Plani i menaxhimit të projektit: përshkrim, përpilim, analizë

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Çfarë është një plan menaxhimi i projektit mund të kuptohet duke kuptuar termin Menaxhimi i projektit. Është një art dhe shkencë në të njëjtën kohë, i vendosur mirë në një ekonomi tregu të orientuar drejt konsumatorit. Është një përpunim i strukturuar i një plani pune me përcaktimin e qëllimeve të ndërmjetme për data të caktuara. Në kuadër të zbatimit të tij caktohet një projekt përgjegjës, i cili do të kryejë punën dhe organet rregullatore që do të monitorojnë respektimin e rregulloreve. A është menaxhimi i projektit gjithmonë efektiv? Kush ose çfarë ndikon në rezultatin përfundimtar?

Aspekti teorik

Plani i menaxhimit të projektit shoqërohet gjithmonë me zbatime inovative dhe përbëhet nga elementë të analizës së një produkti të ri, tregu, kategorish konsumatorësh. Qëllimi i tij kryesor është të zgjidhë detyrën e planifikuar në kohën më të shkurtër të mundshme me kursime maksimale në para.burimet.

Sipas dizajnit, çdo projekt ka një efekt të kufizuar inovativ. Inovacioni manifestohet në një qasje individuale për krijimin e mallrave që ndryshojnë nga mallrat ose shërbimet e ngjashme. Kjo aftësi ju lejon të përmirësoni dhe modifikoni në mënyrë sistematike vetitë e një produkti ose shërbimi.

Ky parametër është pjesë përbërëse e planit të menaxhimit të komunikimit të projektit, zhvillimit të produkteve të reja, riparimit të punimeve të ndërtimit apo fushatës zgjedhore, formimit të një sistemi informacioni në kompani.

Aspekti teorik përfshin njohuritë, aftësitë, mënyrat dhe mjetet e kombinuara për të krijuar një produkt dhe shërbim të ri. Për të përmbushur kërkesat e tregut dhe pritshmëritë e investitorëve, është e nevojshme të gjendet ekuilibri optimal midis kostove, afateve, qëllimeve dhe cilësisë së projektit që po kryhet.

Plani i projektit duhet të lidhë logjikisht të gjitha fushat e njohurive me burimet në dispozicion dhe potencialin e interpretuesve.

Llojet e sistemeve

Çdo detyrë, si krijimi i një produkti të ri dhe më pas shitja e tij, mund të bëhet me ose pa një plan të menaxhimit të projektit.

Opsioni i parë do të bazohet në përdorimin e një sistemi matricë, i cili përcakton përgjegjësinë (menaxherin) e projektit. Ai do t'i raportojë drejtorit dhe grupi i tij do të përbëhet nga punonjës nga departamente të ndryshme të cilët lirohen nga detyrat e drejtpërdrejta të punës për kohëzgjatjen e projektit. Ndryshime të tilla të personelit kërkojnë kohezion ekipor dhe një kuptim të qartë të qëllimeve dhe rezultateve të projektit.

Opsioni i dytë supozon që një nga drejtuesit e departamenteve do të emërohet përgjegjës. Të gjitha detyrat e projektit do të kryhen nga punonjësit e kësaj njësie. Por në përgjithësi, punonjësit nuk do të kenë një kuptim të plotë të kësaj detyre dhe do ta perceptojnë atë si një barrë shtesë. Si rezultat, koha dhe rezultatet mund të jenë të paparashikueshme.

Lloje projektesh

Kompanitë përdorin projektet në punë si një metodë jo tradicionale për të marrë iniciativa që nuk mund të përdoren në operacionet e përditshme. Pjesa e tyre në kompani po rritet çdo vit.

