Buxheti i prokurimit: thelbi i përpilimit, treguesve dhe formimit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Gjatë përgatitjes së buxhetit, planet e shitjeve dhe prodhimit shndërrohen në tregues të të ardhurave dhe shpenzimeve të departamenteve. Në mënyrë që secili prej departamenteve të jetë në gjendje të arrijë qëllimet e synuara, është e nevojshme të blini materiale brenda planit të kostos. Për këtë qëllim është duke u formuar një buxhet prokurimi.

Modeli i Organizatës së Prokurimit 1

Hapi i parë është përcaktimi i qëllimit të krijimit të një departamenti blerjesh. Bazuar në specifikat e produktit dhe numrin e furnitorëve, ai formon një departament prej 2-5 personash (maksimumi 7 furnitorë për menaxher). Secili prej tyre është përgjegjës për kohën e dërgesave, gjendjen e stoqeve, pagesat dhe zbatimin e kontratave. Puna e departamentit nuk mund të kryhet vetëm me udhëzimet e drejtuesit. Divizioni është krijuar për të zbatuar planin e shitjeve, i cili hartohet për muajin, tremujorin dhe vitin. Ofrohet një bonus për përmbushjen e planit të tij:

• të ardhurat bazë: 40% për një menaxher, 60% për një drejtues;
• bonuse: 50% - për menaxherin, 30% - për kokën;
• premium - 10%.

Bonuset për menaxherët janë grumbulluar në bazë të treguesve të performancës:

• dorëzimi në kohë;
• vëllimi i mallrave jolikuide;
• qarkullim mesatar i inventarit.

Për bonuse, mund të përdorni edhe tregues cilësorë, për shembull, koeficientin e shërbimit, domethënë numrin e mallrave në aplikacion, i cili mund të plotësohet menjëherë.

Modeli i Organizatës së Prokurimit 2

Kjo skemë ndryshon nga ajo e mëparshmja në atë që, në bazë të planit të shitjeve, shefi i departamentit llogarit buxhetin e blerjes. Domethënë, brenda njësisë krijohet një qendër e veçantë e kontrollit financiar. Është bërë një përzgjedhje më efikase e menaxherëve, pasi merren parasysh kostot e logjistikës dhe kushtet e dorëzimit. Të gjithë punonjësit janë të interesuar për zbatimin e planit të prokurimit dhe rrjedhimisht zhvillimin e kompanisë. Nga ana tjetër, menaxhmenti do të jetë në gjendje të zvogëlojë në minimum skemën e rrymës.

Do të duhen 1,5-2 muaj për të ndërtuar modelin e parë të punës. Detyra e drejtorit është të rekrutojë staf me përvojë. Në rastin e dytë, do të duhen 6-18 muaj për të ndërtuar një departament. Problemi kryesor qëndron në punën psikologjike. Drejtori duhet t'i kthejë punonjësit në biznesmenë individualë. Jo të gjithë mund ta përballojnë këtë rol.

Planifikimi operacional

Buxheti operacional pasqyron aktivitetet e planifikuara për vitin për një segment ose një funksion specifik të një ndërmarrje. Ai zhvillohet në të gjitha qendrat e përgjegjësisë dhe më pas konsolidohet në një buxhet të konsoliduar. Hartimi i një dokumenti mund të konsiderohet si një proces kontabiliteti dhe menaxhimi. Dallimi qëndron në faktin se raporti pasqyron aktivitetet e ndërmarrjes në të ardhmen, dhe jofiksimi i ngjarjeve të mëparshme. Ai përbëhet nga buxhetet për blerjet, shitjet, kostot administrative, të prodhimit. Le të shohim secilin prej këtyre elementeve.

Shitje

Vëllimi i shitjeve dhe struktura e tij përcaktojnë natyrën e ndërmarrjes. Prandaj, një nga të parët është një plan shitjesh. Gjatë përgatitjes së tij, duhet të merren parasysh jo vetëm shitjet për periudhat e mëparshme, por edhe të analizohen faktorët që mund të ndikojnë në to (sezonaliteti, promovimet, etj.).

Buxheti i shitjeve përpilohet duke marrë parasysh nivelin e kërkesës, gjeografinë e shitjeve, blerësit. Ai përfshin një nivel të synuar të të ardhurave që mund të pasqyrohet në buxhetin e parave të gatshme. Por llogaritja e këtij treguesi shkakton vështirësi, pasi kompania nuk mund të kontrollojë veprimet e klientëve. Shuma e planifikuar e shpenzimeve llogaritet në bazë të aktiviteteve të organizatës. Është më e lehtë për t'u llogaritur. Shitjet si proces biznesi kanë një rëndësi të madhe. Për organizatat që janë të angazhuara në shitjen e produkteve, është plani i shitjeve ai që vendos gabimin në llogaritjet. Nëse është shkruar gabimisht, do të ndikojë në të gjitha fushat e tjera të aktivitetit.

