufizime që janë më të njohura dhe pasqyrojnë thelbin e këtij termi.

Origjina e saj lidhet me foljen angleze to control. Në përkthim, "kontrolli" është "menaxhimi, mbikëqyrja, kontrolli, menaxhimi, rregullimi". Megjithatë, një përshkrim i tillë nuk mjafton për të kuptuar thelbin e këtij fenomeni, ndaj ia vlen të merren parasysh dy përkufizimet e mëposhtme më të sakta.

Kontrolli është një fushë më vete e veprimtarisë në organizata, e cila lidhet me zbatimin e funksionit ekonomik dhe synon marrjen e vendimeve të duhura strategjike dhe operacionale nga menaxhmenti.

Kontrolli është një grup veprimesh që synojnë të mbështesin të gjitha proceset me informacionin e nevojshëm dhe mbështetjen analitike për marrjen e vendimeve të duhura të menaxhimit. Më shpesh ato synojnë rritjen e fitimeve në organizatë.

Kontrolli modern në një ndërmarrje duhet të përfshijë domosdoshmërisht një sistem të menaxhimit të cilësisë, menaxhimin e rrezikut dhe një sistem treguesish kyç, si dhe menaxhimin e procesit në zbatimin e çdo lloj planifikimi.

Qëllimet dhe objektivat

Bazuar në konceptet bazë, mund të konkludojmë se kryesoreqëllimi i kontrollit në një ndërmarrje është orientimi i të gjitha proceseve të menaxhimit drejt arritjes së qëllimeve të caktuara, të cilat mund të shprehen në përmirësimin e produkteve, arritjen e një niveli adekuat të konkurrencës etj. Me fjalë të tjera, qëllimi është ruajtja e menaxhimit efektiv të organizatës. Cili është qëllimi i tij?

Bazuar në qëllimin, dallohen këto detyra kryesore të kontrollit gjatë menaxhimit të një kompanie:

• zhvillimi i metodologjisë së planifikimit dhe organizimi i saj;
• kontabiliteti, duke përfshirë mbledhjen e informacionit dhe përpunimin e tij;
• kontroll;
• organizim i ngjarjeve të veçanta të sistemit të vëzhgimit.

Këto detyra, të përmbledhura, kanë nën-detyra të veçanta që duhet të kryhen nga shërbimi ose departamenti që i është besuar funksioni kontrollues. Zhvillimi i një metodologjie planifikimi dhe organizimi i saj përfshin sa vijon:

• sigurimi i krijimit të një kuadri rregullator që do të ndihmojë në zbatimin e parashikimeve të zhvillimit të kompanisë;
• ofrimi i këshillave për njerëzit që zhvillojnë plane strategjike;
• koordinimi i punës në përgatitjen e planeve të ndryshme, në përcaktimin e qëllimeve kryesore të kompanisë dhe buxhetimin;
• pjesëmarrje në diskutime dhe përcaktime të parametrave (cilësore dhe sasiore) të punës.

Detyra e kontabilitetit përfshin sa vijon:

• zhvillimi i strukturës për transmetimin dhe marrjen e informacionit;
• krijimi i një sistemi mbështetës informacioni për të ofruar referenca, informacione dheraporton te personat përgjegjës për një proces të caktuar në menaxhimin e kompanisë;
• përcaktoni nevojën për të ofruar informacionin e nevojshëm për menaxherët ose personat e tjerë përgjegjës;
• krahasimi i planeve dhe raporteve dhe përpilimi i dokumentacionit të raportimit të ndërmjetëm që tregon ecurinë e planeve;
• analiza e devijimeve nga planet, identifikimi i shkaqeve të mundshme dhe zhvillimi i propozimeve për të parandaluar ndikimin e faktorëve negativë që shkaktuan ndërprerje në punë.

Detyra e kontrollit përfshin:

• monitorimi i zbatimit të planeve që synojnë arritjen e qëllimeve strategjike;
• monitorimi i gjendjes së kushteve mjedisore lidhur me zhvillimin e planeve strategjike;
• dobësitë e monitorimit që u identifikuan gjatë planifikimit ose rishikimit të progresit të programit.

