Zhvillimi i një manuali cilësor: procedura e zhvillimit, veçoritë, kushtet dhe kërkesat

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Menaxhimi i cilësisë, zhvillimi i një manuali cilësor - sot këto janë detyrat më të rëndësishme në sistemin e menaxhimit të cilësisë së produkteve ose shërbimeve të ofruara. Është e këshillueshme që kjo çështje të analizohet më në detaje, të merren parasysh të gjitha aspektet e saj veçmas.

Zgjedhja e një qasjeje për zhvillimin e dokumenteve

Në një mënyrë ose në një tjetër, zhvillimi i manualit të cilësisë së një organizate paraprihet nga zgjedhja e një qasjeje specifike. Me fjalë të tjera, ju duhet të kuptoni se cilat pika ia vlen të përshkruhen në dokument dhe cilat jo. Punonjësit e çdo kompanie duhet ta përdorin këtë "libër referimi" në aktivitetet e tyre profesionale, ndaj ky faktor duhet të merret parasysh gjatë krijimit të tij. Si të organizoni zhvillimin e një manuali të menaxhimit të cilësisë në mënyrë që të jetë efektiv dhe efikas?

Që çdo dokument të jetë efektiv, duhet kuptuar se ai duhet të jetë sa i kuptueshëm dhe gjithëpërfshirës. Ai duhettë jetë i përshtatshëm për t'u përdorur. Kjo është arsyeja pse, në procesin e zhvillimit të një manuali cilësor, është e rëndësishme të merret parasysh që ai, si rregull, përfshin të gjithë informacionin bazë në lidhje me sistemin e menaxhimit të cilësisë së strukturës. Nëse është e nevojshme, lidhjet me dokumentacionin shtesë bëhen të rëndësishme. Thjeshtësia e paraqitjes dhe qartësia bëjnë të mundur përdorimin e manualit si për specialistët që punojnë në fushën e cilësisë ashtu edhe për punonjësit e tjerë të kompanisë. Lehtësia e përdorimit, e cila është kaq e rëndësishme për t'u marrë parasysh në zhvillimin e një manuali cilësor, siguron që punonjësit t'i referohen më shpesh këtij dokumenti dhe të mos kërkojnë zgjidhje përmes kolegëve ose vetë.

Plotësia si një kërkesë bazë për zhvillimin e udhëzimeve

Rekomandimet për zhvillimin e një manuali cilësor për një laborator, fabrikë prodhuese ose kompani të tjera përfshijnë plotësinë e materialit të paraqitur. Duket se kjo kërkesë është një nga më të vështirat. Por nuk duhet të keni frikë. Fatmirësisht, në rastin tonë, tashmë është kaluar një rrugë me gjemba, sepse aktualisht ekzistojnë standarde të menaxhimit të cilësisë ISO. Ato janë një rregullim i qartë se cilat elemente duhet të përbëhet nga sistemi i menaxhimit të cilësisë së një ndërmarrje. Përveç kësaj, standardet ju lejojnë të mos pyesni veten se si është krijuar ky sistem dhe si duhet të funksionojë.

Kur hartoni një manual të menaxhimit të cilësisë, duhet të dini se pjesa kryesore e dokumentit është përshkrimi i qëllimeve të strukturës nëfushën e cilësisë. Me fjalë të tjera, ne po flasim për ide që kompania planifikon t'i zbatojë në një periudhë të caktuar kohore. Arritja e qëllimeve të emërtuara nga zhvilluesi është për shkak të përmbushjes kompetente të kërkesave në fushën e cilësisë. Pra, kur hartoni një manual cilësor për një ndërmarrje, ia vlen të theksohet se si secila prej këtyre kërkesave zbatohet veçmas në këtë strukturë. Në mënyrë tipike, titujt e kërkesave janë titujt e seksioneve të dokumentit në fjalë. Duhet shtuar se në procesin e përgatitjes së manualit, nuk duhet t'i jepet dorë e lirë imagjinatës së tij në lidhje me numërimin e seksioneve. Kur zhvilloni një manual cilësor, nuk ka kuptim të devijoni nga numërimi që është miratuar në standard. Vetëm atëherë dokumenti përfundimtar do të jetë i kuptueshëm dhe i dallueshëm si nga punonjësit e kompanisë ashtu edhe nga auditorët e jashtëm.