Projektet janë gjithmonë të ndryshme, por kanë diçka të përbashkët. Këto janë kushtet e kohës së kufizuar, kërkimi i interpretuesve kompetentë dhe paratë shtesë. Dallohen drejtimet e mëposhtme:

1. Dizajn arkitekturor. Për të pasur sukses në biznes, pjesëmarrja e inxhinierëve, projektuesve, konsumatorëve dhe investitorëve është e nevojshme. Një shembull i mrekullueshëm është shpikësi dhe arkitekti nga SHBA, B. Fuller, i cili arriti të interesojë njerëzit dhe të zhvillojë një model të banjove modulare. Këto dhoma janë një opsion ekonomik dhe përdoren edhe sot në ndërtimin e ndërtesave të banimit.
2. Vizioni konceptual. Çështja është të krijohen kushte të favorshme për krijimin e ideve të reja. Një shembull është një projekt me kompani telefonike në SHBA që kërkojnë një mënyrë për të mbrojtur kabinat telefonike nga grabitësit. Nga shumë opsione, ne u vendosëm në një konstruksion çelik inox. Sot ky element mund të vërehet në derën e përparme.në shumë ndërtesa.
3. Planifikimi. Është shumë e rëndësishme të ndërtohet një sekuencë e ekzekutimit të projektit. Për shembull, sipas këtij kriteri, Parku Kombëtar Yellowstone arriti të zbatojë masterplanin për ndërkëmbimin dhe mirëmbajtjen e tij.
4. Ndërtimi i objekteve. Puna fokusohet në respektimin e normave dhe rregullave të ndërtimit, si dhe në kontrollin sistematik të çdo faze. Mungesa e një trupi kontrollues mund të çojë në shkatërrimin e objektit me dëmtime të paparashikuara.

Para se të vendosni për një nga qasjet, është e nevojshme të hartoni një plan të menaxhimit të cilësisë për projektin. Në prodhimin e pajisjeve mjekësore ose ilaçeve, është më mirë të përqendroheni në cilësinë e fazave të planifikimit. Në rastin kur produkti i përfunduar duhet të ripërdoret nga një zonë në tjetrën, për shembull, instalimi i sistemeve të ajrit të kondicionuar dhe ngrohjes në ndërtesat shumëkatëshe, fokusi është te kontrolli.

Faktori i suksesit

Plani i menaxhimit të projektit është sot një pjesë integrale e një rezultati të suksesshëm. Në të kaluarën, krijimi i tij ishte karakteristik për zonat tradicionale të prodhimit (mbrojtje, energji, ndërtim). Aktualisht, kjo qasje përdoret nga pothuajse çdo firmë e dytë, ose më saktë, 45% e të gjitha organizatave. Këto përfshijnë institucionet financiare që ofrojnë shërbime dhe mallra për kompaninë.

Shpesh, një firmë e përqendruar te produkti ndjen nevojën për ta modifikuar atë sistematikisht në përgjigje të kërkesave të reja të klientëve. Në këtë rast, duke krijuarplani i menaxhimit të projektit. Sot, shumica e organizatave funksionojnë përmes kësaj qasjeje.

Këshilla për krijimin e një plani

Në praktikë, shumë kompani në përpjekjet e tyre hasin vështirësi dhe falimentojnë. Për shembull, Lockheed, i cili dështoi me avionin L-1011, ose projekti i tunelit të thellë, synonte rritjen e infrastrukturës së kanalizimeve të qytetit të Çikagos. Kompanitë kanë bërë kosto të mëdha, duke u përpjekur të mbajnë atë që arritën të bëjnë dhe të shesin deri diku - produktin e tyre.

Arsyeja kryesore e dështimeve ishte se zhvillimi i detajuar i planit të menaxhimit të projektit nuk u krye dhe menaxhimi i kompanisë ishte plotësisht i fokusuar në rezultatin përfundimtar dhe jo në fazat e njëpasnjëshme të arritjes së qëllimit.