Detyra e organizimit të ngjarjeve për një sistem të veçantë vëzhgimi parashikon sa vijon:

• zhvillimi i një kuadri rregullator për marrjen dhe ofrimin e informacionit brenda organizatës;
• zhvillimi i aktiviteteve që ofrojnë informacion shtesë dhe mbështetje analitike.

Një vend të veçantë në sistemin e kontrollit të financave, personelit dhe burimeve zë kontabiliteti. Si rregull, raportimi tradicional nënkupton përqendrimin në të kaluarën dhe paraqitjen e të dhënave faktike për proceset dhe fenomenet e kaluara, ndërsa raportimi në kontroll fokusohet në të ardhmen.

Kështu, mund të shihni se organizimi i kontrollit në ndërmarrje kontribuon në krijiminkontrolli aktual mbi proceset në mënyrë që të përcaktohen pasojat e vendimeve të caktuara të menaxhimit. Mund të thuhet gjithashtu se futja e kontrollit ju lejon të ruani menaxhmentin e kompanisë nga marrja e vendimeve të nxituara ose jofitimprurëse që sjellin humbje burimesh.

Metodat

Për të përmbushur të gjitha detyrat e vendosura gjatë menaxhimit të një organizate, kontrolli përfshin përdorimin e metodave të përgjithshme shkencore të mëposhtme:

• analizë;
• zbritje;
• induksion;
• specifikim;
• abstraksion;
• sintezë;
• analogji;
• simulation.

Pasi janë shqyrtuar qëllimet, objektivat dhe metodat e kësaj fushe të veprimtarisë, është jashtëzakonisht e rëndësishme të ndalemi në funksionet e saj.

Funksionet

Sistemi i kontrollit në ndërmarrje përfshin funksione të tilla bazë si:

• informativ;
• kontabilitet dhe kontroll;
• analitik;
• funksioni i planifikimit.

Dhe gjithashtu, me kusht, mund të dallohen tre funksione, të cilat do të jenë një kombinim i sa më sipër - shërbimi, komentimi dhe menaxhimi.

Arsyet për të kontrolluar

Në kapërcyellin e shekullit XIX dhe XX, shumë udhëheqës amerikanë në procesin e menaxhimit të organizatave u përballën me një nevojë urgjente për të përmirësuar metodat e kontabilitetit ekonomik dhe kontrollit financiar. Përpjekjet e para për të përmirësuar sistemin e kontabilitetit dukeshin kështumënyrë - drejtuesit e ndërmarrjeve i caktojnë kryefinancierit dhe sekretarit të shoqërisë detyrën e sigurimit të informacionit analitik për çështje të pjesës ekonomike dhe ekonomike. Kështu, u krijua një marrëdhënie e ngushtë pune mes shërbimit financiar dhe personit që ndihmon shefin e ekzekutivit. Më pas, u konstatua se për shkak të shumëllojshmërisë së informacionit dhe nevojës për detajet e tij, është më e leverdishme që kjo detyrë t'i besohet zyrtarëve individualë. Kështu, u bë futja e kontrollit në ndërmarrje.

Mund të dallohen parakushtet e mëposhtme për shfaqjen e kontrollit:

• kriza ekonomike globale;
• ndërlikim dhe shtrëngim i sistemit të taksave për sipërmarrësit;
• komplikim i formave të financimit.

Zhvillimi i kontrollit si degë e shkencës ekonomike është për shkak të arsyeve të mëposhtme:

• ndërkombëtarizimi dhe diferencimi i kompanive;
• ndryshim i teknologjive të përfshira në zonat e prodhimit;
• komplikim i sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes;
• komplikim i mjedisit të jashtëm;
• ndërlikim i proceseve të komunikimit për marrjen e vendimeve të menaxhimit, gjë që çoi në një nevojë urgjente për personel kompetent në fushën e inxhinierisë dhe organizimit të sistemeve.