Është e rëndësishme të kihet parasysh se disa njerëz zakonisht janë përgjegjës për përmbushjen e kërkesave të standardit në ndërmarrje. Prandaj, këta zyrtarë duhet të tregohen gjatë zhvillimit të manualit të cilësisë, përkatësisht pas përshkrimit të kërkesave individuale. Si pronarët e proceseve ashtu edhe zyrtarët specifikë që menaxhojnë aktivitetet e përshkruara në dokumentacion mund të jenë përgjegjës.

Qartësia si një kërkesë për zhvillimin e udhëzimeve

Kur hartoni një manual cilësor për një laborator, fabrikë prodhimi ose strukturë tjetër, është e rëndësishme të merren parasysh një sërë kërkesash. Përveç plotësisë së prezantimit, një rol të rëndësishëm luhet ngatë kuptuarit e materialit. Në një mënyrë apo tjetër, menaxhmenti duhet të krijojë një ide për proceset që ndodhin në kompani dhe ndërveprimin e tyre. Kjo bëhet për hir të përmbushjes së kërkesave të standardit.

Pra, nëse ekziston një proces specifik, zbatimi i të cilit plotëson një kërkesë të caktuar të standardit, është e nevojshme të tregohet në dokument jo vetëm vetë procesi, por edhe pronari i tij. Nëse plotësohet kërkesa për një aktivitet që nuk karakterizohet si proces, duhet të specifikohet një procedurë e dokumentuar me udhëzime për zbatimin e këtij aktiviteti me komentet e duhura që janë shkakësore.

Gjatë formimit të një manuali cilësor për kërkesat e reja, duhet pasur parasysh që, si rregull, nevojitet dokumentacion shtesë për të përmbushur këto kërkesa. Këto janë, për shembull, rregulloret e procesit që specifikojnë përbërjen e atyre që janë përgjegjës dhe fazat e vetë proceseve. Është e rëndësishme të dini se referencat për këto dokumente janë domosdoshmërisht të fiksuara në manual. Si rezultat i zbatimit të këtyre operacioneve, çdo punonjës duhet të kuptojë që në leximin e parë se çfarë pritet prej tij në drejtim të zbatimit të kërkesave të standardit të cilësisë dhe qëllimeve përkatëse në këtë fushë. Punonjësi duhet të ketë parasysh se cilat janë mënyrat për t'i arritur këto synime, të paktën në vendin e tij të punës. Zbatimi i këtyre rekomandimeve për zhvillimin e një manuali cilësor do të bëjë të mundur përfshirjen e të gjithë punonjësve të organizatës në procesin e menaxhimit të parametrave të cilësisë së produkteve ose shërbimeve të ofruara.

Lehtësia e përdorimitmanuale

Një kërkesë tjetër e rëndësishme për zhvillimin e një manuali cilësor për një laborator, ndërmarrje prodhuese ose strukturë tjetër është lehtësia e përdorimit të tij. Është e pamundur të argumentosh me faktin se edhe në makinën më të fuqishme nuk mund të shkosh larg, dhe në të vërtetë nuk mund të largohesh fare nëse timoni i saj është i instaluar në bagazh. Dhe mbingarkesa e panelit të instrumenteve me të gjitha llojet e sensorëve dytësorë do të çojë disi në faktin se shoferi do të fillojë të shpërqendrohet nga procesi kryesor në rastin e tij për të lexuar tregues interesantë.

Shembull i një manuali të cilësisë ISO

Do të ishte e dobishme të rishikoni manualin dhe seksionet standarde të tij me një shembull specifik. Për ta bërë këtë, ne do të marrim një laborator testimi. Pjesa e parë e dokumentit është një hyrje. Ai lexon:

• emri i strukturës në formë të plotë dhe të shkurtuar;
• rregullimi i veprimtarisë së laboratorit, ku është e nevojshme të tregohen emrat e letrave dhe numrat e regjistrimit të tyre;
• vendndodhja e personit juridik, ku duhet të specifikoni adresën postare dhe atë ligjore;
• detajet e kontaktit (email, numri i telefonit);
• Struktura organizative e kompanisë, e cila, si rregull, mund të gjendet në shtojcat e dokumentit kryesor.