Për të zbatuar një sipërmarrje të suksesshme, është e nevojshme të zhvillohet një koncept me një sekuencë të qartë veprimesh, duke marrë parasysh këshillat e mëposhtme:

1. Shikoni projektin nga një palë e tretë. Kjo teknikë do t'ju lejojë të vlerësoni në mënyrë objektive atë që po ndodh, t'i hidhni një vështrim të ri situatave, të zgjidhni problemet që kanë lindur dhe të rishikoni kostot;
2. Delegoni vendimmarrjen. Një qasje e tillë do të sigurojë një kuptim të qëllimeve të ndërmjetme të projektit, do të rrisë efektivitetin me disa herë;
3. Bëni një plan rezervë. Opsionet shtesë për zgjidhjen e problemeve që kanë lindur do të ndihmojnë në kursimin e kohës dhe parave. Dhe ndarja e konceptit në disa pjesë do ta sjellë atë më afër përfundimit.

Përgjegjës për menaxhimin

Plani i Menaxhimit të CilësisëNjë projekt është atëherë efektiv kur drejtuesi i tij plotëson disa kritere. Përzgjedhja e një personi që është në gjendje të kryejë aktivitetet e nevojshme dhe ta çojë kompaninë në një nivel të ri është një ndërmarrje e rrezikshme. Megjithatë, është më mirë të mos vonohet zgjidhja e çështjes.

Atributet kryesore të kandidatit duhet të jenë përgjegjësia, ambicia, aftësia për të menaxhuar njerëzit dhe niveli i lartë i kompetencës. Praktikisht kjo nuk mjafton, sepse ai duhet të dijë edhe përmbajtjen e veprës. Plani i menaxhimit të fushëveprimit të projektit në shumicën e rasteve përbëhet nga faza:

• zhvillimi i dokumentacionit;
• shpërndarja e pushteteve dhe detyrave;
• miratimi i planit të punës;
• krijimi i skenarëve për situata të papritura.

Më në fund është më mirë t'u jepet përparësi aplikantëve të motivuar dhe të vetë-nominuar. Kjo tregon tiparin kryesor të një lideri - aftësinë për të marrë shpejt vendime serioze.

Rreziqet e projektit

Plani i menaxhimit të rrezikut është një sistem i strukturuar për identifikimin e faktorëve, vlerësimin e tyre dhe përgjigjen ndaj tyre. Ai përbëhet nga norma parashikimi të disponueshme dhe të pranueshme për sa i përket pasojave të një skenari.

Ka disa nivele të menaxhimit të rrezikut në biznes:

• identifikimi i qasjeve dhe hartimi i një plani veprimi;
• kërko për rreziqe që mund të ndryshojnë rezultatin e projektit;
• vlerësim cilësor dhe sasior i rrezikut;
• zhvillimi i metodave dhe procedurave për të reduktuar kërcënimet e mundshme;
• monitorimi i ekzekutimit të të gjithë ciklit të projektit.

Burimet

Mund të ndikoni në rritjen e rezultateve përfundimtare të konceptit, si dhe të zvogëloni koston dhe kohën e punës, duke zgjedhur teknologji moderne, punonjës të kualifikuar dhe burime financiare për të përfunduar detyrën. Teknologjitë e përdorura dhe plani i menaxhimit të burimeve të projektit konsiderohen si mjete kyçe për suksesin e kompanisë.

Së bashku me çelësin, nevojiten mjete shtesë për të menaxhuar çelësin. Për shembull, ato mund të lidhen kontrata që ju lejojnë të tërheqni burimet e nevojshme në kohën e duhur. Anijet atribuojnë sistemin e menaxhimit të personelit dhe vetë konceptin, formimin e ndërveprimit të informacionit të të gjithë pjesëmarrësve.

Vlerësimi

Analiza e planeve të menaxhimit të projektit përfshin dy elemente: një vlerësim të strukturës dhe një ekzaminim të shkallës së zbatimit. Analiza është e nevojshme për të kuptuar plotësisht se si koncepti është efektiv për sa i përket burimeve të investuara.