Sot, shumë drejtues të ndërmarrjeve të huaja vërejnë se pas krijimit të departamenteve kontrolluese në ndërmarrje, për shembull, të ardhurat e kompanisë u rritën, përdorimi i burimeve financiare, njerëzore dhe të llojeve të tjera u bë më korrekt dhe pati sukses në një mënyrë domethënëse.shkurtoni kostot.

Shërbimi kontrollues në organizatë përballet me një detyrë shumë serioze - të sigurojë mbledhjen e shpejtë dhe përgatitjen e një analize të hollësishme të informacionit për të gjitha kostot e disponueshme për të menaxhuar ndërmarrjen. Drejtori i ndërmarrjes, shefi i shërbimit financiar dhe drejtuesit e departamenteve të prodhimit duhet të marrin informacion në kohë dhe rregullisht në mënyrë që në rast të devijimeve të mundshme të marrin masat e duhura dhe të korrigjojnë punën e të gjithë ndërmarrjes.

Konceptet

Sot në literaturën ekonomike dallohet koncepti gjerman dhe amerikan i kontrollit. Në përgjithësi, këto koncepte janë shumë të ngjashme me njëri-tjetrin, por ndryshimi kryesor i tyre është se i pari është më i fokusuar në shqyrtimin e problemeve të kontabilitetit të brendshëm dhe analizës së mjedisit të brendshëm të organizatës, dhe i dyti është më i fokusuar në problemet e mjedisi i jashtëm me të cilin kompania është e ndërlidhur ngushtë.

Vlen të theksohet se koncepti gjerman ka marrë një pranim më të gjerë. Sipas këtij koncepti, detyra qendrore është zgjidhja e problemeve të kontabilitetit të brendshëm në formë të planifikuar, kontrolluese dhe dokumentare.

Koncepti amerikan vendos në plan të parë edhe zgjidhjen e çështjeve që lidhen me formën e planifikuar, kontrolluese dhe dokumentare të kontabilitetit të brendshëm, por këtu vend qendror i jepet edhe zgjidhjes së problemeve të vlerësimit të mjedisit të jashtëm dhe të detajuar të tij. analizë.

Mjete

Mjetet e kontrollit janë një grup veprimesh që ju lejojnë të kryeni funksione dhe detyra të caktuara. Këto mjete mund të klasifikohen sikriteret:

• periudha e vlefshmërisë (strategjike ose operacionale);
• fushëveprimi (varet nga detyrat).

Për të kuptuar qartë se cilat janë mjetet kryesore që përdoren në kontroll dhe në cilat rrethana ato përdoren më mirë, merrni parasysh tabelën e mëposhtme.

Fusha e aplikimit	Paketa e veglave	Periudha e vlefshmërisë
Kontabilitet	Raporte të aktiviteteve të biznesit Format e regjistrimit shifrat e kontabilitetit Metodat e analizës së raportimit	Operativ
Organizimi i flukseve të informacionit	Sistemi i menaxhimit të dokumenteve	Strategjik
Planifikimi	Puna me vëllimet e porosive Analizë e pikës së thyerjes ABC analizë Analiza e dobësive të firmës Analiza e projekteve investuese Analiza e zbritjeve Analiza e modeleve të shitjeve dhe konsumit Vlerësimi i përfitimit të fillimit të prodhimit të lëndëve të para për prodhimin e produkteve tona Vlerësimi i kurbës së të mësuarit Metodat e logjistikës Benchmarking Vlerësimi i potencialit të firmës Analizë SWOT Hartat e perceptimit Matja e cilësisë së shërbimit Gantt grafik Llogaritja e nivelit të inventarit Planifikimi i kapaciteteve Çmimi Analiza e barrierave të hyrjes Planifikimi i rrjetit dhe më shumë	Strategjik
Monitorim dhe kontroll	Sistemi i paralajmërimit të hershëm Analiza e kostos Analiza e korrespondencës së treguesve (të planifikuar dhe aktual) Analiza e boshllëqeve	Strategjik

Çështja e zgjedhjes së mjeteve në kontroll duhet të trajtohet me kujdes ekstrem. Për shembull, për një organizatë që vepron në një treg oligopol ose monopol, nuk ka absolutisht asnjë kuptim të përdoret analiza e konkurrencës.