Meqë ra fjala, është më mirë të paraqitet struktura organizative në mënyrë skematike.

Fusha e aplikimit

Pas futjes në procesin e zhvillimit të një manuali cilësorështë e rëndësishme që laboratori i testimit të tregojë qëllimin. Kjo temë nxirret në një seksion të veçantë, zakonisht i pari me radhë. Për shembull:

1. Ky dokument paraqet politikën e menaxhimit të cilësisë dhe parimet dhe praktikat kryesore që sigurojnë funksionimin e një sistemi të cilësisë në një laborator kërkimor.
2. Manuali është zhvilluar nga një ose një punonjës tjetër, i nënshkruar nga drejtori i qendrës kërkimore, i miratuar gjithashtu nga menaxhmenti i organizatës dhe i siguruar me vulën e personit juridik.
3. Për të siguruar që sistemi i cilësisë të ruhet në një nivel të lartë dhe efektiv dhe të ndërmerren veprime korrigjuese në kohën e duhur, manuali rishikohet dhe plotësohet nëse një person juridik ndryshohet ose riorganizohet, si dhe në rast të ndryshimit të fushës së akreditimit të strukturës ose përmirësimit të sistemit të cilësisë.
4. Ky dokument është përpiluar në përputhje me kërkesat e ligjeve dhe rregulloreve të caktuara të vendit.
5. Qëllimi i sistemit të menaxhimit të cilësisë shtrihet në të gjitha pikat e zbatimit të aktiviteteve laboratorike.

Referencat normative

Seksioni i dytë i dokumentit në fjalë zakonisht përmban referenca normative. Është e rëndësishme të theksohet se të gjitha ligjet, rregulloret, librat e referencës dhe burimet e tjera që përdoren në përgatitjen e manualit të cilësisë duhet të përshkruhen dhe shënohen qartë dhe në detaje. Më tej, këshillohet që të vazhdoni me njohjen me seksionin e tretë të manualit, i cili përshkruan të gjitha termat dhe përkufizimet,përdorur në vepër.

Termat dhe përkufizimet

Ky seksion është mjaft i madh, kështu që le ta konsiderojmë atë në një shembull specifik të laboratorit tonë. Termat dhe përkufizimet e mëposhtme zbatohen në këtë dokument:

• Akreditimi është një konfirmim i pajtueshmërisë së një personi juridik ose sipërmarrës individual me disa kritere.
• Një ekstrakt nga regjistri (me fjalë të tjera, një certifikatë akreditimi) është një dokument që gjenerohet automatikisht duke përdorur mjetet e sistemit të informacionit shtetëror në fushën e akreditimit. Është një certifikatë, vërtetim i faktit të akreditimit në një fushë të caktuar veprimtarie.
• Cilësia është një grup karakteristikash të qenësishme në një objekt. Në mënyrë tipike, këto karakteristika i referohen aftësisë së objektit për të përmbushur nevojat që ishin krijuar fillimisht.
• QCA, ose Analiza Kimike Kuantitative, është një përcaktim sasior i formuar eksperimentalisht dhe i referohet përmbajtjes së një ose më shumë përbërësve të një kampioni me mjete fizike ose kimike.
• Një teknikë analize është një kompleks operacionesh të karakterizuara në mënyrë specifike, zbatimi i të cilave çon në marrjen e rezultateve të CCI me tregues të vendosur saktësie.
• Auditimi, ose rishikimi i brendshëm, është një proces i dokumentuar, i pavarur, sistematik i marrjes së rezultateve të auditimit dhe i vlerësimit objektiv të këtyre rezultateve në mënyrë që të përcaktohet shkalla në të cilën janë përmbushur kriteret e auditimit të rënë dakord më parë.
• Programi i auditimit ështënjë grup kriteresh të përcaktuara për auditimin e një ose një serie auditimesh që janë planifikuar për një periudhë të caktuar kohore dhe kanë për qëllim kryesisht arritjen e qëllimeve të përcaktuara.
• Kriteret e auditimit janë një grup kërkesash, procedurash dhe politikash që përdoren si referenca. Është e rëndësishme të theksohet se kriteret e auditimit përdoren për të përputhur evidencat e auditimit kundër tyre.
• Një auditor është një person që demonstron karakteristikat e tij/saj personale dhe kompetencën për të kryer një auditim.
• Ekipi i auditimit – një ose më shumë auditorë që janë të përfshirë në auditim.