Elementi i parë përfshin një vlerësim nga punonjësit e treguesve, detyrave, rezultateve përfundimtare të punës. Këtu bëhen rregullime në procesin e ardhshëm të punës. Të gjitha proceset e mëtejshme do të lidhen me elementin e analizës së performancës, në të cilin regjistrohet puna e kryer dhe zhvillohen parashikimet.

Shumica e kompanive përdorin një sistem vlerësimi të kritereve të konceptit, ku vlerësojnë kostot, kohëzgjatjen e punës dhe cilësinë e tyre. Nëse ndonjë nga kriteret nuk plotësohet, formohet një plan menaxhimi i ndryshimit të projektit. Në këtë rast, ekziston një rishikim i vlerave të treguesve, detyravepo rregullohet.

Faza e fundit e analizës është krahasimi i rezultateve të arritura me ato të planifikuara.

Rrethana të paparashikuara

Qetësia e drejtorit në situata të paparashikuara dhe vlerësimi i tij adekuat i problemeve që janë shfaqur luajnë një rol të rëndësishëm në zbatimin e planit të menaxhimit të projektit.

Mungesa e kësaj cilësie te një drejtues dhe mungesa e kohës për të shqyrtuar pasojat e disa vendimeve janë shkaqet kryesore të problemeve. Detyrat e pazgjidhura që u shfaqën në fillim të punës mund të mos zgjidhen, gjë që do të çojë në afate të humbura ose kosto të panevojshme ekonomike. Në të njëjtën kohë, frika dhe pasiguria në veprimet e udhëheqjes mund të përhapet shpejt në të gjithë grupin e punës. Kjo është sjellje psikologjike. Prandaj është shumë e rëndësishme që një lider të ketë përqendrim dhe të mos humbasë qetësinë duke fshehur emocionet.

Shkathtësia e projektit

Çdo plan i menaxhimit të projektit kërkon që shumë detyra të trajtohen njëkohësisht. Në të njëjtën kohë, çdo pyetje duhet të përgjigjet saktë dhe në detaje. Çdo nuancë e shfaqur përcakton fatin e vetë projektit. Çështja e parandalimit të rrezikut zgjidhet kryesisht përmes një qasjeje kompetente të specialistëve.

Për të zbatuar një projekt të suksesshëm, duhet të vëzhgoni shpejtësinë e përfundimit të detyrave, të tregoni vëmendje ndaj detajeve, t'i delegoni punën kolegëve dhe të vlerësoni cilësinë e saj në të gjitha fazat e nisjes së një projekti.

Vëmendje ndaj detajeve

Kryer analizën e tregut, analizën SWOT, llogaritjen e fluksit të parasë dhetregues të tjerë kyç sigurojnë një rritje të efektivitetit të projektit. Plani i biznesit të menaxhimit të projektit jo vetëm që përcakton llojin e sipërmarrjes që do të zbatohet, por gjithashtu përfshin parashikimet e të ardhurave dhe shpenzimeve. Ai përfshin artikujt e mëposhtëm:

• përshkrimi i biznesit;
• strategjia e marketingut;
• vlerësimi i konkurrentëve;
• procedurat operative;
• staf.

Plani në tërësi

Të gjithë punonjësit e projektit veprojnë si pjesë e një tërësie të vetme, sepse rezultati përfundimtar varet nga veprimet e tyre.

Çdo pjesëmarrës, brenda fushës së tij të përgjegjësisë, ndikon në frymën e grupit të punës dhe në efikasitetin e punës në përgjithësi. Në menaxhim, është e rëndësishme të mos bëni fushatë të vazhdueshme për zbatimin e detyrave të vendosura për të arritur treguesit e kërkuar të performancës, por të siguroheni që secili pjesëmarrës të ndjejë rëndësinë e tij në kauzën e përbashkët.