Mjetet e mësipërme në kontrollin e financave mund të thjeshtojnë shumë procedurën për zhvillimin ekonomik dhe përgatitjen e dokumentacionit të planifikimit dhe raportimit.

Kontroll strategjik dhe operacional

Ka dy lloje kontrollesh, të cilat ndryshojnë në periudhën e veprimit të tyre, si dhe detyrat dhe mënyrat për t'i zgjidhur ato.

Kontrolli strategjik synon zbatimin e programeve, strategjive afatgjata. Qëllimi i tij është të formojë një sistem të qartë planifikimi që do t'ju lejojë të menaxhoni me besueshmëri kompaninë, gjë që do të çojë në një rritje të fitimeve.

A. Galweiter (shkencëtar-ekonomist) në shkrimet e tij identifikoi tetë fusha që kontrolli strategjik duhet të mbulojë, përkatësisht:

1. Përcaktimi i plotësisë së planeve të kompanisë, si dhe përmbajtjes së tyre formale dhe financiare.
2. Kontrolli i paqëndrueshmërisëkushtet brenda organizatës dhe në mjedisin e jashtëm, të cilat janë të lidhura ngushtë me zbatimin e planeve strategjike të kompanisë.
3. Kontroll mbi miratimin e vendimeve të rëndësishme dhe zbatimin e tyre, bazuar në aspektin e kohës.
4. Gjurmimi i zbatimit të planeve, veçanërisht në faza të vështira ose të rëndësishme të zbatimit të tij.
5. Përgjigje në kohë ndaj kushteve të pafavorshme të jashtme dhe të brendshme që mund të shkaktojnë dëm financiar për organizatën ose të japin një nënprodukt të aktivitetit.
6. Ndjekja e situatës strategjike të firmës bazuar në rishikimet e rregullta.
7. Kontrollimi i delimitimit të njësive strategjike të ndërmarrjes.
8. Monitorimi i pajtueshmërisë me parimet përcaktuese të ndërmarrjes, të cilat ishin përcaktuar më parë.

Mund të dallohen detyrat e mëposhtme të këtij lloji kontrolli:

• përcaktoni qëllimet sasiore dhe cilësore;
• përgjegjësi për planifikim;
• punon një sistem strategjish alternative;
• përcaktimi i pikave kritike në mjedisin e brendshëm dhe të jashtëm për sistemin e strategjive alternative;
• identifikimi dhe menaxhimi i dobësive organizative;
• formimi i një karte rezultati;
• menaxhimi i devijimeve dhe treguesve të tyre;
• menaxhimi i motivimit në një institucion;
• menaxhimi i potencialit ekonomik.

Kontrolli operacional në një ndërmarrje ndryshon nga ai strategjik në atë që synon të ndihmojë menaxherët të arrijnë rezultate në qëllimet afatshkurtra. Duhet të theksohet se detyra e tij kryesore është parandalimi i një krizestatusi në organizatë dhe gjurmoni progresin aktual të aktiviteteve të planifikuara.

Për të kuptuar dallimet midis këtyre dy specieve, merrni parasysh tabelën më poshtë.

Shenja	Kontroll strategjik	Kontroll operacional
Orientimi	Mjedisi i brendshëm Mjedisi i jashtëm	Përfitueshmëri Efiçenca e kostos
Niveli i kontrollit	Strategjik (afatgjatë)	Taktike dhe operacionale
Gola	Krijimi i kushteve për mbijetesë Zbatimi i masave kundër krizës Mbajtja e potencialit të suksesshëm	Sigurimi i likuiditetit dhe përfitimit
Detyrat kryesore	Përcaktoni qëllimet sasiore dhe cilësore Përgjegjësia e planifikimit Zhvillimi i një sistemi strategjish alternative Përcaktimi i pikave kritike në mjedisin e brendshëm dhe të jashtëm për sistemin e strategjive alternative Identifikimi dhe menaxhimi i dobësive organizative Analiza e efektivitetit të kostos	Asistencë metodologjike në zhvillimin e buxhetit Kërko për dobësi për kontrollin taktik Përcaktimi i grupit të treguesve të kontrollueshëm në përputhje me rrymëngola Krahasimi i treguesve të planifikuar dhe aktual Përcaktimi i ndikimit të devijimeve në ekzekutimin e planeve aktuale Motivim