Lista e termave dhe përkufizimeve mund të vazhdohet, por qëllimi kryesor i këtij artikulli është të qartësojë kuptimin dhe natyrën e materialit të botuar në çdo seksion të udhëzuesit, kështu që këshillohet të kaloni në tjetrin. paragrafi.

Kërkesat e menaxhimit të cilësisë laboratorike

Ky paragraf është i fundit në dokumentin në shqyrtim. Sidoqoftë, është më informuese. Për të filluar, është e nevojshme të tregoni emrin e laboratorit këtu, si në seksionin e parë, dhe më pas të jepni informacion në lidhje me menaxhimin e strukturës, përkatësisht, duhet të përshkruani pozicionin e drejtuesit të qendrës kërkimore ose cilësinë menaxherit dhe kujt i raportojnë. Pas kësaj, këshillohet të karakterizohet struktura organizative dhe personeli drejtues me pozita dhe përgjegjësi profesionale përkatëse. Përveç kësaj, është e rëndësishme të mbani mendshtigjet e zëvendësimit, pra zëvendësdrejtorët e departamenteve të ndryshme të laboratorit. Më pas, flisni për:

• Përgjegjës për punonjësit e sistemit të menaxhimit të cilësisë. Është e nevojshme të tregohet jo vetëm pozicioni i tij, por edhe të dhënat e urdhrit përkatës për punësim.
• Zbatimi i SMC dhe bazat e funksionimit të tij.
• Përgjegjësitë dhe kompetencat e punonjësve të qendrës kërkimore në fushën e cilësisë, duke përfshirë shpërndarjen e detyrave, të drejtave dhe përgjegjësive ndërmjet punonjësve të qendrës kërkimore.
• Rregullorja e veprimtarive të strukturës.
• Qendra e Drejtë Kërkimore.
• Politika e privatësisë, edhe nga palët e treta.
• Përgjegjësia e menaxhimit për aktivitetet që organizohen në laborator.
• Një grup dokumentacioni rregullator dhe teknik, i cili në çdo rast vepron si pronë e klientit. Pra, pas punës laboratorike, ky dokumentacion mbetet në qendrën kërkimore ose i kthehet klientit me marrëveshje paraprake.
• Rezultatet e punës së kryer dhe letrat e lëshuara, të cilat veprojnë si pronë e klientit vetëm pasi të jetë paguar puna.

Çfarë tjetër?

Përveç artikujve të mësipërm, në seksionin "Kërkesat" në lidhje me qendrën laboratorike, duhet të specifikoni sa vijon:

• Përfundimi i nënkontraktave për realizimin e matjeve. Duhet shtuar se qëllimi i kësaj procedure është të sigurojë rezultate cilësore të testeve nënë rastin kur strukturat nënkontraktuese përfshihen në zbatimin e tyre. Në një mënyrë apo tjetër, laboratori kërkimor është plotësisht përgjegjës për punën që kryen organizata nënkontraktore.
• Menaxhimi i punës në lidhje me testet që nuk plotësojnë kërkesat e miratuara.

Pas përshkrimit të të gjitha pjesëve të manualit duke përdorur shembullin e një qendre kërkimore dhe një analize të hollësishme të të gjitha kërkesave për dokumentin sot, këshillohet të nxirren disa përfundime.

Pika kryesore është nevoja për të dokumentuar të gjithë gamën e proceseve të kryera në fushën e sigurimit dhe përmirësimit të cilësisë së produkteve apo shërbimeve të ofruara. Është gjithashtu e rëndësishme që të ketë një dokument që rregullon çështjet e menaxhimit të dokumenteve në përgjithësi si pjesë e proceseve të dokumentuara.