Prodhimi dhe stoqet

Plani i lëshimit të produktit bazohet në vëllimin e shitjeve. Ai gjithashtu merr parasysh kapacitetin e prodhimit, ndryshimet e inventarit dhe buxhetet e blerjes. Llogaritja kryhet sipas formulës së mëposhtme:

Produkti i prodhimit=stoku në fund të periudhës + vëllimi i shitjeve - stoku në fillim të periudhës.

Vëllimi i prodhimit llogaritet në bazë të karakteristikave të prodhimit të produkteve.

Kostot e përgjithshme të prodhimit janë ato që lidhen me prodhimin e produkteve. Në të njëjtën kohë, një linjë e veçantë merr parasysh kostot e punës në dy pjesë: fikse dhe punë me copë (shpërblimet e punonjësve bazuar në zbatimin e planit të prodhimit).

Buxhet për kostot komerciale dhe administrative

Shpenzimet e shitjes janë të gjitha kostot që lidhen me shitjen, promovimin e mallrave. Vëllimi i tyre varet nga vendimet në fushën e menaxhimit. Vendimi për ndryshimin e zonës së ambienteve do të ndikojë në kostot që lidhen me ruajtjen e mallrave. Shuma e kostove variabile formohet nga komisioni, kostoja e paketimit, përpunimit, transportit. Të gjitha kostot e tjera fikse janë administrative.

Buxheti i prokurimit

Plani i prokurimit sipas llojit të mallrave ose sipas furnitorëve tregon se sa produkte duhet të blejë kompania nga furnitorë të jashtëm dhe të brendshëm. Buxheti i prokurimit formohet në bazë të planit të shitjes, nivelit të inventarit, ngarkesës së prodhimit, kushteve dhe procedurës për shlyerjen e llogarive të pagueshme.

Blerje=përdorim i planifikuar + inventari në fund të periudhës - inventari i fillimit të periudhës.

stoqe për prodhim

Nevoja për materiale të përhershme të prodhimit përcaktohet nga kostoja e riparimit të pajisjeve, plani i ndërtimit dhe përgatitja e produkteve të reja. Shpesh ekonomistët bëjnë gabim duke i injoruar këto kosto gjatë buxhetimit.

Shuma e planifikuar e shpenzimeve varet nga lloji i burimeve dhe mënyra se si ato konsumohen. Buxheti është formuarbazuar në normat e konsumit të burimeve në prodhim, në qendrat ekonomike dhe nevojën për mjete fikse. Artikulli i parë llogaritet duke shumëzuar vëllimin e planifikuar të prodhimit me normat. Kjo kërkesë është rregulluar për bilancet e stokut dhe standardet e inventarit. Kështu është formuar në natyrë buxheti i prokurimit. Për ta kthyer atë në terma vlerash, duhet ta shumëzoni me çmimin e planifikuar.

Shembull

Uzina e çelikut planifikon të prodhojë 3000 tonë produkte vitin e ardhshëm. Kjo do të kërkojë bakër dhe acid oleik. Shkalla e konsumit për 1 ton: bakër - 0,06 kg, acid - 0,0058 l. Bilanci i bakrit në fillim të vitit është 100 kg, dhe në fund - 50 kg. Çmimi i lëndëve të para është 4500 rubla. /t. bakër dhe 10,000 rubla. / litër acid.

Nevoja për vitin:

• 30000, 006=180 kg bakër
• 30000,0058=17,4 litra acid

Vëllimi i planifikuar i blerjeve:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1,035,000 rubla. - për bakër.
• (17, 410,000)=174,000 rubla. - për acid.

stoqet ADC

Planifikimi i buxhetit të prokurimit në veprimtaritë administrative dhe ekonomike (AHA) kryhet ndryshe. Gama e mallrave është shumë e gjerë (nga kancelari deri te materialet për rinovimin e zyrave), dhe nuk ka norma konsumi. Ekzistojnë tre mënyra për të përcaktuar kërkesat e inventarit:

• Përdor kërkesat nga njësitë strukturore. Shërbimi i furnizimit mbledh aplikime, përpunon, vlerëson bilancet, përditëson çmimet dhe llogarit buxhetin.
• Instalostandardet e inventarit për artikujt më të njohur, si shkrimi, detergjentët. Buxheti llogaritet bazuar në stoqet e disponueshme.
• Vendosni një kufi të blerjes së aksioneve për AHD si përqindje e kostos së materialeve bazë.