Marrëdhënia ndërmjet kontrollit operacional dhe atij strategjik

Këto dy lloje kontrolli janë pjesë përbërëse e njëri-tjetrit. Detyra më e rëndësishme e kontrollit strategjik është të sigurojë ekzistencën afatgjatë të një ndërmarrje të caktuar, dhe planifikimin operacional - aktual dhe zbatimin e planeve të caktuara për fitim.

Marrëdhënia e këtyre dy llojeve mund të përfaqësohet si thënie të tilla:

• "të bësh gjënë e duhur" është kontroll strategjik;
• "të bësh gjënë e duhur" është funksionale.

Kështu, mund të konkludojmë se kontrolli operacional është një pjesë integrale e zbatimit të atij strategjik.

Pranimi dhe organizimi i shërbimit

Nëse drejtuesi i ndërmarrjes ka vendosur të zbatojë një sistem kontrolli, atëherë ai së pari do të duhet të bëjë ndryshime në strukturën organizative dhe të krijojë një shërbim (departament), i cili duhet të jetë drejtpërdrejt në varësi të drejtorit të përgjithshëm ose shefit. ekzekutiv. Shërbimi kontrollues mund të përfshijë specialistët e mëposhtëm:

• shefi i shërbimit;
• kontrollues-kurator i seminareve (divizione/divizione/departamente);
• kontabilist menaxherial;
• Specialist i sistemeve të informacionit.

Nëse vëllimet e prodhimit osemadhësia e organizatës është e vogël, atëherë ju mund të kombinoni funksionet e këtyre zonave dhe të përjashtoni një pozicion.

Për organizimin e duhur të punës gjatë zbatimit të një sistemi të tillë, çdo specialisti duhet t'i jepet përshkrimet e punës, funksionaliteti i të cilave do të përcaktohet në bazë të nevojave të ndërmarrjes.

Çdo drejtues, veçanërisht ato ndërmarrje të vendosura në territoret post-sovjetike, duhet të kujtojnë se prezantimi i metodave inovative të menaxhimit mund të shkaktojë kritika nga stafi, dhe në disa raste edhe refuzim të plotë. Ndaj para fillimit të punës së shërbimit kontrollues është e nevojshme të paraqiten risitë dhe të përcillen në vëmendjen e të gjithë punonjësve detyrat, synimet dhe funksionet kryesore që do të kryejë kjo njësi strukturore.

Vlen të theksohet gjithashtu se zbatimi i një shërbimi të tillë duhet të jetë me faza dhe të përfshijë një fazë përgatitore në të cilën studiohet gjendja e ndërmarrjes, më pas vetë zbatimi dhe në fund një fazë automatizimi, nëse është e nevojshme.

Përfundim

Në përgjithësi, kontrolli pasqyron një gamë të madhe disiplinash shkencore ekonomike dhe menaxheriale - menaxhim, planifikim strategjik, kibernetikë, teori ekonomike etj. Falë kësaj, një menaxher profesionist ose një ekip prej disa specialistësh të cilëve u është besuar funksioni kontrollues është në gjendje të zgjidhë çështjet e prodhimit, ekonomike dhe të personelit, duke marrë parasysh diversitetin dhe gamën e gjerë të problemeve të këtij aktiviteti. Kjo është arsyeja pse prania e një sistemi kontrolli të vendosur në ndërmarrje lejon zgjidhjen, dhe shpesh parashikimin e problemeve, të cilat, nga ana tjetër, çojnë në reagimin në kohë dhe minimizimin e kostove të ndryshme dhe humbjeve serioze financiare.