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet përpilimit të stoqeve për të identifikuar burimet e tepërta. Gjatë formimit të buxhetit të prokurimit, materialet e tilla duhet të rregullohen nga poshtë. Sidomos nëse furnizimi nuk është i kufizuar.

Funksionet e buxhetit të prokurimit

• Një buxhet është një mjet planifikimi që tregon se si mund të përdoren burimet bazuar në mundësitë. Ai është gjithashtu një mjet për të monitoruar dhe vlerësuar performancën duke krahasuar treguesit e planifikuar dhe aktualë.
• Puna e menaxherëve mund të vlerësohet nga struktura dhe shkalla e zbatimit të buxhetit të prokurimit. Organizatat i përdorin ato për të vlerësuar performancën e njësive të tyre të menaxhimit.
• Buxheti i departamentit të blerjeve mund të kryejë një funksion motivues nëse përmban qëllimin e aktivitetit. Për shembull, departamentit iu dha detyra për të blerë lëndë të parë për gjysmë milioni rubla në bazë të pagesës. Nëse qëllimi arrihet, atëherë kreu dhe zëvendësit e tij do të marrin një bonus, i cili do të rrisë pjesën e shpenzimeve të buxhetit në periudhën e ardhshme.
• Punonjësi duhet të kuptojë se çfarë detyrash i vendosen. Nëse qëllimet e zhvillimit të organizatës mbahen të fshehta, ato nuk do të arrihen. Në këtë kuptim, buxheti formon mjedisin e komunikimit në ekip, si dhe ndërmjet tyrepunonjësit dhe vartësit.

Punë me tenderat

Për të formuar buxhetin për blerjen e materialeve, mund të zhvillohen tenderë - për të gjetur furnitorët më të mirë të mallrave të një kategorie të caktuar. Sipas dokumenteve rregullatore, zhvillohet një strategji për shpërndarjen e materialeve sipas grupeve, treguesit e cilësisë dhe klasifikohen kontraktorët. Është duke u formuar një listë tenderash me propozimet e furnitorëve. “Fituesi” përcaktohet automatikisht sipas kritereve të përcaktuara të vlerësimit. Më tej, po punohet për lidhjen e kontratës dhe formimin e buxhetit të prokurimit.

Opsionet e blerjes:

• Një grumbull. Procesi i përgatitjes së dokumenteve është thjeshtuar, por organizata do të ketë nevojë për depo të mëdha për të ruajtur furnizimet. Rreziku i humbjeve të shkaktuara nga prishja e produktit rritet.
• Grupe të vogla. Qarkullim i shpejtë i kapitalit dhe hapësirë e reduktuar e magazinimit.
• Sipas nevojës. Mallrat dorëzohen me fatura (pa lidhur kontratë) në pjesë të vogla me parapagim të plotë.

Kontrolli i prokurimit

Për të kontrolluar zbatimin e buxhetit, blerjet mund të llogariten nga qendrat e përgjegjësisë financiare. Në të njëjtën kohë, planifikimi kryhet në dy nivele:

• Menaxhimi largpamës - formimi i nevojës për materiale për vitin, i ndarë sipas tremujorëve / muajve. Pas formimit të planit vjetor bëhet përzgjedhja e furnitorëve dhe lidhja e kontratave afatgjata.
• Menaxhimi i kalendarit - formimi i mujoredhe plane dhjetëditore/javore për blerje me qëllim furnizimin e pandërprerë të ndërmarrjes me lëndë të para specifike. Ky është detaji i planit vjetor.

Për të llogaritur buxhetin mujor të blerjeve, duhet të ndiqni këtë algoritëm:

• Llogaritni nevojën për materiale për prodhim, duke marrë parasysh bilancet aktuale, arkëtimet e pritshme dhe stoqet e sigurisë.
• Kërkesa është rregulluar për porositë, artikujt dhe zëvendësimet e lejuara.
• Në rast ndryshimesh në planet e prodhimit, buxheti i blerjes rregullohet.
• Po formohet një plan për dërgimin e lëndëve të para dhe një plan pagese për furnitorët.
• Nëse dorëzimi dështon, bëhet një hap prapa dhe zgjidhet një furnizues i ri. Nëse nuk është e mundur të ndryshohet furnizuesi, fillon një ndryshim në prokurimin ose klasën e materialit.

Ja se si t'i buxhetoni blerjet tuaja.